إدارة:إجراءات التطوع

هذه السياسة تم الاقتداء فيها والاقتباس من سياسة كُلا من مؤسستي "مساحة لتنمية المجتمع" و "رواد التنمية مصر".

دائماً ما ننظر ونتعلم من تجارب الآخرين وهذه السياسة واحدة من الإجراءات التي ننظر للآخرين كيف كتبوها وقدموها لغيرهم للاستفادة منها. شكرا جزيلا لهم

مفاهيم أساسية

المتطوع

هو الشخص الذى يقوم بالمساهمة بشكل طوعي حُرّ في تطوير وتحسين وضع المجتمع المحيط به أو الكيان الموجود فيه دون انتظار مقابل مادي أو بمقابل بسيط غير مساوي لمجهوده المبذول في الواقع وإنما هي مجرد مكاقأة بسيطة على مجهوده.

هذه السياسة تعمل على الاهتمام بالمتطوع وتنمية مهاراته الشخصية والمهنية وتحقيق أقصى درجة من الاستفادة والنمو والتطور للطرفين، دِكّة أضِف والمتطوع.

واجبات المتطوع

يتساوى المتطوعون مع أعضاء الفريق الأساسي والفريق الإداري في الحقوق، وعلى المتطوع مجموعة من الواجبات يجب عليه الإلتزام بها. أنشطتنا موجهة للفئة العمرية بداية من 12 سنة فما فوق لذا يٌفضْل أن يكون المتطوع عمرة يبدأ من 15 سنة، وعليه الآتي:

1. الإلتزام بقيم وقواعد وبنود العيش والعمل المشترك التي تجعل المساحة آمنة ومريحة له وللجمهور.
2. الالتزام بالأوقات المحددة للتطوع وتنفيذ المهام بكفاءة في أوقاتها المناسبة.
3. الإلتزام بالرجوع إلى المسؤول عند تعرضه هو شخصيًا لانتهاك أو مشكلة في إطار دِكّة أضِف.
4. الإلتزام بسؤال المسؤول المختص عند اكتشافه لأي انتهاك أو مشكلة أو وجود تساؤل حول دِكّة.
5. أن يشارك في التخطيط للمهام الموكلة له واقتراح أساليب للتنفيذ تساهم في رفع جودة النتائج.
6. أن يشارك في اجتماعات العاملين ذات الصلة بمهامه التطوعية.
7. أن يحترم كل سياسات وإجراءات المؤسسة.
8. أن يحافظ على مبدأ سرية المعلومات.
9. لا ينفق أموالاً أو يشتري أيَّ مسلتزمات دون إذن مسبق من مدير المساحة.
10. أن يلتزم المتطوع بالحفاظ على ممتلكات (المؤسسة)، كما يحرص على الاستخدام الأمثل للموارد الممنوحة إليه من قبل (المؤسسة) بما يحقق الأهداف المطلوبة بأقل التكاليف الممكنة.
11. أن يبلِّغ منسق المساحة أومدير المساحة إن لم يكن قادراً على الاستمرار في تأدية مهامه وذلك بوقت كافٍ.

حقوق المتطوعين وأخلاقيات العمل معهم

1. الالتزام الشفافية مع المتطوعين في كافة الأنشطة التي تتم حيث يتم تزويدهم بكافة المعلومات والخطوات التي سيمرون بها خلال تواجدهم في دِكّة أضِف.
2. احترام حياة المتطوعين الاجتماعية والشخصية، لذا يجب أن يشعر المتطوع أن مهام تطوعه هي جزءًا من حياته وليست كُل حياته.
3. يلتزم أعضاء فريق العمل والمتطوعين السابقين بنقل الخبرات إلى المتطوعين الجدد من خلال تنفيذ الأنشطة المختلفة وبشكل عملي مباشر.
4. إتاحة الفرص التي تساعد في تطوير قدرات ومهارات المتطوع.
5. تقدير ما يقوم به المتطوع من تجارب ومحاولات للمشاركة بفعالية.
6. التوافق بين دِكّة أضِف والمتطوع حول الدور الذى يقوم به المتطوع.
7. أن يكون للمتطوع الحق في تغير الدور الذي اختاره بعد التوافق مع دِكّة أضِف إذا رغب في ذلك أو لم يشعر بتحقيق ذاته.
8. على المتطوع احترام حدود الدور الموكل إليه بالتوافق.
9. أن يكلف بمهام و مسئوليات متوافقة مع قدراته و مهاراته.
10. أن يشعر بأن المجهود الذي يبذله له مردود إيجابي على مهام المؤسسة وعلى تنمية المجتمع المحلي.
11. أن يحصل على تهيئة وتدريب قبل بدء التطوع.
12. أن يعامل باحترام ويحصل على نفس معاملة الموظفين.
13. أن يحصل على ساعات عمل محددة ومتفق عليها.
14. أن يحصل على تقييم مستمر لأدائه.
15. أن يرفض أيَّ مهمة لا تتوافق معه.
16. أن يكون مشاركاً في البرامج التدريبية داخل وخارج المؤسسة.
17. أن يعرف عند وجود وظائف خالية داخل المؤسسة.
18. أن يحصل على فترات راحة أثناء تأدية أعماله التطوعيّة.
19. أن يحصل على دعم فني وإشراف أثناء تأديته مهام عمله.
20. أن يحصل على شهادة خبرة وخطاب توصية ليقدمهما عند التقدم للحصول على وظيفة.
21. أن يتعرف على دليل السياسات والإجراءات الخاص بالمؤسسة أو برنامج التطوع .
22. أن يوفر له المكان المناسب والأدوات التي تمكنه من القيام بمهامه بكفاءة.

أشكال التطوع

الأشكال متعددة ويستطيع كل شخص اختيار الطريقة الأكثر ملاءمة له. ليس هناك حد أدنى أو أقصى للإلتزام سواء كانت ثلاثة أشهر أو أزيد من ذلك، ولكن هناك ضرورة لتحديد المدة المطلوبة لتنفيذ المهام والإنتهاء منها في وقت كافي وبكفاءة وذلك طبقًا لما يتم الإتفاق عليه مع المتطوع.

من أشكال التطوع في دِكّة أضِف:

التطوع بالوقت

هو أحد أهم أشكال التطوع، حيث يساهم المتطوع بوقته في البرامج والأنشطة التي تقوم بها دِكّة أضِف، ومن خلال تواجد المتطوع في دِكّة يٌفضل التأكد من اشراك المتطوع بشكل فعلي وحقيقي في الأنشطة وقت تواجده، وأن تكون هذه الأنشطة مناسبة لقدراته ومهاراته وتساعد في تنميته.

مثال على ذلك:

1. التطوع بمهمة استقبال المبادرات ورواد دِكّة أضِف في حال عدم وجود شخص من فريق عمل الدِكّة.
2. إعداد وتحضير وتنفيذ أحد برامج أو الأنشطة التي تقدمها المساحة، مثل فعالية "نادي الكتاب الصامت". بخصوص هذه الفعالية يقوم المتطوع أو المُيسّر بإدارة الجلسة واختيار مجموعة الكتب -تحت بند تيمة محددة مسبقًا- التي سيقرأها الجمهور واختيار قائمة الموسيقى الهادئة التي سيتم تشغيلها أثناء القراءة لإضفاء جو من الهدوء. كذلك فعالية "ماراثون كتابة" والتي يتم تنظيمها مرة كل شهرين. مُيسّر هذه الجلسة يبتكر الطريقة التي سيحفز بها المشتركين على الكتابة واختيار وابتكار ألعاب تشويقية تساعدهم على الكتابة.
3. إعداد برنامج سيما دِكّة، ويتم ذلك بناءً على مجموعة من المهام يتم تفصيلها في إجراءات تنسيق عروض أفلام في دكّة. هذه العروض ومن خلال حلقات النقاش التي تدور مع الجمهور ننمى الحس النقدي الفني والإلتفات لتفاصيل صناعة السينما والربط ما بين اهتمامات الأفلام السينمائية واسقاطاتها المختلفة على حيواتنا على اختلاف اهتماماتنا وهوياتنا وتنوعها.
4. ترتيب وإعادة تنظيم المكتبة بالتعاون مع مساعد/مٌيسّر/منسق دِكّة أضِف.
5. ترتيب وإعادة تنظيم مخزن الإلكترونيات بالتعاون مع مساعد/مٌيسّر/منسق دِكّة أضِف.

التطوع بالمهارة

يتطوع الشخص بخبرة أو مهارة يمتلكها ويسعى إلى نشرها وتنميتها أكثر، يتم التأكد من تحقيق الاستفادة القصوى من هذه المهارة ونقلها إلى أكبر عدد من أهل وجمهور دِكّة، مع ضمان تحقيق مقدار من الاستفادة لذلك المتطوع ليشعر بذاته ويعمق خبراته.

1. إذا كانت خبرة المتطوع وقدرته على استخدام مهاراته كبيرة تؤهله للتدريب، يتم الإتفاق معه على تدريب المهتمين من جمهور دِكّة من خلال تنظيم ورشة برسوم، يحصل المدرب على 75% من قيمة الرسوم المدفوعة ونسبة 25% الباقية موجهة لدِكّة.
2. مساعدة المبادرات والأشخاص الراغبين في التسجيل وتحرير مقاطع الصوت من خلال ستوديو الصوت "شخاليل" وذلك يتم بطلب من مساعد/مٌيسّر/منسق دِكّة أضِف، ومن خلال شكل هذا التطوع يحصل المتطوع على نفس القيمة التي يدفعها طالب الخدمة. أما في حال كانت المؤسسة طالبة الخدمة مشروع ناشئ أو مؤسسة محلية أو دولية يحصل المتطوع على 25% من ذات نفس القيمة المدفوعة، أي تتحدد القيمة التي ستدفعها المؤسسة نظير استخدام ستوديو الصوت زائد إضافة نسبة 25% التي سيحصل عليها المتطوع نظير تطوعه.

التطوع بالمهمة

أن يتطوع الشخص بوقته وخبرته لتنفيذ مهمة محددة داخل دِكّة أضِف، يكون من دورها أن تحسن أداء دِكّة وتطوره، إلى جانب رفع قدرات المتطوع الشخصية وتنمية ذاته عند أداءه لهذه المهمة. مثل أعمال الصيانة أو المهام الخاصة بالحاسوب أو وضع خطة تسويقية تحت اشراف فريق العمل سواء بالطرق الإلكترونية أو التقليدية.

أشكال أخرى

يقوم المتطوع بصياغتها ومشاركتها مع دِكّة لتتماشى مع الهدف العام من التطوع وأهداف دِكّة أضِف.

كيفية إدارة المتطوعين

1. على كل إدارة في المؤسسة تحديد احتياجاتها من الموارد البشرية من المتطوعين.
2. يجب كتابة المهام الخاصة بالمتطوع بشكل مفصْل مع تحديد فترة التطوع الخاصة به طبقًا لاحتياجات كل إدارة في المؤسسة.
3. اختيار المتطوعين بناء على نتائج البحث عنهم وسؤال المهتمين من شبكاتنا المهنية والشخصية لأضِف ولدِكّة.
4. عرض إجراءات وسياسية التطوع على المتطوعين الجدد قبل بدء مباشرة مهامهم.
5. تزويد المتطوعين الجدد بتدريب وتعريف شامل عن المساحة المجتمعية ورؤيتها ورسالتها للمجتمع وآليات العمل فيها والمبادئ التي تلتزم بها.
6. يشارك كل متطوع في دِكّة لمدة أربع ساعات في الأسبوع كحد أدنى، يتم تنسيقها مع فريق دِكّة أضِف.
7. يتواجد المتطوعون مع مسؤول من الإدارة التابع لها، كما هو الحال في المساحة المجتمعية دِكّة أضِف.
8. على كل إدارة متابعة وتقييم أداء المتطوعين في إدارتها، لإبداء الرأي في طريقة عملهم وتحسين الأداء أولاً بأول وتحديد المتطوعين الذين سيستمرون في التعاون مع الإدارة المختصة ومن منهم سنعتذر لهم على عدم الاستمرار مع توضيح الأسباب و تشجعيهم على تحسين وتنمية أدائهم.
9. إدماج المتطوعين في ورشات عمل تهدف لتنمية مهاراتهم الأساسية سواء تنظمها أضِف من (تواصل، قيادة، عمل الفريق، مهارات فنية وتقنية، تدريب مدربين ...الخ) أو خارجها كلما أتيحت الفرصة.
10. يتم العمل على فتح الفرص أمام المتطوعين الأكثر التزاما واهتماما بالورش التدريبية التي تتم في دِكّة عن طريق الاستفادة من المنحة التي تقدمها دِكّة في كل ورشة.
11. العمل على فتح طرق مختلفة للمتطوعين للبناء على اهتماماتهم التي أتوا بها أو التي يتم اكتشافها خلال تواجدهم في دِكّة أضِف.
12. إجراء اجتماع دوري مع كل متطوع لمتابعة عمله وتقييمه ومساعدته على تخطي المهام التي لم يستطع تنفيذها ومساعدته على إنجازها على أكمل وجه.
13. تترواح فترة التطوع في دِكّة أضِف ما بين شهرين وسنة كاملة، ومن يرغب في تجديد فترة التطوع يمكنه ذلك بناء على تقارير المتابعة والتقييم التي تصدرها الإدارات المختلفة بحق المتطوعين.

فرقّ المتطوعين

يمكن لكل إدارة في مؤسسة أضِف تحديد احتياجاتها من المتطوعين بناءً على المهام المسنودة إليهم.

تحتاج إدارة دِكّة لمجموعة من الفرق التي يتم الإعتماد عليها في الأقسام التالية:

فريق التصوير الفوتوغرافي

• يتكون الفريق من 3 أفراد.
• يساعد الفريق بتسجيل وتصوير الورش والفعاليات المختلفة.
• يتم توزيع المهام على كل شخص بحيث يتم توزيع ضغط العمل على الجميع.

فريق تصوير الفيديو والمونتاج

• يتكون الفريق من 4 أفراد.
• يساعد الفريق بتسجيل وتصوير الورش والفعاليات المختلفة.
• يتم توزيع المهام على كل شخص بحيث يتم توزيع ضغط العمل على الجميع.

فريق التصميم الجرافيكي

• يتكون الفريق من 3 أفراد، يتم تعريفهم بالهوية البصرية لدِكّة أضِف.
• يساعد الفريق في تكوين ملف تعريفي لدِكّة أضِف تُجرى عليه التعديلات بشكل دوري حتى يكون مٌحدّث دائما.

فريق السوشال ميديا

• يتكون الفريق المساعد لمسؤول الترويج ومنصات التواصل الاجتماعي من 3 أفراد يساهمون في جمع المعلومات وكتابتها وتنسيقها بحيث تكون جاهزة للنشر بعد مراجعة المسؤول.

طرق تحفيز المتطوع

1. الحصول من مؤسسة التعبير الرقمي العربي ما يثبت قضاء المتطوع عدد ساعات محددة تطوعًا لتنفيذ مهام معنية خلال الفترة المذكورة.
2. المتطوع له الحق في الاشتراك في ورش دِكّة برسوم منخفضة بنسبة 50% قيمة رسوم الورشة الكلية أو بدون رسوم على حسب ما يترائى لمدير المساحة.
3. يمكن لمدير المساحة تقديم فرص للتعلّم ومنح دراسية أو تقديم خطابات التوصية بناءً على حسب طلب المتطوع.
4. إعارة واستخدام قاعات دِكّة وستوديو المونتاج والصوت نظير تخفيض بنسبة 50% أو بدون رسوم وذلك بناءً لرؤية مدير المساحة.
5. إدماج المتطوع مع فريق العمل من خلال حضوره الأنشطة التي تدمج العاملين مع بعضهم البعض مثل حضور فطار الثلاثاء، وحضور بعض الاجتماعات المهنية المتعلقة بمهام عمله.
6. يستطيع المتطوع الحصول على خطاب توصية ليقدمه لجهة/ أو لمن يهمه الأمر من أجل الحصول على منحة دراسية أو عمل جديد.