محضر:في 21-11-2019 اجتماع مع وكاله بهنا لتقييم تجربة المدارس الصيفية

الحضور

• أميمة الشافعي، مسئولة المشروع في وكالة بهنا بالإسكندرية
• صبا سالم
• لمياء سعيد
• عمرو جاد

الهدف من الاجتماع

تقييم تجربة المدارس الصيفية هذا العام من وجهة نظر وكالة بهنا في ضوء المحاور التالية:

1. التواصل مع أضِف من حيث المرونة و سهولة انسياب المعلومات و التنسيق خلال مراحل تحضير وتنفيذ المشروع ( قبل و اثناء و بعد)
2. التواصل مع المدربين ومدى التزامهم وتعاونهم مع المساحة والتهيئة القبلية لهم
3. تواصل المدربين مع المشاركين و علاقتهم بهم
4. المحتوى المقدم للمشاركين و أثره عليهم
5. مسئول المساحة و مهامه الإدارية و حجم الجهد في تنفيذ و متابعة الأمور الإدارية و الورقية الذي يتطلبه المدارس
6. وسائل المتابعة و التقييم الموضوعة من قبل أضف
7. التحديات التي ظهرت أثناء التحضير والتنفيذ
8. التوصيات و الاقتراحات لتحسين التجربة

مضمون الاجتماع

المشاركين

• المرة الأولى للوكالة لدعوة و جذب مشاركين أعمارهم أقل من 18 سنة و بالتالي كان هناك صعوبة للوصول لعدد كبير من المشاركين.
• مجتمع أضِف في الاسكندرية و المدربين هم من ساعد على الترويج وجذب مشاركين من هذه الفئة العمرية.
• تم عقد مجموعتين من المدارس (مجموعة من 12 - 15 سنة و أخرى أكبر من 15 سنة) و كان التزام المشاركين عالي و نسبة الغياب كانت قليلة جدا.
• المشاركين كانوا مبسوطين بالتجربة و رأيهم في المدرسة كان جيد
• أعرب الأهل أيضا عن اعجابهم بالمحتوى و الفترة الزمنية للنشاط والمدرسة بشكل عام
• تم ملاحظة أن المشاركين ( 12- 15 سنة) متأخرين بعض الشيء في إنجاز الانشطة أثناء الجلسات مما اعطى انطباع انهم غير مهتمين بالمحتوى
• تم ملاحظة أن المشاركين في المجموعة أكبر من 15 سنة كانوا سعداء باستخدام الكاميرات والمعدات أثناء الجلسة أكثر من إعجابهم بالمحتوى المعرفي نفسه و انما هما سعداء بقضاء وقت ظريف في المكان

المدربين

• جلال و رمزي ممتازين و ملتزمين جدا في الحضور طول الوقت والغياب مرة واحدة فقط و لظروف طارئة.
• متعاونين لأقصى درجة و ساعدوا كثيرا المساحة و كانوا مهتمين جدا ببناء كل التفاصيل الخاصة بالأنشطة في المدارس.
• محافظين على المساحة جدا و حريصين على تحديد احتياجاتهم بشكل منظم و قبل الجلسات بوقت مناسب وعندهم حسن استغلال الموارد المتاحة في الوكالة لتسهيل الأمور.
• كانوا أساس و نقطة التواصل مع المشاركين و بينهم و بين المدارس.

الأمور الإدارية واللوجستية

• لم يتم توثيق الاجتماع الأول الذي تم بين أستاذة أميمة و فريق المدارس من أضِف ( لميا مجدي و صفارة وحازم شلتوت) الذي تم فيه عرض المشروع وتم التطرق فيه و مناقشة كافة التفاصيل الإدارية و اللوجيستية و المالية و تم معاينة المكان الأجهزة وإذا بالتنفيذ لا يمط للواقع بصلة مما أرهق وكالة بهنا و أضاع الوقت و ضاعف من المجهود المبذول
• اشارت استاذة أميمة أن الأمور الإدارية كانت مجهدة جدا من جانب أضِف و ان الورقيات بيروقراطية جدا و مطلوب عملها يوميا في حين انها يمكن ان تتم بشكل اسبوعي لتوفير الوقت والجهد. فعلى سبيل المثال، استغرق تجهيز معمل الحاسوب في 14 ساعة قبل تنفيذ المدارس!!
• لم يكن هناك تواصل جيد بين أعضاء فريق عمل أضِف مما أثر على التواصل مع وكالة بهنا ، حيث أن المعلومات لدى الفريق غير كاملة والتواصل المتقطع من أفراد مختلفة كان غير فعال على الإطلاق.
• تنسيق الأمور اللوجيستية و ترتيبات الحفلة كان مجهد جدا و غير منظم مما أثار مشاكل بين الطرفين و موضوع الغرامة على أجر الأتوبيس كان موقف غير لطيف من جانب أضِف على الإطلاق.
• تفاصيل مالية:

1. إجمالي المصروفات الإضافية التي أنفقتها وكالة بهنا قيمته 2300 جنيه، تم دفع 1000 كعهدة من أضِف حتى تسوية الأمور المالية لاحقا بين الطرفين. #إجمالي قيمة المصروفات التي قامت الوكالة بشرائها وحصلت على فواتيرها الضريبية هو 1400 جنيه.
2. تقاسم الطرفين غرامة مالية قدرها 1000 جنيه بسبب إلغاء حجز أتوبيس إضافي وقت ترتيبات الحفلة.

المتابعة والتقييم

• تأخر مشاركة وكالة بهنا لتقرير مسئول المساحة عن التجربة كان بسبب ان أستاذة أميمة كانت محملة بغضب شديد بعد موقف الحلفة و الغرامة و بالتالي كتابة التقرير في ذلك التوقيت كان سيكون غير محايد ولذلك فضلت تأجيله.
• كان هناك تصور إن تقديم تقرير مسئول المساحة سيكون خطوة تالية لعقد اجتماع التقييم مع أضِف أولا.
• إجراءات المتابعة والتقييم الخاصة بالمشاركين و المدربين و كشوفات الحضور والغياب كانت طويلة وكثيرة ولكنها مفهومة بسبب حصر الحضور والغياب.

توصيات و اقتراحات

• توسيع دائرة المدربين في الإسكندرية لجذب عدد أكبر من المشاركين في المدارس القادمة.
• إعادة النظر في موضوع تطبيق رسوم اشتراك المدارس في المحافظات خارج القاهرة لندرة الإمكانيات المالية للجمهور في هذه المحافظات.