إدارة:دليل تخطيط الفعاليات والأنشطة في دكّة

مقدمة

تم تصميم هذا الدليل للمساعدة على تخطيط وتنفيذ الفاعليات بنجاح. ينقسم الدليل إلى أربع مراحل تتعلق بعملية تطوير الفاعليات: تطوير الفكرة والتخطيط والترويج والمتابعة.

1 - تطوير الفكرة

جلسة عصف زهني يتم خلالها طرح أسئلة والإجابة عليها:

• ماذا نريد أن نفعل؟
• لماذا نفعل ذلك؟
• ما الاحتياجات التي نحاول تلبيتها؟
• من نحاول أن نخدم؟ من ندعو؟
• ما هي المؤسسات التي يمكننا التعاون معها؟
• كيف يمكن أن نوسع المجموعة المنظمة من خلال شبكة معارفنا...؟

في نهاية هذه الجلسة يجب أن يكون لدينا تصور واضح عن النقات التالية:

• فكرة الفاعلية
• التواريخ الممكنة لهذه الفاعلية ومدتها
• المكان المناسب
• الميزانية
• إعاشة / وجبات الطعام / المرطبات
• التوثيق
• وسائل الإعلان
• المعدات اللازمة (الميكروفونات، TV / VCR، والصوت،لشاشة)
• الأدوات اللازمة

2 - التخطيط

• توافر التاريخ.. مراجعة الروزنامة عبر الإنترنت

• توافر مساحة / حجزها (ممكن حجز المساحة باستخدام نموذج طلب على الانترنت.. (إيجاد حل تقني لهذا الموضوع..)

قد ترغب في مساحة معينة، ولكنها قد لا تكون بالضرورة الأنسب لنوع الفاعلية التي ترغب في تنظيمها، ولذلك قد يقوم مسئولي (دكة) بتغيير المساحة وفقا للمتاح واعتبارات الإعدادات الخاصة ونوع النشاط.

• تحديد الاحتياجات.. (يحتوى الطلب على اختيارات المعدات والأدوات والبرمجيات اللازمة لتنظيم الفاعلية)

اقتراحات بقائمة الاحتياجات:

• معدات تقنية ()

• برمجيات ()

• أدوات مكتبية ()

• خامات فنية ()

• احتياجات من فريق الإعلام والتواصل
  • متحدث خارجي أو داخلي
  • من من فريق أضف يجب أن يحضر وله دور
  • نوع الدعوة (خاصة - عامة - مزيج)
  • متابعة إعلامية (ملصق - مطوية -دعاية- صحافة- تصوير-تدوين - نشر)

• احتياجات من الفريق الإداري
  • طباعة
  • المسئول عن التمويل واعداد الميزانية
  • طبيعة الفاعلية (مجانية - بتذاكر - بتبرعات - بيع)
  • قائمة مأكولات ومشروبات ولوازمها مياه للحضور والمتحدثين
  • تجهيزات (طاولات - كراسي - حامل - منصة - سبورة)
  • التنبيه لو الصوت سيكون عالي حتى يكونوا مستعدين لأي مشاكل طارئة
  • متابعة دواعي السفر(تأشيرات - حجز بطاقات الطيران - الاستقبال في المطار - الحجز في الفنادق -وسائل انتقال داخلي)

• أخرى ()

دون كل التغييرات / التحديثات للفاعلية على ويكي