إدارة:إجراءات التطوع

هذه السياسة تم الاقتداء فيها والاقتباس من سياسة كُلا من مؤسستي "مساحة لتنمية المجتمع" و "رواد التنمية مصر". دائماً ما ننظر ونتعلم من تجارب الآخرين وهذه السياسة واحدة من الإجراءات التي ننظر للآخرين كيف كتبوها وقدموها لغيرهم للاستفادة منها. شكرا جزيلا لهم

مفاهيم أساسية

المتطوع

هو الشخص الذى يقوم بالمساهمة بشكل إرادي حُرّ في تطوير وتحسين وضع المجتمع المحيط به أو الكيان الموجود فيه دون انتظار مقابل مادي أو مقابل مساوي لمجهوده المبذول في الواقع، يجب العمل على الاهتمام به وتنميته وتحقيق أقصى درجة من الاستفادة والنمو للطرفين، دِكّة أضِف والمتطوع.

أشكال التطوع

أشكال التطوع متعددة ويستطيع كل شخص اختيار الشكل الأكثر ملاءمة له. من أشكال التطوع في دِكّة أضِف:

التطوع بالوقت

هو أحد أهم أشكال التطوع، حيث يساهم المتطوع بوقته في البرامج والأنشطة التي تقوم بها دِكّة أضِف، يجب التأكد من اشراك المتطوع بشكل فعلي وحقيقي في الأنشطة وقت تواجده، وأن تكون هذه الأنشطة مناسبة لقدراته ومهاراته وتساعد في تنميته. مثال على ذلك، التطوع للقيام بمهمة استقبال المبادرات ورواد دِكّة أضِف في حال عدم وجود شخص من فريق عمل الدِكّة.
إعداد برنامج من البرامج أو الأنشطة التي تقدمها المساحة، مثل فعالية "نادي الكتاب الصامت". بخصوص هذه الفعالية يقوم المتطوع أو المُيسّر بإدارة الجلسة واختيار مجموعة الكتب التي سيقرأها الجمهور واختيار قائمة الموسيقى الهادئة التي سيتم تشغيلها أثناء القراءة لإضفاء جو من الهدوء. كذلك فعالية "ماراثون كتابة" والتي يتم تنظيمها مرة كل شهرين. مُيسّر هذه الجلسة يبتكر الطريقة التي سيحفز بها المشتركين على الكتابة واختيار وابتكار ألعاب تشويقية تساعدهم على الكتابة.
المشاركة في إعداد برنامج سيما دِكّة بالتعاون مع المٌعّد الرئيسي للبرنامج، والتواجد خلال وقت عروض الأفلام للاستفادة من النقاشات التي تتم ليستخلص منها طريقة النقاش المتبعة المعتمدة على إتاحة الفرصة لإبداء الرأي مهما كانت طبيعته.
ترتيب وإعادة تنظيم المكتبة بالتعاون مع مساعد/مٌيسّر/منسق دِكّة أضِف.
ترتيب وإعادة تنظيم مخزن الإلكترونيات بالتعاون مع مساعد/مٌيسّر/منسق دِكّة أضِف.

التطوع بالمهارة

يتطوع الشخص بخبرة أو مهارة يمتلكها ويسعى إلى نشرها وتنميتها أكثر، يتم التأكد من تحقيق الاستفادة القصوى من هذه المهارة ونقلها إلى أكبر عدد من أهل وجمهور دِكّة، مع ضمان تحقيق مقدار من الاستفادة لذلك المتطوع ليشعر بذاته ويعمق خبراته. إذا كانت خبرة المتطوع وقدرته على استخدام مهاراته كبيرة تؤهله للتدريب، يتم الإتفاق معه على تدريب المهتمين من جمهور دِكّة من خلال تنظيم ورشة برسوم، يحصل المدرب على 75% من قيمة الرسوم المدفوعة ونسبة 25% الباقية موجهة لدِكّة.
مساعدة المبادرات والأشخاص الراغبين في التسجيل وتحرير مقاطع الصوت من خلال ستوديو الصوت "شخاليل" وذلك يتم بطلب من مساعد/مٌيسّر/منسق دِكّة أضِف، ومن خلال شكل هذا التطوع يحصل المتطوع على نفس القيمة التي يدفعها طالب الخدمة. أما في حال كانت المؤسسة طالبة الخدمة مشروع ناشئ أو مؤسسة محلية أو دولية يحصل المتطوع على 25% من ذات نفس القيمة المدفوعة، أي تتحدد القيمة التي ستدفعها المؤسسة نظير استخدام ستوديو الصوت زائد إضافة نسبة 25% التي سيحصل عليها المتطوع نظير تطوعه.
ليس هناك حد أدنى أو أقصى للإلتزام بالمهام سواء كانت ثلاثة أشهر أو أزيد من ذلك، ولكن المهام التي تتطلب وقت معين لتنفيذها والانتهاء منها لا تتطلب سوى تنفيذها بكفاءة خلال الفترة المطلوبة وطبقاً لما تم الإتفاق عليه مع المتطوع.

التطوع بالمهمة

أن يتطوع الشخص بوقته وخبرته لتنفيذ مهمة محددة داخل دِكّة أضِف، يكون من دورها أن تحسن أداء دِكّة وتطوره، إلى جانب رفع قدرات المتطوع الشخصية وتنمية ذاته عند أداءه لهذه المهمة. مثل أعمال الصيانة أو المهام الخاصة بالحاسوب أو وضع خطة تسويقية تحت اشراف فريق العمل سواء بالطرق الإلكترونية أو التقليدية.

أشكال أخرى

يقوم المتطوع بصياغتها ومشاركتها مع دِكّة لتتماشى مع الهدف العام من التطوع وأهداف دِكّة أضِف.

فرقّ المتطوعين

تحتاج إدارة دِكّة لمجموعة من الفرق التي يتم الإعتماد عليها في الأقسام التالية:

فريق التصوير الفوتوغرافي

يتكون الفريق من 3 أفراد.
يساعد الفريق بتسجيل وتصوير الورش والفعاليات المختلفة.
يتم توزيع المهام على كل شخص بحيث يتم توزيع ضغط العمل على الجميع.

فريق تصوير الفيديو والمونتاج

يتكون الفريق من 4 أفراد.
يساعد الفريق بتسجيل وتصوير الورش والفعاليات المختلفة.
يتم توزيع المهام على كل شخص بحيث يتم توزيع ضغط العمل على الجميع.

فريق التصميم الجرافيكي

يتكون الفريق من 3 أفراد، يتم تعريفهم بالهوية البصرية لدِكّة أضِف.
يساعد الفريق في تكوين ملف تعريفي لدِكّة أضِف تُجرى عليه التعديلات بشكل دوري حتى يكون مٌحدّث دائما.

فريق السوشال ميديا

يتكون الفريق المساعد لمسؤول الترويج ومنصات التواصل الاجتماعي من 3 أفراد يساهمون في جمع المعلومات وكتابتها وتنسيقها بحيث تكون جاهزة للنشر بعد مراجعة المسؤول.

أخلاقيات العمل مع المتطوعين

التزام الشفافية مع المتطوعين في كافة الأنشطة التي تتم حيث يتم تزويدهم بكافة المعلومات والخطوات التي سيمرون بها خلال تواجدهم في دِكّة أضِف.
للمتطوعين حياة أخرى يجب احترامها، فيجب أن يكون التطوع جزءا من حياة المتطوع وليس كل حياته وأن لا يقضي معظم وقته في التطوع.
يلتزم أعضاء فريق العمل والمتطوعين السابقين بنقل الخبرات إلى المتطوعين الجدد خلال تنفيذ الأنشطة المختلفة وبشكل عملي مباشر.
إتاحة الفرص التي تساعد في تطوير قدرات ومهارات المتطوع.
تقدير ما يقوم به المتطوع من تجارب ومحاولات للمشاركة بفعالية.
التوافق بين دِكّة أضِف والمتطوع حول الدور الذى يقوم به المتطوع.
أن يكون للمتطوع الحق في تغير الدور الذي اختاره بعد التوافق مع دِكّة أضِف إذا رغب في ذلك أو لم يشعر بتحقيق ذاته.
يتساوى المتطوعون مع أعضاء الفريق الأساسي والفريق الإداري في الحقوق، وعلى المتطوع مجموعة من الواجبات يجب عليه الإلتزام بها.
على المتطوع احترام حدود الدور الموكل إليه بالتوافق.
احترام قواعد التنظيم داخل دِكّة أضِف.

كيفية إدارة المتطوعين

تزويد المتطوعين الجدد بتدريب وتعريف شامل عن مساحة وآليات العمل فيها والمبادئ التي تلتزم بها.
يشارك كل متطوع في دِكّة لمدة ست ساعات في الأسبوع كحد أدنى، يتم تنسيقها مع فريق دِكّة أضِف.
يتم عمل جلسة للتعريف بأنشطة مساحة وفتح الباب أمام المتطوعين لاختيار مجال تطوعهم في دِكّة أضِف.
يتواجد المتطوعين مع مسؤول من إدارة المكان.
يتم إدماج المتطوعين في ورشات عمل تهدف لتنمية مهاراتهم الأساسية (تواصل، قيادة، عمل الفريق، مهارات فنية وتقنية.....الخ) كلما أتيحيت الفرصة.
يتم العمل على فتح الفرص أمام المتطوعين الأكثر التزاما واهتماما بالورش التدريبية التي تتم في دِكّة عن طريق الاستفادة من المنحة التي تقدمها دِكّة في كل ورشة.
يتم العمل على فتح طرق مختلفة للمتطوعين بناء على اهتماماتهم التي أتوا بها أو يتم اكتشافها خلال تواجدهم في دِكّة أضِف.
يتم إجراء اجتماع دوري لكافة المتطوعين للتفكير معا وتبادل الخبرات وتنشيط المجموعة والتفكير معا في كيفية تطوير الاستفادة الشخصية للمتطوعين ولدِكّة.
تستمر فترة التطوع في دِكّة أضِف لمدة ثلاثة أشهر وبعدها يتخرج جيل المتطوعين ويحصل على شهادات تطوع من دِكّة أضِف، ويستطيع من أراد الاستمرار ثلاثة أشهر أخرى وتتجدد مرتين إلى أن يمر عليه عام كامل بعدها يمكن أن يساعد في إدارة مجموعات جديدة من المتطوعين.
تتم الدعوة للتطوع عبر رسالة بريدية للقائمة البريدية التي تتواصل بها دِكّة مع الجمهور أو عن طريق صفحة الفيس بوك وعمل فعالية مفتوحة لذلك، كذلك عن طريق المعارف الموجودة والمترددة على دِكّة. (محتاجة تفكير)

شروط التطوع

ألا يقل عمر المتطوع عن 18 سنة.
أن يلتزم بقيم وقواعد دِكّة أضِف
أن يلتزم بالأوقات المحددة للتطوع
أن يلتزم بالرجوع إلى المسؤول عند تعرضه لانتهاك أو مشكلة في إطار دِكّة أضِف
أن يلتزم بمساءلة المسؤول المختص عند اكتشافه لأي انتهاك أو مشكلة أو وجود تساؤل حول دِكّة.

طرق تحفيز المتطوع

الحصول من مؤسسة التعبير الرقمي العربي ما يثبت قضاء المتطوع عدد ساعات محددة تطوعًا لتنفيذ مهام معنية خلال الفترة المذكورة.
المتطوع له الحق في الاشتراك في ورش دِكّة برسوم منخفضة بنسبة 50% قيمة رسوم الورشة الكلية أو بدون رسوم على حسب ما يترائى لمدير المساحة.
يمكن لمدير المساحة تقديم فرص للتعلّم ومنح دراسية أو تقديم خطابات التوصية بناءً على حسب طلب المتطوع.
إعارة واستخدام قاعات دِكّة وستوديو المونتاج والصوت نظير تخفيض بنسبة 50% أو بدون رسوم وذلك بناءً لرؤية مدير المساحة.