إدارة:دليل تخطيط الفعاليات والأنشطة في دكّة

مقدمة

تم تصميم هذا الدليل للمساعدة على تخطيط وتنفيذ الفاعليات بنجاح. ينقسم الدليل إلى أربع مراحل تتعلق بعملية تطوير الفاعليات: تطوير الفكرة والتخطيط والترويج والمتابعة.

تطوير الفكرة

جلسة عصف ذهني يتم خلالها طرح أسئلة والإجابة عليها:

• ماذا نريد أن نفعل؟
• لماذا نفعل ذلك؟
• ما الاحتياجات التي نحاول تلبيتها؟
• من نحاول أن نخدم؟ من ندعو؟
• ما هي المؤسسات التي يمكننا التعاون معها؟
• كيف يمكن أن نوسع المجموعة المنظمة من خلال شبكة معارفنا؟

في نهاية هذه الجلسة يجب أن يكون لدينا تصور واضح عن النقاط التالية:

• فكرة الفاعلية
• المسؤول عن كل نشاط يوصلنا إلى الفاعلية و خلالها
• التواريخ الممكنة لهذه الفاعلية ومدتها
• المكان المناسب
• الميزانية
• إعاشة / ضيافة
• التوثيق
• وسائل الإعلان
• المعدات اللازمة (الميكروفونات، TV / VCR، والصوت، الشاشة)
• الأدوات اللازمة

التخطيط

• توافر التاريخ.. مراجعة الروزنامة عبر الإنترنت

• تحديد الاحتياجات.. (نموذج رقمي يحتوى على اختيارات المعدات والأدوات والبرمجيات اللازمة لتنظيم الفاعلية.. إيجاد حل تقني لهذا الموضوع)

• توافر مساحة / حجزها (يتم حجز المساحة باستخدام نفس النموذج)

قد ترغب في مساحة معينة، ولكنها قد لا تكون بالضرورة الأنسب لنوع الفاعلية التي ترغب في تنظيمها، ولذلك قد يقوم مسئولو دكة بتغيير المساحة وفقا للمتاح واعتبارات الإعدادات الخاصة ونوع النشاط.

اقتراحات قائمة الاحتياجات:

• معدات تقنية ()
• برمجيات ()
• أدوات مكتبية ()
• خامات فنية ()

• احتياجات من فريق الإعلام والتواصل
  • متحدث خارجي أو داخلي
  • موسيقا - مادة فيلمية - صور فوتوغرافية
  • مؤديين (فرق موسيقية - مغني - فرق مسرحية...)
  • من من فريق أضف يجب أن يحضر وله دور
  • قائمة اتصال
  • نوع الدعوة (خاصة - عامة - مزيج)
  • متابعة إعلامية (لافتات - ملصق - مطوية -دعاية- صحافة- تصوير-تدوين - نشر)

• احتياجات من الفريق الإداري
  • طباعة
  • التمويل و إعداد الميزانية
  • طبيعة الفاعلية (مجانية - بتذاكر - بتبرعات - بيع)
  • توزيع الملصقات والمطويات (تحديد أماكن التوزيع)
  • قائمة مأكولات ومشروبات ولوازمها مياه للحضور والمتحدثين
  • تجهيزات (طاولات - كراسي - حامل - منصة - سبورة)
  • التنبيه لو الصوت سيكون عالي حتى يكونوا مستعدين لأي مشاكل طارئة
  • متابعة دواعي السفر(تأشيرات - حجز بطاقات الطيران - الاستقبال في المطار - الحجز في الفنادق -وسائل انتقال داخلي)
  • تراخيص

• أخرى ()

• تدوين كل التغييرات / التحديثات للفاعلية على ويكي

الترويج

• اللافتات وملصقات
  • يجب الإشارة بوضوح إلى الرعاة والتوقيت والمكان وتاريخ الفاعلية
  • بالنسبة لمعظم الفاعليات، يتم لصق الملصق قبل أسبوعين من الحدث ويزال اليوم التالي لهذا الحدث
  • يتم تصميم الملصقات مقاس 50*35
  • تسلم المطبوعات للمطبعة قبل الفاعلية بثلاث أسابيع

• النشرة الإلكترونية
• فاعلية على الموقع
• فاعلية على الفيسبوك
• تويتر
• بيان صحفي
• رسايل على الموبايل
• رسايل إليكترونية

المتابعة

• إعادة ترتيب المكان
• إزالة كل أشكال الدعاية

• تقييم
  • اجتماع لتقيم الفاعلية وتعيين مدى نجاحها نقاط القوة والضعف...
  • التفكير في خطوات عملية لتفادي الأخطاء ونقاط الضعف
  • توثيق هذا الاجتماع في صورة تقرير يضاف على صفحة الويكي للفاعلية

• رسالة بريدية لشكر كل من شارك في الفاعلية من أفراد ومؤسسات