إدارة:دليل الموظف للتعامل مع جمهور دكّة

دكّة أضِف - المساحة المجتمعية لمؤسسة التعبير الرقمي العربي "أضِف"، مساحة حُرّة للعرض، والإنتاج، والتشبيك، والتفكير، والتدريب، واللعب. هي مساحة تنمو وتنتج حسب المشاركين فيها. لذا الجمهور له الدور الأكبر والأهم فيها، ويشارك فريق العمل على تطوير الأفكار التي تصدر عن الجمهور حتى تظهر على السطح ويكن لها طريقًاً ممهدًا للتنفيذ.

طرح الأفكار وبلورتها حتى التنفيذ

عادةً ما يبادر جمهور دِكّة لاقتراح فعاليات متعددة ومتنوعة يجب على فريق العمل أن يتلقاها ويفندها ويفكر فيها، إذا ما كانت مناسبة للتنفيذ في دِكّة أم لا. مثل نادي الكتاب أو جلسات القراءة الصامتة أو غيرها من الأفكار.
يستفسر فريق العمل/أو مسؤول أو مدير المساحة عن آراء الجمهور بخصوص ما يقدم في فعاليتي سيما دكة وسهرة الخميس، لربما يكون لديهم أفكار جديدة وجذابة.
يتم النقاش حول تلك الأفكار مع الجمهور مقدم الفكرة لبلورتها والإتفاق على شكلها النهائي وإعداد خطة لبدء التنفيذ.
إذا كانت تلك الأفكار تخص الفعاليات الثابتة أو طرح فعاليات جديدة لها علاقة بـسيما دكة يتم بلورتها في وجود مٌعد البرنامج.
إذا كانت الأفكار تخص فكرة ورشة جديدة، يُطلب من الجمهور اقتراح أسماء لمدربين وميسرين لهذه الورشة. بعدها يتم التأكد من جاهزية هؤلاء لتقديم ورش للعامة بعد الاستفسار منهم على مهامهم الفترة الماضية وهل قدموا ورش من قبل أم لا.
بخصوص الأفكار المتعلقة بالورش الجديدة والتي يقترحها الجمهور، يمكنهم ذلك من خلال صفحات التواصل الاجتماعي المختلفة ومن خلال البريد الإلكتروني أو بالتواصل مباشرة مع مسوؤل المساحة.
يفند مسؤول المساحة الأفكار المتنوعة ويحرص على الاستفسار من مقترح الفكرة على أسماء مدربين/ ميسرين لتنفيذ الفكرة ويبدأ التواصل معهم.
يٌفضل اشراك مقترح الفكرة في تنفيذها لخلق الولاء للفكرة والمكان ككل.

النقد والتعبير عن الاستياء

الجمهور له كامل الحق في نقد محتوى الورش أو الفعاليات وعلى فريق عمل دِكّة الاستماع جيدًا لنقد الجمهور.
في حال منطقية الشكوى أو الاستياء من موقف ما؛ على فريق العمل التحرك سريعًا لحل المشكلة والإعتذار عن ما بدر أو سوء الفهم الحاصل.
في حال شكوى أحد الجمهور من عدم اختياره في ورشة من الورش يتم التواصل معه بكل هدوء وتوضيح قواعد اختيار المشاركين في الورشة المعنية بكل شفافية ووضوح والتأكد من توضيح أمر اختيار المشتركين للسائل.
تشجيع الجمهور على اقتراح حلول مشكلات يواجهونها إن وجدت وتقييمها والأخد بها وتنفيذها إن كانت منطقية.
لا يجوز التعامل بحدّة مع الجمهور، يجب التعامل بدبلوماسية شديدة وحرص على احترام تنوع الشخصيات التي نتعامل معها.

التشبيك والعلاقات العامة

المساحة المجتمعية هدفها تشجيع الشباب والمهتمين بملاقاة زملائهم المهتمين بنفس مجال الاهتمام، لذا إذا وجد فريق العمل أن هناك مجموعتان أو أكثر يعملون في نفس المجال او تجمعهم نفس الأهداف، تكون الأولوية للتعاون والتشارك فيما بيهم وبالطبع إذا كانت لديهم الرغبة في ذلك.
إذا ما سأل أحدهم عن مجموعة عمل أو مساحة عمل مشترك ..إلخ يجب مساعدة السائل فيما يطلبه.

سياسة الاتصال والاستجابة في دكّة

تتضمن هذه الصفحة القواعد التي يجب مراعاتها في الرد على جمهور دِكّة أضِف من خلال كافة وسائل التواصل:

على مدير/مسؤول/منسق المساحة متابعة بريد دِكّة الإلكتروني deca@arabdigitalexpression.org بشكل دوري على الأقل مرتين أسبوعياً.
الرد على استفسارات الجمهور، وفي حال وجود سؤال غير معروف إجابته، يتم الحصول عليها من مدير المساحة.
تفحص الهواتف المحمولة الخاصة بالمساحة دوماً خلال اليوم لاستطلاع الرسايل إن وجدت على الهاتف أو على برامج المراسلة مثل واتسآب. يجب الرد على استفسارات الهاتف يومياً.
الأولوية في وسائل التواصل هي للهاتف ومن بعدها البريد الإلكتروني، ومسؤول التواصل عبر منصات التواصل الاجتماعي مسؤول عن الرد على أسئلة الجمهور فيما يخص أنشطة دِكّة وفي حال عدم معرفة إجابة السؤال عليه التواصل مباشرة مع مدير المساحة.
في حال الإعتذار لأحد الجمهور عن عدم اشتراكه في ورشة من الورش التي يتم الإعداد لها وتنفيذها في دكّة، يتم صياغة رسالة مناسبة لذلك الموقف.
في حالة عدم اقتناع أحد الجمهور بأنه مستبعد من المشاركة لأسباب لها علاقة بمدى معرفته بمحتوى الورشة أو ما لديه من معلومات بدائي جدا والورشة التي يرغب في الاشتراك فيها متقدمة، يتم سؤال مدرب/ميسر الورشة واستئذانه في امكانية حضور هذا المشترك للجلسة الأولى ويعود قرار اشتراكه للمدرب/الميسر.
في حال تقديم أفكار جديدة أو ملاحظات لفريق عمل دِكّة يراعي الاهتمام بها والتعامل معها وفقًا لسياسة التعامل مع جمهور دكّة.
يجب إبلاغ المشتركون/المقبولون في إحدى ورشات دكّة قبلها بوقت كافي على الأقل ثلاث أيام من موعد بدء الورشة، على أن يكون ذلك عبر الهاتف أو/و عن طريق رسالة بريدية للبريد الإلكتروني الخاص بكل مشترك.
يجب أن يكون هناك قائمة أساسية وأخرى للانتظار، بها أسماء المشاركون المحتملون في الورشة، حتى في حال اعتذار أحدهم من القائمة الأساسية يتم اختيار الشخص الذي يقع عليه الاختيار طبقا لترتيب الأسماء في قائمة الإنتظار.

إجراءات استقبال وتسجيل جمهور في دكّة

مساعد/ميسر/منسق دِكّة مسؤول عن استقبال الجمهور والترحيب به، ثم يجب الآتي:

دعوة الحضور إلى التسجيل في كشف حضور جلسات دكة، خاصة من يرغب في تلقي رسائلنا الترويجية ونشراتنا الدورية.
الحرص على ملء كافة البيانات المطلوبة حتى يتمكن فريق العمل الحصول على مؤشرات من تلك البيانات تتعلق بنسبة الجمهور المهتم سواء من جانب الذكور أو الإناث أو عدد المسجلين على قاعدة البيانات.
يتم إدخال تلك المعلومات على قاعدة البيانات الداخلية، وبعدها يتم التخلص من الورق بطريقة آمنه.
في حال رغبة أفراد الحضور الجدد في الحصول على معلومات عن المكان ونشأته، يُفضل توجيه المستفسر لمسؤول العلاقات العامة أو مسؤول الترويج والإعلام الاجتماعي.
عند إدخال بيانات الحضور يجب التأكد أولا من تكرار رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني من عدمه حتى لا تتكرر المعلومات داخل قاعدة البيانات.
التأكد من صحة المعلومات التي يقوم المساعد/الميسر/منسق دِكّة بإدخالها والحرص عند كتابة الأسماء وخاصة أحرف الهمزة والياء.
بعد إرسال الرسائل الترويجية يجب حذف البريد الإلكتروني غير الصالح للمراسلة وتحديث قاعدة البيانات.