إدارة:منسق الموارد البشرية والشؤون الإدارية

أهداف الوظيفة:

التنظيم والإشراف على كافة مهام الموارد البشرية والشؤون الإدارية والحفاظ على قنوات الاتصال والتواصل بين أعضاء فريق عمل مؤسسة التعبير الرقمي العربي، بما يضمن ويُسهل انسياب وسير العمل في المؤسسة بشكل عام.

علاقات الاتصال:

• العمل المباشر مع المدير الإداري بهدف تيسير مهامه ومعاونته في العملية الإدارية للمؤسسة.
• التعاون والعمل في بعض المهام مع مدير/ة الشراكات والتواصل.
• التعاون والتنسيق مع المدير المالي فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات المؤسسة.
• التعاون والتنسيق مع أعضاء المشروعات المختلفة وخاصة المنسقين والإداريين لتنظيم وتنسيق المهام الإدارية الخاصة بكل مشروع، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.

الواجبات والمسئوليات:

الموارد البشرية:

• إعداد وحفظ وارشفة العقود المختلفة وملفات العاملين تحت إشراف المدير/ة المالي/ة.
• متابعة أرصدة الإجازات السنوية والرسمية.
• تنظيم عملية توظيف أعضاء جدد (الإعلان وإرساله لفريق الترويج، متابعة عملية الاختيار، إضافة وسائل الاتصال بالمتقدمين إلى القائمة البريدية العامة، تنظيم المواعيد للمتقدمين).
• مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية -ميثاق العمل المشترك- المتفق عليها، وتذكير الفريق ببنوده بشكل دوري تحت إشراف المدير/ة الإداري/ة.
• المشاركة في تحديث المعلومات الموجودة في أراشيف العمل مثل ملفات الجدول الزمني لخطة النشاط، وجداول حجز المساحات. بالشاركة مع مسسؤولي المساحات ومنسقي الوحدات والمشاريع.
• متابعة كل ما يتعلق بالتأمينات الاجتماعية (من تسجيل العاملين بمظلة التأمينات الاجتماعية أو انهاء تسجيلهم عند استقالتهم من المؤسسة) وتسديد القيمة الشهرية للتأمينات.

الشؤون الإدارية:

• تنظيم الاجتماعات العامة مثل الاجتماع الدوري الأسبوعي للفريق.
• متابعة البريد الإلكتروني Info الخاص بالمؤسسة والرد على استفسارات الجمهور والحصول على الإجابة المطلوبة من المسؤول المباشر في في حال عدم معرفتها و كذلك تمرير الرسائل للإدارة المناسبة أو الشخص المسئول للإجابة عليها.
• متابعة الأجندة الإلكترونية (الرزنامة) لمتابعة خط سير الاجتماعات الخارجية والداخلية للفريق.
• إعداد محاضر الاجتماعات العامة وتوثيقها على الويكي. وكذلك الاجتماعات التي تتطلب حضوره/ا.
• إعداد وكتابة محاضر اجتماعات مجلس الأمناء وتوثيقها في مكتب التضامن الذي تتبع له المؤسسة.
• مناقشة المشكلات العامة مع المدير/ة الإداري/ة لوضع سُبل للحل.
• حفظ الوثائق و العقود (الأصول) التي تتم مع المؤسسات الأخرى بالتعاون مع مدير/ة الشراكات والتواصل-بخصوص تعاقدات المساحات والمدربين- واستكمال المستندات الداعمة للعقد وحفظها وذلك بالتعاون مع المدير/ة المالي/ة.
• إعداد وتنظيم القائمة البريدية العامة للمؤسسة تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل والمدير/ة الإداري/ة.
• الملاحظة لأنشطة المدارس الصيفية والشتوية في المساحات الشريكة: القيام بدور الملاحظة في مشروع المدارس في دِكّة والمساحات الشريكة الذي يصب في عملية المتابعة والتقييم. تشمل الملاحظة التأكد من سير المدرسة بشكل جيد، وجهوزية المساحة لاستقبال المشتركين، التأكد من استخدام نماذج المتابعة الخاصة بالميسرين ومسؤولي المساحة وذلك تحت إشراف مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال.

المهارات المطلوبة لأداء الوظيفة:

المهارات الشخصية والإدارية:

• الإنضباط فى المواعيد.
• التركيز و المنطقية فى التفكير.
• هادىء الطباع و غير انفعالي.
• اللباقة فى الحديث.
• حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز.
• القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
• قدرة عالية على المتابعة حتى إتمام المهام بالكفاءة المطلوبة.
• المرونة وقابلية التعلم.
• مهارات تنظيمية وتنسيقية وتنفيذية.
• القدرة على العمل بشكل منفرد أو من خلال فرق عمل مختلفة.
• المبادرة والقدرة على مواجهة المواقف المفاجئة.
• القدرة على التركيز وإنجاز المهام تحت ضغط.
• مهارات إتصال وتواصل ممتازة وقدرة على التشبيك وبناء العلاقات الجيدة مع الأفراد/ الجهات المتنوعة.
• المهارات الفنية:
• مهارات قوية في صياغة وكتابة محاضر الاجتماعات والتقارير الداخلية.
• مهارات عالية في استخدام تطبيقات الحاسب الآلي والبحث على الإنترنت.
• فهم لأنشطة المؤسسة والإلمام ببيئة العمل في المجتمع المدني.

مؤهلات شغل الوظيفة:

• شهادة جامعية مناسبة، في مجال العلوم الاجتماعية أو الإدارية.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الإدارة.
• إجادة للغة الإنجليزية قراءة وكتابة.