staff
707
تعديل
تغييرات
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
سطر 1:
سطر 1: + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +
كتابة أجزاء موارد دكّة، وعهدة دكّة والدورة المستندية لدكّة
تتبع أغلب الإجراءات المالية في دكّة [[إدارة:اللائحة المالية|اللائحة المالية الخاصة بمؤسسة أضِف]]، أما هذا الدليل فهو يضم أهم الإجراءات المالية لتسيير العمل اليومي في دكّة بما يتناسب مع أسس أضِف المحاسبية ولضمان نقل المعرفة لأفراد فريق العمل
تتبع أغلب الإجراءات المالية في دكّة [[إدارة:اللائحة المالية|اللائحة المالية الخاصة بمؤسسة أضِف]]، أما هذا الدليل فهو يضم أهم الإجراءات المالية لتسيير العمل اليومي في دكّة بما يتناسب مع أسس أضِف المحاسبية ولضمان نقل المعرفة لأفراد فريق العمل
== موارد دكّة ==
*تعتمد دكّة في مواردها المالية بشكل رئيسي على عوائد فعالياتها وأنشطتها، وعوائد حجز قاعاتها، بالإضافة إلى المساهمات النقدية والعينية على شكل تبرعات من جمهورها، والمجتمع المحلي، ومجتمع أضف الأشمل.
*في حال حصلت دكّة على أية تمويلات أخرى من قبل مانحين في الداخل أو الخارج ستتبع هذه التمويلات نفس قواعد لائحة أضف المالية وقواعد هذا الدليل، بالإضافة إلى وجود ميزانيات خاصة بالمشاريع التي حصلت على تلك التمويلات.
*تدخل موارد دكّة في ميزانية أضِف تحت بند مشروع دكّة، وتتسلم الإدارة المالية لأضف جميع الموارد المالية لاتباع الإجراءات القانونية والمالية المناسبة، ومن ثم يعاد توزيع تلك الموارد بحسب ميزانية المشروع واحتياجاته بعد موافقة الشخص المسؤول في الإدارة المالية ومدير دكّة.
'''العهدة المستديمة'''
تعتمد دكّة في تدوير احتياجاتها الشهرية على عهدة مستديمة من رصيد مواردها، تستلمها من الإدارة المالية في اليوم الأول من كل شهر، ومن ثم تسوّى هذه العهدة يوم 30 من الشهر نفسه بتسليم كافة المستندات المطلوبة والمبلغ المتبقي.
==الدورة المستندية لدكّة==
#تستلم المساعدة الإدارية في دكّة العهدة المستديمة يوم 1 الشهر من الإدارة المحاسبية، وتودعها في خزنة دكّة.
#تحفظ المساعدة الإدارية في دكّة جميع إيصالات الصرف الأصلية وصور إيصالات القبض للشهر المعني في الخزنة بعد تسجيلها في بيان الإيرادات والمصروفات الخاص بدكّة.
#تسلّم المساعدة الإدارية صافي إيرادات دكّة من عوائد أنشطتها أو التبرعات خلال الشهر المعني إلى محاسب أضِف يوم 30 من نفس الشهر.
#في حال تجاوز صافي إيرادات دكّة 1000 جنيه مصري في الأسبوع، يسلّم صافي الإيرادات إلى محاسب أضِف بنهاية الأسبوع.
#تسوّى العهدة المستديمة يوم 30 من الشهر المعني بتسليم كافة الإيصالات التابعة للشهر، والمبلغ المتبقي من العهدة مع مراجعة بيان الإيرادات والمصروفات مع محاسب أضِف.
==التقارير المالية==
==إجراءات استلام أو صرف النقدية==
==العقود==
==المشتريات==
وفي العادة ترتب الأوليات كالتالي: الجودة، السعر، موعد التسليم، طريقة الدفع، الخ. ولكن في بعض الحالات يمكن للمؤسسة تغيير من ترتيب الأوليات السابقة حسب احتياجها للسلعة او الخدمة المطلوب شرائها وقيود الوقت.
'''صلاحيات الشراء:'''
يتم الموافقة على عملية الشراء مسبقاً ضمن حدود الصلاحيات التي حددها واعتمدها المدير التنفيذي، كما هو بالجدول التالي (تعني مشتريات سلع او خدمات او استشارات فنية محددة المدة من شركات).
وتقسم المشتريات طبقا لحجمها وطبيعة تكرارها وصلاحيات الموافقة كما يلي:
* مشتريات روتينية متكررة قيمتها اقل من 5000 جنيه لاستخدام المؤسسة بصفة عامة (ادوات كتابية، مستلزمات مكتبية، صيانات دورية،.... الخ) تتم وفقا لإجراءات صندوق المصاريف النثرية وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية
* مشتريات روتينية متكررة تزيد قيمتها عن 5000 جنيه (تذاكر طيران/حجز فنادق/ مطبوعات / ترجمة) ولا تزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه تتم عن طريق الموردين او مقدمين خدمة معتمدين.وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات مع مدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية ومدير الوحدة المعنية
* مشتريات غير روتينية وتزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه عن طريق عروض اسعار ومقارنة فنية من سجل الموردين وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات والمدير التنفيذي ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية ومدير الوحدة المعنية
'''عملية الشراء :'''
* يتم تحضير طلب شراء داخلي Purchase Request لجميع المشتريات غير الروتينية والتي لا تزيد قيمتها عن 5000 جنيه مصري.
* يتم تحضير طلب الشراء من قِبل الوحدة التي تحتاج المشتريات، ويتم اعتماد طلب الشراء من قبل مدير الوحدة.
* يرسل طلب الشراء الى مدير وحدة الادارة المالية والادارية للتأكد من وجود موازنة في للمشتريات المطلوبة.
* يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات.
* يتم تحديد المواصفات الفنية للسلعة او الخدمة المطلوبة بالتفصيل في طلب الشراء وكذا في طلب الاسعار من الموردين او المناقصة. ويعتمد مدير الوحدة الذي يحتاج للمشتريات هذه المواصفات والشروط.
* تتم عملية طلب أسعار تشمل المواصفات الفنية وشروط التوريد، ويتم استلام العروض، فتحها، اختيار المورد وفقا لجدول صلاحيات الشراء على الا تقل عدد العروض عن ثلاثة ولا يستثنى من هذا سوى بسبب طارئ او احتياج عاجل وبموافقة المدير التنفيذي.
* يتم تحديد المورد المختار واسباب اختياره كتابة مع توقيع الطرف المخول صلاحية الشراء. وفي حالة اجتماع لجنة المشتريات من اجل الاوامر التي تزيد قيمتها عن خمسين الف جنيه يجب اعداد وتوقيع محضر الاجتماع وقرارات اللجنة التي يجب ان يحضرها شخصان اثنان على الأقل.
* يتم تحضير أمر شراء Purchase Order وارسال أمر الشراء الى المورد الذي تم اعتماده، ويجب ان يحتوي امر الشراء على كمية ونوع ومواصفات المشتريات، مع جدول زمني محدد لتوريد المواد أو تقديم الخدمات الى المؤسسة.
* يتكون أمر الشراء من ثلاث نسخ، نسخة الى المورد ونسخة الى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات، ونسخة الى الادارة المالية والادارية.
* عند استلام المشتريات، يجب استلام فاتورة ضريبية رسمية من المورد (اكثر من 300 جنيه) ومقارنتها مع أمر الشراء وذلك من حيث الكمية والنوعية والسعر وتاريخ التسليم، وذلك لاستكمال عملية الدفع، ويتم توثيق هذه العملية بواسطة الادارة المالية والادارية.
* عموما ستراعي المؤسسة عند اتمام عمليات الشراء اعتبارات الاستدامة البيئية ومبادئ حقوق الانسان (وذلك مثلا عن طريق تحاشى اي منتجات او خدمات يدخل فيها عمل الاطفال).
* وفي كل الحالات يتم الاحتفاظ بمستندات دورة الشراء لمدة خمس سنوات.
* لتسجيل المشتريات، يجب ان يتأكد المحاسب من وجود جميع الوثائق المؤيدة المذكورة سابقا ويجب ان يقوم بمراجعتها وتصديقها قبل تسجيل عملية الشراء في النظام المحاسبي. ويتم اعلام المدير المالي والاداري عن اي استثناء.
'''سجل الموردين :'''
يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن اسماء موردين المشتريات او مقدمين الخدمات يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء، أو الحاجة الى خدمة، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير التنفيذي أو مساعديه، ومدير الادارة المالية والادارية، على ان يجدد تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف اسماء الموردين على الاقل سنويا.