staff
492
تعديل
تغييرات
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
محضر:في 21-11-2019 اجتماع مع وكاله بهنا لتقييم تجربة المدارس الصيفية (عرض المصدر)
مراجعة 11:16، 26 نوفمبر 2019
، قبل 5 سنواتتوثيق اجتماع
== الحضور==
*أميمة الشافعي، مسئولة المشروع في وكالة بهنا بالإسكندرية
* صبا سالم
*لمياء سعيد
* عمرو جاد
==الهدف من الاجتماع ==
تقييم تجربة المدارس الصيفية هذا العام من وجهة نظر وكالة بهنا في ضوء المحاور التالية:
# التواصل مع أضِف من حيث المرونة و سهولة انسياب المعلومات و التنسيق خلال مراحل تحضير وتنفيذ المشروع ( قبل و اثناء و بعد)
# التواصل مع المدربين ومدى التزامهم وتعاونهم مع المساحة والتهيئة القبلية لهم
# تواصل المدربين مع المشاركين و علاقتهم بهم
# المحتوى المقدم للمشاركين و أثره عليهم
# مسئول المساحة و مهامه الإدارية و حجم الجهد في تنفيذ و متابعة الأمور الإدارية و الورقية الذي يتطلبه المدارس
# وسائل المتابعة و التقييم الموضوعة من قبل أضف
# التحديات التي ظهرت أثناء التحضير والتنفيذ
# التوصيات و الاقتراحات لتحسين التجربة
== مضمون الاجتماع ==
'''المشاركين'''
*المرة الأولى للوكالة لدعوة و جذب مشاركين أعمارهم أقل من 18 سنة و بالتالي كان هناك صعوبة للوصول لعدد كبير من المشاركين.
*مجتمع أضِف في الاسكندرية و المدربين هم من ساعد على الترويج وجذب مشاركين من هذه الفئة العمرية.
*تم عقد مجموعتين من المدارس (مجموعة من 12 - 15 سنة و أخرى أكبر من 15 سنة) و كان التزام المشاركين عالي و نسبة الغياب كانت قليلة جدا.
*المشاركين كانوا مبسوطين بالتجربة و رأيهم في المدرسة كان جيد
*أعرب الأهل أيضا عن اعجابهم بالمحتوى و الفترة الزمنية للنشاط والمدرسة بشكل عام
*تم ملاحظة أن المشاركين ( 12- 15 سنة) متأخرين بعض الشيء في إنجاز الانشطة أثناء الجلسات مما اعطى انطباع انهم غير مهتمين بالمحتوى
*تم ملاحظة أن المشاركين في المجموعة أكبر من 15 سنة كانوا سعداء باستخدام الكاميرات والمعدات أثناء الجلسة أكثر من إعجابهم بالمحتوى المعرفي نفسه و انما هما سعداء بقضاء وقت ظريف في المكان
'''المدربين'''
* جلال و رمزي ممتازين و ملتزمين جدا في الحضور طول الوقت والغياب مرة واحدة فقط و لظروف طارئة.
*متعاونين لأقصى درجة و ساعدوا كثيرا المساحة و كانوا مهتمين جدا ببناء كل التفاصيل الخاصة بالأنشطة في المدارس.
*محافظين على المساحة جدا و حريصين على تحديد احتياجاتهم بشكل منظم و قبل الجلسات بوقت مناسب وعندهم حسن استغلال الموارد المتاحة في الوكالة لتسهيل الأمور.
* كانوا أساس و نقطة التواصل مع المشاركين و بينهم و بين المدارس.
'''الأمور الإدارية واللوجستية'''
* لم يتم توثيق الاجتماع الأول الذي تم بين أستاذة أميمة و فريق المدارس من أضِف ( لميا مجدي و صفارة وحازم شلتوت) الذي تم فيه عرض المشروع وتم التطرق فيه و مناقشة كافة التفاصيل الإدارية و اللوجيستية و المالية و تم معاينة المكان الأجهزة وإذا بالتنفيذ لا يمط للواقع بصلة مما أرهق وكالة بهنا و أضاع الوقت و ضاعف من المجهود المبذول
*اشارت استاذة أميمة أن الأمور الإدارية كانت مجهدة جدا من جانب أضِف و ان الورقيات بيروقراطية جدا و مطلوب عملها يوميا في حين انها يمكن ان تتم بشكل اسبوعي لتوفير الوقت والجهد. فعلى سبيل المثال، استغرق تجهيز معمل الحاسوب في 14 ساعة قبل تنفيذ المدارس!!
*لم يكن هناك تواصل جيد بين أعضاء فريق عمل أضِف مما أثر على التواصل مع وكالة بهنا ، حيث أن المعلومات لدى الفريق غير كاملة والتواصل المتقطع من أفراد مختلفة كان غير فعال على الإطلاق.
*تنسيق الأمور اللوجيستية و ترتيبات الحفلة كان مجهد جدا و غير منظم مما أثار مشاكل بين الطرفين و موضوع الغرامة على أجر الأتوبيس كان موقف غير لطيف من جانب أضِف على الإطلاق.
*تفاصيل مالية:
#إجمالي المصروفات الإضافية التي أنفقتها وكالة بهنا قيمته 2300 جنيه، تم دفع 1000 كعهدة من أضِف حتى تسوية الأمور المالية لاحقا بين الطرفين. #إجمالي قيمة المصروفات التي قامت الوكالة بشرائها وحصلت على فواتيرها الضريبية هو 1400 جنيه.
# تقاسم الطرفين غرامة مالية قدرها 1000 جنيه بسبب إلغاء حجز أتوبيس إضافي وقت ترتيبات الحفلة.
'''المتابعة والتقييم'''
*تأخر مشاركة وكالة بهنا لتقرير مسئول المساحة عن التجربة كان بسبب ان أستاذة أميمة كانت محملة بغضب شديد بعد موقف الحلفة و الغرامة و بالتالي كتابة التقرير في ذلك التوقيت كان سيكون غير محايد ولذلك فضلت تأجيله.
*كان هناك تصور إن تقديم تقرير مسئول المساحة سيكون خطوة تالية لعقد اجتماع التقييم مع أضِف أولا.
*إجراءات المتابعة والتقييم الخاصة بالمشاركين و المدربين و كشوفات الحضور والغياب كانت طويلة وكثيرة ولكنها مفهومة بسبب حصر الحضور والغياب.
'''توصيات و اقتراحات'''
*توسيع دائرة المدربين في الإسكندرية لجذب عدد أكبر من المشاركين في المدارس القادمة.
*إعادة النظر في موضوع تطبيق رسوم اشتراك المدارس في المحافظات خارج القاهرة لندرة الإمكانيات المالية للجمهور في هذه المحافظات.
[[تصنيف:محاضر اجتماعات]]
[[تصنيف:مدارس أضف 2019]]
*أميمة الشافعي، مسئولة المشروع في وكالة بهنا بالإسكندرية
* صبا سالم
*لمياء سعيد
* عمرو جاد
==الهدف من الاجتماع ==
تقييم تجربة المدارس الصيفية هذا العام من وجهة نظر وكالة بهنا في ضوء المحاور التالية:
# التواصل مع أضِف من حيث المرونة و سهولة انسياب المعلومات و التنسيق خلال مراحل تحضير وتنفيذ المشروع ( قبل و اثناء و بعد)
# التواصل مع المدربين ومدى التزامهم وتعاونهم مع المساحة والتهيئة القبلية لهم
# تواصل المدربين مع المشاركين و علاقتهم بهم
# المحتوى المقدم للمشاركين و أثره عليهم
# مسئول المساحة و مهامه الإدارية و حجم الجهد في تنفيذ و متابعة الأمور الإدارية و الورقية الذي يتطلبه المدارس
# وسائل المتابعة و التقييم الموضوعة من قبل أضف
# التحديات التي ظهرت أثناء التحضير والتنفيذ
# التوصيات و الاقتراحات لتحسين التجربة
== مضمون الاجتماع ==
'''المشاركين'''
*المرة الأولى للوكالة لدعوة و جذب مشاركين أعمارهم أقل من 18 سنة و بالتالي كان هناك صعوبة للوصول لعدد كبير من المشاركين.
*مجتمع أضِف في الاسكندرية و المدربين هم من ساعد على الترويج وجذب مشاركين من هذه الفئة العمرية.
*تم عقد مجموعتين من المدارس (مجموعة من 12 - 15 سنة و أخرى أكبر من 15 سنة) و كان التزام المشاركين عالي و نسبة الغياب كانت قليلة جدا.
*المشاركين كانوا مبسوطين بالتجربة و رأيهم في المدرسة كان جيد
*أعرب الأهل أيضا عن اعجابهم بالمحتوى و الفترة الزمنية للنشاط والمدرسة بشكل عام
*تم ملاحظة أن المشاركين ( 12- 15 سنة) متأخرين بعض الشيء في إنجاز الانشطة أثناء الجلسات مما اعطى انطباع انهم غير مهتمين بالمحتوى
*تم ملاحظة أن المشاركين في المجموعة أكبر من 15 سنة كانوا سعداء باستخدام الكاميرات والمعدات أثناء الجلسة أكثر من إعجابهم بالمحتوى المعرفي نفسه و انما هما سعداء بقضاء وقت ظريف في المكان
'''المدربين'''
* جلال و رمزي ممتازين و ملتزمين جدا في الحضور طول الوقت والغياب مرة واحدة فقط و لظروف طارئة.
*متعاونين لأقصى درجة و ساعدوا كثيرا المساحة و كانوا مهتمين جدا ببناء كل التفاصيل الخاصة بالأنشطة في المدارس.
*محافظين على المساحة جدا و حريصين على تحديد احتياجاتهم بشكل منظم و قبل الجلسات بوقت مناسب وعندهم حسن استغلال الموارد المتاحة في الوكالة لتسهيل الأمور.
* كانوا أساس و نقطة التواصل مع المشاركين و بينهم و بين المدارس.
'''الأمور الإدارية واللوجستية'''
* لم يتم توثيق الاجتماع الأول الذي تم بين أستاذة أميمة و فريق المدارس من أضِف ( لميا مجدي و صفارة وحازم شلتوت) الذي تم فيه عرض المشروع وتم التطرق فيه و مناقشة كافة التفاصيل الإدارية و اللوجيستية و المالية و تم معاينة المكان الأجهزة وإذا بالتنفيذ لا يمط للواقع بصلة مما أرهق وكالة بهنا و أضاع الوقت و ضاعف من المجهود المبذول
*اشارت استاذة أميمة أن الأمور الإدارية كانت مجهدة جدا من جانب أضِف و ان الورقيات بيروقراطية جدا و مطلوب عملها يوميا في حين انها يمكن ان تتم بشكل اسبوعي لتوفير الوقت والجهد. فعلى سبيل المثال، استغرق تجهيز معمل الحاسوب في 14 ساعة قبل تنفيذ المدارس!!
*لم يكن هناك تواصل جيد بين أعضاء فريق عمل أضِف مما أثر على التواصل مع وكالة بهنا ، حيث أن المعلومات لدى الفريق غير كاملة والتواصل المتقطع من أفراد مختلفة كان غير فعال على الإطلاق.
*تنسيق الأمور اللوجيستية و ترتيبات الحفلة كان مجهد جدا و غير منظم مما أثار مشاكل بين الطرفين و موضوع الغرامة على أجر الأتوبيس كان موقف غير لطيف من جانب أضِف على الإطلاق.
*تفاصيل مالية:
#إجمالي المصروفات الإضافية التي أنفقتها وكالة بهنا قيمته 2300 جنيه، تم دفع 1000 كعهدة من أضِف حتى تسوية الأمور المالية لاحقا بين الطرفين. #إجمالي قيمة المصروفات التي قامت الوكالة بشرائها وحصلت على فواتيرها الضريبية هو 1400 جنيه.
# تقاسم الطرفين غرامة مالية قدرها 1000 جنيه بسبب إلغاء حجز أتوبيس إضافي وقت ترتيبات الحفلة.
'''المتابعة والتقييم'''
*تأخر مشاركة وكالة بهنا لتقرير مسئول المساحة عن التجربة كان بسبب ان أستاذة أميمة كانت محملة بغضب شديد بعد موقف الحلفة و الغرامة و بالتالي كتابة التقرير في ذلك التوقيت كان سيكون غير محايد ولذلك فضلت تأجيله.
*كان هناك تصور إن تقديم تقرير مسئول المساحة سيكون خطوة تالية لعقد اجتماع التقييم مع أضِف أولا.
*إجراءات المتابعة والتقييم الخاصة بالمشاركين و المدربين و كشوفات الحضور والغياب كانت طويلة وكثيرة ولكنها مفهومة بسبب حصر الحضور والغياب.
'''توصيات و اقتراحات'''
*توسيع دائرة المدربين في الإسكندرية لجذب عدد أكبر من المشاركين في المدارس القادمة.
*إعادة النظر في موضوع تطبيق رسوم اشتراك المدارس في المحافظات خارج القاهرة لندرة الإمكانيات المالية للجمهور في هذه المحافظات.
[[تصنيف:محاضر اجتماعات]]
[[تصنيف:مدارس أضف 2019]]