إدارة:دليل عمل وتقييم برنامج فعاليات دكّة

دليل تطوير أفكار برنامج فعاليات دكّة

تعتمد عملية تطوير الأفكار والتخطيط لبرنامج فعاليات دكّة على الخطوات التالية:

1. تسعى دكّة في تطويرها لبرنامج فعالياتها إلى الحصول على أكبر قدر من الأفكار المتنوعة سواء من جمهورها المتكرر أو من شبكة أضف الكبرى، لذلك يبدأ فريق عمل دكّة رحلة تطوير البرنامج بجلسة تطوير أفكار جماعي بشكل فصلي كل 3 أشهر أو 6 أشهر للقيام بعصف ذهني مع مجموعة أصدقاء دكّة من فنانين وتقنيين ومدربين، والخروج بمجموعة مقترحات قابلة للتنفيذ في الفترة المخطط لها.
2. يقوم منسق الفعاليات في دكّة بتوثيق الأفكار الصادرة عن العصف الذهني الجماعي، ومتابعة نقاط العمل المتفق عليها خلال الاجتماع سواء بتنسيق اجتماعات متابعة فردية أو التواصل مع الأشخاص المقترحين للعمل معهم من مدربين ومطوري مناهج ومنظمي فعاليات ثقافية وفرق موسيقية وغيرها، بالإضافة إلى تطوير بعض الأفكار مع فريق عمل دكّة.
3. بعد وصوله إلى صيغة مبدئية للبرنامج، يقوم منسق الفعاليات بالتعاون مع مدير دكّة وأعضاء الفريق ذوو الصلة بالوصول إلى خطة نهائية لبرنامج مع مقترحات احتياطية.
4. تعرض الخطة الفصلية من قبل منسق البرنامج ومدير فريق دكة على المدير التنفيذي لأضف لاعتمادها وبدء العمل عليها.

أهم الأسئلة التي يجب طرحها أثناء جلسة العصف الذهني

• ماذا نريد أن نفعل؟
• لماذا نفعل ذلك؟
• ما الاحتياجات التي نحاول تلبيتها؟
• من نحاول أن نخدم؟ من ندعو؟
• ما هي المؤسسات/الأشخاص التي يمكننا التعاون معها/معهم؟
• كيف يمكن أن نوسع المجموعة المنظمة من خلال شبكة معارفنا؟

إجراءات تحضير وتنسيق برنامج فعاليات دكّة

1. يضع منسق البرامج مع مدير فريق دكة خطة زمنية محددة لتنسيق وتنفيذ برنامج دكة للفترة المقررة.
2. يتواصل منسق البرامج مع الأشخاص المقترحين للمشاركة في البرنامج من مدربين ومطوري مناهج وفنانين وغيرهم ويحدد مواعيد لمقابلتهم وبدء العمل الفعلي على ما سيقدمونه في دكة.
3. يوثق منسق البرنامج بيانات جميع المدربين والمنظمين المحتملين في قاعدة بيانات [المدربين ومنظمي الفعاليات في دكة] ومنها أيضا يبحث عن أسماء مدربين لورشات مقترحة في البرنامج.
4. يوثق منسق البرامج جميع جلساته ومكالماته ومخاطباته مع أي من المدربين والمنظمين المحتملين في البرنامج.
5. يتبع منسق البرنامج الإجراءات الفنية والإدارية والمالية المناسبة بحسب نوع الفعالية:

• [إجراءات تنسيق دورة تدريبية أو ورشة عمل في دكة] (جاري التطوير)
• [إجراءات تنسيق سهرة فنية في دكة] (جاري التطوير)
• [إجراءات تنسيق عروض أفلام في دكة] (جاري التطوير)
• [إجراءات تنسيق ندوات في دكة] (جاري التطوير)

صفحة جديدة: =إجراءات تنسيق دورة تدريبية أو ورشة عمل في دكة= يتواصل منسق البرنامج المسؤول عن ورش العمل مع المدرب المقترح ويكون مسؤولا عن التواصل معه طيلة فترة التنسيق، ويمكن دعوة أو مشاركة مدير فريق دكة أو أحد الأعضاء الآخرين للفريق بحسب الحاجة بناء على طلب منسق البرنامج.

وتشتمل عملية تنسيق وتحضير دورة تدريبية أو ورشة عمل في دكة على الإجراءات التالية:

الإجراءات الفنية لتنسيق دورة تدريبية أو ورشة عمل في دكة

• تطوير فكرة الدورة التدريبية أو ورشة العمل من خلال جلسات جماعية بين فريق دكة وبعضهم البعض و/أو أعضاء مهتمين من مجموعة [أصدقاء دكة]، يليها تطوير الفكرة وعرض الملاحظات والتعديلات ما بين منسق البرامج والمدرب المحتمل.
• تطوير محتوى الدورة التدريبية أو ورشة العمل، وتحضير منهج تفصيلي ومواد تدريبية ومراجع خاصة بالدورة أو الورشة.

الإجراءات الإدارية لتنسيق دورة تدريبية أو ورشة عمل في دكة

• توثيق كافة محاضر الاجتماعات والمخاطبات الشفوية والكتابية في [محاضر اجتماعات دكة]، مع ذكر التاريخ والتوقيت والمكان والحضور والنقاط المتفق عليها ومواعيد تنفيذها.
• ملء المدرب [نموذج اقتراح ورشة عمل/دورة تدريبية في دكة] وتوثيق النموذج داخل النظام الإلكتروني.
• توقيع تعاقد شرطي مع المدرب بعد مراجعة مقترحه وعقد اجتماع مفصل معه. يشمل التعاقد عناصر مختلفة خلال عملية تطوير الورشة وتنفيذها، كما يتضمن الاتفاق المالي معه بحسب [نموذج تعاقد مع مدرب في دكة]
• إنشاء بروفايل/ملف باسم المدرب على نظام دكة الإلكتروني وتوثيق جميع المعلومات الشخصية والتعليمية والعملية المطلوبة.
• تحضير المدرب لمنهج الدورة/الورشة التفصيلي وتسليمه في شكل[نموذج منهج ورشة عمل/دورة تدريبية في دكة].
• عند استكمال عناصر المنهج كلها، يتم إنشاء دورة تدريبية أو ورشة عمل على نظام دكة الإلكتروني، ورفع جميع معلومات الورشة عليها، بما يتضمن المنهج، والمعدات اللازمة، والمواد التدريبية، ومعلومات المدرب، والمواعيد الزمنية.
• يتم توكيل المصمم الغرافيكي والمسؤول عن كتابة المحتوى الإعلاني بإخراج مواد إعلانية مناسبة للدورة/الورشة بحسب الجدول الزمني المتاح.
• يتم الإعلان عن الدورة التدريبية قبل بدءها بثلاثة أسابيع كحد أقصى، وأسبوعين كحد أدنى.
• يتم استقبال طلبات التقدم للورشة من خلال استمارة اشتراك في [دورة تدريبية/ورشة عمل في دكّة أضف].

ويتم تنسيق الدورة التدريبية من خلال دورة الخطوات التالية:

1. في حال المعرفة السابقة بالمدرب والحصول على معلومات أساسية عن الدورة التدريبية بشكل مسبق، ننتقل للخطوة رقم 3. أما عند اقتراح الدورة التدريبية من قبل المدرب، يطلب منسق البرنامج منه تعبئة [نموذج اقتراح ورشة عمل/دورة تدريبية في دكة] يضم بشكل رئيسي المعلومات التالية: اسم المدرب، الأهداف الرئيسية من الدورة، وملخص الدورة، والمدة الزمنية المقترحة، والمواد/المعدات الأساسية الضرورية.
2. تقييم نموذج اقتراح الدورة التدريبية المرسل، وفي حال قبول الفكرة يتم تسجيل الملاحظات والتعديلات المقترحة من قبل دكة بخصوص الدورة لتتم مناقشتها مع المدرب المحتمل.
3. عقد لقاء موثق أو مخاطبة إلكترونية موثقة بين منسق البرنامج والمدرب المحتمل بهدف 1) مناقشة النموذج المرسل الذي يضم معلومات الدورة التدريبية الأساسية وإعلامه بالملاحظات والتعديلات المقترحة، 2) شرح جميع [الإجراءات الفنية والإدارية والمالية الخاصة بتنسيق دورة تدريبية أو ورشة عمل في دكة]، 3) في حال الاتفاق مع المدرب، تحديد موعد مبدئي لعقد الدورة التدريبية، مع وضع خطة زمنية واضحة المعالم والمخرجات من أجل العمل بشكل فعال ومنتج على تحضير الدورة التدريبية.
4. بحسب الخطة الزمنية المتفق عليها، يتابع منسق البرامج عمل المدرب أثناء فترة التحضير للدورة التدريبية ويحصل منه على المحتوى الخاص بالدورة التدريبية مع الحرص على تغطية العناصر التالية:

• خطة زمنية ومكانية للورشة نفسها تشمل: عدد الجلسات، والمدة الزمنية للجلسة الواحدة، وشروط القاعة المناسبة، واحتمالية أي جلسات خارجية
• منهج تفصيلي للورشة يضم المحتوى الذي سيقدمه المدرب موزعا على المدة الزمنية المقترحة، بحيث يوثق المدرب محتوى كل جلسة بشكل تفصيلي، بالإضافة إلى شرح الوسائل الإيضاحية التي ستستخدم في الورشة، ونوعية الأنشطة والتمرينات والواجبات المنزلية المطلوبة في كل جلسة، مع ذكر المواد التدريبية والمراجع المقترحة، كما هو موضح في [نموذج منهج ورشة عمل/دورة تدريبية في دكة].
• توفير المواد التدريبية والمراجع المقترحة أو الاتفاق على كيفية توفيرها، بالإضافة إلى الاتفاق على كيفية إتاحتها للمشاركين بحسب نوع المادة التدريبية سواء كانت كتابية أو بصرية أو سمعية أو غيرها.
• قائمة بالمعدات والمواد الأساسية اللازمة لانعقاد الورشة، مع الأخذ بالحسبان قدرة دكة على توفير هكذا قائمة بالأصل.