إدارة:مساعد إداري في دكة أضف

دور المساعدة الإدارية في دِكّة أضِف

تقوم المساعدة الإدارية في دِكّة أضِِف بدعم فريق العمل وتحديداً مديرة دِكّة ومنسقة دِكّة في إنجاز مجموعة من المهام الإدارية واللوجستية والمالية المتعلقة بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المفتوحة، وإدارة القاعات والحفاظ عليها، واستقبال الجمهور والتواصل معهم.

هذه وظيفة بداوم كامل من الساعة 2 بعد الظهر وحتى 10 مساءً من الثلاثاء إلى السبت بحسب أيام عمل دِكّة أضِف

فترة الاختبار: 3 أشهر

إمكانية التطور: بالإضافة للمهام الأساسية المدرجة بالأسفل، نحن نقدّر أن شخصية العضو/ة الجديد/ة ستضيف وتثري عملنا في دِكّة، والباب مفتوح أمام الاقتراحات المتعلقة بتطوير أو تعديل أو الإثراء من المهام المذكورة بحسب خبرات ومعارف الشخص الجديد

وتنقسم المسؤوليات التفصيلية للمساعدة الإدارية للمشروع إلى التالي:

استقبال جمهور دِكّة والتواصل معهم ودعمهم

• الالتزام بالحضور إلى دكّة في مواعيد العمل المحددة بشكل يومي من الثلاثاء وحتى السبت من الساعة 2 ظهراً وحتى الساعة 10 مساءً
• استقبال جمهور دكِة والرد على استفساراتهم بخصوص جداول الورش، والمواعيد، والحجوزات للمساحات أو المعدات خلال مواعيد العمل الرسمية
• إرشاد جمهور دِكّة بخصوص كيفية ملء استمارات الحجوزات أو التسجيل في الورشات أو اقتراحات النشاطات على الكمبيوتر
• الرد على المكالمات الواردة على خط المحمول الخاص بدِكّة وخط أضِف الأرضي في أوقات العمل الرسمي للمساحة والإجابة على استفسارات المتصلين بخصوص دِكّة أو إحالتهم إلى الشخص المناسب في حال احتياج شخص آخر
• المشاركة في توزيع بروشور دِكّة والمطبوعات المختلفة على أعضاء الجمهور وشرحها لهم في حال وجود أعضاء جدد أو نشاطات جديدة
• تصوير أو تنسيق طباعة البرامج الجديدة لدكّة، وتعليقها في المساحة، و توزيعها على الجمهور
• في المستقبل، ستكون هناك مهمة متعلقة بتشجيع الحضور الجدد ومساعدتهم في إنشاء حسبات خاصة بهم على النظام الرقمي

إدارة حجوزات المعدّات والمساحات

• استقبال طلبات حجوزات المعدّات والمساحات والنظر في الطلبات بشكل يومي عبر الإيميل
• إدخال معلومات حجوزات المعدّات والمساحات فور الموافقة على الطلبات، بحد أقصى اليوم التالي من الموافقة الحجز
• استشارة مديرة دكّة والتنسيق معها بخصوص حجوزات المعدِات والمساحات في حال وجود أفراد مستجدين لم يتعاملوا مع المساحة من قبل، أو عدم التأكد من صلاحية الطلبات للموافقة، أو وقوع موعد الحجوزات خارج مواعيد العمل الرسمية لدِكّة
• تسليم المعدّات أو المساحات المحجوزة لأصحاب الحجز (طالما كان الحجز في مواعيد عملها الرسمية)، وإتمام إجراءات التأجير (الإقرار، مبلغ التأمين، صورة الهوية الشخصية
• تذكير مستأجري المساحات والمعدات بضرورة الدفع للحجوزات سواء عند التأكيد على الحجز أو قبل موعد الحجز بيوم
• قبض رسوم الحجز من مستأجري المساحات والمعدات وتحرير وصولات القبض لهم مع الاحتفاظ بنسخة في سجل دِكّة المالي
• استلام المعدّات أو المساحات من المستأجرين في المواعيد المحددة مسبقاً وقبل استشارة أحد تقنيي أضِف (مثال عمّار أو محروس) بخصوص سلامة المعدّات قبل انصراف المستأجر

الدعم اللوجستي والإداري لفعاليات وورش العمل في دِكّة

• متابعة مواعيد الورش والحجوزات وتحديثها على نظام دِكّة الرقمي
• شراء الخامات اللازمة للورش أو تحضيرها إذا كانت متوافرة لدى مخزن دكة، بالتنسيق والمتابعة مع منسقة المشروع
• تحضير شكل مكان الورشة طبقا لما حدده المدرب (أماكن الطاولات – الكراسي –الإضاءة...)
• أخذ بيانات الحضور وتسجيلها ومتابعتها وتحديثها على نظام دِكّة الرقمي (سواء بشكل يدوي أو عن طريق التأكد من وجود كمبيوتر يتم عليه التسجيل ومن ثم يتم إدماج ورقة الحضور على النظام)
• التأكد من نظافة المكان قبل و بعد الورشة، والتنسيق مع عمّال النظافة والبوفيه بخصوص المتطلبات ما قبل كل ورشة
• دعم الميسر المجتمعي أو منسقة المشروع في الحصول على انطباعات وتعليقات المشاركين، من خلال توزيع استمارات التقييم، وتشجيع المشاركين على ملئها، وتسليم التقييمات إلى منسقة المشروع أو مديرة المشروع بحسب كل ورشة

المساعدة المالية

• تسجيل فواتير المدفوعات وإيصالات المقبوضات بشكل دوري ومنتظم على ملف التقرير المالي الشهري المخصص (نظام دكّة الإلكتروني مستقبلاً)
• إعداد التقرير المالي بإجمالي المصاريف والإيرادات والميزان المالي بشكل شهري (اليوم الأول من الشهر الجديد ) ومناقشته مع مديرة دِكّة
• مراجعة النقدية والخزنة بشكل دوري وإخطار مديرة دِكّة بالحالة المالية وبأي مشكلات إن نشأت
• التنسيق/إخطار مع مدير دِكّة ومنسقة دِكّة بخصوص عمليات الصرف الكبيرة قبل إتمامها (أي قيمة تتجاوز 500 جنيه مصري)

المساعدة اللوجستية

• تنسيق أعمال صيانة المكان (الإضاءة والكهرباء، الصرف الصحي، الأبواب، التنظيف) مع الجهات المخصصة في حدود الميزانية المتاحة (مع استشارة مديرة دكة في حالة الاحتياجات الضخمة/الطارئة)
• تنسيق ومتابعة تموين المطبخ الخارجي (فتافيت) بالمواد اللازمة في حدود الميزانية
• التأكد من نظافة، وترتيب، وتحديث لوحة الإعلانات الخاصة بالمكان من حيث الجداول وإعلانات الورش وغيرها

المتطلبات الأساسية اللازمة لهذه الوظيفة

• أن يكون الشخص ملتزماً بقيم ومبادئ أضِف بشكل عام ودكّة أضف بشكل خاص، وقادرة على تطبيقها في عمله
• الالتزام بمواعيد الحضور للعمل بشكل يومي من الثلاثاء إلى السبت من الساعة 2 ظهراً وحتى 10 مساءً
• الالتزام بمواعيد تسليم المهام المحددة بالتعاون مع مديرة المشروع
• المهارات الاجتماعية اللازمة لمخاطبة جمهور دكة بشكل مباشر أو التواصل معهم عبر الهاتف لترتيب تفاصيل الورش والفعاليات
• القدرة على متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل بشكل دوري، أي 2 - 3 مرات على الأقل في اليوم (مثال 2 ظهراً - 5 مساءً - 9 مساءً)
• الرغبة في والقدرة على تعلّم مهارات جديدة
• القدرة على العمل مع نظام دكّة الإلكتروني (بعد تلقي التدريب المناسب)
• القدرة على العمل مع "مستندات غوغل" (Google Docs)
• القدرة على العمل على برامج الكتابة والحسابات والتنظيم مثل (LibreOffice or Neo Office)