إدارة:مساعد إداري في دكة أضف

دور المساعد/ة الإداري/ة في دِكّة أضِف

أهداف الوظيفة

تقوم المساعد/ة الإداري/ة في دِكّة أضِِف بدعم فريق العمل وتحديداً مدير/ة دِكّة ومنسق/ة دِكّة في إنجاز مجموعة من المهام الإدارية والمالية المتعلقة بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المفتوحة، واستقبال الجمهور والتواصل معهم.

علاقات الاتصال

• العمل المباشر مع مسؤول/مدير مساحة دِكّة واستشارته في العملية الإدارية للمشروع.
• العمل المباشر مع أعضاء فريق المشروع لتنظيم وتنسيق وتنفيذ المهام الإدارية الخاصة بالمشروع.
• التعاون والمساعدة مع مدير المساحة ومدير الإدارة المالية والإدارية فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات دِكّة أضِف.
• العمل بشكل متعاون ومرن مع المساعدين الإداريين العاملين في برامج ومشاريع مؤسسة التعبير الرقمي العربي المختلفة، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
• العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.

هذه وظيفة بداوم كامل من الساعة 2 بعد الظهر وحتى 10 مساءً أو من 10ص حتى 6م في حال التواجد صباحاً ويتم التنسيق لهذا الأمر بينه وبين مدير المساحة.

فترة الاختبار: 3 أشهر

إمكانية التطور: بالإضافة للمهام الأساسية المدرجة بالأسفل، نحن نقدّر أن شخصية العضو/ة الجديد/ة ستضيف وتثري عملنا في دِكّة، والباب مفتوح أمام الاقتراحات المتعلقة بتطوير أو تعديل أو الإثراء من المهام المذكورة بحسب خبرات ومعارف الشخص الجديد

المهام والمسؤوليات

• استقبال جمهور دكِة والرد على استفساراتهم على الهاتف الخاص بدِكّة وبرنامج الواتسآب وخط أضِف الأرضي بخصوص الورش، والمواعيد، وحجوزات المساحات أو المعدات خلال مواعيد العمل الرسمية، أو إحالتهم إلى الشخص المناسب في حال احتياج شخص آخر.
• طبع استمارات التعارف وملءها بمعرفة الجمهور، وإدخال بياناتها على المنصة الإلكترونية لدِكّة والتأكد من صحتها وعدم تكرراها ودِقّة لغتها.
• توثيق بيانات جمهور دِكّة حاجزي القاعات أو حضور الورش أو الفعاليات المختلفة على قاعدة بيانات دِكّة الإلكتروني.
• تحصيل الرسوم من حاجزي القاعات/المعدات وإتمام إجراءات التأجير (امضاء الإقرار في حال المجموعات الكبيرة أو المؤسسات بالإضافة لإيصالات استيلام النقود وصورة الهوية الشخصية)، ضرورة التأكد من صحة المعلومات الخاصة بيوم الحجز وماهية الحاجزين وقيمة الرسوم المدفوعة على الإيصال. في حال وجود مستأجرين جدد يتم استشارة مدير/ة دكّة والتنسيق معه/ا بخصوص حجوزات المعدِات والمساحات في حال أنهم لم يتعاملوا مع المساحة من قبل، أو التأكد من صلاحية الطلبات والموافقة عليها أو رفضها، أو وقوع موعد الحجوزات خارج مواعيد العمل الرسمية لدِكّة.
• استلام المعدّات أو المساحات من المستأجرين في المواعيد المحددة مسبقاً واستشارة أحد تقنيي أضِف (مثال حازم) بخصوص سلامة المعدّات قبل انصراف المستأجر.
• في حال وجود أعطال تقنية يتم استشارة أيًا من محروس أو غندور أو عمار عبر الإنترنت أو حازم من خلال تواجده بالمكتب.
• تذكير مستأجري المساحات والمعدات بضرورة الدفع للحجوزات سواء عند التأكيد على الحجز أو قبل موعد الحجز بيوم أو قبل دخول القاعات.
• جرد مخزن الأدوات التقنية وغير التقنية والتأكد من محتوياته كل ثلاث شهور، وإعداد قائمة بالمحتويات توضح حالة كل عنصر.
• التأكد من سلامة تصنيفات الكتب بالمكتبة العامة في دِكّة.
• متابعة الفعاليات المختلفة الدورية منها والموسمية وتسجيل الملاحظات وطبع وتسليم وتسلّم استمارة تقييم الورش من جانب المشاركين وإعادة تفريغ المعلومات وإعداد تقرير يتم تقديمه إلى مسؤول المتابعة والتقييم وتوثيقه على الويكي.
• المشاركة في توزيع بروشور دِكّة والمطبوعات المختلفة على أعضاء الجمهور وشرحها لهم في حال وجود أعضاء جدد أو نشاطات جديدة داخل وخارج المساحة.
• تصوير أو تنسيق طباعة البرامج الجديدة لدكّة، وتعليقها في المساحة.

المتطلبات الأساسية اللازمة لهذه الوظيفة

• أن يكون الشخص ملتزماً بقيم ومبادئ أضِف بشكل عام ودكّة أضف بشكل خاص، وقادرة على تطبيقها في عمله
• الالتزام بمواعيد الحضور للعمل.
• الالتزام بمواعيد تسليم المهام المحددة بالتعاون مع مدير/ة المشروع
• المهارات الاجتماعية اللازمة لمخاطبة جمهور دكة بشكل مباشر أو التواصل معهم عبر الهاتف لترتيب تفاصيل الورش والفعاليات
• القدرة على متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل بشكل دوري.
• الرغبة في والقدرة على تعلّم مهارات جديدة.
• القدرة على العمل مع "مستندات غوغل" (Google Docs)
• القدرة على العمل على برامج الكتابة والحسابات والتنظيم مثل (LibreOffice or Neo Office)