إدارة:مدير المساحة المجتمعية والعلاقات العامة

أهداف الوظيفة

التنظيم والإشراف على كل أنشطة وورش وبرامج المساحة المجتمعية - دِكّة أضِف، وتنظيم قنوات الاتصال والتواصل بين فريق عمل دِكّة أضِف وباقي فرق العمل في مؤسسة التعبير الرقمي العربي، مع مختلف المبادرات والمؤسسات ذات الاهتمام المشترك وكذلك تقوية صلات وعلاقات المؤسسة بالمؤسسات الإعلامية وضمان خلق واستمرار إرتباط الجمهور بمؤسسة أضِف ومساحتها المجتمعية دِكّة.

علاقات الإتصال

• العمل المباشر مع منسق/مساعد إداري في مساحة دِكّة ومتابعته واشراكه في العملية الإدارية والتنظيمة والتخطيطية.
• العمل المباشر مع أعضاء فريق أضِف، سواء فريق الإعلام والترويج أو الفريق الإداري والمالي أو مسؤولي الدعم والتمويل لضمان تسيير مهام المساحة المجتمعية دِكّة بشكل جيد.
• الإشراف والتنسيق مع منسق المساحة ومدير الإدارة المالية والإدارية فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات دِكّة أضِف.
• العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.

الواجبات والمسئوليات

• التخطيط والتنظيم والتنفيذ الفعلي والمالي لبرامج و ورش وأنشطة مساحة أضِف المجتمعية – دِكّة، على أن يتم ذلك بشكل فصلي كل ثلاث شهور وخطة استيراتيجية لمدة ثلاث وخمس سنوات قادمة مع الحرص على بدء التنسيق قبل كل فترة فصلية بحوالي شهرين على الأقل. واشراك منسق المساحة ليكون على علّم بتلك الإجراءات.
• التواصل مع المدربين والميسرين ومسؤولي السهرات الترفيهية وفعاليات سيما دِكّة وما يستجد من فعاليات جديدة، سواء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني لبلورة الأفكار من أجل تطبيقها. الحصول على كافة المعلومات بخصوص المحتوى وطبيعة الجلسات والأدوات المطلوبة كل ورشة وتدبر الموارد الناقصة وإبلاغ منسق المساحة بها لشراءها طبقاً للميزانية الموضوعة.
• متابعة توثيق بعض الورش مع منسق/مساعد إداري المساحة ومحتواها على الويكي إدخال بعضها بما يشتمل على معلومات عن عدد الجلسات والمدة الزمنية والحد الأقصى والأدنى للمشتركين والرسوم المقترحة إن وجد. الإنتهاء من كتابة نص الفعاليات وتسليمها لمسؤول الترويج والإعلام الإجتماعي لنشره ومتابعة تواصل مسؤول الترويج والإعلام الإجتماعي مع المصمم الجرافيكي.
• التواصل مع المشتركين بالورش والأهالي والإتصال بهم بمساعدة منسق المساحة، ومراسلتهم لتأكيد الحضور أو الإعتذار لهم في حال عدم توافر الحد الأدني من المعرفة للاشتراك بتلك الورش والفعاليات.
• عقد اجتماع أسبوعي لفريق عمل دِكّة يشمل منسق المساحة ومسؤول الترويج للتباحث حول المهام الأسبوعية ومتابعة تنفيذها. وكتابة تقرير عن سير العمل يُقَدّم للإدارة التنفيذية حسب طلب الإدارة.
• تنظيم وإدارة العلاقات العامة للمؤسسة مع شُركاءها من المبادرات والمؤسسات ذات الإهتمام المشترك من أجل عقد الشراكات وبحث سبل التعاون، وتنظيم العلاقات والتواصل مع المؤسسات الإعلامية والصحفية والتلفزيونية والإذاعية، وكتابة البيانات الصحفية وإمدادهم بالمعلومات اللازمة. تمثيل المؤسسة في اللقاءات الإعلامية، والمؤتمرات الصحفية والتحدث باسمها في اللقاءات العامة. وتحليل التغطية الإعلامية وأخذ ملاحظات لتفادي السلبيات وتقوية الإيجابيات. إدارة الفعاليات الترويجية مثل المؤتمرات الصحفية، والتواجد بالأيام المفتوحة المناصرة لأهداف المؤسسة، وزيارات الأماكن الشريكة.
• متابعة رد منسق المساحة/المساعد الإداري على استفسارات الجمهور عبر الوسائط المختلفة (بريد إلكتروني، تليفون، وجها لوجة، ....)، وتوفيرالمعلومات اللازمة عن المؤسسة ومشروعاتها للجمهور وتزويدهم بكل جديد.
• التواصل مع الزملاء ومديري المشروعات للتأكد من تناسق الخطط الزمنية الموضوعة وتوافقها مع خطة المساحة المجتمعية -دِكّة أضِف وكذلك خطة الترويج العامة للمؤسسة.
• العمل بشكل قريب مع مسؤولي إدارة الحسابات الإلكترونية مثل مواقع التواصل الاجتماعي، والنشرات الدورية وموقع الوِب وغيرها من الأدوات الإلكترونية المساعدة في الانتشار والترويج للحفاظ على هوية المؤسسة من مختلف الجوانب، ومعالجة السلبيات وملاحظات الجمهور في حال تواجدها.

مؤشرات قياس الأداء

• نتائج المراجعة الداخلية الخاصة بإجراءات واداريات سير المشروع.
• نتائج تقارير الحضور و الغياب والإلتزام من خلال الشئون الإدارية.
• التقارير الدورية التى يرفعها مدير المساحة والعلاقات العامة للمدير التنفيذي.

المهارات المطلوبة لأداء الوظيفة

1. المهارات الشخصية والادارية:

• مهارات تنظيمية وتنسيقية وتنفيذية عالية.
• التركيز و المنطقية فى التفكير.
• هادىء الطباع و غير إنفعالى.
• اللباقة فى الحديث
• حسن الإستماع و الفهم وإدراك المواقف بوعى وتركيز.
• القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
• قدرة عالية على المتابعة حتى إتمام المهام بالكفاءة المطلوبة.
• المرونة وقابلية التعلم.
• الإنضباط فى المواعيد.
• القدرة على العمل بشكل منفرد أو من خلال فرق عمل مختلفة.
• المبادرة والقدرة على مواجهة المواقف المفاجئة.
• القدرة على التركيز وانجاز المهام تحت ضغط.
• القدرة على التواصل والتفاعل مع الفئات العمرية المختلفة من جمهور دكِّة أضف.
• مهارات إتصال وتواصل ممتازة وقدرة على التشبيك وبناء العلاقات الجيدة مع الأفراد/ الجهات المتنوعة.

2. المهارات الفنية:

• مهارات قوية في صياغة وكتابة البيانات الصحفية والتقارير الإدارية.
• مهارة محاسبية متوسطة.
• مهارات عالية في استخدام تطبيقات الحاسوب والإنترنت.
• فهم لأنشطة المؤسسة والإلمام ببيئة العمل في المجتمع المدني.

مؤهلات شغل الوظيفة

• شهادة جامعية مناسبة، في مجال العلوم الإجتماعية أو الإدارية أو الإعلامية والعلاقات العامة.
• خبرة لا تقل عن ٥ سنوات في مجال العلاقات العامة.
• إجادة للغة الإنجليزية قراءة وكتابة.