ملتقى أضف الاستراتيجي 2018/ اليوم الثاني

التاريخ: 03 ديسمبر

جلسة تقييم اليوم الأول

تقييم جلسات أول يوم.

الأسئلة المطروحة:

• بخصوص طريقة تيسير الجلسات.
• طريقة إدارة الحوار والنقاش: مثال: المقاطعات المتكررة.
• لماذا لم نتناول مشاكل أخرى لم نتطرق لها؟
• طريقة تنظيم الكلمات.
• ما دور بعض الأفراد المشاركون في حضور هذا الملتقى (فريق المعسكرات – فريق شمشر)
• كيف يقف كل الفرق على أرضية واحدة من القيم؟

الإجابات المقترحة:

• توضيح ممثلي المشروعات وضرورة توضيح أدوارهم وضرورة تواجدهم في ملتقى أضِف.
• القواعد والسيستيم لابد من تنظيمه وتنفيذه مع توضيح المنطق وراءه. 
• عدم وضوح المعلومات في ضوء التعامل اليومي مع الموظفين.
• تنفيذ اجتماعات المعسكرات في مقر المؤسسة كعامل مساعد على تشجيع الترابط بين الفرق المختلفة.

ملاحظات:

• يجب النظر في نواة المشاكل وليست المواقف.
• لابد من شعور كافة فرق المشروعات بأننا نتعامل سويًا دا خل مؤسسة وليس مشروع مستقل عن باقي المؤسسة.
• يجب تقبل الاختلافات المتنوعة الشخصية لفرق العمل ومحاولة استيعاب الدمج بين الشخصيات المختلفة.
  • المشكلة الكلاسيكية لمشروع المعسكرات هو عدم وجود فريق دائم  أو موجود بشكل موسم، ويجب إيجاد بديل لهذا النمط من الإدارة.
  • فريق المعسكرات أقدم فريق في أضف: هنا حاجة للاستماع إلى المجموعات/المشروعات الأخرى.
  • تاريخيًا، بدأ مشروع المعسكرات ثم اتبنت حوله المؤسسة لكن حاليًا في 2018 إحنا في حتة مختلفة.
  • هناك شعور بأن فريق المعسكرات حاصل على مميزات.
  • هناك شعور باستحواذ المعسكرات معظم الوقت في المشاكل التي يواجهها المشروع.
• المؤسسة ليست هدف في حد ذاتها بل تخدّم على المشروعات وأنشطة المؤسسة. 
• مبسوطين بوجود فريق تالت ح ينضم للمجموعة من بيروت فنتخانق ونتعرف أكتر على بعض. 

توصيات:

• تواجد هيكيلة - منسق ومدير المعسكر بشكل دائم- يساهم بشكل مستمرفي تحسين التواصل والتعامل والتطوير.
• تطوير المحتوى والخطة الجديدة ستساعد بشكل كبير في تجاوز جزء كبير من المشاكل.
• يجب الربط بين المشروعات وبعضها البعض، والمجهود الذي يتم في مشروع المدارس الصيفية كانت تتم محاولات مختلفة لربطه بقيم المؤسسة، بُذلت فيه الكثير من المجهود وأحلامهم أكتر ما زال مُنتظر تحقيقها.

جلستي تحديد المهام والهيكل التنظيمي

جلسة تحديد المهام الرئيسية

• الفتية – شباب – دكة - مدارس

الإدارة المباشرة:

• لوجستي
• متابعة وتقييم
• منسق
• الدعم التقني
• التوثيق: كتابي – بصري – أرشفة وبيانات
• التخطيط المالي: متابعة الحسابات + التقارير المالية
• الترويج الإعلامي
• التمويل وكتابة التقارير
• تطوير المحتوى
• التخطيط العام
• إدارة المساحة
• إدارة تطوير المحتوى
• تطوير المحتوى: إدارة تطوير المحتوى ووضع المعايير
• تدريب المدربين

إحنا هنا بتكلم عن المهام مش الوظيفة.

إذًا، هناك 3 محاور للهيكل التنظيمي:

• أدوار مركزية:
  • ماليات
  • ترويج
  • تقارير
  • تمويل
  • المشتروات
  • الدعم اللتقني
  • الشئون القانونية

• محاور جوهرية
  • تطوير المحتوى
  • تدريب المدربين
  • استشارات تقنية/إبداعية
  • التشبيك والانتشار
• مشروعات أساسية.
  • دكة
  • فتية
  • شباب
  • مدارس

محاولة لرسم الهيكل التنظيمي:

• وحدة تطوير المحتوى
• وحدة تدريب المدربين
• مالية وإدارية
• التمويل
• التقييم والمتابعة

جلسة الهيكل التنظيمي

• عندنا نشاطين جوهر أضف:
  • تطوير المحتوى
  • تدريب المدربين
• مش عاوزين نضحي بالنشاطات الأساسية لأضف
  • دكة
  • المدارس
  • معسكر الفتية
  • مخيم الشباب

• أغلب المشاركين في جوهر أضف هما نفسهم في أنشطة أضف.
• عاوين ننفذ المشاريع بأقل متغيرات: ضمان الحاجات اللي ح تنجح.
• عاوزين نخلق مناهج/موسوعة أضف ونطورها ونوثقها ونفكر في طرق لنشرها + تدريب مدربنا عليها: بحيث إن ده اللي ح نشتغل عليه من 2020 إلى 2023.
• التدريب الإداري/إعداد الكوادر لفريق أضف.

مقدمة سريعة:

منذ الاجتماع الاستراتيجي في الفيوم في بداية ديسمبر 2016، بدأنا التفكير وظهر الاحتياج لتطوير مناهجنا ومحتوانا والأجهزة المستخدمة، بالذات إننا بنتعامل مع فئات الفتية والشباب وده بيفقدنا جزء من الجمهور. خلال 2017 و 2018، حاولنا الحصول على دعم مادي تدينا فرصة للتطوير. ظل الاحتياج موجود وزاد، بالذات مع وجود أضف لبنان. في سبتمبر 2018: اجتمعنا والنتيجة كانت إنه قررنا في بداية 2019، يُعقد ملتقى/فعالية GO: يستقي من كل فريق اللي بيطور وبيدرب في أنشطة أضف وإيه الاحتياجات الملحة اللي بتظهر لنا. نعمل دراسة ونشوف جهة ونشتبك مع ناس بتشاركنا قيمنا وناخد تجربة التعرض لهذه الخبرة.

الهدف منه: اطلاع مطوري المحتوى على أحدث حاجة وصلولها الناس في البرمجيات والتقنيات. مش بنتكلم على مصر بس لكن شبكة أضف اللي تضم جنسيات مختلفة. ففي بداية 2019: ح نبدأ بتكوين هذا الفريق اللي ح يوصلنا لهذا الهدف.ثم تصب في وحدة تطوير المحتوى اللي هدفها:

• التحديث
• الدمج

• وح نراعي اختلافات الأنشطة والمشروعات المختلفة: أطر مختلفة لهذه الأنشطة.
• بالإضافة وحدة المحتوى ح تصمم تدريبات للمدربين (مهارات وقيم أضف).
• خطوة مهمة: تجميع الحاجات اللي حصت السنتين اللي فاتوا عشان نطور المادة.
• دي كلها أنشطة بحثية واستكشافية لكن عشان أضف تكمل أنشطتها كمان، فحنستمر في الأنشطة بتاعة الؤسسة لكن ح نقلل المتغيرات (العمل على تطوير المحتوى مثلًا). لا في تطوير ولا تغيير مكان لمعسكر الفتية. اخدنا القرار إن السنة دي الفتية ح يكون في مصر.

عرفنا السنة دي ندخل في مشروع مشترك مع هيفوس "جيمنج" + "التكويد الإبداعي" لإن فكرهم متسق مع فكرنا وعندهم أفكار كتيرة تخص rating the games:

• س: إيه المُخرَج/المنتج من التكويد الإبداعي؟
• ج: ورشات تدريب: مساعدة التكنولوجيا في مشاكل سياسية وإلخ + كورس (8 أسابيع) على التكويد الإبداعي وتصميم الألعاب.

• اللعبنة حاليًا سيكسي وتريندي لكن حنا بنعملها من 2013 مثلًا في مخيمات الفتية والشباب: analogue + digital.
• فيه قعدات مُطوّلة عشان نعرف احتياجات مدربين شمشر، دكة، المعسكرات: بيعكس حقيقة اللي أضف عاوزة تعمله خلا الخمس سنين الجية.

تفاصيل عن المشروع:

• البداية في التطوير كانت الموافقة بين الموارد البشرية والمادية وطاقتنا إلخ. ثم قدمنا على "هيفوس" ودخل فيها شق التلعيب، بحيث:
  • تدريب المدربين 19-20 أشخاص: محتاجين نكمل شغل مع المساحات.
  • بخصوص التلعيب: 10 – 14 أشخاص
  • التكويد الإبداعي: بنستهدف 25 أشخاص

• محتاين نشتغل على دمج المناهج.
• المدربين الحاليين محتاجين تدريبات أكتر: فكرة إنهم يشتغلوا على تطوير مهاراتهم طول السنة (3 أشخاص) خلال الويك اند.
• 14 منحة للمعسكر من المدارس الصيفية
• المدارس:
  • 3 مساحات جلسات شتوية: 12 جلسة، مرتين في الشهر في نهاية الأسبوع.
  • 5 مساحات صيفية: 24 جلسة في مدرستين.
  • 2020: مساحتين شريكتين في أسوان ح تنضم.

• شق دعم المساحات:
  • تطوير شكل الشراكات.
  • رفع كفاءات المساحات الشريكة.
  • 4 محاور:
    • إدارة المساحات
    • visibility والانتشار
    • الاستدامة المؤسسية المالية/الإدارية
    • المتابعة والتقييم.

• معسكرالفتية: 66 – 72 مشارك
• مخيم الشباب: 40 مشارك
• الهدف في بداية المعسكرات كان إننا نوصل ل40% بيمول نفسه + في ناس بتدعم بمنح. المعسكر بيغطي نفسه آخر سنتين بأكتر من 50%. نتمنى خلال 10 سنوات نعرف نموّل نفسنا داخليًا.

• فيه شراكات مع مدارس خاصة زي المدرس الأرمنية: تحدد مبلغ وتحقق هامش + مدرسة في "كفر حجازي" مدعومة من رجل أعمال (مدرسة حوسبة).

• دكة:
  • عاوزين نفعل "المهكر".
  • المهكر له علاقة بالتلعيب والتكويد الإبداعي.