إدارة:مقترح هيكل تنظيمي لفريق عمل دكّة أضِف

خلفية عن فرق عمل دكّة السابقة

اعتمدت دكّة أضِف في السابق على هيكل إداري شبه هرمي يكون فيه مدير للمساحة (مدير مشروع) يعمل بدوام كامل، بالإضافة إلى منسق للفعاليات وورش العمل تراوح عمله ما بين الدوام الكامل والدوام الجزئي، بالإضافة إلى موظفين آخرين أدوا وظائف لوجستية أو توثيقية أو إعلانية بشكل غير منتظم عبر الزمن. نشأت عن طريقة الإدارة السابقة عملية تركز للمهام والأعباء على بعض الأشخاص، في مقابل عدم الاستفادة من الموارد البشرية لموظفين آخرين بالشكل الأمثل. كما أن خصوصية دوام دكّة أضِف ذي الطابع المسائي شكلت عبئاً يومياً على الشخص المسؤول عن المساحة. لذلك تم التفكير مجددا في هيكل جديد ومختلف إلى حد ما لتجربته في عام 2016 في حال الموافقة عليه.

هدف الهيكل التنظيمي المقترح

يهدف شكل الهيكل التنظيمي المقترح إلى توزيع الأدوار المطلوب تنفيذها في دكّة على فريق عمل مؤهل ومتحفّز ومبدع ومتعدد المهارات بحيث يقوم الجميع بأداء الأعمال الفنية والإدارية واللوجستية معاً بالتشارك والتداول، ويشعرون بحس الفريق والعدالة بشكل أعلى

الهيكل التنظيمي المقترح

• فريق عمل يتكوّن من 3 أفراد بحد أدنى، يقومون بجميع المهام بشكل تشاركي من التخطيط الاستراتيجي واللوجستي إلى التنفيذ والتقييم
• أحد أفراد الفريق يلعب دورا إضافيا متعلق بالتنسيق بين عمل المساحة وعمل أضِف، كما يمكن أن يتطور هذا الدور ليكون بمثابة قائد للعمل في دكّة (قائد لفريق وليس مدير لمشروع)
• يتم التخطيط الاستراتيجي لدكّة أضف من قبل فريق عمل دكّة ولجنة تسيير دكّة مع الرجوع إلى المخطط الاستراتيجي والمدير التفيذي لأضِف، ومع الاستعانة عند الحاجة بأفراد من مجموعة أصدقاء دكّة.
• جميع أعضاء فريق العمل يقومون بوضع خطة عمل دكّة الشهرية بحسب التوجه الاستراتيجي للمساحة في السنة المعنية، ويوزعون الأدوار والمسؤوليات في ما بينهم بشكل متعادل، ثم يقومون بعرض خطة العمل على لجنة تسيير دكّة والمخطط الاستراتيجي والمدير التنفيذي لأضِف.
• يتفق فريق العمل في ما بينهم وبحسب المهام الموكلة إليهم سواء أسبوعياً أو شهرياً على كيفية التواجد في المساحة، مع توزيع مواعيد التواجد المسائية بشكل عادل ومتفق عليه من قبل الجميع، وتوفيقها مع بعض المهام التي يجب تأديتها في الخارج، على أن يتواجد فردان على الأقل من أصل ثلاثة أفراد في أيام الفعاليات الثقافية وورش العمل.

لجنة تسيير دكّة

• لجنة مكونة من 3 أفراد على صلة قريبة من دكّة، يمكن أن يكونوا ضمن فريق عمل أضِف أو من الخارج، مع وجود شخص على الأقل من خارج أضِف.
• تجتمع اللجنة مع فريق عمل دكّة بشكل دوري (شهري/فصلي) للقيام بتخطيط الفعاليات والبرامج وترويج دكّة، متابعة العمل، أو اعتماد تقييم البرامج والفعاليات السابقة.
• تساهم اللجنة في حل الأزمات المتعلقة بالبرامج والفعاليات باقتراح حلول عملية على فريق عمل دكّة أو توصيلهم بأطراف أخرى يمكنهم المساعدة في حل تلك المشكلات.
• قد يخصص عائد مادي كمقابل للمجهود المبذول من قبل أفراد لجنة تسيير دكّة (مطروح للنقاش والتطوير)

علاقات الاتصال

• العمل الجماعي في ما بين أعضاء الفريق والإدارة الجماعية لدكّة أضِف.
• في حال وجود قائد للفريق، التعاون مع مدير الفريق في تنفيذ المهام المنوطة بكل فرد من أفراد الفريق التي تم الاتفاق عليها مسبقاً أثناء التخطيط.
• يقوم الفرد الموكل بتنسيق الإجراءات مع أضِف بالتعاون والتنسيق مع مدير الإدارة المالية والإدارية فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات الفعاليات.
• العمل بشكل متعاون ومرن مع منسقي المشروعات الأخرى في ما يتعلق بالفعاليات المشتركة ما بين المشاريع في أضِف.
• التخطيط الشهري ومتابعة العمل مع لجنة تسيير دكّة.
• العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.

تداول المعلومات وإدارة المهام

• يجتمع فريق العمل معاً بشكل أسبوعي لمتابعة العمل وتحديث توزيع المهام الخاصة بكل أسبوع، بهدف المحافظة على الشفافية وحس الالتزام والتشاركية لدى الجميع.
• يجتمع فريق العمل مع المدير التنفيذي لأضف والمخطط الاستراتيجي مرة كل شهر لمناقشة خطة الشهر القادم واستعراض منجزات وتحديات الشهر السابق.
• يقوم الفرد الموكل بتنسيق الإجراءات والاجتماعات مع فريق أضف أو المدير التنفيذي بالمحافظة على الاتصال الدائم بين فريق عمل دكّة وباقي فريق عمل أضِف بعد الاتفاق بشكل تام مع فريق عمل دكّة وتوثيق بنود أي اتفاق سيقوم بتوصليه لخارج الفريق.
• يحرص فريق العمل ولجنة تسيير دكّة على تضمين منظور المتابعة والتقييم أثناء فترة التخطيط لبرامج الفعاليات والورش بالتنسيق مع مسؤول المتابعة والتقييم في أضف وبناء على دليل المتابعة والتقييم المعتمد.
• يعتمد فريق عمل دكّة ويطوّر الإجراءات المذكورة في إدارة:نظام إدارة دكّة لتطوير برامج دكّة، وتخطيط وتنسيق وتنفيذ فعالياتها وتقييمها، مع مراعاة دليل الإجراءات المالية أيضاً.
• هنا قائمة قيد المراجعة بمهام فريق عمل دكّة، والتي من المفترض أن يكون فريق العمل قادراً على القيام بها وتقسيمها بشكل جماعي ومتوزان في ما بينهم.