إدارة:منسق برنامج مساحة أضِف الشتوي 2024/2025

إدارة:منسق برنامج مساحة أضِف الشتوي 2024/2025

أهداف الوظيفة

ينفذ المنسق/ة الإداري/ة في دِكّة أضِف ما يلي:

• يدعم فريق العمل وتحديداً مدراء وحدة الفن و الثقافة و وحدة الفتية في إنجاز مجموعة من المهام الإدارية والمالية المتعلقة بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المفتوحة، واستقبال الجمهور والتواصل معهم.
• رصد و تسجيل المشاركين في كل فعاليات دِكّة الدورية والمتقطعة.
• الاشتراك في تنسيق الجدول العام للأنشطة بالتنسيق مع مدير/ة وحدة الفن و الثقافة و وحدة الفتية و مسئولة الإعلام والترويج.

علاقات الاتصال

• العمل المباشر مع المدير/ة الإداري/ة.
• العمل المباشر مع مدير/ة وحدة الفن و الثقافة و وحدة الفتية بهدف تيسير مهامم ومعاونتهم في عملية تسكين المحتوى داخل المساحة المجتمعية.
• التعاون والتنسيق مع أعضاء المشروعات المختلفة وخاصة المنسقين والإداريين لتنظيم وتنسيق المهام الإدارية واللوجيستية الخاصة بالمساحة المجتمعية، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
• العمل بشكل متعاون ومرن مع المساعدين الإداريين العاملين في برامج ومشاريع مؤسسة التعبير الرقمي العربي المختلفة، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
• العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.

الواجبات والمسئوليات

• تسلّم البرنامج الفعلي -بداية من المحتوى والأدوات المطلوبة- للورش والأنشطة المخصصة لمساحة أضِف المجتمعية – دِكّة من مدير/ة وحدة الفن و الثقافة و وحدة الفتية المحتوى ، وتسكين الفعاليات المختلفة في الجدول النهائي، على أن يتم ذلك بشكل فصلي كل شهرين أو على الأقل قبل بدء موعد الورشات المعنية بشهر.
• متابعة التواصل مع ميسري ومسؤولي الأنشطة المتنوعة لمعرفة المعدات المطلوبة ، والتواصل مع مديري مهكري دِكّة للتنسيق محتوى البرنامج الدوري دِكّة بالتفاصيل الكاملة وما يستجد من فعاليات جديدة.
• تقديم كافة المعلومات بخصوص المحتوى وطبيعة الجلسات وتقديمها لمسؤول الإعلام لتسهيل العملية الترويجية لكل ورشة/برنامج و التأكد من مساعدة ذلك في الانتشار والترويج للحفاظ على هوية المؤسسة من مختلف الجوانب، ومعالجة السلبيات وملاحظات الجمهور في حال تواجدها.
• الإشراف على رصد الأدوات المطلوبة لكل ورشة بالتعاون مع المنسق/ة اللوجستي/ة في المساحة المجتمعية تحت.
• المشاركة في ادارة و الاستجابة القوائم البريدية الإلكترونية و المراسلات علي وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بدِكّة.
• التنسيق مع مسؤول المساحة للمؤسسة على متابعة نظافة ولوجستيات مساحة دِكّة.
• تصوير أو تنسيق طباعة البرامج الجديدة لدكّة، وتعليقها في المساحة.
• متابعة تسجيل الجمهور للفعاليات المختلفة وتأكيد الحضور واستلام الرسوم، وتبليغ المديرين في حال الحاجة لإلغاء الورشة.
• في حال وجود أعطال تقنية يتم استشارة المسؤول أو المدير التقني للمؤسسة.
• توثيق محتوى الورش على الويكي بما يشمل؛ محتوى نص الورشة على الفيسبوك، نبذة عن الميسر، مواعيد الورشة، الحد الأدنى والأقصى لعدد المشاركين، صور يستخدمها مسؤول السوشال ميديا للترويج عن الورشة، وتقييم الورشة في نهايتها.
• طبع استمارات التعارف وملئها بمعرفة الجمهور، وإدخال بياناتها على القائمة البريدية لدِكّة والتأكد من صحتها وعدم تكرارها ودِقّة لغتها تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل.
• تصميم قاعدة بيانات تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل، تُظهر أرقام الحضور الفعليين في الفعاليات المختلفة كُلاً منها على حِدة ويتم تجميعها بشكل ربع سنوي. ذلك بالإضافة إلى محتوى الورش ونبذه عن القائمين عليها والرسوم المطلوبة.
• تقييم ورش دِكّة: متابعة الفعاليات المختلفة الدورية منها والموسمية وتسجيل الملاحظات وطبع وتسليم وتسلّم استمارة تقييم الورش من جانب المشاركين وإعادة تفريغ المعلومات وإعداد تقرير يتم تقديمه إلى مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال وتوثيقه على الويكي.

المهام الإدارية

• حضور وتوثيق الاجتماعات التحضيرية والتنفيذية والتقيمية للمشاريع المختلفة داخل الوحدة و مشاركتها مع الحضور.

• إعداد خطة عمل تنفيذية للأنشطة المخطط تنفيذها في الوحدة بالتنسيق مع المدير المباشر

• المتابعة المستمرة مع فريق العمل و الشركاء للتأكد من تنفيذ المهام المكلفين بها في هذه الاجتماعات و تحديث المدير المباشر مستجدات وتطورات العمل.

• كتابة الإيميلات و الدعوات للإعلان عن أنشطة الوحدة متضمنة كافة المعلومات والتفاصيل عن الأنشطة.

• المشاركة في إعداد ميزانيات التدريبات و الأنشطة المختلفة التي تنفذها الوحدة بالتعاون مع المدير المباشر والمدير المالي.

• التواصل مع المشاركين لتأكيد حضورهم في الأنشطة و سداد رسوم الاشتراك بالتنسيق مع الإدارة المالية.

• التواصل مع المدربين والمسيرين لمتابعة عملية توثيق المحتوى و التأكد من جهوزية المحتوى واستلام قائمة الاحتياجات المطلوبة لتنفيذ أنشطة المشاريع المختلفة وأي معلومات اخرى مطلوبة من المدربين و مطوري المحتوى لتنفيذ الأنشطة.

• المشاركة في كتابة نصوص ومحتوى عن الأنشطة والفعاليات التي تنفذها الوحدة و مشاركتها مع مسؤول الإعلام والتنسيق معهم فيما يتعلق بالتصاميم الفنية و تصاريح التصوير و متابعة عملية النشر والترويج عن الأنشطة على صفحات المؤسسة على مواقع التواصل الاجتماعي بالتعاون مع مسؤول الإعلام والميديا.

• المشاركة والتعاون مع مسئول المتابعة و التقييم في عملية جمع كافة البيانات و المعلومات اللازمة لمتابعة و تقييم أنشطة وحدة الفتية.

• القيام بجميع المهام التنسيقية و اللوجيستية الخاصة بتنفيذ أنشطة الوحدة من (حجوزات إقامة للمشاركين و استراحات قهوة و غذاء) بالتنسيق مع المسؤول اللوجستي و التأكد من الالتزام ببنود الميزانية المعتمدة.

• تجهيز عقود المدربين والاستشاريين القائمين على الأنشطة و التأكد من توقيعهم عليها و تسليمها للإدارة المالية.

• ترجمة بعض الملفات ( اللغة العربية / اللغة الانجليزية) عند طلب المساعدة.

المهام الميدانية

• حضور تنفيذ الأنشطة والتواجد الميداني بشكل مكثف ومرن ومتابعة سير العمل على الأرض وكتابة تقارير عنها (بعد كل مشروع) لأغراض التوثيق والمتابعة والتقييم.

• ملء كشوفات الحضور والغياب للمشاركين و المدربين يوميا خلال أيام النشاط.

• استقبال المشاركين وأولياء الأمور والرد على أسئلتهم وتقديم المساعدة لهم عند الحاجة.

• جمع بيانات التغذية الراجعة و التعليقات من المشاركين و الميسرين قبل و أثناء و بعد النشاط تحت إشراف و متابعة مسئول المتابعة و التقييم.

مهام عامة

*

قراءة و الرد على الإيميلات الواردة المتعلقة بالعمل اليومي.

• الاشتراك في الاجتماعات والأنشطة العامة في اضف.

مؤهلات شغل الوظيفة

• خبرة في إدارة مساحات العمل الفنية او التقنية الشبيهه بأضف لا تقل عن ثلاث سنوات.

• أن يكون الشخص ملتزماً بقيم ومبادئ أضِف بشكل عام ودكّة أضف بشكل خاص، وقادرة على تطبيقها في عمله
• الالتزام بمواعيد الحضور للعمل.
• الالتزام بمواعيد تسليم المهام المحددة بالتعاون مع مدير/ة المشروع
• المهارات الاجتماعية اللازمة لمخاطبة جمهور دكة بشكل مباشر أو التواصل معهم عبر الهاتف لترتيب تفاصيل الورش والفعاليات
• القدرة على متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل بشكل دوري.
• الرغبة في والقدرة على تعلّم مهارات جديدة.
• إجادة العمل مع تطبيقات google و Microsoft office

• امتلاك المهارات التنظيمية وتقسيم المهام وإدارة الوقت.

• اجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة.

• إجادة مهارات الكتابة باللغة العربية و الانجليزية.

• قدرة على إعداد و إدارة ميزانية بالتعاون مع المدير المباشر والمدير المالي.

• المرونة و القدرة على عمل تحت ضغط.

• القدرة على العمل بشكل مستقل أو في فريق.
• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في أدوار مشابهة.

المكان: القاهرة- المقطم الهضبة العليا

نوع الوظيفة: دوام كامل 6-8 ساعات ( مرونة في مواعيد الحضور والانصراف حسب احتياجات البرامج و الورش)

المستوى المهني: متوسط الخبرة

الراتب: يحدد خلال المقابلة

الدرجة العلمية: البكالوريوس

الخبرة: 3سنوات

للتقديم يرجى ارسال السيرة الذاتية و خطاب دوافع علي ايميل: azza.nabil@arabdigitalexpression.org