إدارة:المدير/ة الإداري/ة 2020

المدير المباشر: المدير/ة الفني/ة

أهداف الوظيفة

المدير الإدارى مسئول مسئولية كاملة عن الأداء الإداري للمؤسسة بالتعاون مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير إدارة الأعمال والخطط الاستراتيجية، كما يشرف على كفاءة سير وتتابع العمليات التنفيذية داخل مقر المؤسسة.

يتخذ القرارات ويساهم بتقديم اقتراحات لحُسن استغلال الموارد البشرية والمهارات المهنية والفنية لكامل الفريق. يُشرف ويتابع أعمال ويتعاون مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى على التخطيط والتنظيم وتنفيذ كل أنشطة وورش وبرامج المساحة المجتمعية دِكّة أضِف.

يتعاون مع مدير/ة الشراكات والتواصل في توطيد العلاقات مع مختلف المبادرات والمؤسسات ذات الاهتمام المشترك. وكذلك تقوية صلات وعلاقات المؤسسة بالمؤسسات الإعلامية وضمان خلق واستمرار إرتباط الجمهور بمؤسسة أضِف ومساحتها المجتمعية دِكّة.

ترتكز مهام المدير/ة الإداري/ة على المحاور الأربعة الأساسية التالية:

• متابعة سير العملية الإدارية، اتخاذ كافة القرارات التى تساعد على تحسين الأداء و تحسين نتائج الأعمال فيما يخصه من أعمال في نطاق مسئوليته التنظيمية والإدارية واللوجستية.
• إدارة مقر المؤسسة بما فيها المساحة المجتمعية - دِكّة أضِف، والإشراف والمتابعة على التخطيط والإعداد لبرامج وورش المساحة المجتمعية - دِكّة أضِف مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى بشكل ربع سنوي.
• المساعدة في تحسين ورفع كفاءة المساحات المجتمعية التابعة للمؤسسات الشريكة وذلك حين طُلِبت المساعدة من جانب مدير/ة الشراكات والتواصل.
• اتخاذ القرارات فيما يتعلق بقرارات التعيين وتوقيع الجزاءات والفصل والإحالة إلى التحقيق وصرف المكافآت و الحوافز لجميع العاملين و المسئولين بالمؤسسة، وعلى المسؤول المباشر أن ينفذ قرار المدير الإداري, على أن يكون القرار النهائى صادر بالتشاور بين المدير/ة الإداري/ة والمدير/ة الفني/ة والمدير المباشر.
• علاقات الإتصال
• متابعة العمل مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى وتدريب المدربين ومدير/ة إدارة الأعمال والتخطيط والمتابعة على مستوى التنفيذ.
• متابعة العمل مع مدير/ة الشراكات والتواصل على المستوى التنفيذي، وفيما يخص العلاقات بالمساحات الشريكة وقت المدارس الصيفية حين طلب المساعدة.
• التشاور مع مدير/ة المؤسسة أو المدير/ة الفني/ة والمدير المالي فيما يتعلق بميزانيات الأنشطة المختلفة التي تقدمها المؤسسة، والتأكد من تحقيق العدالة المالية بين الإدارات المختلفة طبقًا لمقاييس المرتبات المعمول بها داخل المؤسسة.
• العمل المباشر مع المدير/ة الفني/ة لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.

الواجبات والمسئوليات

الإدارة العامة

1. الإشراف على كافة قنوات سير العملية الإدارية واللوجستية بين الإدارات والمشروعات والبرامج المختلفة والحرص على انسيابية التداخل بين الأدوار الوظيفية المختلفة داخل المؤسسة بمساعدة باقي مدراء الإدارات المالية وتطوير المحتوى وإدارة الأعمال والخطط الاستراتيجية.
2. تنفيذ استراتيجية المؤسسة مع الحفاظ على المبادئ الأساسية التي تعمل من خلالها، والمساهمة في تطوير الاستراتيجية وقت الحاجة لذلك بالتعاون مع مدير/ة إدارة الأعمال وتطوير الخطط الإستراتيجية و المدير/ة الفني/ة.
3. متابعة الخطط الفرعية والبرامج التنفيذية للأنشطة/المشروعات المختلفة بما يحقق الأهداف الرئيسة للمؤسسة.
4. مسؤولية إعلام جميع العاملين بكافة القرارات الإدارية بعد اعتمادها من مدير/ة المؤسسة.
5. المشاركة فى صياغة وإعداد وتطوير إجراءات الشئون الإدارية مع مدراء الإدارات المالية وتطوير المحتوى والخطط الاستراتيجية بعد مناقشتها مع الفريق ككل.
6. التحقق من أن جميع التعليمات الإدارية هى المتبعة بالفعل ومناقشة المخالفين لتلك التعليمات لمعرفة العقبات التي تواجههم وإزالتها.
7. رفع التقارير الأسبوعية والفصلية والنصف سنوية ومناقشتها مع الفريق الإداري الذي يضم مدراء الإدارات المالية وتطوير المحتوى والخطط الاستراتيجية.
8. متابعة تنفيذ نظام تقييم 360 درجة بشكل دوري مرة في العام بالتعاون مع منسق/ة الموارد البشرية والشؤون الإدارية، وربما تتطلب معايير العمل تنفيذ هذا النظام مرة ثانية في العام الواحد حين تتطلب الحاجة لذلك.
9. تقديم سبل للتطور والتدريب لكافة المديرين والموظفين في كافة المجالات بناءً على نتيجة نظام المتابعة والتقييم -تقييم 360 درجة- المتبع في المؤسسة.
10. متابعة حسن سير عملية تقييم الأنشطة والبرامج المختلفة الصادرة عن المؤسسة طبقًا لنظام المتابعة والتقييم مع كُلاً من منسق/ة المشروعات والأنشطة ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة إدارة الأعمال وتطوير الخطط الإستراتيجية.
11. إتخاذ القرارات فيما يتعلق بتعيين الموظفين الجدد بعد تحليل مدى الاحتياج التعاون مع المدراء المباشرين.
12. إتخاذ القرار بالتشاور والتعاون مع المدير/ة الفني/ة ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى فيما يتعلق بتعيين أو التعاقد مع الخبراء المعنيين والمطلوب التعاون معهم من الخارج، وفقًا للخطط التنفيذية التي يقدمها مدراء الإدارات المتنوعة.
13. إتخاذ القرارات فيما يتعلق بالتخلي عن بعض الموظفين الحاليين بعد الإطلاع على نتائج تقييم الأداء والإنتاجية ومشاركة هذا القرار مع المدير المباشر للموظف ومدير المؤسسة أو المدير/ة الفني/ة واتخاذ القرار بشكل جماعي تشاركي.
14. تذليل كافة العقبات والمشاكل التي تواجه فريق العمل وحلها، والحرص على سيادة جو من الثقة والراحة بين فرق العمل المختلفة.
15. تطوير وتحديث أماكن العمل بالتعاون مع فريق الترويج والميديا ومجموعة من الخبراء الخارجيين لتكون لائقة على أن يتم ذلك بالتعاون مع منسق/ة والموارد البشرية والشؤون الإدارية واللوجستية.
16. المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا وإبداء الرأى فى النتائج و القرارات.

متابعة تخطيط وإعداد برامج وأنشطة والورش التي تطلقها المؤسسة

1. متابعة والإشراف على وضع الخطة المالية السنوية والفصلية لبرامج وأنشطة المؤسسة بالشراكة مع المدير المالي الذي يعرضها بدوره على المدير/ة الفني/ة ومدير/ة الأعمال والخطط الإستراتيجية ومدير/ة إدارة تطوير المحتوى .
2. الإشراف على مراحل وضع الخطة الاستراتيجية للبرامج والأنشطة المختلفة والإطلاع عليها وإبداء الرأي والتشاور مع المدير/ة الفني/ة ومدير وحدة تطوير المحتوى.
3. متابعة والعمل التشاركي مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى للتأكد من تناسق الخطط الزمنية الموضوعة وتوافقها مع خطة المؤسسة العامة وتناسقها مع خطة الترويج العامة للمؤسسة.
4. الإشراف على والتأكد من تحديث قائمة المدربين/الميسرين والمهتمين بتطوير المحتوى بشكل دوري بالشراكة مع مدير/ة الشراكات والتواصل وباقي فِرَق العمل.
5. المساهمة بتقديم أفكار وأراء تساهم في تحسين الإيرادات المالية للمساحة المجتمعية- دِكّة بالتعاون مع مدير/ة تطوير المحتوى.

المؤسسات الشريكة ورفع كفاءاتهم في إدارة المساحات الفنية والمجتمعية التابعة لهم

1. تقديم سبل المساعدة وقت الحاجة إلى مدير/ة الشراكات والتواصل في تنظيم وإدارة علاقات المؤسسة مع شُركاءها من المبادرات والمؤسسات ذات الإهتمام المشترك من أجل عقد الشراكات وبحث سبل التعاون.
2. المساعدة وقت الطلب في الزيارات الميدانية لتحديد احتياجات المساحات المعرفية والتدريبية بالشراكة مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال.
3. المشاركة في تصميم أدلة رفع كفاءة مستوى المساحات الفنية المجتمعية في مجالات إعداد برامج المساحة، وتحديد رسوم الورش والفعاليات والقاعات وبناء الجمهور والتفاوض مع المدربين بالشراكة مع مدير وحدة تطوير المحتوى و تدريب المدربين ومدير/ة إدارة الأعمال وتطوير الخطط الإستراتيجية.
4. المشاركة في تدريب مسؤولي المساحات على آليات إدارة المساحات الفنية والثقافية.

مؤشرات قياس الأداء

• نتائج المراجعة الداخلية الخاصة بإجراءات واداريات سير المؤسسة.
• التقارير الدورية التى يرفعها المدير/ة الإداري/ة لمدير المؤسسة ومدير/ة إدارة الأعمال والخطط الإستراتيجية.

المهارات المطلوبة لأداء الوظيفة

المهارات الشخصية والادارية

• مهارات تنظيمية وتنسيقية وتنفيذية عالية.
• التركيز والمنطقية فى التفكير.
• هادىء الطباع و غير انفعالي.
• اللباقة فى الحديث
• حسن الإستماع والفهم وإدراك المواقف بوعى وتركيز.
• القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
• قدرة عالية على المتابعة حتى إتمام المهام بالكفاءة المطلوبة.
• المرونة وقابلية التعلم.
• الإنضباط فى المواعيد.
• القدرة على العمل بشكل منفرد أو من خلال فرق عمل مختلفة.
• المبادرة والقدرة على مواجهة المواقف المفاجئة.
• القدرة على التركيز وإنجاز المهام تحت ضغط.
• القدرة على التواصل والتفاعل مع الفئات العمرية المختلفة من جمهور دكِّة أضف.
• مهارات إتصال وتواصل ممتازة وقدرة على التشبيك وبناء العلاقات الجيدة مع الأفراد/ الجهات المتنوعة.

المهارات الفنية

• مهارات قوية في صياغة وكتابة البيانات والتقارير الإدارية.
• مهارة محاسبية متوسطة.
• مهارات عالية في استخدام تطبيقات الحاسوب والإنترنت.
• فهم لأنشطة المؤسسة والإلمام ببيئة العمل في المجتمع المدني.

مؤهلات شغل الوظيفة

• شهادة جامعية مناسبة، في مجال العلوم الإجتماعية أو الإدارية أو الإعلامية والعلاقات العامة.
• خبرة لا تقل عن ٣ سنوات في مجال الإدارة.
• إجادة اللغة الإنجليزية قراءة وكتابة.