إدارة:المدير/ة الإداري/ة 2020

المدير المباشر: المدير/ة الفني/ة

أهداف الوظيفة

المدير الإدارى مسئول مسئولية كاملة عن الأداء الإداري للمؤسسة بالتعاون مع مديري الإدارات والمشاريع لضمان سلاسة العملية التخطيطية والتنفيذية كلل، ويشرف على كفاءة سير وتتابع العمليات التنفيذية داخل مقر المؤسسة. ومسؤول بشكل مباشر عن إدارة الموارد البشرية.

ترتكز مهام المدير/ة الإداري/ة على المحاور الأربعة الأساسية التالية:

1- إدارة الموارد البشرية اتخاذ القرارات فيما يتعلق بقرارات التعيين وتقييم الأداء -بهدف زيادة أو تخفيض مرتب- وتوقيع الجزاءات والفصل والإحالة إلى التحقيق وصرف المكافآت والحوافز لجميع العاملين والمسئولين بالمؤسسة.

وعلى المسؤول المباشر أن ينفذ قرار المدير الإداري, على أن يكون القرار النهائى صادر بالتشاور بين المدير/ة الإداري/ة والمدير/ة الفني/ة والمدير المباشر. 

2- الإدارة التنفيذية الاشتراك مع مديري المشاريع لضمان سلاسة سير العملية التنفيذية للأنشطة حيث تكون الوظيفةالأساسية هي التنسيق ما بين الإدارات التنفيذية لجميع مشاريع المؤسسة وسلاسة ايصال المعلومات الخاصة بالعمليةالتنفيذية للإدارات المختلفة

3-إدارة التخطيط الإستراتيجي الاشتراك مع مدير/ة قسم التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال في وضع خطة النشاط متابعة تحقق خطة النشاط ابلاغ مديري المشاريع بالانحرافات أو الظروف أو العقات التي تواجة خطة النشاط.

4- الإدارة المالية حلقة الوصل بين الإدارة المالية وبين احتياجات مديري المشاريع من كافة الموارد البشرية والمالية الخاصة بالأنشطة. وتبليغ الإدارة المالية بالخطة الموضوعة للأنشطة. على عِلّم بالموزازانت وتلميزانيات الخاصة بكل نشاط

علاقات الإتصال

• متابعة العمل مع مديري المشاريع من أجل خطط النشاط والخطط المالية.
• متابعة العمل مع مديري الأقسام المالية والتقنية والتخطيطة والتواصل والشراكات.
• العمل المباشر مع المدير/ة المالي/ة ومدير/ة المؤسسة عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.

الواجبات والمسئوليات

إدارةالموارد البشرية

الاشراف واتخاذ القرارات الخاصة بالموارد البشرية ومنها:

1. (مسؤولية رئيسية) تصميم وتحديث ومراجعة وتطبيق نظام (360 درجة) لتقييم أداء فريق العمل واتخاذ قرارات زيادة المرتب أو تخفيضه أو تثبيته وفقًا لنتائج التقييم.
2. (مسؤولية مشتركة) إتخاذ القرارات فيما يتعلق بالتخلي عن بعض الموظفين الحاليين أو تعيين موظفين جدد بعد الإطلاع على نتائج تقييم الأداء والإنتاجية ومشاركة هذا القرار مع مديري المشاريع ومدير المؤسسة ويتخذ القرار بشكل جماعي تشاركي وتحديد راتب الموظفين الجدد يتم من خلال رأي المستشار المالي.
3. (مسؤولية رئيسية)تقديم سبل للتطور والتدريب لكافة المديرين والموظفين في كافة المجالات بناءً على نتيجة نظام المتابعة والتقييم -تقييم 360 درجة- المتبع في المؤسسة.
4. (مسؤولية رئيسية)تنفيذ قرارات الجزاءات والمكافأت بالتعاون مع مدراء المشاريع، وتلقي طلبات السلف والاستقالات والشكاوى.
5. (مسؤولية مشتركة) وصول المستحقات المالية للمتعاقدين مع المؤسسة في أوقاتها المحددة بالتعاون مع المدير/ة المالي/ة.

الإدارة التنفيذية

1. (مسؤولية مباشرة) الإشراف على كافة قنوات سير العملية الإدارية واللوجستية بين الإدارات والمشروعات والبرامج المختلفة والحرص على انسيابية التداخل بين الأدوار الوظيفية المختلفة داخل المؤسسة بمساعدة باقي مدراء الإدارات المالية وتطوير المحتوى وإدارة الأعمال والخطط الاستراتيجية.
2. (مسؤولية مباشرة) متابعة الخطط الفرعية والبرامج التنفيذية للأنشطة/المشروعات المختلفة بما يحقق الأهداف الرئيسة للمؤسسة بالتعاون مع مدراء المشاريع.
3. (مسؤولية مباشرة) مسؤولية إعلام جميع العاملين بكافة القرارات الإدارية بعد اعتمادها من مدير/ة المؤسسة.
4. (مسؤولية مباشرة) التحقق من أن جميع التعليمات الإدارية هى المتبعة بالفعل ومناقشة المخالفين لتلك التعليمات لمعرفة العقبات التي تواجههم وإزالتها.
5. رفع التقارير الأسبوعية والفصلية والنصف سنوية ومناقشتها مع الفريق الإداري الذي يضم مدراء الإدارات المالية وتطوير المحتوى والخطط الاستراتيجية.

1. متابعة حسن سير عملية تقييم الأنشطة والبرامج المختلفة الصادرة عن المؤسسة طبقًا لنظام المتابعة والتقييم مع كُلاً من منسق/ة المشروعات والأنشطة ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة إدارة الأعمال وتطوير الخطط الإستراتيجية.

1. إتخاذ القرار بالتشاور والتعاون مع المدير/ة الفني/ة ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى فيما يتعلق بتعيين أو التعاقد مع الخبراء المعنيين والمطلوب التعاون معهم من الخارج، وفقًا للخطط التنفيذية التي يقدمها مدراء الإدارات المتنوعة.

1. تذليل كافة العقبات والمشاكل التي تواجه فريق العمل وحلها، والحرص على سيادة جو من الثقة والراحة بين فرق العمل المختلفة.
2. تطوير وتحديث أماكن العمل بالتعاون مع فريق الترويج والميديا ومجموعة من الخبراء الخارجيين لتكون لائقة على أن يتم ذلك بالتعاون مع منسق/ة والموارد البشرية والشؤون الإدارية واللوجستية.
3. المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا وإبداء الرأى فى النتائج و القرارات.
4. (مٌقترح) أفكار تخص صياغة خطة النشاط الخاصة بمشاريع المؤسسة حفاظ على المبادئ الأساسية التي تعمل من خلالها، والمساهمة في تطوير الاستراتيجية وقت الحاجة لذلك بالتعاون مع مدير/ة إدارة الأعمال وتطوير الخطط الإستراتيجية و المدير/ة الفني/ة ومدراء المشاريع.

متابعة تخطيط وإعداد برامج وأنشطة والورش التي تطلقها المؤسسة

1. متابعة والإشراف على وضع الخطة المالية السنوية والفصلية لبرامج وأنشطة المؤسسة بالشراكة مع المدير المالي الذي يعرضها بدوره على المدير/ة الفني/ة ومدير/ة الأعمال والخطط الإستراتيجية ومدير/ة إدارة تطوير المحتوى .
2. الإشراف على مراحل وضع الخطة الاستراتيجية للبرامج والأنشطة المختلفة والإطلاع عليها وإبداء الرأي والتشاور مع المدير/ة الفني/ة ومدير وحدة تطوير المحتوى.
3. متابعة والعمل التشاركي مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى للتأكد من تناسق الخطط الزمنية الموضوعة وتوافقها مع خطة المؤسسة العامة وتناسقها مع خطة الترويج العامة للمؤسسة.
4. الإشراف على والتأكد من تحديث قائمة المدربين/الميسرين والمهتمين بتطوير المحتوى بشكل دوري بالشراكة مع مدير/ة الشراكات والتواصل وباقي فِرَق العمل.
5. المساهمة بتقديم أفكار وأراء تساهم في تحسين الإيرادات المالية للمساحة المجتمعية- دِكّة بالتعاون مع مدير/ة تطوير المحتوى.

المؤسسات الشريكة ورفع كفاءاتهم في إدارة المساحات الفنية والمجتمعية التابعة لهم

1. تقديم سبل المساعدة وقت الحاجة إلى مدير/ة الشراكات والتواصل في تنظيم وإدارة علاقات المؤسسة مع شُركاءها من المبادرات والمؤسسات ذات الإهتمام المشترك من أجل عقد الشراكات وبحث سبل التعاون.
2. المساعدة وقت الطلب في الزيارات الميدانية لتحديد احتياجات المساحات المعرفية والتدريبية بالشراكة مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال.
3. المشاركة في تصميم أدلة رفع كفاءة مستوى المساحات الفنية المجتمعية في مجالات إعداد برامج المساحة، وتحديد رسوم الورش والفعاليات والقاعات وبناء الجمهور والتفاوض مع المدربين بالشراكة مع مدير وحدة تطوير المحتوى و تدريب المدربين ومدير/ة إدارة الأعمال وتطوير الخطط الإستراتيجية.
4. المشاركة في تدريب مسؤولي المساحات على آليات إدارة المساحات الفنية والثقافية.

مؤشرات قياس الأداء

• نتائج المراجعة الداخلية الخاصة بإجراءات واداريات سير المؤسسة.
• التقارير الدورية التى يرفعها المدير/ة الإداري/ة لمدير المؤسسة ومدير/ة إدارة الأعمال والخطط الإستراتيجية.

المهارات المطلوبة لأداء الوظيفة

المهارات الشخصية والادارية

• مهارات تنظيمية وتنسيقية وتنفيذية عالية.
• التركيز والمنطقية فى التفكير.
• هادىء الطباع و غير انفعالي.
• اللباقة فى الحديث
• حسن الإستماع والفهم وإدراك المواقف بوعى وتركيز.
• القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
• قدرة عالية على المتابعة حتى إتمام المهام بالكفاءة المطلوبة.
• المرونة وقابلية التعلم.
• الإنضباط فى المواعيد.
• القدرة على العمل بشكل منفرد أو من خلال فرق عمل مختلفة.
• المبادرة والقدرة على مواجهة المواقف المفاجئة.
• القدرة على التركيز وإنجاز المهام تحت ضغط.
• القدرة على التواصل والتفاعل مع الفئات العمرية المختلفة من جمهور دكِّة أضف.
• مهارات إتصال وتواصل ممتازة وقدرة على التشبيك وبناء العلاقات الجيدة مع الأفراد/ الجهات المتنوعة.

المهارات الفنية

• مهارات قوية في صياغة وكتابة البيانات والتقارير الإدارية.
• مهارة محاسبية متوسطة.
• مهارات عالية في استخدام تطبيقات الحاسوب والإنترنت.
• فهم لأنشطة المؤسسة والإلمام ببيئة العمل في المجتمع المدني.

مؤهلات شغل الوظيفة

• شهادة جامعية مناسبة، في مجال العلوم الإجتماعية أو الإدارية أو الإعلامية والعلاقات العامة.
• خبرة لا تقل عن ٣ سنوات في مجال الإدارة.
• إجادة اللغة الإنجليزية قراءة وكتابة.