إدارة:منسق الموارد البشرية والشؤون الإدارية

أهداف الوظيفة:

التنظيم والإشراف على كافة مهام الموارد البشرية والشؤون الإدارية واللوجستية والحفاظ على قنوات الاتصال والتواصل بين أعضاء فريق عمل مؤسسة التعبير الرقمي العربي، بما يضمن ويُسهل انسياب وسير العمل في المؤسسة بشكل عام.

علاقات الاتصال:

• العمل المباشر مع المدير الإداري بهدف تيسير مهامه ومعاونته في العملية الإدارية للمؤسسة.
• التعاون والعمل في بعض المهام مع مدير/ة الشراكات والتواصل.
• التعاون والتنسيق مع المدير المالي فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات المؤسسة.
• التعاون والتنسيق مع أعضاء المشروعات المختلفة وخاصة المنسقين والإداريين لتنظيم وتنسيق المهام الإدارية واللوجيستية الخاصة بكل مشروع، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.

الواجبات والمسئوليات:

الموارد البشرية:

• تطوير وتحديث نظام تقييم الموظفين - 360 درجة- عندما يتطلب الأمر بالتشاور مع المدير التنفيذي المدير/ة الإداري/ة ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة إدارة الأعمال والتخطيط الاستراتيجي.
• تنفيذ تقييم الموظفين مرة واحدة في العام، وربما مرة أخرى عندما يستدعي الأمر ذلك.
• مساعدة المدير الإداري في تحديد احتياجات الموظفين من المهارات الفنية والمهنية طبقًا لنتائج نظام تقييم 360 درجة.
• تسلّم المعلومات ونتائج المهام المطلوبة من كل موظف والحصول عليها من المدير المباشر تحت إشراف المدير الإداري للتأكد من اكتمال عملية التقييم طبقًا لنظام التقييم المتبع.
• إعداد وحفظ وارشفة العقود المختلفة وملفات العاملين تحت إشراف المدير/ة المالي/ة.
• متابعة أرصدة الإجازات السنوية والرسمية.
• تنظيم عملية توظيف أعضاء جدد (الإعلان وإرساله لفريق الترويج، متابعة عملية الاختيار، إضافة وسائل الاتصال بالمتقدمين إلى القائمة البريدية العامة، تنظيم المواعيد للمتقدمين).
• تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية-الإسعافات الأولية-، وتفحصها بشكل دوري.
• مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية -ميثاق العمل المشترك- المتفق عليها، وتذكير الفريق ببنوده بشكل دوري تحت إشراف المدير/ة الإداري/ة.

الشؤون الإدارية:

• تنظيم الاجتماعات العامة مثل الاجتماع الدوري الأسبوعي للفريق.
• متابعة البريد الإلكتروني Info الخاص بالمؤسسة والرد على استفسارات الجمهور والحصول على الإجابة المطلوبة من المسؤول المباشر في في حال عدم معرفتها و كذلك تمرير الرسائل للإدارة المناسبة أو الشخص المسئول للإجابة عليها.
• متابعة الأجندة الإلكترونية (الرزنامة) لمتابعة خط سير الاجتماعات الخارجية والداخلية للفريق.
• إعداد محاضر الاجتماعات العامة وتوثيقها على الويكي. وكذلك الاجتماعات التي تتطلب حضوره/ا.
• إعداد وكتابة محاضر اجتماعات مجلس الأمناء وتوثيقها في مكتب التضامن الذي تتبع له المؤسسة.
• مناقشة المشكلات العامة مع المدير/ة الإداري/ة لوضع سُبل للحل.
• حفظ الوثائق و العقود (الأصول) التي تتم مع المؤسسات الأخرى بالتعاون مع مدير/ة الشراكات والتواصل-بخصوص تعاقدات المساحات والمدربين- واستكمال المستندات الداعمة للعقد وحفظها وذلك بالتعاون مع المدير/ة المالي/ة.
• إعداد نظام أرشفة ورقي وإلكتروني لكافة أعمال السكرتارية والمستندات والملفات الخاصة بأصول المؤسسة.
• تأمين الأثاث المكتبي اللازم لمقر العمل بالتعاون مع المسؤول عن صيانة المقر الإداري والمنسق اللوجيستي للمساحة المجتمعية.
• إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية (المصروفات الشهرية).
• الإشراف على أفراد الخدمة المعاونة (مسؤول النظافة، مسؤول الأمن) وتفويضهم لتنفيذ بعض المهام الخاصة.
• إعداد وتنظيم القائمة البريدية العامة للمؤسسة تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل والمدير/ة الإداري/ة.
• مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع المدير/ة الإداري/ة.
• إعداد التعاميم والأوامر الإدارية وطباعتها وتجهيزها وتوزيعها على فريق العمل وتحضير المراسلات والتقارير الإدارية.
• متابعة تنفيذ وتسليم كافة التقارير والأوامر الإدارية الصادرة عن المدير/ة الإداري/ة إلى الوحدات المختلفة داخل المؤسسة.
• المتابعة المستمرة لتواريخ المستندات الخاصة بالمؤسسة التي تحتاج إلى تجديد مثل فواتير الإنترنت والتليفونات وتجديد التعاقدات.
• متابعة تنفيذ عملية دفع التأمينات والضرائب في مواعيدها المنضبطة مع المسؤول اللوجستي للمؤسسة وتنفيذ بتلك المهمة في حال عدم تواجده.

المهام اللوجيستية:

• تنظيم رحلات العمل (الداخلية والخارجية): حجز التذاكر وتذاكر الطيران والفنادق والانتقالات عن طريق الشركات المتخصصة.
• تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار المؤسسة الخارجيين.
• أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وبريد وأرشفة ملفات.
• المساعدة في توفير احتياجات الاجتماعات المختلفة (أدوات مكتبية، شكل ونظافة القاعة، مأكولات ومشروبات، إلخ) وتحضيرها قبل موعدها بوقت كافي.
• مسؤولية كاملة عن المشتريات الخاصة بالمؤسسة بالتنسيق مع المدير/ة الإداري/ة والمدير/ة المالي/ة.
• مسؤولية كاملة عن معرفة عدد المطبوعات الأساسية الخاصة بالمؤسسة -الأظرف والأوراق الحاملة لشعار المؤسسة والكراسات الرسمية للمؤسسة الحاملة لشعارها - التي تحتاجها المؤسسة بالتنسيق مع مسؤول الإعلام والترويج.
• القيام بكل الأعمال الإدارية التي قد تطرأ أثناء سير العمل و أي مهام أخرى تُطلب منه في حدود معرفته وقدراته.

مؤشرات قياس الأداء:

• نتائج المراجعة الداخلية الخاصة بإجراءات وقواعد الإدارة من خلال إدارة نظام المتابعة.
• نتائج تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال الشئون الإدارية.
• نتائج تقارير تسوية العُهَد المالية إلى المدير المالي.
• نتائج تقارير المدير المالي من حيث دقة وجودة أداء المهمة واستيفائها في مواعيدها المحددة
• نتائج المتابعة الدورية والمعلومات المتبادلة مع مدير العمليات والتشبيك والمدير المالي.
• تقرير المدير المباشر إلى المدير/ة الإداري/ة.

المهارات المطلوبة لأداء الوظيفة:

المهارات الشخصية والإدارية:

• الإنضباط فى المواعيد.
• التركيز و المنطقية فى التفكير.
• هادىء الطباع و غير انفعالي.
• اللباقة فى الحديث.
• حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز.
• القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
• قدرة عالية على المتابعة حتى إتمام المهام بالكفاءة المطلوبة.
• المرونة وقابلية التعلم.
• مهارات تنظيمية وتنسيقية وتنفيذية عالية.
• القدرة على العمل بشكل منفرد أو من خلال فرق عمل مختلفة.
• المبادرة والقدرة على مواجهة المواقف المفاجئة.
• القدرة على التركيز وإنجاز المهام تحت ضغط.
• مهارات إتصال وتواصل ممتازة وقدرة على التشبيك وبناء العلاقات الجيدة مع الأفراد/ الجهات المتنوعة.
• المهارات الفنية:
• مهارات قوية في صياغة وكتابة محاضر الاجتماعات والتقارير الداخلية.
• مهارة محاسبية جيدة.
• مهارات عالية في استخدام تطبيقات الحاسب الآلي والبحث على الإنترنت.
• فهم لأنشطة المؤسسة والإلمام ببيئة العمل في المجتمع المدني.

مؤهلات شغل الوظيفة:

• شهادة جامعية مناسبة، في مجال العلوم الإجتماعية أو الإدارية.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال الإدارة.
• إجادة للغة الإنجليزية قراءة وكتابة.