منسقة وحدة الفتية

المهام التفصيلية

المهام الإدارية

• حضور وتوثيق الاجتماعات التحضيرية للمشاريع.

• متابعة تنفيذ قرارات ومهام الاجتماعات التحضيرية للمعسكر وإعلام أعضاء الفريق بها تحت إشراف مدير/ة الوحدة.

• جمع ومتابعة بيانات استمارات المتقدمين لطلب التذاكر والفيزا خاصة لمن هم خارج جمهورية مصر العربية، وكتابة جوابات التقديم على الفيزا للمشاركين القادمين من دول أخرى.

• التواصل مع مختلف الجهات المتعلقة بالمعسكر (مشاركين، أولياء أمور، مدربين، فريق إداري، مرشحين محتملين، إلخ) بالإضافة إلى فرز المشاركين والمشاركة في عملية الاختيار. بالإضافة إلى مراسلة والتواصل مع المشتركين المقبولين والمرفوضين والرد على استفساراتهم. تحت إشراف مدير/ة المعسكر.

• متابعة كافة المهام الإدارية للمعسكر بدءًا من كتابة وإرسال وتجميع بيانات الاستمارات وتفاصيل الطعام والسكن تحت إشراف مدير المعسكر.

• تنسيق توثيق المعسكر مع مسؤول/ة توثيق المحتوى وتحضير احتياجاتها.

• التعاون والتشارك مع المٌيسر العام لتحضير تفاصيل رحلة منتصف المعسكر.

• التوثيق الكتابي العام للمعسكر بمراحله المختلفة على الويكي تحت إشراف مدير/ة محتوى المعسكر ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال.

• استكمال فعالية التواصل بين المشتركين بإضافتهم على برنامج التواصل "ديسكورد" لسهولة التواصل مع المشاركين السابقين تحت إشراف مدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة الشراكات والتواصل.

• المشاركة في كتابة دعوة التقديم على أنشطة اضف المختلفة بالتعاون مع مسؤول/ة التواصل والترويج وتحت إشراف مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال بما في ذلك إستمارة التقديم ومتابعة المتقدمين والصورة الذهنية للمعسكر والمدارس ووحدة الدمج وتدريب المدربين بشكل عام على منصات التواصل الاجتماعي تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل وبالتعاون مع مسؤول/ة التواصل والترويج.

• كتابة تقارير للمانحين المختلفين لأضف.

• كتابة تقارير عن المعسكرات/الورش التي شاركت بها (بعد كل مشروع). مساعدة مدير/ة وحدة تطوير المحتوى في بعض العمليات التنظيمية الكتابية، الاشتراك في الاجتماعات والانشطة العامة في اضف.

المهام الميدانية

• متابعة وتنفيذ نظام المتابعة والتقييم تحت إشراف مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال فيما يخص البرامج المختلفة لوحدة الفتية وما بعد التنفيذ وتقديم تقرير مفصل عن نتائج كُلا منهما لمديرة المؤسسة ومدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى

• تَسلّم مواعيد وصول المشاركين في المعسكر أو انشطة وحدة الفتية من المسؤول/ة اللوجستي/ة وكذلك مواعيد حجز السيارات والمواصلات.

• تسلّم قائمة باحتياجات وحدة الفتية المكتبية وغير المكتبية والتقنية ومعرفة الاحتياجات اللوجستية من مسؤول المخازن ومتابعة الأعداد لشرائها.

• متابعة مسؤول المخازن ومنسقي اللوجستيات أثناء تجهيز المشتريات والمواد في صناديق مع وضع علامات توضح ما بداخل كل صندوق وتوثيق هذا في جداول.

تفضيلات المؤسسة للمهارات والخبرات المطلوب توافرها في المتقدمات والمتقدمين للوظيفة :

1- خبرة لا تقل عن سنتين في تنسيق المشاريع الفنية والأدارية.

2- يُفضل أن يمتلك المتقدم سابقة عمل مع مؤسسات أهلية أو غير هادفة للربح.

3- يُفضل أن تمتلك المتقدمة اهتماما بمجال التقنية وتقاطعها مع الفنون والثقافة.

[[تصنيف: وصف وظيفي]]