محضر:في 28-10-2019 اجتماع الفريق الإداري الأسبوعي

الحضور

1. رنوة يحيى
2. صبا سالم
3. وسام لطفي
4. لمياء سعيد

تحديثات الإدارة والانشطة خلال الأسبوع

• تم الاتفاق على سفر كل من عماد صالح و وسام و رنوة إلى لبنان لعمل جرد تقني لمخزن أضِف (خلال الاسبوع الأول من نوفمبر 2019)
• عصف ذهني سريع بخصوص تصميم هيكل إداري و تنظيمي للمؤسسة بعد التغيير الذي صار بها من حيث الأدوار و المهام و الاعداد في الموارد البشرية.

المتابعة و التقييم

• مناقشة يارا في إمكانية تطوير نظام متابعة و تقييم داخلي للمؤسسة للمساعدة في تحديد أداء الفريق. (صبا - الاسبوع الحالي لغاية 31 اكتوبر 2019)
• متابعة صبا ليارا في تصميم متابعة و تقييم لمخيم الشباب و المدارس الشتوية و تدريب أحمد حسين.
• متابعة صبا ليار في الانتهاء من تقرير المدارس الصيفية و إرساله لصبا.

الويكي

• اجتمع صفارة و عوضي مع رنوة لمناقشة تصنيفات ويكي أضِف و كيف يمكن تنظيمه للاستفادة من مخرجات هذا النقاش في مشاركتهم في ورشة الويكي التي تنظمها مؤسسة هيفوس و ييسرها غربية و ميسرة.

الترويج و الاعلام

• قام عماد بعمل موقع الكتروني لأضِف ( static) وعلّم فريق الميديا طريقة تحميل ورفع محتوى عليه.

المدارس الصيفية

• تم الانتهاء من تقييم المدربين (صبا، لميا مجدي و صفارة)
• تم الانتهاء من تقييم السنافر (صبا و رأفت)

المدارس الشتوية

• تم عقد اجتماع بين صبا و رنوة لوضع الإطار العام لشكل المدارس الشتوية و تنفيذها.
• تم تحديد المساحات الشريكة التي سيتم تنفيذ المادرس فيها (الوان و اوتار، رواد التنمية، جمعية حماية البيئة و جمعية أصدقاء احمد بهاء الدين في اسيوط)
• لم يتم اخذ قرار بعد بخصوص تنفيذ المدارس في دِكة أضِف.
• تم تحديد اجتماع لمدربين أضِف للإتفاق على خطة تكوير منهج المدارس الشتوية و تسكين المدربين في المساحات وتحديد احتاجاتهم التدربية قبل بدء المدرسة( صبا و المدربين - 3 نوفمبر2019)
• عمل مقترح مختصر عن المدارس الشتوية و التصور الذي تم وضعه لإرساله للمساحات الشريكة ( صبا بعد اجتماع المدربين)
• عمل اعلان وفتح دعوة للتقديم للفتية و الفتيات (ممن شاركوا في المدارس او المعسكرات سابقا) في مهمة رواد الأسر/السنافر للمدارس الشتوية والاختيار يتم على اساس معايير محددة.

شراكات الصعيد

• تم التواصل مع المساحات الجديدة و إرسال نسخة من نموذج عقد الشراكة للإطلاع عليه و الرد علينا. ( لمياء سعيد)
• تم إضافة زياد بهاء الدين في المراسلات ليكون على علم بمجريات الأمور و تطور خطوات الشراكة. ( رنوة)
• تم الرد على اسئلة و استفسارات مساحة ألوانات فيما يتعلق ببنود العقد. (لمياء سعيد)

معسكر الشباب

• متابعة وسام لموضوع تأكيد المشاركين مواعيد سفرهم النهائية لحجز التذاكر مع لميس ( 28-10-2019) تم
• اجتماع كلا من إسلام شبانه و مصطفى لمراجعة الTOR الخاص بالمسئول التقني و الاتفاق على المهام و المسئوليات للمعسكر ( 29-10-2019)
• التواصل مع بركات لطلب رقم حسابه البنكي ليتم تحويل مبلغ الأجهزة ( وسام، 29-30 اكتوبر 2019)

مهرجان ألوان و أوتار

• تم الانتهاء من تصميم شكل المعرض/ booth أضِف في المهرجان و تحديد المستلزمات المطلوبة لتكوينه (مريم صالح)
• تم عرض التصور على الفريق الإداري و الاتفاق عليه (28-10-2019)
• تم إرسال صور و تصميم المعرض لنورهان من ألوان و أوتار لمعرفة مدى امكانية تنفيذه ( لمياء سعيد)
• جاري تحضير عروض أسعار شراء و طباعة الخاصة بالمبيعات الترويجية لأضِف ( مريم و لطفي - اخر ميعاد لتقديم الأسعار لوسام يوم الخميس 31-10-2019)
• جاري العمل على و التحضير لتصميمات البروفايل التعريفي لأضِف و كذلك جدول شهري لفعاليات دِكة ليتم توزيعه في المهرجان ( مريم صالح)
• تم الاتفاق على عقد اجتماع بين مريم صالح و رنوة و لمياء سعيد لمناقشة و تحديد المحتوى الذي سيضمه البروفايل ( خلال الاسبوع الأول من نوفمبر)

دِكة

• الاتفاق على تنظيم تجمع دوري للمشاركين في ورشات تصميم الألعاب ( كل أسبوعين) لإتاحة و توفير الفرصة لتطوير ألعابهم و الانتهاء منها و تبادل الأفكار و المساعدات من المشاركين بعضهم البعض.
• هناك تصور يطمح بان مخرجات معسكر الشباب القادم تكون بداية لتجمع المشاركين في دِكة بشكل دوري بعد انتهاء المعسكر لاستكمال العمل و التطوير على هذه المخرجات والمشروعات.
• ضرورة التواصل و المتابعة مع أهالي المشاركين من الفتية و الفتيات الذين أظهروا مهارات و قدرات تقنية و فنية فريدة لتشجيعهم على استمرار مشاركة ابنائهم في أنشطة أضِف الاكثر تقدما في هذه المجالات لتطوير مهاراتهم.