محضر:في 05-04-2015 ريتريت فريق اضف

ريتريت اعضاء فريق اضف من يوم الاحد 5 ابريل الي الاربعاء 8 ابريل 2015

تم عقد ورشة عمل جماعية لفريق اضف في خلال الفترة بين 5 الي 8 ابريل بحضور جميع اعضاء اضف و استشاريين البناء المؤسسي ماجد حسني و تامر مجدي .

اليوم الاول : الاحد 5 ابريل

كان جلسة لفريق اضف لمناقشة بعض الموضوعات و الاساسيات العامة لاضف و كان يدير هذه الجلسة : احمد غربية – احمد حسين – داليا و كان المقترح ان يتم مناقشة النقاط التالية :

1. توحيد القيم و المفاهيم الخاصة باضف
2. طرق التواصل بشكل مرن
3. قيم التعايش المشترك
4. تقييم ذاتي لقيم العمل المشترك
5. تقييم عام لاداءات فريق العمل
6. كيف نري اضف بعد 5 سنوات
7. تقسيم متابعة الجلسات و تدوين ما دار بها

و لكن بعد مناقشة بين اعضاء الفريق و طرح الاقتراحات للنقاط التي لها اولوية تم مناقشة التالي :

التقييم الذاتي لقيم العمل المشترك التي تتضمن

• مواعيد العمل ، الاجازات ، الاجتماعات
• الادوات المكتبية لاضف
• مناقشة مدي فاعلية اجتماع اضف الدوري و اهمية الحفاظ علي انعقاده و تجربته لفتره اطول ، كما اقترح تنفيذ لعبة في بداية كل اجتماع
• الاحتفال باعياد ميلاد اعضاء اضف كنوع من التفاعل الاجتماعي.
• ضرورة وضع الية محددة للاقتراحات و النقاشات و تحديد مواعيد لاتخاذ القرارات
• المساحة المشتركة لاضف و تتضمن التعامل مع قضية القطط و الحيوانات الاليفة في اضف.
• ضرورة تطويرمهارات العاملين و ضرورة افصاح كل عضو عن اهتماماته حتي تساعده اضف في التنفيذ.
• اهمية عمل نظام لتسجيل المهام التي تم تنفيذها في ملف المهام مع الالتزام بنظام البصمة و الجمع بين النظامين
• مناقشة مدي فاعلية ماكينة الحضور و الانصراف
• ضرورة اندماج فريق دكة في فريق اضف ككل

ضرورة اتباع النظام الحاكم للدعوة للاجتماعات

طرق التواصل

• سرعة التواصل في وقت حدوث ما يستدعي النقاش
• اقتراح عمل جلسة لكل الاعضاء لكنابة التوصيف الوظيفي حتي لا يتوقع البعض من الاخرين اعمال خارج اطار العمل ( التوصيف الوظيفي)
• عمل جلسة تعريفية للعاملين الجدد وحتي يتم فيها عرضهم لمهاراتهم ليتم الاستفادة منها في اضف.
• ضرورةالعمل علي قائمة موثقة للجلسة التعريفية للجدد و تذكير العاملين بها و تحديثها كل 3 اشهر .
• كتابة كلمة قرار في الايميلات التي تحتاج سرعة في الرد
• وضع الية لتوثيق القرارات و استرجاعها من علي الويكي
• وضع وصف محدد لنوع القرار الذي يصدر في الاجتماعات
• عدم التحفز و عدم الوصول لحكم مسبق قبل التحدث مع الاشخاص المعنية بالمشكلة
• تسمية كل ايميل يتم ارساله

قيم التعايش المشترك

• يتم وضع اكل للقطط خارج باب اضف
• ضرورة عمل نظام لدعم العاملين بخصوص الرعاية الصحية
• اقتراح تفعيل نظام تأمين داخلي (صندوق العاملين ) للمساعدات و الحالات الطارئة
• وضع قواعد لاستخدام العاملين بشركة ريم مواد المطبخ الخاصة باضف
• الاتفاق علي وسيلة لتحديد ماهو مشاع داخل ثلاجة اضف و ماهو غير مشاع ( اقتراح وضع استيكر علي ما هو غير مشاع )
• ضرورة غسل الاكواب و الاطباق بعد استخدام كل شخص لهم.

اليوم التاني : الاتنين 6 ابريل

كان بحضور اعضاء فريق اضف واستشاريين البناء المؤسسي ماجد حسني و تامر مجدي و انقسم اليوم الاول الي جلستين :

الجلسة الاولي

بدأ الجلسة الاولي بتعريف كل شخص لنفسه عن طريق اختيار صورة من مجموعة صور معلقة علي ان يذكر كل شخص اسمه ، بداية عمله في مجال العمل المجتمعي ، سبب اختياره للصورة و شئ لا يعرفه احد عنه.

• مناقشة توقعات اعضاء الفريق المشاركيين في الريتريت :
  • تقييم الوضع المؤسسي للمؤسسة و تحديد نقاط القوة و الضعف
  • وضع خطة عمل و خطة زمنية
  • وضع نظام محدد للمؤسسة
  • تحديد ما ينقص اضف و العمل عليه
  • التفاعل بين اعضاء الفريق ووضع سبل التعاون
  • الوصول لفهم واحد وتوقعات عمل ورؤية واحدة مشتركة
  • فهم ادوار و مسؤليات الاخرين و كيف نتمكن من التعاون و التكامل معا

• تحديد دور الاستشاريين في المهمة الاستشارية:

الهدف الاول :

• اعداد نظام بناء مؤسسي و اتباعه و كتابته علي الويكي
• تقييم الوضع الحالي للمؤسسة (انشطة،برامج،اهداف،نتائج)
• تقديم بعض الاقتراحات و التوصيات
• استخدام منهج تشاركي مع العاملين في اضف

الهدف الثاني :

• وجود دليل اجراء السياسات و الاجراءات
• اعداد دليل برامج للمؤسسة
• اعداد خطة استراتيجية لمدة 5 سنوات

علي ان يتم ذلك في خلال الفترة من ابريل 2015 الي اكتوبر 2015

ثم تم تقسيم المشاركين من اعضاء اضف الي مجموعات و بدأ مناقشة المفاهيم الاساسية للمصطلحات الاتية والعمل علي وضع تعريف موحد لها.

مجموعة رقم 1 : (بسام ،فرح ، عمار ، نيفين )

• المشاركة :مساهمة كل فرد في بناء عمل جماعي.
• المنتفعين: من تعود عليهم منفعة ايجابية من عملنا بشكل مباشر او غير مباشر
• متخذو القرار: مجموعة ذات سلطة متساوية ضمن مشروع بشكل تشاركي و توافقي
• عملية منع القرار:دراسة جماعية لمشكلة ما ( تحدي و اختيار الحل الامثل ضمن قيمنا)
• لائحة النظام الاساسي: الشكل القانوني للمؤسسة و يتضمن :
  • انشطة المؤسسة الرسمية
  • رأس المال التأسيسي
  • السجلات الرسمية المستخدمة
  • اسلوب تعيين و اختيار مجلس الامناء

   *الادوار الاساسية لهيئة مكتب مجلس الامناء 
   *دور مراتب الحسابات 
   *ايلولة الاموال في حال حل المؤسسة 

و يترتب عنها رقم اشهار و تاريخ اشهار من الجهة المعنية

مجموعة رقم 2 : ( داليا، سلمي ، وسام ،يسرا )

• تقارير:الية توثيق و متابعة لتوضيح سير عملية ما ووضعها الحالي لدعم اتخاذ القرار
• المؤشرات:معايير محددة مسبقا توضح مدي جودة اي عملية او خطة اثناء تنفيذها.
• تدبير التمويل :جمع الاموال بالاعتماد علي الموارد المتاحة و بدائل اخري لتلبية احتياج محدد مسبقا
• البناء المؤسسي:تعزيز و تقوية و تحسين تركيبة المؤسسة بالعلاقة مع غرضها و سياستها و مصادرها و قابليتها للنمو.
• الادارة بالنتائج:ادارة تركز علي النتائج في التخطيط و التنفيذ و التعلم

مجموعة رقم 3 :

• نظام الجودة :مجموعة من الاجراءات المخططة و الممنهجة لضمان تحقيق المنتج لاهدافه بحسب المعايير الموضوعة.
• اللائحة الداخلية :مجموعة من القواعد التنظيمية لعلاقات الافراد بالمؤسسةالتي تتضمن الشروط و الاجراءات و النماذج سواء ورقية او اليكترونية و المسؤليات و التوقيتات.
• استراتيجية:خطة / انواع من الاساليب و الطرق المختلفة التي تؤدي الي تحقيق الاهداف المحددة لتحقيق الهدف العام.
• الرقابة الداخلية:مجموعة من السياسات و الاجراءات و الانظمة التي تقيس و تؤكد علي تحقيق المؤسسة لاهدافها

مجموعة رقم 4 :

• القاعدة الشعبية الممثلة:هي جزء من المجتمع يشارك في صنع القرار في المؤسسة من خلال ممثلين له.
• الحلفاء:الافراد و المجوعات الفعالة التي تشاركنا في الرؤية و الاهداف
• الاطراف المعنية:هم المؤسسات و الافراد المعنيين بامر ما و الفاعلين في تشكيل هذا الامر سواء بالايجاب او السلب
• تعبئة الموارد:تجهيز و توصية الموارد لتحقيق هدف ما
• تفعيل البناء المؤسسي:حدوث تغيرات في اداء الاشخاص و المؤسسة لاكتساب مهارات جديدة في اتخاذ القرارات و علاقتهم بالانظمة و الاجراءات و الثقافات.

اليوم التالت :يوم الثلاثاء 7 ابريل

انقسم اليوم الي جلستين الجلسة الاولي تتضمن :

• تحليل مؤسسة اضف
• عرض طرق التفكير المختلفة

الجلسة الثانية و تتضمن :

• المشكلات بطرق تحليلية
• تحليل قض فت
• ادارة التحليل الوضعي

بدأت الجلسة الاولي بتحليا مؤسسة اضف عن طريق استخدام طريقة قبعات التفكير الستة و انقسموا الي :

1. قبعةالحقائق:
   • تأسسنا في 10/2009 كمؤسسة مصرية
   • نعمل علي 4 برامج
   • يوجد حاليا 16 موظف داخل اضف بينهم 3 يعملون بشكل
   • توجد ازمة مالية حاليا
   • توجد مساحات مفتوحة و مجهزة بالمعدات
   • نجتمع كل ثلاثاء من كل اسبوع ( افطار جماعي)
   • نجتمع معا كفريق عمل مؤسسي كل اسبوعين
   • مر علينا نحو 9 سنوات نقوم بتنفيذ المعسكرات للفتيات و الفتيان
   • ننفذ سيما دكة كل يوم ثلاثاء
   • لدينا لجان تسيير لكل مشروع
   • لدينا فريق محوري
   • بدأنا في تنفيذ معسكرات للشباب منذ 2014
   • لدينا ذاكرة مؤسسية علي الويكي
   • ايام العطلة لاضف الجمعة و السبت و ايام عطلة دكة الاحد و الاتنين
   • كان عدد الموظفين 27 و اصبحنا 16
   • لدينا نظام اليكتروني يحتوي علي تفاصيل محتوي الورش
   • لدينا عواميد حمراء امام المؤسسة تمنع السيارات من الانتظار
   • كل اماكن المؤسسة بالايجار
   • المؤسسة فقدت احد مؤسسيها (علي شعث) منذ حوالي عام ونصف
   • لدينا مخزن كبير و اخر صغير
   • لدينا استديو صوت ووحدة مونتاج و و قاعة تدريت حركي و معمل كمبيوتر وقاعة للتواصل المجتمعي
   • موقع المؤسسة بالمقطم
   • نتعامل منذ 2007 حتي 9/2012 مع الفئات العمرية من 11 الي 15 سنة ثم بعد ذلك توجهنا للعمل مع الفئة العمرية الاكبر
   • ندعوا الي استخدام و نشر البرمجيات الحرة مفتوحة المصدر
   • متوسط اعمار الموظفين تحت ال 30 و معظمهم سيدات و فتيات
   • ندعوا الي انتاج المعرفة باللغة العربية
   • لدينا مساحة للابداع التقني
   • معظم فريق العمل متعدد المواهب و لديه القدرة علي القيام بوظائف متعددة في نفس الوقت
   • معظم العاملين بالمؤسسة من نفس الدوائر المحيطة و كانوا علي معرفة سابقة قبل العمل بالمؤسسة
   • الفريق المحوري هو متخذ القرار بالمؤسسة
   • مجلس امناء المؤسسة يتكون من 3 افراد
2. قبعةالسلبيات:
   • النقاشات تضيع وقت الافراد و تصعب القرار
   • التصميم بالرأي يعطل العمل
   • يوجد مرونة كبيرة تؤثر علي القرارات
   • عدم وجود تأمين صحي للعاملين
   • لا يوجد ربط بين المشروعات (البرامج معا)
   • عدم وجود عقود عمل لبعض العاملين
   • لا يوجد نظام للمحاسبة عادل ثابت وواضح
   • معدل التدخين كثير جدا داخل المؤسسة و عدم وجود مكان مخصص للتدخين
   • يوجد موارد كثيرة في المؤسسة غير محسن استغلالها
   • يوجد عواميد تمنع ركن السيارات امام اضف
   • باب اضف مغلق
   • لا نراعي مصلحة العاملين في اضف مع الممولين
   • عدم وجود معايير لتقييم اداء العاملين
   • يوجد مشكلة في التواصل بين الموظفين
   • لايوجد نظام لتعريف الجدد عن المؤسسة
   • لا يوجد لدينا قدرة علي المواجهه الفردية
   • عدم مشاركة الموظفين في انشطة الاخرين
   • لا يوجد نظام للترويج عن المؤسسة
   • عدم وجود استراتيجية واصفة للمؤسسة
   • عدم وجود استراتيجية واصفة لبعض الانشطة (دكة )
   • لا يوجد توصيف وظيفي واضح للافراد و معلن لباقي الافراد
   • عدم وجود استراتيجية للتمويل
   • لا يوجد تدريب للموظفين او طرق للتطوير
   • يوجد صعوبة في تقبل النقد و دفاعية
   • الاجتماعات كثيرة و الانجازات اقل
   • دور مجلس الامناء غير واضح
   • هناك مشكلة في ادوار اللجان المشكلة.
   • لا يتم الاستفادة من اصدقاء اضف بشكل مناسب
   • اختلاف المواعيد بين الموظفين يزيد من الانعزالية لدي الموظفين

1. قبعةالتفاؤل :
   • تطوير المناهج شئ جديد يراعي مصالح الطفل الفضلي
   • الوضع القادم بالتأكيد افضل
   • لو حدثت شراكة حقيقية بين البرامج سيحدث تطور كبير
   • دكة يمكن ان يكون لها مستقبل احسن خاصة خلال الفترة الاخيرة السابقة
   • مشروع شمشر يمكن ان يساعد علي تطوير المؤسسة
   • العاملين في اضف لديهم اخلاص حقيقي لوظائفهم
   • تنوع الاعاملين في اضف و خبراتهم يمكن البناء عليها لتطوير المؤسسة و المجتمع
   • قلة اعداد الموظفين افضل كثير خلال فترة البناء المؤسسي
   • يوجد مساحة للتعبير عن الرأي بحرية
   • يوجد مساحة كبيرة من الديمقراطية
   • مهما اختلفنا هناك بعض الطرق المشتركة بيننا
   • لدينا قيم نؤمن بها و نمارسها
   • لدينا القدرة علي تطوير بعضنا البعض ذاتيا
   • القضايا و الموضوعات المطروحة داخل المؤسسة مختلفة و مميزة
2. قبعةالمشاعر :
   • لدينا حماس للمرحلة القادمة لتطوير دكة
   • يوجد احساس بتأخر في التطوير يمكن ان يفقدنا الكثير
   • يوجد شعور بالعداوة نحو بعض الاشخاص او الانشطة او البرامج
   • يوجد امان بالمكان كمؤسسة
   • يوجد عقبات كثيرة و نحتاج الي التماسك اكثر
   • يوجد مشاركة و تفهم من الاخرين عند وجود ازمة
   • اضف مكان للمرح و التنافسية
   • لدينا خوف للمرحلة ما بعد اضف
   • الاحساس بالفشل و و التوجيه و الدعم في بعض الاحيان
   • اضف مساحة رائعة للتعلم بدون قيود
   • يوجد مساحة لاتخاذ القرار و الثقة بالنفس
   • لدينا احساس بالقدرة علي التغيير
   • الاحباط بين المخطط و المنفذ فعليا
3. قبعةالابداع
   • توفير اماكن مخصصة اثناء الاجتماعات بشكل عام للمدخنين
   • نتبادل اماكن العمل احيانا
   • تغيير مكان مقر اضف ليصبح اكثر قربا للجمهور و اكثر مركزية
   • يتم تنظيم الكلمة اثناء الاجتماعات و تكون محددة بوقت لكل متحدث
   • محاولة تغيين مواعيد العمل
   • تغيير اماكن الاجتماعات الدورية في اماكن مختلفة مثل الحديقة او غيرها
   • تفعيل طنجرة الخميس علي الويكي
   • تبادل المهام الوظيفية لمدة يوم شهريا لمزيد من الابداع و التشابك
   • استخدام العاب لحل المشكلات التي تواجهنا و تنفيذها اتناء اجتماع الفريق كل اسبوعين
   • عمل بوابة خشبية تفصل بين مدخل اضفو مدخل ريم
   • تطوير الية للعصف الذهني لكل مشروعات اضف و دكة
   • ايجاد نظام لتقييم اداء الموظفين ( ذاتي ، مديره ، الزملاء )
   • استخدام طرق غير تقليدية في الدعاية لدكة
   • استخدام صندوق بريد العاملين في المؤسسة
   • عمل يوم خارج المؤسسة لتنفيذ الانشطة المختلفة في المدارس و الؤسسات الاخري
   • استخدام دعاية من خلال منشورات ورقية توزع بالشوارع و الاماكن المختلفة
   • وضع استراتيجية للمهكر لزيادة فاعليته و زيادة الاقبال الجماهيري عليه
   • وضع استراتيجية تمويل لدكة و توفير مسئول تدبير اموال
   • اقامة احتفاليات للمساهمة في جمع التمويل لدكة مثل حملات التبرعات و تطبيق نظام اشتراكات لدكة
   • اعادة النظر في الرؤية و الرسالة لاضف و النظر في علاقة المشروعات الحالية بها
   • النظر في تحديد نوعية عمل اضف اذا كانت توفر مشروعات او برامج
   • وضع نظام للتدريب و تنمية مهارات العاملين
4. قبعةالمدير : و هي القبعة السادسة المتحكمة في ادارة باقي القبعات .

و بعد الانتهاء من هذا الجزء تم تحليل المؤسسة عن طريق استخدام اسلوب قض فت وتم مناقشة كل ما يمثل فرصة و تحدي خارجي لاضف و كانت كالتالي :

• التحديات :

اليوم الرابع : يوم الاربعاء 8 ابريل

الجلسة الاولي

• عرض عناصر البناء المؤسسي
• شجرة الحلول المقترحة

الجلسة الثانية:

*تابع شجرة الحلول المقترحة
*وضع الخطة التنفيذية