إرشادات إدارية و مالية لتنظيم ورشة عمل او تدريب في أضِف

مقدمة

الهدف من هذه الصفحة مشاركة عدة توصيات جديدة تم اعتمادها مؤخرا(دروس مستفادة من ورشة سابقة) ليبدأ تفعيلها من الآن وصاعدا في أي ورشة عمل او تدريب تنفذه المؤسسة وذلك لتسهيل عملية التنسيق وإعطاء مرونة و صلاحيات للمنسق / المساعد الإداري في التعامل مع المستجدات التي قد تطرأ أثناء تنفيذ التدريب / الورشة.

لضمان عملية تنسيق وتحضير سلِسة للورشة ، يجب مراعاة عدة نقاط:

1. ضرورة وضوح دور مدير المشروع القائم على تخطيط برنامج الورشة والتدريب وتحديد ومشاركة مهامه وصلاحياته لباقي فريق العمل القائم على هذا التدريب أو الورشة.
2. يتواصل مدير المشروع مع المنسق أو المساعد الإداري القائم على تنظيم وتنسيق التدريب أو ورشة العمل المطلوب عقدها بشكل مباشر ودوري طوال فترة التنسيق، ويمكن دعوة أو مشاركة المدربين الذين سيقدمون المحتوى إذا تطلب الأمر او إذا كان هناك تعليمات او متطلبات خاصة يجب على المنسق توفيرها في الورشة أو التدريب.
3. مشاركة برنامج التدريب او ورشة العمل مع المنسق أو المساعد الإداري قبل تاريخ التدريب أو الورشة بوقت كافي ( 7 أيام عمل على الأقل) لإعطاء مساحة وقت مناسبة لترتيب الحجوزات والأمور اللوجيستية اللازمة.
4. مشاركة قائمة الأدوات المكتبية والمعدات التقنية اللازمة للتدريب أو الورشة مع المنسق /المساعد الإداري قبل بدء التدريب/ الورشة ب 5 أيام عمل على الأقل لضمان توفير كل الاحتياجات المطلوبة.

أمور تمت الموافقة عليها عند تخطيط وتصميم تدريب او ورشة عمل

1- الجزء الإداري:

1. تخصيص يوم أو نصف يوم ترفيهي للمشاركين في برنامج أي ورشة أو تدريب تقام خارج مقر دِكة أضِف لفترة متواصلة أكثر من 3 أيام وتخصيص مبلغ مالي لها في الميزانية. ( بواقع نصف يوم ترفيهي لبرنامج مدته 3-5 أيام ويوم كامل ترفيهي لبرنامج مدته 7-10 أيام).

1. ضرورة تحضير وتوفير الأدوات المكتبية الأساسية عند التحضير لأي ورشة او تدريب بالإضافة إلى الأدوات والمتطلبات الإضافية التي قد يطلبها المدرب أو الميسر للورشة أو التدريب حسب طبيعة الورشة أو التدريب. (مرفق نسخة من القائمة الأساسية للأدوات المكتبية)

1. ضرورة تحضير و توفير شنطة الإسعافات الأولية و قائمة الأدوية عند التحضير لأي ورشة او تدريب. ( مرفق نسخة من القائمة الأدوية والإسعافات الأولية)

2- الجزء المالي:'

1. إضافة بند مالي مخصص للطوارئ في ميزانية أي ورشة أو تدريب ويجب ان يُقَدر بمبلغ كبير نسبيا لاستخدامه في الحالات الطارئة ( مثال: حالات مرضية، عطل في أي من أجهزة مستخدمة في الورشة، اضطرار تغيير أي بند في الخطة أثناء تنفيذ الورشة او التدريب او الفعالية)

1. إضافة بند مالي مناسب/ معقول خاص بالمصروفات الأخرى / النثريات يمكن للمنسق أو المسئول اللوجيستي التصرف منه وشراء مستلزمات واحتياجات أو دفع أى مصروفات إضافية لم تكن متضمنة في الميزانية قد تطرأ خلال تنفيذ الورشة.

1. يٌفضل توفير سيارة خاصة (يمكن أن تكون السيارة الشخصية لأحد أفراد المؤسسة أو المشاركين من الموظفين) لتكون متاحة عند الحاجة خلال الورشة لتلبية أي وتتحمل المؤسسة تكلفة البنزين.