إرشادات إدارية و مالية لتنظيم ورشة عمل او تدريب في أضِف

مقدمة

الهدف من هذه الصفحة مشاركة عدة توصيات جديدة تم اعتمادها مؤخرا(دروس مستفادة من ورشة سابقة) ليبدأ تفعيلها من الآن وصاعدا في أي ورشة عمل او تدريب تنفذه المؤسسة وذلك لتسهيل عملية التنسيق وإعطاء مرونة و صلاحيات للمنسق / المساعد الإداري في التعامل مع المستجدات التي قد تطرأ أثناء تنفيذ التدريب / الورشة.

لضمان عملية تنسيق وتحضير سلِسة للورشة ، يجب مراعاة عدة نقاط:

1. ضرورة وضوح دور مدير المشروع القائم على تخطيط برنامج الورشة والتدريب وتحديد ومشاركة مهامه وصلاحياته لباقي فريق العمل القائم على هذا التدريب أو الورشة.
2. يتواصل مدير المشروع مع المنسق أو المساعد الإداري القائم على تنظيم وتنسيق التدريب أو ورشة العمل المطلوب عقدها بشكل مباشر ودوري طوال فترة التنسيق، ويمكن دعوة أو مشاركة المدربين الذين سيقدمون المحتوى إذا تطلب الأمر او إذا كان هناك تعليمات او متطلبات خاصة يجب على المنسق توفيرها في الورشة أو التدريب.
3. مشاركة برنامج التدريب او ورشة العمل مع المنسق أو المساعد الإداري قبل تاريخ التدريب أو الورشة بوقت كافي ( 7 أيام عمل على الأقل) لإعطاء مساحة وقت مناسبة لترتيب الحجوزات والأمور اللوجيستية اللازمة.
4. مشاركة قائمة الأدوات المكتبية والمعدات التقنية اللازمة للتدريب أو الورشة مع المنسق /المساعد الإداري قبل بدء التدريب/ الورشة ب 5 أيام عمل على الأقل لضمان توفير كل الاحتياجات المطلوبة.

أمور تمت الموافقة عليها عند تخطيط وتصميم تدريب او ورشة عمل

1- الجزء الإداري:

• تخصيص يوم أو نصف يوم ترفيهي للمشاركين في برنامج أي ورشة أو تدريب تقام خارج مقر دِكة أضِف لفترة متواصلة أكثر من 3 أيام وتخصيص مبلغ مالي لها في الميزانية. ( بواقع نصف يوم ترفيهي لبرنامج مدته 3-5 أيام ويوم كامل ترفيهي لبرنامج مدته 7-10 أيام).

• ضرورة عمل جدول حضور وغياب للمشاركين في الورشة أو التدريب يقوم بملئها بأسماء الحاضرين يوميا من جانب الإداري أو المنسق المسئول.

• ضرورة تحضير وتوفير الأدوات المكتبية الأساسية عند التحضير لأي ورشة او تدريب بالإضافة إلى الأدوات والمتطلبات الإضافية التي قد يطلبها المدرب أو الميسر للورشة أو التدريب حسب طبيعة الورشة أو التدريب. ( نسخة من القائمة الأساسية للأدوات المكتبية متاحة أسفله)

• ضرورة تحضير و توفير شنطة الإسعافات الأولية و قائمة الأدوية عند التحضير لأي ورشة او تدريب. ( نسخة من القائمة الأدوية والإسعافات الأولية متاحة اسفله)

2- الجزء المالي:'

• إضافة بند مالي مخصص للطوارئ في ميزانية أي ورشة أو تدريب ويجب ان يُقَدر بمبلغ كبير نسبيا لاستخدامه في الحالات الطارئة ( مثال: حالات مرضية، عطل في أي من أجهزة مستخدمة في الورشة، اضطرار تغيير أي بند في الخطة أثناء تنفيذ الورشة او التدريب او الفعالية)

• إضافة بند مالي مناسب/ معقول خاص بالمصروفات الأخرى / النثريات يمكن للمنسق أو المسئول اللوجيستي التصرف منه وشراء مستلزمات واحتياجات أو دفع أى مصروفات إضافية لم تكن متضمنة في الميزانية قد تطرأ خلال تنفيذ الورشة.

• يٌفضل توفير سيارة خاصة (يمكن أن تكون السيارة الشخصية لأحد أفراد المؤسسة أو المشاركين من الموظفين) لتكون متاحة عند الحاجة خلال الورشة لتلبية أي وتتحمل المؤسسة تكلفة البنزين.

قائمة الأدوات المكتبية	العدد
أقلام جاف
أقلام رصاص
أقلام white board
برايات
استيكة
مسطرة
سلوتيب كبير وصغير
بلوتيك blue tech
ستيكي نوت sticky note
أوراق A4 للطباعة
مقصات
دباسة و دبابيس
خرامة
مشابك الورق (احجام مختلفة)
أوراق A4 ملونة
صمغ UHU
بلوك نوت
ملفات U shape - L shape
flip charts
مشتركات كهربا و محولات مختلفة الأنواع

قائمة الإسعافات الأولية	العدد
بلاستر جروح
ترمومتر
شاش طبي
بتادين
مطهر معوي (انتينال - فلاجيل)
خافض للحرارة
مسكن للصداع
أدوية برد
كلاريتين للحساسية
كلاميل للحساسية
أدوية للحموضة (فوار - أقراص مضغ - استحلاب)
كريم واقي للشمس
اوف للحشرات
قطن
رباط ضاغط