بيروقراطيون، staff، إداريون
4٬904
تعديل
تغييرات
من ويكي أضِف
لا يوجد ملخص تحرير
اللائحة المالية
اللائحة المالية لمؤسسة التعبير الرقمي العربي
لمؤسسة التعبير الرقمي العربي
==الفصل الأول : أحكام عامة==
==الفصل الأول : أحكام عامة==
'''الهدف من اللائحة:'''
'''الهدف من اللائحة'''
تهدف هذه اللائحة إلى بيان القواعد الأساسية للنظام المالي التي يراعي إتباعها.
تهدف هذه اللائحة إلى بيان القواعد الأساسية للنظام المالي التي يراعي إتباعها.
=== تعريفات ===
تكون للمصطلحات التالية والمستخدمة ضمن هذه اللائحة المعاني المبينة بجانبها وفقا لما يقتض السياق :
تكون المصطلحات التالية والمستخدمة ضمن هذه اللائحة المعاني المبينة بجانبها وفقا لما يقتض السياق خلال ذلك :
المدير التنفيذي : مدير عام المؤسسة
; المؤسسة : مؤسسة التعبير الرقمي العربي
; المجلس : رئيس مجلس الأمناء وأمين الصندوق وسكرتير المؤسسة
المدير المـالي : المسئول المالي عن كافة الأعمال المالية والمحاسبية لدى المؤسسة.
; [[إدارة:المدير التنفيذي|المدير التنفيذي]] : مدير عام المؤسسة
; [[إدارة:المدير المالي|المدير المالي]] : المسئول المالي عن كافة الأعمال المالية والمحاسبية لدى المؤسسة.
الإدارة الماليـة : إدارة الشئون المالية للمؤسسة
; [[إدارة:الشؤون المالية و الإدارية|الإدارة المالية]] : إدارة الشئون المالية للمؤسسة
=== اعتماد اللائحة ===
تعتمد هذه اللائحة من قبل مجلس الامناء للمؤسسة بعد موافقة العاملين بالمؤسسة عليها ولا يجوز تعديل أو تغيير أي مادة أو فقرة فيها إلا بموجب قرار صادر عن المجلس ،وفي حالة صدور أية تعديلات ينبغي تعميمها على كل من يهمه الأمر قبل بدء سريانها بأسبوع علي الأقل .
تعتمد هذه اللائحة من قبل مجلس الامناء للمؤسسة بعد موافقة العاملين بالمؤسسة عليها ولا يجوز تعديل أو تغيير أي مادة أو فقرة فيها إلا بموجب قرار صادر عن المجلس ،وفي حالة صدور أية تعديلات ينبغي تعميمها على كل من يهمه الأمر قبل بدء سريانها بأسبوع علي الأقل .
=== تطبيق اللائحة ===
تسرى احكام هذة اللائحة على كافة المعاملات المالية للمؤسسة وكل ما من شأنه المحافظة على حقوقها و ممتلكاتها, كما تنظم قواعد الصرف و التحصيل و سلطات الاعتماد .
تسرى احكام هذة اللائحة على كافة المعاملات المالية للمؤسسة وكل ما من شأنه المحافظة على حقوقها و ممتلكاتها, كما تنظم قواعد الصرف و التحصيل و سلطات الاعتماد .
== الفصل الثانى : السياسات المالية والمحاسبية ==
==الفصل الثانى : السياسات المالية والمحاسبية==
===الأسس المحاسبية===
===الأسس المحاسبية===
أولا : السنة المالية للمؤسسة :
==== أولا: السنة المالية للمؤسسة ====
السنة المالية للمؤسسة اثنتا عشر شهراً ميلاديا تبدأ في اليوم الأول من شهر يناير وتنتهي في اليوم الأخير من شهر ديسمبر من ذات العام. بموجب قانون المؤسسات والجمعيات المنظم لعمل الجمعيات الاهلية
السنة المالية للمؤسسة اثنتا عشر شهراً ميلاديا تبدأ في اليوم الأول من شهر يناير وتنتهي في اليوم الأخير من شهر ديسمبر من ذات العام. بموجب قانون المؤسسات والجمعيات المنظم لعمل الجمعيات الاهلية
==== ثانيا : التسجيل المحاسبي ===
ثانيا : التسجيل المحاسبي:
* يتم تسجيل أصول وخصوم المؤسسة على أساس التكلفة التاريخية وقيد الإيرادات وفقاً لمبدأ الأساس النقدى والنفقات وفقاً لمبدأ الاستحقاق.
* يتم تسجيل أصول وخصوم المؤسسة على أساس التكلفة التاريخية وقيد الإيرادات وفقاً لمبدأ الأساس النقدى والنفقات وفقاً لمبدأ الاستحقاق.
* تسجل حسابات المؤسسة وفقاً لطريقة القيد المزدوج في ضوء القواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها.
* تسجل حسابات المؤسسة وفقاً لطريقة القيد المزدوج في ضوء القواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها.
* تفتح حسابات المؤسسة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات.
* تفتح حسابات المؤسسة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات.
* يتم تسجيل القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من الأشخاص أصحاب صلاحيات الاعتماد.
* يتم تسجيل القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من الأشخاص أصحاب صلاحيات الاعتماد.
* وتتم الإجراءات المحاسبية لعمليات المؤسسة باستخدام الحاسب الآلي في المقر الرئيسي للمؤسسة.
* وتتم الإجراءات المحاسبية لعمليات المؤسسة باستخدام الكمبيوتر في مقر المؤسسة بالمقطم
* تقوم المؤسسة بحفظ السندات والسجلات المحاسبية لمدة 5 سنوات على الاقل بعد انتهاء السنة المالية ويقتصر استخدامها على من هم معنيون بهذا. أو لمدة أطول طبقا لشروط كل مشروع
* تقوم المؤسسة بحفظ السندات والسجلات المحاسبية لمدة 5 سنوات على الاقل بعد انتهاء السنة المالية ويقتصر استخدامها على من هم معنيون بهذا. أو لمدة أطول طبقا لشروط كل مشروع
ثالثا : الأصـــــــــــــول الثابتة:
==== ثالثا: الأصول الثابتة ====
* تسجل الأصول الثابتة في الدفتر الخاص بالأصول الثابتة بتكلفتها التاريخية متضمنة كافة التكاليف اللازمة المتكبدة لجعل الأصل صالحاً للتشغيل.
* تسجل الأصول الثابتة في الدفتر الخاص بالأصول الثابتة بتكلفتها التاريخية متضمنة كافة التكاليف اللازمة المتكبدة لجعل الأصل صالحاً للتشغيل.
* تظهر الأصول الثابتة بالقوائم المالية بتكلفتها التاريخية مخصوماً منها مجمع الإهلاك المتراكم.
* تظهر الأصول الثابتة بالقوائم المالية بتكلفتها التاريخية مخصوماً منها مجمع الإهلاك المتراكم.
رابعا : العملات الأجنبية :
==== رابعا: العملات الأجنبية ====
* يتم تقييم المعاملات التي تتم بالعملات الأجنبية إلى الجنيه المصرى وفقاً لأسعار الصرف السائدة بتاريخ إجراء المعاملات المالية, كما تحول الأصول والخصوم المسجلة بالعملات الأجنبية إلى الجنيه المصرى في تاريخ إعداد المركز المالي وفقاً لأسعار الصرف السائدة في نهاية السنة المالية, وتسجل فروق التحويل في حساب فروق تقييم العملة في قائمة الدخل .
* يتم تقييم المعاملات التي تتم بالعملات الأجنبية إلى الجنيه المصرى وفقاً لأسعار الصرف السائدة بتاريخ إجراء المعاملات المالية, كما تحول الأصول والخصوم المسجلة بالعملات الأجنبية إلى الجنيه المصرى في تاريخ إعداد المركز المالي وفقاً لأسعار الصرف السائدة في نهاية السنة المالية, وتسجل فروق التحويل في حساب فروق تقييم العملة في قائمة الدخل .
==== خامسا: مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات ====
خامسا : مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات :
* يتم احتساب مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات للعاملين إن وجد طبقاً للوائح والقوانين المعمول بها داخل المؤسسة, والتي يجب أن لا تتعارض مع أنظمة العمل والعمال الواردة بقانون العمل المصرى.
* يتم احتساب مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات للعاملين إن وجد طبقاً للوائح والقوانين المعمول بها داخل المؤسسة, والتي يجب أن لا تتعارض مع أنظمة العمل والعمال الواردة بقانون العمل المصرى.
سادسا : القوائم المالية:
==== سادسا: القوائم المالية ====
* يتم إعداد القوائم المالية للمؤسسة وفقاً لمعايير المحاسبة المصرية والمعمول بها في جمهورية مصر العربية.
* يتم إعداد القوائم المالية للمؤسسة وفقاً لمعايير المحاسبة المصرية والمعمول بها في جمهورية مصر العربية.
==== سابعا ====
يصدر مجلس الامناء للمؤسسة نشرات بالتوقيعات المعتمدة تتضمن على الاقل ما يلى :
يصدر مجلس الامناء للمؤسسة نشرات بالتوقيعات المعتمدة تتضمن على الاقل ما يلى :
===الادارة المــاليــة===
===الادارة المالية===
==== أولا: الهيكل التنظيمى للادارة المالية ====
#المدير المالى
# المدير المالى
#المحــاسب/
# المحاسب
#أمين الخزينة
# أمين الصندوق
'''التوصيف الوظيفي'''
'''التوصيف الوظيفي'''
1- المدير المالى :
1- المدير المالى :
* يقوم بالإشراف علي تنفيذ الانظمة المالية التالية بالاشتراك مع المدير التنفيذي و مباشرة تنفيذها وله ان يستعين فى ذلك بخبرة الاجهزة الفنية او المكاتب الاستشارية المتخصصة المعينة من قبل المكتب التنفيذى اذا لزم الامر .
* يقوم بالإشراف علي تنفيذ الانظمة المالية بالاشتراك مع المدير التنفيذي و مباشرة تنفيذها وله ان يستعين فى ذلك بخبرة الاجهزة الفنية او الاستشاريين أو مديري المشروعات اذا لزم الامر .
* الموازنة التخطيطية للمؤسسة.
* اعداد الموازنة التخطيطية للمؤسسة.
* نظام الرقابة الداخلية بما يتضمنة من نظم الضبط الداخلى
* نظام الرقابة الداخلية بما يتضمنة من نظم الضبط الداخلى
* النظام المحاسبى المالى بما فى ذلك:
* النظام المحاسبى المالى بما فى ذلك:
* المجموعة الدفترية الواجب امساكها على ان يتضمن على الاقل الدفاتر و السجلات التى نصت عليهاالقوانين السارية على الوجوب امساكها.
* المجموعة الدفترية الواجب امساكها على ان يتضمن على الاقل الدفاتر و السجلات التى نصت عليهاالقوانين السارية الواجب امساكها.
* تنسيق الأعمال المالية وأعمال الحسابات علي مستوي جميع فروع المؤسسة.
* تنسيق الأعمال المالية وأعمال الحسابات علي مستوي جميع مشروعات المؤسسة.
* التقارير المالية الدورية
* التقارير المالية الدورية.
* الاشراف على نظام الحسابات المالية الآلي بالمؤسسة.
* الاشراف على نظام الحسابات المالية الآلي بالمؤسسة.
* نظم التكاليف التى تناسب طبيعة عمل المؤسسة. ويصدر بهذه النظم قرارات من مجلس الامناء للمؤسسة و تعتبر مكملة لهذة اللائحة .
* نظم التكاليف التى تناسب طبيعة عمل المؤسسة. ويصدر بهذه النظم قرارات من مجلس الامناء للمؤسسة.
* تنفيذ و مراقبة احكام اللائحة المالية و القرارات التنفيذية لها .
* تنفيذ و مراقبة احكام اللائحة المالية و القرارات التنفيذية لها .
* اتخاذ اجراءات الجرد السنوى للخزائن الرئيسية و الفرعية فى موعده ، وكذلك اجراء الجرد المفاجئ بين وقت و اخر، وله سلطة تفويض من يباشر اجراء الجرد نيابة عنه دون ان يخل ذلك بمسئوليته. حيث يجرى في نهاية كل فترة اجراء جرد فعلي للنقدية بالصندوق ومطابقة الرصيد الفعلي على الرصيد الدقتري وفى حالة ظهور فرق بالعجز او الزيادة يرفع الامر فورا من قبل المدير المالى الى المدير النفيذي لاتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد المسئولية.
* اتخاذ اجراءات الجرد السنوى للخزائن الرئيسية و الفرعية فى موعده ، وكذلك اجراء الجرد المفاجئ بين وقت و اخر، وله سلطة تفويض من يباشر اجراء الجرد نيابة عنه دون ان يخل ذلك بمسئوليته. حيث يجرى في نهاية كل فترة اجراء جرد فعلي للنقدية بالصندوق ومطابقة الرصيد الفعلي على الرصيد الدقتري وفى حالة ظهور فرق بالعجز او الزيادة يرفع الامر فورا من قبل المدير المالى الى المدير النفيذي لاتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد المسئولية.
* اجراء الجرد النصف سنوى لكافة الاصول الثابتة للمؤسسة و مطابقتها على سجلات الاصول الثابتة للمؤسسة .
* اجراء الجرد النصف سنوى لكافة الاصول الثابتة للمؤسسة و مطابقتها على سجلات الاصول الثابتة للمؤسسة .
2- المحـاسب:
2- المحاسب:
يقوم باستلام كلاً من :
يقوم باستلام كلاً من :
* اذونات الصرف و الإضافة من الخزينة .
* اذونات الصرف و الإضافة من الصندوق.
* نموذج الأجور و المرتبات للمراجعة و التسجيل من قبل المدير الادارى .
* تسويات العهد المؤقتة والمستديمة.
* نموذج الأجور و المرتبات للمراجعة و التسجيل من قبل المدير المالي.
* أي مستندات أخرى متعلقة بالحسابات من أى جهة أخرى .
* أي مستندات أخرى متعلقة بالحسابات من أى جهة أخرى .
* ميزانيات المشاريع والبرامج
* ميزانيات المشاريع والبرامج
يقوم بعمل الأتى :
يقوم بعمل الأتى :
* مراجعة الإشعارات المقدمة من الخزينة.
* مراجعة الإشعارات المقدمة من الصندوق.
* مراجعة حركة البنك من خلال التسوية البنكية .
* مراجعة حركة البنك من خلال التسوية البنكية .
* عمل قيد يومية لإثبات جميع العمليات بداخلة .
* عمل قيد يومية لإثبات جميع العمليات بداخلة .
* تسجيل قيد اليومية في الأستاذ المساعد .
* تسجيل قيد اليومية في الأستاذ المساعد .
* عمل ميزان مراجعة مبدئي و عرضه على المدير المالى .
* عمل ميزان مراجعة مبدئي و عرضه على المدير المالى .
* الاشتراك في ادخال كافة البيانات المتعلقة بما سبق على الحاسب الآلي بالمؤسسة.
* الاشتراك في ادخال كافة البيانات المتعلقة بما سبق على الكمبيوتر بالمؤسسة.
* اعداد التقارير المالية للمشاريع والبرامج
* اعداد التقارير المالية للمشاريع والبرامج
3- أمين الخزينة
3- أمين الصندوق
* يقوم باستلام طلب صرف نقدية موقع من المدير المالي .
* يقوم باستلام طلب صرف نقدية معتمد من المدير المالي أو المدير التنفيذي.
* يقوم بإصدار نوعين من الايصالات و تكون مكونه من " أصل + صورتين "
* يقوم بإصدار نوعين من الايصالات و تكون مكونه من " أصل + صورتين "
-إيصال صرف نقدية " عهدة "
-إيصال صرف نقدية " عهدة "
و ذلك لحين التسوية ويقوم بإعطاء إدارة الحسابات إحدى صور هذا الايصال مع المرفقات الدالة على الصرف.
و ذلك لحين التسوية ويقوم بإعطاء إدارة الحسابات إحدى صور هذا الايصال مع المرفقات الدالة على الصرف.
-ايصال استلام نقدية :
-ايصال استلام نقدية :
يصدره أمين الخزينة عن استلام نقدية و إيداعها داخل الخزينة و يقوم بإعطاء إدارة الحسابات إحدى صور هذا الايصال مع المرفقات الدالة على الإضافة .
يصدره أمين الصندوق عن استلام نقدية و إيداعها داخل الصندوق و يقوم بإعطاء إدارة الحسابات إحدى صور هذا الايصال مع المرفقات الدالة على الإضافة .
* القيام بعمل جرد يومى على رصيد الخزينة و تقديمه إلى إدارة الحسابات لمعرفة رصيد الخزينة ومطابقته مع الرصيد الدفتري.
* القيام بعمل جرد يومى على رصيد الخزينة و تقديمه إلى إدارة الحسابات لمعرفة رصيد الخزينة ومطابقته مع الرصيد الدفتري.
* الترحيل الى حسابات دفتر الاستاذ (يسجل به التغيرات في كل بند من الاصول والخصوم وحقوق الملكية)
* الترحيل الى حسابات دفتر الاستاذ (يسجل به التغيرات في كل بند من الاصول والخصوم وحقوق الملكية)
* اعداد ميزان المراجعة
* اعداد ميزان المراجعة
* اعداد القوائم المالية والتقارير
* اعداد القوائم المالية والتقارير الختامية
'''الـمجموعة الدفتريـــة :'''
'''المجموعة الدفترية :'''
* اليومية الأمريكية .
* اليومية الأمريكية .
* الأستاذ المساعد .
* الأستاذ المساعد .
(ب)- الأستاذ المساعد
(ب)- الأستاذ المساعد
عبارة عن دفتر يتكون من 3 خانـة فيما عدا " المصروفات " 17 خانـة والهدف إثبات حركة كل حساب على حدا مع التحليلات المطلوبة لكل حساب ( بنك / خزينة / المصروفات / الايرادات / الاصول ) .
عبارة عن دفتر يتكون من 3 خانة فيما عدا " المصروفات " 17 خانة والهدف إثبات حركة كل حساب على حدا مع التحليلات المطلوبة لكل حساب ( بنك / صندوق / المصروفات / الايرادات / الاصول ) .
2- الدورة المستندية للمقبوضات والمدفوعات
2- الدورة المستندية للمقبوضات والمدفوعات
* قيـد اليوميــة .
* قيد اليومية .
* طلب صرف نقدية / مذكرة صرف شيك .
* طلب صرف نقدية / مذكرة صرف شيك .
* طلب عهدة .
* طلب عهدة .
* ايصال صرف نقدية / شيك.
* ايصال صرف نقدية / شيك.
* إيصال استلام نقدية / شيك .
* إيصال استلام نقدية / شيك .
* التسجيل فى الدفـاتر المساعدة و القانونيـة .
* التسجيل فى الدفاتر المساعدة و القانونية .
* التسوية البنكية .
* التسوية البنكية .
'''الهدف :'''
'''الهدف :'''
تستهدف هذه اللائحة تحقيق اكفأ استغلال للموارد المتاحة للمؤسسة ودعم الشفافية والاجراءات الإدارية المثلي وتشجيع المنافسة وذلك من أجل إنجاز المشتريات اللازمة من سلع وخدمات لعمل المؤسسة بوجه عام بأعلى جودة وأقل سعر في حدود الوقت المتاح.
تستهدف هذه اللائحة تحقيق اكفأ استغلال للموارد المتاحة للمؤسسة ودعم الشفافية والاجراءات الإدارية المثلي وذلك من أجل إنجاز المشتريات اللازمة من سلع وخدمات لعمل المؤسسة بوجه عام بأعلى جودة وأقل سعر في حدود الوقت المتاح.
وفي العادة ترتب الأوليات كالتالي: الجودة، السعر، موعد التسليم، طريقة الدفع، الخ. ولكن في بعض الحالات يمكن للمؤسسة تغيير من ترتيب الأوليات السابقة حسب احتياجها للسلعة او الخدمة المطلوب شرائها وقيود الوقت.
وفي العادة ترتب الأولويات كالتالي: الجودة، السعر، موعد التسليم، طريقة الدفع، الخ. ولكن في بعض الحالات يمكن للمؤسسة تغيير ترتيب الأولويات السابقة حسب احتياجها للسلعة او الخدمة المطلوب شرائها وقيود الوقت.
'''صلاحيات الشراء:'''
'''صلاحيات الشراء:'''
يتم الموافقة على عملية الشراء مسبقاً ضمن حدود الصلاحيات التي حددها واعتمدها المدير التنفيذي، كما هو بالجدول التالي (تعني مشتريات سلع او خدمات او استشارات فنية محددة المدة من شركات).
يتم الموافقة على عملية الشراء مسبقاً ضمن حدود الصلاحيات التي حددها واعتمدها المدير التنفيذي، كما هو بالجدول التالي (تعني مشتريات سلع او خدمات او استشارات فنية محددة المدة من شركات).
وتقسم المشتريات طبقا لحجمها وطبيعة تكرارها وصلاحيات الموافقة كما يلي:
وتقسم المشتريات طبقا لحجمها وطبيعة تكرارها وصلاحيات الموافقة كما يلي:
* مشتريات روتينية متكررة قيمتها اقل من 5000 جنيه لاستخدام المؤسسة بصفة عامة (ادوات كتابية، مستلزمات مكتبية، صيانات دورية،.... الخ) تتم وفقا لإجراءات صندوق المصاريف النثرية وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية
* مشتريات روتينية متكررة قيمتها اقل من 5000 جنيه لاستخدام المؤسسة بصفة عامة (ادوات كتابية، مستلزمات مكتبية، صيانات دورية،.... الخ) تتم وفقا لإجراءات صندوق المصاريف النثرية وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية.
* مشتريات روتينية متكررة تزيد قيمتها عن 5000 جنيه (تذاكر طيران/حجز فنادق/ مطبوعات / ترجمة) ولا تزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه تتم عن طريق الموردين او مقدمين خدمة معتمدين.وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات مع مدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية ومدير الوحدة المعنية
* مشتريات غير روتينية قيمتها اقل من 5000 جنيه لاستخدام المؤسسة بصفة عامة أو لمشاريع بالمؤسسة (ادوات كتابية، مستلزمات مكتبية، صيانات دورية،.... الخ) وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية
* مشتريات غير روتينية وتزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه عن طريق عروض اسعار ومقارنة فنية من سجل الموردين وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات والمدير التنفيذي ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية ومدير الوحدة المعنية
* مشتريات روتينية متكررة تزيد قيمتها عن 5000 جنيه (تذاكر طيران/حجز فنادق/ مطبوعات / ترجمة) ولا تزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه تتم عن طريق الموردين او مقدمين خدمة معتمدين.وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات مع مدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية.
* مشتريات غير روتينية وتزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه عن طريق عروض اسعار ومقارنة فنية من سجل الموردين وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات والمدير التنفيذي ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية.
* مشتريات غير روتينية وتزيد قيمتها عن خمسين الف جنيه عن طريق عروض اسعار ومقارنة فنية من سجل الموردين وموردين خارجيين وصلاحية الموافقة عليها خاضع للجنة المشتريات (والتي تتكون من مدير الوحدة الطالبة للمشتريات والمدير التنفيذي أو أحد مساعديه والمدير الفني) ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية.
'''عملية الشراء :'''
'''عملية الشراء :'''
* يتم تحضير طلب شراء داخلي Purchase Request لجميع المشتريات غير الروتينية والتي لا تزيد قيمتها عن 5000 جنيه مصري.
* يتم تحضير طلب شراء داخلي لجميع المشتريات غير الروتينية.
* يتم تحضير طلب الشراء من قِبل الوحدة التي تحتاج المشتريات، ويتم اعتماد طلب الشراء من قبل مدير الوحدة.
* يتم تحضير طلب الشراء من قِبل الوحدة التي تحتاج المشتريات، ويتم اعتماد طلب الشراء من قبل مدير الوحدة.
* يرسل طلب الشراء الى مدير وحدة الادارة المالية والادارية للتأكد من وجود موازنة في للمشتريات المطلوبة.
* يرسل طلب الشراء الى مدير وحدة الادارة المالية والادارية للتأكد من وجود موازنة في للمشتريات المطلوبة.
* يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات.
* يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات.
* يتم تحديد المواصفات الفنية للسلعة او الخدمة المطلوبة بالتفصيل في طلب الشراء وكذا في طلب الاسعار من الموردين او المناقصة. ويعتمد مدير الوحدة الذي يحتاج للمشتريات هذه المواصفات والشروط.
* يتم تحديد المواصفات الفنية للسلعة او الخدمة المطلوبة بالتفصيل في طلب الشراء وكذا في طلب الاسعار من الموردين. ويعتمد مدير الوحدة الذي يحتاج للمشتريات هذه المواصفات والشروط.
* تتم عملية طلب أسعار تشمل المواصفات الفنية وشروط التوريد، ويتم استلام العروض، فتحها، اختيار المورد وفقا لجدول صلاحيات الشراء على الا تقل عدد العروض عن ثلاثة ولا يستثنى من هذا سوى بسبب طارئ او احتياج عاجل وبموافقة المدير التنفيذي.
* تتم عملية طلب أسعار تشمل المواصفات الفنية وشروط التوريد، ويتم استلام العروض، فتحها، اختيار المورد وفقا لجدول صلاحيات الشراء على الا تقل عدد العروض عن ثلاثة ولا يستثنى من هذا سوى بسبب طارئ او احتياج عاجل وبموافقة المدير التنفيذي.
* يتم تحديد المورد المختار واسباب اختياره كتابة مع توقيع الطرف المخول صلاحية الشراء. وفي حالة اجتماع لجنة المشتريات من اجل الاوامر التي تزيد قيمتها عن خمسين الف جنيه يجب اعداد وتوقيع محضر الاجتماع وقرارات اللجنة التي يجب ان يحضرها شخصان اثنان على الأقل.
* يتم تحديد المورد المختار واسباب اختياره كتابة مع توقيع الطرف المخول صلاحية الشراء.
* يتم تحضير أمر شراء Purchase Order وارسال أمر الشراء الى المورد الذي تم اعتماده، ويجب ان يحتوي امر الشراء على كمية ونوع ومواصفات المشتريات، مع جدول زمني محدد لتوريد المواد أو تقديم الخدمات الى المؤسسة.
* يتم تحضير أمر شراء وارساله الى المورد الذي تم اعتماده، ويجب ان يحتوي امر الشراء على كمية ونوع ومواصفات المشتريات، مع جدول زمني محدد لتوريد المواد أو تقديم الخدمات الى المؤسسة.
* يتكون أمر الشراء من ثلاث نسخ، نسخة الى المورد ونسخة الى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات، ونسخة الى الادارة المالية والادارية.
* يتكون أمر الشراء من ثلاث نسخ، نسخة الى المورد ونسخة الى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات، ونسخة الى الادارة المالية والادارية.
* عند استلام المشتريات، يجب استلام فاتورة ضريبية رسمية من المورد (اكثر من 300 جنيه) ومقارنتها مع أمر الشراء وذلك من حيث الكمية والنوعية والسعر وتاريخ التسليم، وذلك لاستكمال عملية الدفع، ويتم توثيق هذه العملية بواسطة الادارة المالية والادارية.
* عند استلام المشتريات، يجب استلام فاتورة ضريبية رسمية من المورد (اكثر من 300 جنيه) ومقارنتها مع أمر الشراء وذلك من حيث الكمية والنوعية والسعر وتاريخ التسليم، وذلك لاستكمال عملية الدفع، ويتم توثيق هذه العملية بواسطة الادارة المالية والادارية.
'''سجل الموردين :'''
'''سجل الموردين :'''
يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن اسماء موردين المشتريات او مقدمين الخدمات يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء، أو الحاجة الى خدمة، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير التنفيذي أو مساعديه، ومدير الادارة المالية والادارية، على ان يجدد تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف اسماء الموردين على الاقل سنويا.
يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن اسماء موردي المشتريات او مقدمي الخدمات يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء، أو الحاجة الى خدمة، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير التنفيذي أو مساعديه، ومدير الادارة المالية والادارية، على ان يجدد تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف اسماء الموردين على الاقل سنويا.
'''لجنة المشتريات :'''
'''لجنة المشتريات :'''
يتم تشكيل لجنة مشتريات بقرار من المدير المالي. تتكون هذه اللجنة من ثلاثة أعضاء يكون المدير التنفيذي او احد مساعديه أحد أعضائها. يتم تغيير أعضاء هذه اللجنة كل سنة، ويكون من مهامها دراسة شراء مشتريات او خدمات تزيد قيمتها عن خمسين الف جنيه، او بيع اي اصول تملكها المؤسسة للخارج.
يتم تشكيل لجنة مشتريات -ان لزم الأمر- بقرار من المدير المالي. تتكون هذه اللجنة من ثلاثة أعضاء يكون المدير التنفيذي او احد مساعديه أحد أعضائها والمدير الفني للمؤسسة ومدير الوحدة الطالبة. يتم تغيير أعضاء هذه اللجنة كل سنة، ويكون من مهامها دراسة شراء مشتريات او خدمات تزيد قيمتها عن خمسين الف جنيه، او بيع اي اصول تملكها المؤسسة للخارج.
==الفصل الرابع : السفر==
==الفصل الرابع : السفر==
'''مقدمة :'''
'''مقدمة :'''
يجب أن يكون السفر وفقا لسياسات موضوعة وضروريا لتحقيق أهداف المؤسسة علي انه في جميع الحالات يجب الحصول علي موافقة مسبقة قبل القيام بالسفر بتقديم نموذج طلب سفر والموافقة علية.
يجب أن يكون السفر وفقا لسياسات موضوعة وضروريا لتحقيق أهداف المؤسسة علي انه في جميع الحالات يجب الحصول علي موافقة مسبقة قبل القيام بالسفر بتقديم نموذج طلب سفر والموافقة علية من الرئيس المباشر والمدير التنفيذي للمؤسسة.
إجراءات السفر داخل الجمهورية وخارج الجمهورية:
'''إجراءات السفر داخل الجمهورية وخارج الجمهورية:'''
تسرى إجراءات السفر داخل الجمهورية علي السفر خارج الجمهورية مع مراعاة الزيادة في النفقات والانتقالات والبدلات
تسرى إجراءات السفر داخل الجمهورية علي السفر خارج الجمهورية مع مراعاة الزيادة في النفقات والانتقالات والبدلات
* المستندات المؤيدة للسفر قبل السفر هى طلب سفر معتمد او مأمورية
* المستندات المؤيدة للسفر قبل السفر هى طلب سفر معتمد او مأمورية
* يقدم الشخص المسافر طلب سفر يعتمد عليه من المدير المالي والمدير المباشر ويشمل طلب السفر البيانات التالية :
* يقدم الشخص المسافر طلب سفر يعتمد عليه من المدير التنفيذي والمدير المباشر ويشمل طلب السفر البيانات التالية :
أسم المسافر /جهة السفر /الغرض من السفر /المدة /طريقة السفر ( قطار ، سيارة خاصة ، أي وسيلة أخري ) / بدلات يومية ( للإقامة والإعاشة ) معتمدة
أسم المسافر /جهة السفر /الغرض من السفر /المدة /طريقة السفر ( قطار ، سيارة خاصة ، أي وسيلة أخري ) / بدلات يومية ( للإقامة والإعاشة ) معتمدة
* تكون معدلات البدلات المستخدمة للإقامة والإعاشة قد تم وضعها بواسطة المكتب التنفيذى
* تكون معدلات البدلات المستخدمة للإقامة والإعاشة قد تم وضعها بواسطة مجلس الأمناء والمدير التنفيذى للمؤسسة.
* بعد السفر استمارة طلب استعاضة مصروفات معتمدة (تسوية السفر)
* بعد السفر استمارة طلب استعاضة مصروفات معتمدة (تسوية السفر)
* لكي يتم تسوية حساب نموذج طلب السفر أو دفع مصروفات السفر إلي الفرد يجب علي الفرد أن يسلم إلي الإدارة المالية استمارة معتمدة لطلب الاستعاضة مرفق بها :
* لكي يتم تسوية حساب نموذج طلب السفر أو دفع مصروفات السفر إلي الفرد يجب علي الفرد أن يسلم إلي الإدارة المالية استمارة معتمدة لطلب الاستعاضة مرفق بها :
فواتير وإيصالات الفنادق والإقامة / تذاكر السفر والانتقالات /بيان تفصيلي بالرحلة ويشمل تاريخ وتوقيت السفر والوصول للرحلة قيمة المبلغ المطلوب بعد خصم عهدة السفر /المستندات الاخري المؤيدة للصرف /تقرير فني عن نتائج الرحلة إذا طلب
فواتير وإيصالات الفنادق والإقامة / تذاكر السفر والانتقالات /بيان تفصيلي بالرحلة ويشمل تاريخ وتوقيت السفر والوصول للرحلة / قيمة المبلغ المطلوب بعد خصم عهدة السفر /المستندات الاخري المؤيدة للصرف /تقرير فني عن نتائج الرحلة إذا طلب
'''بدل السفر :'''
'''بدل السفر :'''
* يشمل بدل السفر الوجبات والمشروبات والتنقلات الداخلية والنثريات وحمل الأمتعة والإكراميات وما شابه.
* يشمل بدل السفر الوجبات والمشروبات والتنقلات الداخلية والنثريات وحمل الأمتعة والإكراميات وما شابه.
* تكون كافة السفريات المتعلقة بأعمال المؤسسة على نفقة المؤسسة.
* تكون كافة السفريات المتعلقة بأعمال المؤسسة على نفقة المؤسسة.
* يصدر المدير المالي جدول ببدلات السفر لمختلف الجهات داخل الجمهورية وخارج الجمهورية ويعاد النظر فيها سنويا, لا يتم تكليف أي من العاملين بمهمة رسمية خارج مراكز عملهم إلا بقرار من المدير المباشر وتصرف لهم البدلات ونفقات السفر الفعلية.
* يصدر المدير التنفيذي جدول ببدلات السفر لمختلف الجهات داخل الجمهورية وخارج الجمهورية ويعاد النظر فيها سنويا, لا يتم تكليف أي من العاملين بمهمة رسمية خارج مراكز عملهم إلا بقرار من المدير المباشر وتصرف لهم البدلات ونفقات السفر الفعلية.
جدول بدلات السفر داخل الجمهورية في اليوم (شامل الوجبات والانتقالات وغير شامل الاقامة)
جدول بدلات السفر داخل الجمهورية في اليوم (شامل الوجبات والانتقالات وغير شامل الاقامة)
==الفصل الخامس : القوائم الختامية والتقارير الدورية==
==الفصل الخامس : القوائم الختامية والتقارير الدورية==
'''أولا : الحسابات الختامية:'''
'''أولا : الحسابات الختامية:'''
تعد الادارة المالية فى نهاية كل سنة وقبل اليوم الخامس من الشهر التالى ما يلى :-
تعد الادارة المالية فى نهاية كل سنة وقبل الشهر الثالث من السنة المالية التالية ما يلى :-
* القوائم المالية (الميزانية العمومية – حساب الايرادات والمصروفات - حساب المقبوضات والمدفوعات – قائمة التدفقات النقدية ).
* القوائم المالية (الميزانية العمومية – حساب الايرادات والمصروفات - حساب المقبوضات والمدفوعات – قائمة التدفقات النقدية ).
* كشوف تفصيلية بحركة وارصدة الحسابات والدفاتر التحليلية او دفاتر الاستاذ المساعدة, كما تعد الادارة المالية كل شهر تقريرا توضح فية الموارد والاستخدامات الفعلية مقارنا بإعتمادات الموازنة التخطيطية المعتمدة واى تقارير اخرى يطلبها مجلس الامناء.
* كشوف تفصيلية بحركة وارصدة الحسابات والدفاتر التحليلية او دفاتر الاستاذ المساعدة, كما تعد الادارة المالية كل شهر تقريرا توضح فية الموارد والاستخدامات الفعلية مقارنا بإعتمادات الموازنة التخطيطية المعتمدة واى تقارير اخرى يطلبها مجلس الامناء.
* يتم القيد بالدفاتر و بالحاسب الالى اولا باول من واقع المستندات المعتمدة من الجهة المختصة بالادارة المالية مع ضرورة حفظ المستندات المؤيدة للقيود بطريقة تمكن من الرجوع اليها, ويجب أن تكون المعلومات المحاسبية مخزنة علي الكمبيوتر مع Backup فى نهاية كل سنة مالية و جميع أقراص أل Backup يجب أن تحفظ بمكان آمن.
* يتم القيد بالدفاتر و بالكمبيوتر اولا باول من واقع المستندات المعتمدة من الجهة المختصة بالادارة المالية مع ضرورة حفظ المستندات المؤيدة للقيود بطريقة تمكن من الرجوع اليها, ويجب أن تكون المعلومات المحاسبية مخزنة علي الكمبيوتر مع Backup فى نهاية كل سنة مالية و جميعها يجب أن تحفظ بمكان آمن.
* ويجب تقسيم العمل بإدارة الحسابات بما يتفق ومبادئ الرقابة الداخلية ولائحتها التنفيذية, ويكون مسئول عن ذلك السيد المدير المالى.
* ويجب تقسيم العمل بإدارة الحسابات بما يتفق ومبادئ الرقابة الداخلية ولائحتها التنفيذية, ويكون مسئول عن ذلك السيد المدير المالى والمدير التنفيذي.
* يتولى المدير المالي إصدار التعليمات الواجب إتباعها لإقفال الحسابات في موعد أقصاه خمسة عشر يوماً قبل نهاية العام المالي للمؤسسة.
* يتولى المدير المالي إصدار التعليمات الواجب إتباعها لإقفال الحسابات في موعد أقصاه خمسة عشر يوماً قبل نهاية العام المالي للمؤسسة.
* يتولى المحاسب مهمة إعداد موازين المراجعة للمؤسسة تفصيلاً وتقديمها للمدير المالي .
* يتولى المحاسب مهمة إعداد موازين المراجعة للمؤسسة تفصيلاً وتقديمها للمدير المالي .
* يتولى المدير المالي مهمة مراجعة ميزان المراجعة السنوي للمؤسسة والقوائم المالية الختامية مؤيدة بمرفقاتها التفصيلية ومناقشتها مع مراقب حسابات المؤسسة، خلال شهر من انتهاء العام المالي.
* يتولى المدير المالي مهمة مراجعة ميزان المراجعة السنوي للمؤسسة والقوائم المالية الختامية مؤيدة بمرفقاتها التفصيلية ومناقشتها مع مراقب حسابات المؤسسة، خلال شهرين من انتهاء العام المالي.
* يتولى المدير المالي إعداد التقرير المالي السنوي موضحاً نتائج أعمال كافة أنشطة المؤسسة وإرفاقه مع القوائم الختامية وتقرير مراقب الحسابات وعرضه على المدير التنفيذي ومن ثم عرضها على مجلس الامناء للمؤسسة خلال شهرين من انتهاء العام المالي للمؤسسة.
* يتولى المدير المالي إعداد التقرير المالي السنوي موضحاً نتائج أعمال كافة أنشطة المؤسسة وإرفاقه مع القوائم الختامية وتقرير مراقب الحسابات وعرضه على المدير التنفيذي ومن ثم عرضها على مجلس الامناء للمؤسسة خلال شهرين من انتهاء العام المالي للمؤسسة.
* يقوم المدير المالي بوضع قواعد ونسب توزيع النفقات غير المباشرة على الأنشطة أو مراكز التكلفة ومناقشتها مع المدير التنفيذي أو من يفوضه .
* يقوم المدير المالي بوضع قواعد ونسب توزيع النفقات غير المباشرة على الأنشطة أو مراكز التكلفة ومناقشتها مع المدير التنفيذي أو من يفوضه .
* تستخدم كأداة لقياس الأداء الكلي للمؤسسة.
* تستخدم كأداة لقياس الأداء الكلي للمؤسسة.
* تستخدم كأداة من أدوات الرقابة والضبط الداخلي وذلك عن طريق المقارنات المستمرة بين الأرقام المقدره والأرقام الفعلية والتي عن طريقها يمكن اكتشاف نقاط الضعف والعمل على تقويتها.
* تستخدم كأداة من أدوات الرقابة والضبط الداخلي وذلك عن طريق المقارنات المستمرة بين الأرقام المقدره والأرقام الفعلية والتي عن طريقها يمكن اكتشاف نقاط الضعف والعمل على تقويتها.
* تساعد على تقدير احتياجات المؤسسة من رأس المال العامل وكمية النقد السائل اللازمة لسداد الالتزامات الدورية أولاً بأول.
* تساعد على تقدير احتياجات المؤسسة من رأس المال العامل وكمية السيولة النقدية اللازمة لسداد الالتزامات الدورية أولاً بأول.
'''ثانيا : إعداد الموازنة التقديرية :'''
'''ثانيا : إعداد الموازنة التقديرية :'''
يصدر مجلس الامناء للمؤسسة قرار سنويا تتشكل لجنة لأعداد الموازنة على ان يكون المدير المالي أو من ينيبه رئيساً للجنة على ان تعتمد نهائياً من المدير التنفيذي وأمين الصندوق المؤسسه وكذلك إصدار التعليمات الواجب إتباعها عند إعداد الموازنة التقديرية وفقاً للأسس التي تحقق أغراض المؤسسة.
يصدر مجلس الامناء للمؤسسة قرارا سنويا لتشكيل لجنة لأعداد الموازنة على ان يكون المدير المالي أو من ينيبه رئيساً للجنة على ان تعتمد نهائياً من المدير التنفيذي وأمين الصندوق للمؤسسة وكذلك إصدار التعليمات الواجب إتباعها عند إعداد الموازنة التقديرية وفقاً للأسس التي تحقق أغراض المؤسسة.
'''رابعا : متابعة الايرادات'''
'''رابعا : متابعة الايرادات'''
يتعين على المدير المالي متابعة إيرادات المؤسسة المحصلة بالبنك, والتأكد من تحصيلها في مواعيدها والقيام بالإجراءات اللازمة لحفظ حقوق المؤسسة, ورفع تقرير للمدير العام أو من ينيبه بالمبالغ التى لم يتم تحصيلها.
يتعين على المدير المالي متابعة إيرادات المؤسسة المحصلة بالبنك, والتأكد من تحصيلها في مواعيدها والقيام بالإجراءات اللازمة لحفظ حقوق المؤسسة, ورفع تقرير للمدير التنفيذي أو من ينيبه بالمبالغ التى لم يتم تحصيلها.
'''
خامسا : الديون المستحقة'''
'''خامسا : الديون المستحقة'''
لا يجوز التنازل عن أي حقوق للمؤسسة يتعذر تحصيلها إلا بعد استنفاد كافة الوسائل اللازمة لتحصيلها ويجوز بقرار من مجلس الامناء للمؤسسة او من ينيبه إعدام الديون المستحقة للمؤسسة بعد استنفاد كافة الوسائل الرسمية الممكنة للتحصيل.
لا يجوز التنازل عن أي حقوق للمؤسسة يتعذر تحصيلها إلا بعد استنفاذ كافة الوسائل اللازمة لتحصيلها ويجوز بقرار من مجلس الامناء للمؤسسة او من ينيبه إعدام الديون المستحقة للمؤسسة بعد استنفاذ كافة الوسائل الرسمية الممكنة للتحصيل.
* توفر مستند يثبت مطالبة الغير بقيمة توريد الخدمة أوالأصل كالفاتورة مثلاً.
* توفر مستند يثبت مطالبة الغير بقيمة توريد الخدمة أوالأصل كالفاتورة مثلاً.
* توفر مستند أصولي يثبت استلام المؤسسة فعلياً للبنود المشتراه أو الخدمات المقدمة.
* توفر مستند أصولي يثبت استلام المؤسسة فعلياً للبنود المشتراه أو الخدمات المقدمة.
- تعتبر المدفوعات التالية معقودة حكماً ولا تحتاج لموافقة مسبقة من المدير المالي أو من ينوب عنه:-
* المدفوعات الناشئة عن العقود المبرمة بمجرد توقيعها من المدير التنفيذي أو من ينيبه مثل عقود العمل ، والإيجارات والتأمينات الاجتماعية وما شابهه......الخ.
* المدفوعات الناشئة عن العقود المبرمة بمجرد توقيعها من المدير التنفيذي أو من ينيبه مثل عقود العمل ، والإيجارات والتأمينات الاجتماعية وما شابهه......الخ.
* وكذلك المدفوعات العائدة للخدمات المقدمة من الجهات الحكومية ذات الأسعار المحددة مثل مصروفات البريد والهاتف والكهرباء.......الخ.
- يضع المدير المالى بالاشتراك مع مدير عام المؤسسة نظاما يكفل وفاء المنشأة بالتزاماتها لمستحقيها فى المواعيد المحددة طبقاً لما هو قائم من عقود او ارتباطات وكذا إدارة التحويلات المالية لفروع المؤسسة في مختلف محافظات الجمهورية.
- يضع المدير المالى بالاشتراك مع المدير التنفيذي للمؤسسة نظاما يكفل وفاء المنشأة بالتزاماتها لمستحقيها فى المواعيد المحددة طبقاً لما هو قائم من عقود او ارتباطات
- يتم سداد النفقات بموجب سند صرف أو أمر دفع بإحدى الطرق التالية :
- يتم سداد النفقات بموجب سند صرف أو أمر دفع بإحدى الطرق التالية :
* بشيك على إحدى البنوك المتعامل معها.
* بشيك على إحدى البنوك المتعامل معها.
* تحويل على البنك ( حوالة بنكية – اعتماد مستندي - ...... وما شابهه ذلك).
* تحويل على البنك ( حوالة بنكية – اعتماد مستندي - ...... وما شابهه ذلك).
* ويتم ذلك بعد التأكد من استكمال المعاملة لجميع مصوغات الصرف وإرفاق المستندات الدالة علي ذلك وكذلك اكتمال التوقيعات عليها من الموظفين المختصين واعتماد الصرف من صاحب الصلاحية وطبقاً للإجراءات الموضحة في النظام المالي
* ويتم ذلك بعد التأكد من استكمال المعاملة لجميع مصوغات الصرف وإرفاق المستندات الدالة علي ذلك وكذلك اكتمال التوقيعات عليها من الموظفين المختصين واعتماد الصرف من صاحب الصلاحية وطبقاً للإجراءات الموضحة في النظام المالي
* يتم ختم المستندات متى تم صرفها بخاتم مدفوع من المؤسسة أو المشروع -طبقا لطبيعة تحميل الصرف- ليشير إلى سداد قيمتها
* يتم ختم المستندات متى تم صرفها بخاتم مدفوع من المؤسسة أو المشروع -طبقا لطبيعة تحميل الصرف- ليشير إلى سداد قيمتها
* لا يجوز الصرف الا فى حدود الموازنة التخطيطية المعتمدة ، و يجوز للمدير العام او من ينيبة صرف مبلغ مقدماً تحت الحساب اذا استدعت الظروف ذلك بشرط الحصول على الضمانات الكافية قبل الصرف.
* لا يجوز الصرف الا فى حدود الموازنة التخطيطية المعتمدة ، و يجوز للمدير العام او من ينيبة صرف مبلغ مقدماً تحت الحساب اذا استدعت الظروف ذلك بشرط الحصول على الضمانات الكافية قبل الصرف.
* لا يجوز تحرير شيكات لحاملها أو على بياض ويجب أن يكون الشيك مسحوباً باسم شخص طبيعي أو شخصية اعتبارية ويراعى التوقيع على مستند الصرف من قبل المخول بالاستلام بناء على تفويض مسبق وبالمقابل إصدار سند قبض يفيد استلامه الشيك مع أهمية الاحتفاظ بكعوب الشيكات في مكان أمين تحت رقابة المدير المالي.
* لا يجوز تحرير شيكات لحاملها أو على بياض ويجب أن يكون الشيك مسحوباً باسم شخص طبيعي أو شخصية اعتبارية ويراعى التوقيع على مستند الصرف من قبل المخول بالاستلام بناء على تفويض مسبق وبالمقابل إصدار سند قبض يفيد استلامه الشيك مع أهمية الاحتفاظ بكعوب الشيكات في مكان أمن تحت رقابة المدير المالي.
* لا يجوز سحب شيكات بدل فاقد إلا بعد اتخاذ الإجراءات اللازمة للتأكد من فقد الشيك الأصلي من ناحية وضمان عدم صرفه في المستقبل من ناحية ثانية.
* لا يجوز سحب شيكات بدل فاقد إلا بعد اتخاذ الإجراءات اللازمة للتأكد من فقد الشيك الأصلي من ناحية وضمان عدم صرفه في المستقبل من ناحية ثانية.
ينبغي اتخاذ الإجراءات الرقابية عند طبع سندات القبض والصرف للنقد وسندات الاستلام والدفع للشيكات مع ضرورة الاحتفاظ بهذة السندات في مكان أمين تحت رقابة المدير المالي, وكذلك الشيكات غير المستعملة ويترتب أن تكون هذة المستندات بشكل خاص وكافة المستندات المالية مرقمة بالتسلسل وأن يراعى هذا التسلسل عند استخدامها مع الاحتفاظ بالنسخ الملغاة.
* ينبغي اتخاذ الإجراءات الرقابية عند طبع سندات القبض والصرف للنقد وسندات الاستلام والدفع للشيكات مع ضرورة الاحتفاظ بهذة السندات في مكان أمن تحت رقابة المدير المالي, وكذلك الشيكات غير المستعملة ويترتب أن تكون هذة المستندات بشكل خاص وكافة المستندات المالية مرقمة بالتسلسل وأن يراعى هذا التسلسل عند استخدامها مع الاحتفاظ بالنسخ الملغاة.
* يتعين إجراء جرد مفاجئ للصناديق التابعة للمؤسسة على فترات دورية خلال العام وعمل محاضر الجرد اللازمة ويكون الموظف المسئول عن استلام النقد (أمين الصندوق أو المكلف بالقبض أو المكلف بالتحصيل) مديناً بالعجز الذي قد يظهر نتيجة الجرد أما الزيادة فتقيد في حساب مستقل حتى يبرر أمين الصندوق سبب وجودها وإلا حولت للإيرادات المتنوعة على أن هذا لا يعفيه من التحقيق عملاً بمبدأ الزيادة في الصناديق كالنقص بها.
* لا يجوز الاحتفاظ لدى أمين الصندوق بمبلغ يزيد عن المبلغ اللازم لاحتياجات المؤسسة والذي يصدر بتحديده قرار من المدير التنفيذي او من ينيبه بناءاً على اقتراح المدير المالي - ما لم تكن هناك رواتب تحت الصرف في حالة صرفها نقدا - وفي هذه الحالة لا يحتفظ بالمبالغ الزائدة لمدة تتعدى عشرة أيام تبدأ قبل موعد استحقاق صرف الرواتب بيومين وتنتهي بعد ذلك الموعد بثلاثة أيام.
* لا يجوز الاحتفاظ لدى أمين الخزينة بمبلغ يزيد عن المبلغ اللازم لاحتياجات المؤسسة والذي يصدر بتحديده قرار من المدير التنفيذي او من ينيبه بناءاً على اقتراح المدير المالي - ما لم تكن هناك رواتب تحت الصرف في حالة صرفها نقدا - وفي هذه الحالة لا يحتفظ بالمبالغ الزائدة لمدة تتعدى عشرة أيام تبدأ قبل موعد استحقاق صرف الرواتب بيومين وتنتهي بعد ذلك الموعد بثلاثة أيام.
- أمر الصرف :
- أمر الصرف :
تسترد العهدة من الموظف وفقاً لما جاء بالقرار الصادر من آمر الصرف وتعالج مالياً ومحاسبياً وفق نوع العهدة وفيما إذا كانت قد صرفت من أجل المصاريف أو كسلف شخصية.
تسترد العهدة من الموظف وفقاً لما جاء بالقرار الصادر من آمر الصرف وتعالج مالياً ومحاسبياً وفق نوع العهدة وفيما إذا كانت قد صرفت من أجل المصاريف أو كسلف شخصية.
* تسجل العهدة عند صرفها فوراً بالدفاتر كما تسجل تسويتها أيضاً بالدفاتر .
* تسجل العهدة عند صرفها فوراً بالدفاتر كما تسجل تسويتها أيضاً بالدفاتر .
* يجوز لأسباب ضرورية صرف سلفه شخصية لموظفي المؤسسة حسب الشروط التالية:
* يجوز لأسباب ضرورية صرف سلفه شخصية لموظفي المؤسسة حسب الشروط التالية:
- يحدد المدير التنفيذي أو المدير المالي او من ينوب عنهما قيمتها ومدة سدادها على ألا تزيد القيمة عن راتب الموظف ثلاثة أشهر وألا تتجاوز مدة السداد سنة ولا يجوز الجمع بين أكثر من سلفه للموظف الواحد.
- يحدد المدير التنفيذي أو المدير المالي او من ينوب عنهما قيمتها ومدة سدادها على ألا تزيد القيمة عن راتب الموظف ثلاثة أشهر وألا تتجاوز مدة السداد سنة ولا يجوز الجمع بين أكثر من سلفه للموظف الواحد.
- أن يكون إجمالي المستحق على الموظف من سلف لا يتجاوز مستحقات نهاية خدمة الموظف وأن يكون قد أمضى بالخدمة سنه على الاقل.
- أن يكون إجمالي المستحق على الموظف من سلف لا يتجاوز مستحقات نهاية خدمة الموظف وأن يكون قد أمضى بالخدمة سنه على الاقل.
* على المدير المالي متابعة تسديد تسوية العهد والسلف واستردادها في مواعيدها وتسترد العهد والسلف من الموظفين في حالات تأخرهم عن السداد أو خصمها دفعة واحدة من مستحقاتهم طرف المؤسسة .
* على المدير المالي متابعة تسديد تسوية العهد والسلف واستردادها في مواعيدها وتسترد العهد والسلف من الموظفين في حالات تأخرهم عن السداد أو خصمها دفعة واحدة من مستحقاتهم طرف المؤسسة .
* يجوز صرف عهدة مستديمة لمواجهة المدفوعات النقدية العاجلة او المصروفات النقدية الصغيرة ويحدد المدير المالى قيمة العهدة وفقا لإحتياجات العمل وكذلك البنود المختلفة الواجب الصرف منها والحد الاقصى لكل صرفية وكذلك إعادة النظر فى قيمة العهدة
* يجوز صرف عهدة مستديمة لمواجهة المدفوعات النقدية العاجلة او المصروفات النقدية الصغيرة ويحدد المدير المالى قيمة العهدة وفقا لإحتياجات العمل وكذلك البنود المختلفة الواجب الصرف منها والحد الاقصى لكل صرفية وكذلك إعادة النظر فى قيمة العهدة
* يتم استعاضة ما يصرف من العهدة المستديمة بشيك او نقدا فى نهاية كل شهر او عندما يصل الصرف منها الى 75% من قيمتها ويتم تسويتها بالكامل فى نهاية الشهر.
* يتم استعاضة ما يصرف من العهدة المستديمة بشيك او نقدا فى نهاية كل شهر او عندما يصل الصرف منها الى 75% من قيمتها ويتم تسويتها بالكامل فى نهاية الشهر.
* يجوز صرف العهدة مؤقتة لاغراض خاصة بناءاً على طلب الادرات المختلفة وفى حدود الاختصاصات المخولة بهذة اللائحة للمسئولين عن هذة الادارات على ان يحدد فى قرار الصرف المدة المحددة لتسوية العهدة , ويحظر صرف العهدة المؤقتة فى غير الاغراض المخصصة لها .
* يجوز صرف عهدة مؤقتة لاغراض خاصة بناءاً على طلب الادارات المختلفة وفى حدود الاختصاصات المخولة بهذة اللائحة للمسئولين عن هذة الادارات على ان يحدد فى قرار الصرف المدة المحددة لتسوية العهدة , ويحظر صرف العهدة المؤقتة فى غير الاغراض المخصصة لها .
* لا يجوز استعاضة السلفة المؤقتة ولا يجوز صرف اكثر من سلفة مؤقتة لشخص واحد فى نفس الوقت إلا بموافقة المدير التنفيذي والمدير المالي مجتمعين, كما لا يجوز صرف سلفة مؤقتة لغير العاملين بالمؤسسة.
* لا يجوز استعاضة السلفة المؤقتة ولا يجوز صرف اكثر من سلفة مؤقتة لشخص واحد فى نفس الوقت إلا بموافقة المدير التنفيذي والمدير المالي مجتمعين, كما لا يجوز صرف سلفة مؤقتة لغير العاملين بالمؤسسة.
==الفصل العاشر : الخـــزائـــن==
==الفصل العاشر : الخزائن==
* يتم انشاء خزينة رئيسية بالمؤسسة تتولى هذه الخزينة استلام النقدية والشيكات واوراق القبض التى تورد اليها من مصادر التوريد المختلفة للمؤسسة
* يتم انشاء خزينة رئيسية بالمؤسسة تتولى هذه الخزينة استلام النقدية والشيكات واوراق القبض التى تورد اليها من مصادر التوريد المختلفة للمؤسسة
* ينشأ بالمؤسسة خزينة لحفظ اصول المستندات الرئيسية ( عقد التأسيس – سجل تجارى - ......الخ ) واصول العقود المبرمة بين المؤسسة والغير , الاوراق التجارية طويلة الاجل ...... الخ وبصفة عامة جميع المستندات الهامة بالمؤسسة ولا يتم فتحها إلا بمفتاحين احدهما طرف المدير التنفيذي والاخر طرف المدير المالى .
* ينشأ بالمؤسسة خزينة لحفظ اصول المستندات الرئيسية ( عقد التأسيس – سجل تجارى - ......الخ ) واصول العقود المبرمة بين المؤسسة والغير , الاوراق التجارية طويلة الاجل ...... الخ وبصفة عامة جميع المستندات الهامة بالمؤسسة ولا يتم فتحها إلا بمفتاحين احدهما طرف المدير التنفيذي والاخر طرف المدير المالى .
==الفصل الثانى عشر : أحكام ختاميـــــــة==
==الفصل الثانى عشر : أحكام ختامية==
* يصدر مجلس الامناء للمؤسسة او من ينيبه ( بعد التصديق على هذه اللائحة ) التعليمات اللازمة لتنفيذها.
* يصدر مجلس الامناء للمؤسسة او من ينيبه ( بعد التصديق على هذه اللائحة ) التعليمات اللازمة لتنفيذها.
==الفصل الثالث عشر: نماذج المستندات==
==الفصل الثالث عشر: نماذج المستندات==
==النطاق الوظيفي المالي المطور==
===النطاق الرأسي (الدرجات الوظيفية)===
'''الدرجة AA'''
يشغلها المدير العام فقط، أو المدير التنفيذي فقط. أو كليهما بشرط أن يكون أحدهم على الأقل بدوام جزئي، وذلك لتقاطع المهام الوظيفية للمنصبين بشكل كبير وبالتالي لا حاجة لوجود المنصبين معا. ويحدد راتب المدير العام او التنفيذي كنسبة من الحد الأقصى لمرتبات المديرين في الدرجة A1. والمرتب المقترح لهذه الوظيفة في النطاق الجديد هي ١.٣٣ % من مرتبات الدرجة A1. وقد تم اقتراح نسبة ١.٣٣ بدلا من نسبة ١.٥٠ السائدة في نظام المرتبات الحالي، نظرا لأن نسبة ١.٣٣ أقرب للنسبة التي يصعد بها معدل الأجر بين أي نقطتين متعاقبتين رأسيا على طول نطاق المرتبات المقترح A1/B1 = 1.31 . B1/C1 =1.30 وهكذا.
'''الدرجة A'''
يشغلها مديري الإدارات والأقسام والمشاريع وهم: المدير الإداري ، المدير المالي، مدير التخطيط، ، مدير الدعم التقني والإعلام، مدير أضف أونلاين، مدير مشروع دروسوس والمساحات الشريكة.
ملحوظة : وفقا لخطة النشاط الحالية، بسبب الوضع الوبائي تقع معظم أنشطة مؤسسة أضف لعام ٢٠٢٠ في نطاق مشروع " أضف أونلاين"، حيث تستثني فقط من نطاق هذا المشروع 1- خطة نشاط رفع كفاءة المساحات الشريكة
2-وبعض الأجزاء في خطة التلعيب.
وهو الأمر الذي يدفع إلى ضم مديري المشاريع إلى الدرجة الوظيفية A نظرا لتداخل مهامهم الوظيفية مع كل خطط النشاط في الأقسام والوحدات. وفي حال تغير نطاق المشاريع مستقبلا، لتكون خطة النشاط موزعة على أكثر من مشروعين، أقترح أن يتم ضم مديري المشاريع للدرجة الوظيفية B. نظرا لانه في هذه الحالة ستكون مهامهم الوظيفية أكثر تحديدا وأقل عبورا للأقسام والوحدات.
'''الدرجة B:'''
يشغلها مديري الوحدات مثل هاكسبيس ، وحدة الويكي ، وحدة التلعيب، وحدة تطوير المحتوى.
'''الدرجة C:'''
يشغلها مسؤولي الوحدات والمشاريع والأقسام، ويعتبر المسؤول هو كبير المشتغلين في تخصصه أو مساعد المدير، حيث يقع على عاتقه بعض المهام الإدارية أو التنسيقية بالإضافة إلى عمله الأساسي كمحاسب او منسق او اداري محتوى او مدرب.
'''الدرجة D:'''
يشغلها المنسقين والمدربين والمحاسبين وإداري المحتوى التي تنحصر مهامهم الوظيفية في إنتاج محدد بشخصهم دون مهام إدارية وتنسيقية.
'''الدرجة E:'''
يشغلها نفس تخصصات الدرجة السابقة، ولكن بعدد سنوات خبرة أقل ومهام وظيفية أقل.
===النطاق الأفقي:(المستويات داخل نفس الدرجة الوظيفية)===
يتم تحديد مستوى الوظيفة داخل الدرجة الوظيفية بناءا على عدة عوامل:
'''أولا: درجة تنوع المهام الوظيفية'''، أو مدى عبور الوظيفة للأقسام، حيث تكون الوظائف التي تحتوي على مهام تنفيذية وإدارية ومالية وتخطيطية معا في المستويات العليا من هذه الدرجة (A1,A2) وبالتالي يرجح أن يكون مديري الإدارات في المستويين الأعلى والمتوسط، وأن يكون مديري الأقسام والمشاريع في المستويين الأدنى والمتوسط من الدرجة A. كذلك الحال بالنسبة لباقي الدرجات الوظيفية.
وبالنسبة للأقسام والإدارات المغلقة نسبيا على طبيعة عمل واحدة مثل قسم المالية والدعم التقني، يمكن تقدير المستوى الوظيفي داخل الدرجة عن طريق تقدير مدى " شمول " المهام الوظيفية للوظيفة محل الحكم على المهارات المطلوبة في القسم مجتمعة. على سبيل المثال، يحدد المستوى الوظيفي للمسؤول المالي في الدرجة الوظيفية C، على أساس قدرته على القيام بجميع المهارات الوظيفية في القسم المالي، ومنها : أعداد التقارير، إعداد الميزانيات، التواصل الداخلي مع أطراف المؤسسة، التواصل الخارجي مع الجهات المانحة والشركاء.
'''ثانيا الأداء الوظيفي:''' عادة ما يحدد المسمى الوظيفي ومهامه، نطاق الراتب بين مستويين وظيفيين أو أكثر، مثل " المدير الإداري من (A2:A1). ومدير القسم والمشروع بين (A3:A2). ولتحديد النقطة التي يكون عندها الراتب في هذا النطاق المقترح يتم الاستعانة بتقارير الأداء للموظف.
وتجدر الإشارة إلى أنه لكي يتم تطبيق نطاق المرتبات المقترح وتسكين العاملين في درجاته ومستوياته للمرة الأولى يجب أن تكون عملية الحكم على الأداء الوظيفي نتاج نقاش ثلاث اطراف وهم : المدير العام، والمدير الإداري، والمدير المباشر للوظيفة محل الحكم. وفي حال كان المدير المباشر للوظيفة أحد الشخصين ) المدير العام أو الإداري ( يتم ترشيح أكثر الأشخاص ارتباطا بعمل الوظيفة محل الحكم ليكون الطرف الثالث في عملية الحكم).
ثالثا : نظام التقييم المعتمد (360 درجة) ويستخدم هذا النظام آخر كل سنة لاتخاذ القرارات فيما يخص تثبيت الراتب أو زيادته أو تخفيضه وفقا لمعايير التقييم المكتملة. والمسؤول الرئيسي عن هذه النقطة هو المدير الإداري.
'''عقود الدوام الجزئي:'''
تحسب عقود الدوام الجزئي على نفس النطاق المقترح، حيث يتم تسكين الموظف على درجة ومستوى وظيفي محدد، ثم حساب الراتب كنسبة من مرتب الدوام الكامل للدرجة الوظيفية، مع التفرقة بين ثلاث أنواع من عقود الدوام الجزئي :
عقود دوام يومين أسبوعين: وتحسب بنسبة 50% من راتب الدرجة والمستوى الوظيفي المحدد لشاغلها.
ثلاث أيام : 65 إلى 70%
أربع أيام : من 75 إلى 80%.
[[تصنيف:إدارة]]
[[تصنيف:نظام الإدارة]]
