إدارة:اللائحة المالية

من ويكي أضِف
اذهب إلى: تصفح، ابحث

اللائحة المالية لمؤسسة التعبير الرقمي العربي

الفصل الأول : أحكام عامة

الهدف من اللائحة تهدف هذه اللائحة إلى بيان القواعد الأساسية للنظام المالي التي يراعي إتباعها.

تعريفات

تكون للمصطلحات التالية والمستخدمة ضمن هذه اللائحة المعاني المبينة بجانبها وفقا لما يقتض السياق :

المؤسسة 
مؤسسة التعبير الرقمي العربي
المجلس 
رئيس مجلس الأمناء وأمين الصندوق وسكرتير المؤسسة
المدير التنفيذي 
مدير عام المؤسسة
المدير المالي 
المسئول المالي عن كافة الأعمال المالية والمحاسبية لدى المؤسسة.
الإدارة المالية 
إدارة الشئون المالية للمؤسسة

اعتماد اللائحة

تعتمد هذه اللائحة من قبل مجلس الامناء للمؤسسة بعد موافقة العاملين بالمؤسسة عليها ولا يجوز تعديل أو تغيير أي مادة أو فقرة فيها إلا بموجب قرار صادر عن المجلس ،وفي حالة صدور أية تعديلات ينبغي تعميمها على كل من يهمه الأمر قبل بدء سريانها بأسبوع علي الأقل .

تطبيق اللائحة

تسرى احكام هذة اللائحة على كافة المعاملات المالية للمؤسسة وكل ما من شأنه المحافظة على حقوقها و ممتلكاتها, كما تنظم قواعد الصرف و التحصيل و سلطات الاعتماد .

الفصل الثانى : السياسات المالية والمحاسبية

الأسس المحاسبية

أولا: السنة المالية للمؤسسة

السنة المالية للمؤسسة اثنتا عشر شهراً ميلاديا تبدأ في اليوم الأول من شهر يناير وتنتهي في اليوم الأخير من شهر ديسمبر من ذات العام. بموجب قانون المؤسسات والجمعيات المنظم لعمل الجمعيات الاهلية

= ثانيا : التسجيل المحاسبي

  • يتم تسجيل أصول وخصوم المؤسسة على أساس التكلفة التاريخية وقيد الإيرادات وفقاً لمبدأ الأساس النقدى والنفقات وفقاً لمبدأ الاستحقاق.
  • تسجل حسابات المؤسسة وفقاً لطريقة القيد المزدوج في ضوء القواعد والأعراف المحاسبية المتعارف عليها.
  • تفتح حسابات المؤسسة وفقاً لما هو وارد بدليل الحسابات.
  • يتم تسجيل القيود المحاسبية من واقع مستندات معتمدة من الأشخاص أصحاب صلاحيات الاعتماد.
  • وتتم الإجراءات المحاسبية لعمليات المؤسسة باستخدام الكمبيوتر في مقر المؤسسة بالمقطم
  • تقوم المؤسسة بحفظ السندات والسجلات المحاسبية لمدة 5 سنوات على الاقل بعد انتهاء السنة المالية ويقتصر استخدامها على من هم معنيون بهذا. أو لمدة أطول طبقا لشروط كل مشروع


ثالثا: الأصول الثابتة

  • تسجل الأصول الثابتة في الدفتر الخاص بالأصول الثابتة بتكلفتها التاريخية متضمنة كافة التكاليف اللازمة المتكبدة لجعل الأصل صالحاً للتشغيل.
  • تظهر الأصول الثابتة بالقوائم المالية بتكلفتها التاريخية مخصوماً منها مجمع الإهلاك المتراكم.
  • تستهلك الأصول الثابتة بإتباع طريقة القسط الثابت ووفقاً للنسب المئوية التي يعدها المدير المالي والتي سيسترشد في إعدادها بالمعايير المصرية او الانشطة المماثلة.


رابعا: العملات الأجنبية

  • يتم تقييم المعاملات التي تتم بالعملات الأجنبية إلى الجنيه المصرى وفقاً لأسعار الصرف السائدة بتاريخ إجراء المعاملات المالية, كما تحول الأصول والخصوم المسجلة بالعملات الأجنبية إلى الجنيه المصرى في تاريخ إعداد المركز المالي وفقاً لأسعار الصرف السائدة في نهاية السنة المالية, وتسجل فروق التحويل في حساب فروق تقييم العملة في قائمة الدخل .

خامسا: مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات

  • يتم احتساب مخصص مكافأة ترك الخدمة والإجازات للعاملين إن وجد طبقاً للوائح والقوانين المعمول بها داخل المؤسسة, والتي يجب أن لا تتعارض مع أنظمة العمل والعمال الواردة بقانون العمل المصرى.


سادسا: القوائم المالية

  • يتم إعداد القوائم المالية للمؤسسة وفقاً لمعايير المحاسبة المصرية والمعمول بها في جمهورية مصر العربية.


سابعا

يصدر مجلس الامناء للمؤسسة نشرات بالتوقيعات المعتمدة تتضمن على الاقل ما يلى :

  • بيان بالتوقيعات المعتمدة لمديرى الإدارات المختلفة.
  • التعديلات بالاضافة او الحذف مع بيان تاريخ سريانها.
  • مع عدم الاخلال بنظم الرقابة الداخلية وما تشتمل علية من نظم المراقبة الداخلية يلزم ان تتم مراجعة جميع العمليات المالية قبل الصرف سواء كان الصرف بموجب شيكات او نقداً او من خلال السلف او العهد المستديمة او المؤقتة .
  • مع عدم الإخلال ببنود اللوائح المالية و لوائح المشتريات و اى لوائح اخرى منظمة للعمل بالمؤسسة يلزم موافقة مجلس الامناء للمؤسسة فيما يلى :
  • ابرام قروض أو منح أو تبرعات مع افراد أو مؤسسات و زيادة او تخفيض راس المال.
  • ابرام العقود التى ترتب التزامات على المؤسسة لأكثر من سنة مالية ( عقود توريد – الرهن – الايجار .... الخ ).
  • التصالح او التنازل او فسخ العقود أو انشاء فروع جديدة للمؤسسة.
  • بيع اى اصل من الاصول الثابتة للمؤسسة.
  • تعديلات نظم الاجور او الحوافز للادارة العليا و الادارات المتوسطة.
  • تعديلات الهيكل التنظيمي للمؤسسة او التوصيف الوظيفي.
  • تعديلات اللوائح او السلطات المالية.


الادارة المالية

أولا: الهيكل التنظيمى للادارة المالية

  1. المدير المالى
  2. المحاسب
  3. أمين الصندوق

التوصيف الوظيفي

1- المدير المالى :

  • يقوم بالإشراف علي تنفيذ الانظمة المالية بالاشتراك مع المدير التنفيذي و مباشرة تنفيذها وله ان يستعين فى ذلك بخبرة الاجهزة الفنية او الاستشاريين أو مديري المشروعات اذا لزم الامر .
  • اعداد الموازنة التخطيطية للمؤسسة.
  • نظام الرقابة الداخلية بما يتضمنة من نظم الضبط الداخلى
  • النظام المحاسبى المالى بما فى ذلك:
  • المجموعة الدفترية الواجب امساكها على ان يتضمن على الاقل الدفاتر و السجلات التى نصت عليهاالقوانين السارية الواجب امساكها.
  • تنسيق الأعمال المالية وأعمال الحسابات علي مستوي جميع مشروعات المؤسسة.
  • التقارير المالية الدورية.
  • الاشراف على نظام الحسابات المالية الآلي بالمؤسسة.
  • نظم التكاليف التى تناسب طبيعة عمل المؤسسة. ويصدر بهذه النظم قرارات من مجلس الامناء للمؤسسة.
  • تنفيذ و مراقبة احكام اللائحة المالية و القرارات التنفيذية لها .
  • اتخاذ اجراءات الجرد السنوى للخزائن الرئيسية و الفرعية فى موعده ، وكذلك اجراء الجرد المفاجئ بين وقت و اخر، وله سلطة تفويض من يباشر اجراء الجرد نيابة عنه دون ان يخل ذلك بمسئوليته. حيث يجرى في نهاية كل فترة اجراء جرد فعلي للنقدية بالصندوق ومطابقة الرصيد الفعلي على الرصيد الدقتري وفى حالة ظهور فرق بالعجز او الزيادة يرفع الامر فورا من قبل المدير المالى الى المدير النفيذي لاتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد المسئولية.
  • اجراء الجرد النصف سنوى لكافة الاصول الثابتة للمؤسسة و مطابقتها على سجلات الاصول الثابتة للمؤسسة .

2- المحاسب: يقوم باستلام كلاً من :

  • اذونات الصرف و الإضافة من الصندوق.
  • تسويات العهد المؤقتة والمستديمة.
  • نموذج الأجور و المرتبات للمراجعة و التسجيل من قبل المدير المالي.
  • أي مستندات أخرى متعلقة بالحسابات من أى جهة أخرى .
  • ميزانيات المشاريع والبرامج

يقوم بعمل الأتى :

  • مراجعة الإشعارات المقدمة من الصندوق.
  • مراجعة حركة البنك من خلال التسوية البنكية .
  • عمل قيد يومية لإثبات جميع العمليات بداخلة .
  • تسجيل قيد اليومية في اليومية الأمريكية .
  • تسجيل قيد اليومية في الأستاذ المساعد .
  • عمل ميزان مراجعة مبدئي و عرضه على المدير المالى .
  • الاشتراك في ادخال كافة البيانات المتعلقة بما سبق على الكمبيوتر بالمؤسسة.
  • اعداد التقارير المالية للمشاريع والبرامج


3- أمين الصندوق

  • يقوم باستلام طلب صرف نقدية معتمد من المدير المالي أو المدير التنفيذي.
  • يقوم بإصدار نوعين من الايصالات و تكون مكونه من " أصل + صورتين "

-إيصال صرف نقدية " عهدة " و ذلك لحين التسوية ويقوم بإعطاء إدارة الحسابات إحدى صور هذا الايصال مع المرفقات الدالة على الصرف. -ايصال استلام نقدية : يصدره أمين الصندوق عن استلام نقدية و إيداعها داخل الصندوق و يقوم بإعطاء إدارة الحسابات إحدى صور هذا الايصال مع المرفقات الدالة على الإضافة .

  • القيام بعمل جرد يومى على رصيد الخزينة و تقديمه إلى إدارة الحسابات لمعرفة رصيد الخزينة ومطابقته مع الرصيد الدفتري.


ثانيا : النظام المحاسبى

1- المجموعة الدفترية الواجب امساكها بالادارة المالية

يقصد به الاجراءات التي تتم بهدف الحصول على معلومات وقوائم مالية حديثة

  • تسجيل العمليات في دفتر اليومية (تسجيل كل العمليات تاريخيا)
  • الترحيل الى حسابات دفتر الاستاذ (يسجل به التغيرات في كل بند من الاصول والخصوم وحقوق الملكية)
  • اعداد ميزان المراجعة
  • اعداد القوائم المالية والتقارير الختامية

المجموعة الدفترية :

  • اليومية الأمريكية .
  • الأستاذ المساعد .
  • اليومية العامة " قانونية " .
  • الجرد " قانونية".

(أ) - اليومية الامريكية هي عبارة عن دفتر يتكون من 36 خانة و ذلك حتى يستوعب كافة أنواع الحسابات بالمنشأة , ويتم التسجيل طبقاً للطريقة الأمريكية و ذلك عن طريق تسجيل قيود اليومية بالمسلسل بها ترصيدها وترحيلها كل شهر على حدا .

(ب)- الأستاذ المساعد عبارة عن دفتر يتكون من 3 خانة فيما عدا " المصروفات " 17 خانة والهدف إثبات حركة كل حساب على حدا مع التحليلات المطلوبة لكل حساب ( بنك / صندوق / المصروفات / الايرادات / الاصول ) .

2- الدورة المستندية للمقبوضات والمدفوعات

  • قيد اليومية .
  • طلب صرف نقدية / مذكرة صرف شيك .
  • طلب عهدة .
  • طلب تسوية عهدة .
  • ايصال صرف نقدية / شيك.
  • إيصال استلام نقدية / شيك .
  • التسجيل فى الدفاتر المساعدة و القانونية .
  • التسوية البنكية .

3- التقارير المالية

(أ‌) شهرية هى تقارير تعد شهريا و تكون التقارير الشهرية من مسؤولية المدير المالى والمحاسب الذي بدوره يقوم بتحضير تقرير شهري للمصاريف والإيرادات الخاصة بكل مشروع بالإضافة إلي تقرير المصروفات النثرية والتسويات البنكية. تحتوي التقارير الشهرية علي ما يلي:

  • التسوية البنكية لكل حسابات المؤسسة / ميزان المراجعة / تقرير المصروفات / جرد الصندوق
  • تقرير مقارن بين المخطط والمنفذ للأنشطة / قائمة التدفق النقدي
  • التقرير المالي الشهري يجب أن يحضر قبل اليوم العاشر من الشهر الذي يليه.


(ب) نصف سنوية هي تقارير تعد بشكل منتظم نصف سنويا للمشاريع، وإعداد هذه التقارير من مسئوليات الإدارة المالية علي أن تراجع وتعتمد وتكون متاحة للمراقب الخارجي ويتم إرسالها إلي المعنيين والجهات الإدارية المختصة . تحتوي التقارير علي ما يلي:

  • التسوية البنكية لكل حسابات المؤسسة / ميزان المراجعة / تقرير المصروفات / جرد الصندوق
  • تقرير مقارن بين المخطط والمنفذ للأنشطة / ميزانية عمومية / بيان الإيرادات والمصروفات
  • بيان المقبوضات والمدفوعات / قائمة التدفق النقدي.
  • التقارير يجب أن تحضر قبل اليوم الخامس عشر من الشهر الأول في الربع التالي.

(ج) سنوية هو تقرير السنة المالية للمؤسسة من 1 يناير إلي 31 ديسمبر ويشمل التقرير السنوي علي :

  • الميزانية العمومية والإيضاحات المتممة لها.
  • بيان الإيرادات والمصرفات / بيان المقبوضات والمدفوعات/بيان التدفقات النقدية
  • تقارير المشاريع المالية / ميزان المراجعة / تقرير بالجرد السنوي للنقد/ قائمة بالذمم المدينة والدائنة / الموزانة التقديرية للسنة المالية التالية


الفصل الثالث : المشتريات

الهدف :

تستهدف هذه اللائحة تحقيق اكفأ استغلال للموارد المتاحة للمؤسسة ودعم الشفافية والاجراءات الإدارية المثلي وذلك من أجل إنجاز المشتريات اللازمة من سلع وخدمات لعمل المؤسسة بوجه عام بأعلى جودة وأقل سعر في حدود الوقت المتاح.

وفي العادة ترتب الأولويات كالتالي: الجودة، السعر، موعد التسليم، طريقة الدفع، الخ. ولكن في بعض الحالات يمكن للمؤسسة تغيير ترتيب الأولويات السابقة حسب احتياجها للسلعة او الخدمة المطلوب شرائها وقيود الوقت.

صلاحيات الشراء:

يتم الموافقة على عملية الشراء مسبقاً ضمن حدود الصلاحيات التي حددها واعتمدها المدير التنفيذي، كما هو بالجدول التالي (تعني مشتريات سلع او خدمات او استشارات فنية محددة المدة من شركات). وتقسم المشتريات طبقا لحجمها وطبيعة تكرارها وصلاحيات الموافقة كما يلي:

  • مشتريات روتينية متكررة قيمتها اقل من 5000 جنيه لاستخدام المؤسسة بصفة عامة (ادوات كتابية، مستلزمات مكتبية، صيانات دورية،.... الخ) تتم وفقا لإجراءات صندوق المصاريف النثرية وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية.
  • مشتريات غير روتينية قيمتها اقل من 5000 جنيه لاستخدام المؤسسة بصفة عامة أو لمشاريع بالمؤسسة (ادوات كتابية، مستلزمات مكتبية، صيانات دورية،.... الخ) وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية
  • مشتريات روتينية متكررة تزيد قيمتها عن 5000 جنيه (تذاكر طيران/حجز فنادق/ مطبوعات / ترجمة) ولا تزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه تتم عن طريق الموردين او مقدمين خدمة معتمدين.وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات مع مدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية.
  • مشتريات غير روتينية وتزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه عن طريق عروض اسعار ومقارنة فنية من سجل الموردين وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات والمدير التنفيذي ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية.
  • مشتريات غير روتينية وتزيد قيمتها عن خمسين الف جنيه عن طريق عروض اسعار ومقارنة فنية من سجل الموردين وموردين خارجيين وصلاحية الموافقة عليها خاضع للجنة المشتريات (والتي تتكون من مدير الوحدة الطالبة للمشتريات والمدير التنفيذي أو أحد مساعديه والمدير الفني) ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية.


عملية الشراء :

  • يتم تحضير طلب شراء داخلي لجميع المشتريات غير الروتينية.
  • يتم تحضير طلب الشراء من قِبل الوحدة التي تحتاج المشتريات، ويتم اعتماد طلب الشراء من قبل مدير الوحدة.
  • يرسل طلب الشراء الى مدير وحدة الادارة المالية والادارية للتأكد من وجود موازنة في للمشتريات المطلوبة.
  • يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات.
  • يتم تحديد المواصفات الفنية للسلعة او الخدمة المطلوبة بالتفصيل في طلب الشراء وكذا في طلب الاسعار من الموردين. ويعتمد مدير الوحدة الذي يحتاج للمشتريات هذه المواصفات والشروط.
  • تتم عملية طلب أسعار تشمل المواصفات الفنية وشروط التوريد، ويتم استلام العروض، فتحها، اختيار المورد وفقا لجدول صلاحيات الشراء على الا تقل عدد العروض عن ثلاثة ولا يستثنى من هذا سوى بسبب طارئ او احتياج عاجل وبموافقة المدير التنفيذي.
  • يتم تحديد المورد المختار واسباب اختياره كتابة مع توقيع الطرف المخول صلاحية الشراء.
  • يتم تحضير أمر شراء وارساله الى المورد الذي تم اعتماده، ويجب ان يحتوي امر الشراء على كمية ونوع ومواصفات المشتريات، مع جدول زمني محدد لتوريد المواد أو تقديم الخدمات الى المؤسسة.
  • يتكون أمر الشراء من ثلاث نسخ، نسخة الى المورد ونسخة الى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات، ونسخة الى الادارة المالية والادارية.
  • عند استلام المشتريات، يجب استلام فاتورة ضريبية رسمية من المورد (اكثر من 300 جنيه) ومقارنتها مع أمر الشراء وذلك من حيث الكمية والنوعية والسعر وتاريخ التسليم، وذلك لاستكمال عملية الدفع، ويتم توثيق هذه العملية بواسطة الادارة المالية والادارية.
  • عموما ستراعي المؤسسة عند اتمام عمليات الشراء اعتبارات الاستدامة البيئية ومبادئ حقوق الانسان (وذلك مثلا عن طريق تحاشى اي منتجات او خدمات يدخل فيها عمل الاطفال).
  • وفي كل الحالات يتم الاحتفاظ بمستندات دورة الشراء لمدة خمس سنوات.
  • لتسجيل المشتريات، يجب ان يتأكد المحاسب من وجود جميع الوثائق المؤيدة المذكورة سابقا ويجب ان يقوم بمراجعتها وتصديقها قبل تسجيل عملية الشراء في النظام المحاسبي. ويتم اعلام المدير المالي والاداري عن اي استثناء.

سجل الموردين : يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن اسماء موردي المشتريات او مقدمي الخدمات يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء، أو الحاجة الى خدمة، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير التنفيذي أو مساعديه، ومدير الادارة المالية والادارية، على ان يجدد تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف اسماء الموردين على الاقل سنويا.

لجنة المشتريات : يتم تشكيل لجنة مشتريات -ان لزم الأمر- بقرار من المدير المالي. تتكون هذه اللجنة من ثلاثة أعضاء يكون المدير التنفيذي او احد مساعديه أحد أعضائها والمدير الفني للمؤسسة ومدير الوحدة الطالبة. يتم تغيير أعضاء هذه اللجنة كل سنة، ويكون من مهامها دراسة شراء مشتريات او خدمات تزيد قيمتها عن خمسين الف جنيه، او بيع اي اصول تملكها المؤسسة للخارج.


الفصل الرابع : السفر

مقدمة : يجب أن يكون السفر وفقا لسياسات موضوعة وضروريا لتحقيق أهداف المؤسسة علي انه في جميع الحالات يجب الحصول علي موافقة مسبقة قبل القيام بالسفر بتقديم نموذج طلب سفر والموافقة علية من الرئيس المباشر والمدير التنفيذي للمؤسسة.

إجراءات السفر داخل الجمهورية وخارج الجمهورية: تسرى إجراءات السفر داخل الجمهورية علي السفر خارج الجمهورية مع مراعاة الزيادة في النفقات والانتقالات والبدلات

  • المستندات المؤيدة للسفر قبل السفر هى طلب سفر معتمد او مأمورية
  • يقدم الشخص المسافر طلب سفر يعتمد عليه من المدير التنفيذي والمدير المباشر ويشمل طلب السفر البيانات التالية :

أسم المسافر /جهة السفر /الغرض من السفر /المدة /طريقة السفر ( قطار ، سيارة خاصة ، أي وسيلة أخري ) / بدلات يومية ( للإقامة والإعاشة ) معتمدة

  • تكون معدلات البدلات المستخدمة للإقامة والإعاشة قد تم وضعها بواسطة مجلس الأمناء والمدير التنفيذى للمؤسسة.
  • بعد السفر استمارة طلب استعاضة مصروفات معتمدة (تسوية السفر)
  • لكي يتم تسوية حساب نموذج طلب السفر أو دفع مصروفات السفر إلي الفرد يجب علي الفرد أن يسلم إلي الإدارة المالية استمارة معتمدة لطلب الاستعاضة مرفق بها :

فواتير وإيصالات الفنادق والإقامة / تذاكر السفر والانتقالات /بيان تفصيلي بالرحلة ويشمل تاريخ وتوقيت السفر والوصول للرحلة / قيمة المبلغ المطلوب بعد خصم عهدة السفر /المستندات الاخري المؤيدة للصرف /تقرير فني عن نتائج الرحلة إذا طلب

بدل السفر : بدل السفر هو المبلغ الذي يمنح للعاملين بالمؤسسة مقابل النفقات الضرورية التي يتكبدونها بسبب تغيبهم عن الجهة التي بها مقر عملهم للقيام بمهمة يكلفون بها من قبل جهة العمل .

  • يشمل بدل السفر الوجبات والمشروبات والتنقلات الداخلية والنثريات وحمل الأمتعة والإكراميات وما شابه.
  • تكون كافة السفريات المتعلقة بأعمال المؤسسة على نفقة المؤسسة.
  • يصدر المدير التنفيذي جدول ببدلات السفر لمختلف الجهات داخل الجمهورية وخارج الجمهورية ويعاد النظر فيها سنويا, لا يتم تكليف أي من العاملين بمهمة رسمية خارج مراكز عملهم إلا بقرار من المدير المباشر وتصرف لهم البدلات ونفقات السفر الفعلية.

جدول بدلات السفر داخل الجمهورية في اليوم (شامل الوجبات والانتقالات وغير شامل الاقامة)

  • جميع محافظات الجمهورية 150 جنية وجبات 200 انتقالات
  • دول عربية وافريقية 100 دولار وجبات وانتقالات داخلية
  • امريكا ودول اوروبية واسيوية 200 دولار وجبات وانتقالات داخلية


الفصل الخامس : القوائم الختامية والتقارير الدورية

أولا : الحسابات الختامية: تعد الادارة المالية فى نهاية كل سنة وقبل الشهر الثالث من السنة المالية التالية ما يلى :-

  • القوائم المالية (الميزانية العمومية – حساب الايرادات والمصروفات - حساب المقبوضات والمدفوعات – قائمة التدفقات النقدية ).
  • كشوف تفصيلية بحركة وارصدة الحسابات والدفاتر التحليلية او دفاتر الاستاذ المساعدة, كما تعد الادارة المالية كل شهر تقريرا توضح فية الموارد والاستخدامات الفعلية مقارنا بإعتمادات الموازنة التخطيطية المعتمدة واى تقارير اخرى يطلبها مجلس الامناء.
  • يتم القيد بالدفاتر و بالكمبيوتر اولا باول من واقع المستندات المعتمدة من الجهة المختصة بالادارة المالية مع ضرورة حفظ المستندات المؤيدة للقيود بطريقة تمكن من الرجوع اليها, ويجب أن تكون المعلومات المحاسبية مخزنة علي الكمبيوتر مع Backup فى نهاية كل سنة مالية و جميعها يجب أن تحفظ بمكان آمن.
  • ويجب تقسيم العمل بإدارة الحسابات بما يتفق ومبادئ الرقابة الداخلية ولائحتها التنفيذية, ويكون مسئول عن ذلك السيد المدير المالى والمدير التنفيذي.
  • يتولى المدير المالي إصدار التعليمات الواجب إتباعها لإقفال الحسابات في موعد أقصاه خمسة عشر يوماً قبل نهاية العام المالي للمؤسسة.
  • يتولى المحاسب مهمة إعداد موازين المراجعة للمؤسسة تفصيلاً وتقديمها للمدير المالي .
  • يتولى المدير المالي مهمة مراجعة ميزان المراجعة السنوي للمؤسسة والقوائم المالية الختامية مؤيدة بمرفقاتها التفصيلية ومناقشتها مع مراقب حسابات المؤسسة، خلال شهرين من انتهاء العام المالي.
  • يتولى المدير المالي إعداد التقرير المالي السنوي موضحاً نتائج أعمال كافة أنشطة المؤسسة وإرفاقه مع القوائم الختامية وتقرير مراقب الحسابات وعرضه على المدير التنفيذي ومن ثم عرضها على مجلس الامناء للمؤسسة خلال شهرين من انتهاء العام المالي للمؤسسة.
  • يقوم المدير المالي بوضع قواعد ونسب توزيع النفقات غير المباشرة على الأنشطة أو مراكز التكلفة ومناقشتها مع المدير التنفيذي أو من يفوضه .

ثانيا : التقارير الدورية :

  • يتولى المدير المالي مراجعة واعتماد التقارير المالية الشهرية والنصف سنوية والتأكد من صحة البيانات المدرجة فيها وعرضها على الجهات الإدارية المعده من أجلها في المواعيد المحددة لذلك .
  • يتولى المدير المالي تحليل البيانات الواردة في التقارير المالية والحسابات الختامية باستخدام أساليب التحليل المالي المتعارف عليها ورفع تقرير بنتائج هذا التحليل ومدلولاته للمجلس التنفيذي للمؤسسة او من ينوب عنه.
  • يتولى المدير المالى إعداد القوائم المالية النصف سنوية وتقديمها مع كافة المعلومات والبيانات التي يطلبها مراقب الحسابات والذي يقوم بدوره بالفحص المحدود وفقاً لمعايير المحاسبة المصرية والدولية.


الفصل السادس : الموازنة

أولا : تعريف الموازنة التقديرية : الموازنة التقديرية هي البرنامج المالي السنوي للمؤسسة لتحقيق الأهداف التي يقررها مجلس الامناء وهي تتضمن جميع الاستخدامات والموارد لأوجه أنشطة المؤسسة بما يتحقق مع الإستراتيجية الموضوعة.

تسعى الموازنة التقديرية لتحقيق ما يلي:

  • تعبر عن خطة عمل منظمة ومعدة على أساس علمي مستند إلى دراسات واقعية.
  • توضح الأغراض المحددة لنشاط المؤسسة المستقبلي.
  • تساعد إدارة المؤسسة على تنفيذ سياساتها والتعريف بتلك السياسات.
  • تستخدم كأداة لقياس الأداء الكلي للمؤسسة.
  • تستخدم كأداة من أدوات الرقابة والضبط الداخلي وذلك عن طريق المقارنات المستمرة بين الأرقام المقدره والأرقام الفعلية والتي عن طريقها يمكن اكتشاف نقاط الضعف والعمل على تقويتها.
  • تساعد على تقدير احتياجات المؤسسة من رأس المال العامل وكمية السيولة النقدية اللازمة لسداد الالتزامات الدورية أولاً بأول.

ثانيا : إعداد الموازنة التقديرية : يصدر مجلس الامناء للمؤسسة قرارا سنويا لتشكيل لجنة لأعداد الموازنة على ان يكون المدير المالي أو من ينيبه رئيساً للجنة على ان تعتمد نهائياً من المدير التنفيذي وأمين الصندوق للمؤسسة وكذلك إصدار التعليمات الواجب إتباعها عند إعداد الموازنة التقديرية وفقاً للأسس التي تحقق أغراض المؤسسة.


الفصل السابع : الموارد

أولا : الموارد الجارية يقصد بالموارد الايرادية كل ما تحصل علية المؤسسة من ايرادات عن كافة عملياتها الجارية و الناتجة عن ممارستها لانشطتها المختلفة – وكذلك المنح والتبرعات .

ثانيا : الموارد الرأسمالية يقصد بالموارد الراسمالية كل ما تحصل علية المؤسسة نتيجة بيع اصل من الاصول او عقد قرض او تمويل اضافى فى راس المال العامل ...او غير ذلك من الموارد غير الايرادية التى ترتب التزاما على المؤسسة.

ثالثا الحسابات البنكية

  • يفتح حساب او اكثر لدى بنك او اكثر و الذى تحدده ادارة المؤسسة تورد اليه كافة المتحصلات من التعاقدات مع الجهات المانحة أو غيرها من الجهات.
  • وتقوم الادار المالية بمتابعة هذا الحساب و عمل مذكرات التسوية اللازمة – و عدم اصدار اى شيكات على هذا الحساب بدون غطاء .

رابعا : متابعة الايرادات يتعين على المدير المالي متابعة إيرادات المؤسسة المحصلة بالبنك, والتأكد من تحصيلها في مواعيدها والقيام بالإجراءات اللازمة لحفظ حقوق المؤسسة, ورفع تقرير للمدير التنفيذي أو من ينيبه بالمبالغ التى لم يتم تحصيلها.

خامسا  : الديون المستحقة لا يجوز التنازل عن أي حقوق للمؤسسة يتعذر تحصيلها إلا بعد استنفاذ كافة الوسائل اللازمة لتحصيلها ويجوز بقرار من مجلس الامناء للمؤسسة او من ينيبه إعدام الديون المستحقة للمؤسسة بعد استنفاذ كافة الوسائل الرسمية الممكنة للتحصيل.


الفصل الثامن  : المدفوعات

- تتألف نفقات المؤسسة من :-

  • تكاليف المشتريات الداخلية والمحلية
  • تكاليف الفعاليات المحلية والدولية.
  • تكاليف السفر والإقامة للموظفين سواء المحلية أو الدولية.
  • تكاليف اقتناء الأصول الثابتة.
  • المصروفات المترتبة لقاء الخدمات المقدمة من الغير.
  • المصاريف الإدارية والعمومية.
  • المصاريف المختلفة.

ويميز فيها ما يلي: عقد النفقة: وهي الواقعة التي تنشئ الالتزام على المؤسسة كشراء المواد أو استحقاق الأجور أو تقديم الخدمات.

تسديد النفقة : سداد المبالغ الناشئة عن عقد النفقة لأصحاب الاستحقاق.

- يشترط لصحة المدفوعات توافر الشروط التالية :

  • أن تتم بموافقة المدير المباشر أو من ينوب عنه بمذكرة مسبقاً يحدد فيها ما إذا كانت المدفوعات رأسمالية أم إيراديه ماعدا المدفوعات المعقودة حكما.
  • أن تكون المشتريات أو الأشغال أو الخدمات المنفذة كلياً أو جزئياً لصالح نشاط المؤسسة.
  • توفر مستند يثبت مطالبة الغير بقيمة توريد الخدمة أوالأصل كالفاتورة مثلاً.
  • توفر مستند أصولي يثبت استلام المؤسسة فعلياً للبنود المشتراه أو الخدمات المقدمة.

- تعتبر المدفوعات التالية معقودة حكماً ولا تحتاج لموافقة مسبقة من المدير المالي أو من ينوب عنه:-

  • المدفوعات الناشئة عن العقود المبرمة بمجرد توقيعها من المدير التنفيذي أو من ينيبه مثل عقود العمل ، والإيجارات والتأمينات الاجتماعية وما شابهه......الخ.
  • وكذلك المدفوعات العائدة للخدمات المقدمة من الجهات الحكومية ذات الأسعار المحددة مثل مصروفات البريد والهاتف والكهرباء.......الخ.

- يضع المدير المالى بالاشتراك مع المدير التنفيذي للمؤسسة نظاما يكفل وفاء المنشأة بالتزاماتها لمستحقيها فى المواعيد المحددة طبقاً لما هو قائم من عقود او ارتباطات

- يتم سداد النفقات بموجب سند صرف أو أمر دفع بإحدى الطرق التالية :

  • نقداً من العهدة النثرية ،على أن لا يتجاوز السقف المحدد للصرف النقدي
  • بشيك على إحدى البنوك المتعامل معها.
  • تحويل على البنك ( حوالة بنكية – اعتماد مستندي - ...... وما شابهه ذلك).
  • ويتم ذلك بعد التأكد من استكمال المعاملة لجميع مصوغات الصرف وإرفاق المستندات الدالة علي ذلك وكذلك اكتمال التوقيعات عليها من الموظفين المختصين واعتماد الصرف من صاحب الصلاحية وطبقاً للإجراءات الموضحة في النظام المالي
  • يتم ختم المستندات متى تم صرفها بخاتم مدفوع من المؤسسة أو المشروع -طبقا لطبيعة تحميل الصرف- ليشير إلى سداد قيمتها
  • لا يجوز الصرف الا فى حدود الموازنة التخطيطية المعتمدة ، و يجوز للمدير العام او من ينيبة صرف مبلغ مقدماً تحت الحساب اذا استدعت الظروف ذلك بشرط الحصول على الضمانات الكافية قبل الصرف.
  • لا يجوز تحرير شيكات لحاملها أو على بياض ويجب أن يكون الشيك مسحوباً باسم شخص طبيعي أو شخصية اعتبارية ويراعى التوقيع على مستند الصرف من قبل المخول بالاستلام بناء على تفويض مسبق وبالمقابل إصدار سند قبض يفيد استلامه الشيك مع أهمية الاحتفاظ بكعوب الشيكات في مكان أمن تحت رقابة المدير المالي.
  • لا يجوز سحب شيكات بدل فاقد إلا بعد اتخاذ الإجراءات اللازمة للتأكد من فقد الشيك الأصلي من ناحية وضمان عدم صرفه في المستقبل من ناحية ثانية.
  • ينبغي اتخاذ الإجراءات الرقابية عند طبع سندات القبض والصرف للنقد وسندات الاستلام والدفع للشيكات مع ضرورة الاحتفاظ بهذة السندات في مكان أمن تحت رقابة المدير المالي, وكذلك الشيكات غير المستعملة ويترتب أن تكون هذة المستندات بشكل خاص وكافة المستندات المالية مرقمة بالتسلسل وأن يراعى هذا التسلسل عند استخدامها مع الاحتفاظ بالنسخ الملغاة.
  • يتعين إجراء جرد مفاجئ للصناديق التابعة للمؤسسة على فترات دورية خلال العام وعمل محاضر الجرد اللازمة ويكون الموظف المسئول عن استلام النقد (أمين الصندوق أو المكلف بالقبض أو المكلف بالتحصيل) مديناً بالعجز الذي قد يظهر نتيجة الجرد أما الزيادة فتقيد في حساب مستقل حتى يبرر أمين الصندوق سبب وجودها وإلا حولت للإيرادات المتنوعة على أن هذا لا يعفيه من التحقيق عملاً بمبدأ الزيادة في الصناديق كالنقص بها.
  • لا يجوز الاحتفاظ لدى أمين الصندوق بمبلغ يزيد عن المبلغ اللازم لاحتياجات المؤسسة والذي يصدر بتحديده قرار من المدير التنفيذي او من ينيبه بناءاً على اقتراح المدير المالي - ما لم تكن هناك رواتب تحت الصرف في حالة صرفها نقدا - وفي هذه الحالة لا يحتفظ بالمبالغ الزائدة لمدة تتعدى عشرة أيام تبدأ قبل موعد استحقاق صرف الرواتب بيومين وتنتهي بعد ذلك الموعد بثلاثة أيام.

- أمر الصرف :

  • يعتبر المدير المباشر أو المدير المالي هو معتمد النفقة وآمر الصرف أو آمر الدفع ويعتبر توقيعه على مستندات الصرف المختلفة توقيعاً نهائياً يجيز للمسئولين عن حفظ الأموال كلا حسب اختصاصه دفع النقود أو تحرير الشيكات أو اعتماد الإشعارات البنكية أو شراء الاحتياجات .
  • إن اعتماد أمر الصرف لأي تصرف ينشأ عنه نفقة مالية سواء كانت بشكل نقود أو بضاعة أو قيود يستلزم بالضرورة تنفيذها بشكل سليم بواسطة المستندات النظامية المستعملة لدى المؤسسة وطبقاً للإجراءات المحاسبية الموضحة بالنظام المالي ويعتبر المدير المالي مسئولاً عن صحة تنفيذ هذه الإجراءات .
  • يصدرقرار بتنظيم سلطات الاعتماد من مجلس الامناء بما لا يخل فى ايا من بنودها عن الخطة.

مع مراعاة القواعد و الاجراءات التنظيمية لهذة الحالات ....طبقاً للوائح المؤسسة.

- الصرف بشيكات :

  • إن التوقيع على الشيكات الصادرة من المؤسسة لصالح الغير الخاصة بالنشاط الجاري للمؤسسة تكون كالاتي :
  • يلزم ان يكون التوقيع على الشيك من سلطة المدير المالي وبموافقة المدير المسئول بعد اتخاذ الإجراءات المالية والمحاسبية لإصدار الشيك ومراجعة وإعتماد مستند الصرف من المدير المالي.

- الصرف نقدا :

  • يجوز التصريح بالصرف نقداً بموجب أمر دفع على خزينة المؤسسة في حدود 10000 جنيه مصرى أو ما يعادله بالدولار الأمريكى فى المرة الواحدة وبإعتماد المدير المالي والمدير التنفيذي مجتمعين.


الفصل التاسع  : السلف المستديمة والسلف المؤقتة

  • يجوز صرف عهدة مستديمة لمواجهة المصروفات التي تتطلبها طبيعة العمل ويحدد المدير المالى أو من يفوضه من الموظفين الذين تصرف لهم العهدة والمخولين بالصرف منها.
  • يجوز صرف عهدة مؤقتة لأغراض محددة بأعمال المؤسسة بموافقة المدير المالي أو من ينوب عنه، ويجب تسوية هذه العهدة بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله وفى خلال مدة أقصاها شهر من تاريخ صرف العهدة.
  • تصرف العهد بموجب قرارات من المدير التنفيذي او من ينوب عنه يحدد فيه بدقة الأمور التالية:

- أسم المستفيد من العهدة . - مبلغ العهدة . - الغاية من العهدة . - تاريخ انتهاء العهدة. - أسلوب استردادها.

تسترد العهدة من الموظف وفقاً لما جاء بالقرار الصادر من آمر الصرف وتعالج مالياً ومحاسبياً وفق نوع العهدة وفيما إذا كانت قد صرفت من أجل المصاريف أو كسلف شخصية.

  • تسجل العهدة عند صرفها فوراً بالدفاتر كما تسجل تسويتها أيضاً بالدفاتر .
  • يجوز لأسباب ضرورية صرف سلفه شخصية لموظفي المؤسسة حسب الشروط التالية:

- يحدد المدير التنفيذي أو المدير المالي او من ينوب عنهما قيمتها ومدة سدادها على ألا تزيد القيمة عن راتب الموظف ثلاثة أشهر وألا تتجاوز مدة السداد سنة ولا يجوز الجمع بين أكثر من سلفه للموظف الواحد.

- أن يكون إجمالي المستحق على الموظف من سلف لا يتجاوز مستحقات نهاية خدمة الموظف وأن يكون قد أمضى بالخدمة سنه على الاقل.

  • على المدير المالي متابعة تسديد تسوية العهد والسلف واستردادها في مواعيدها وتسترد العهد والسلف من الموظفين في حالات تأخرهم عن السداد أو خصمها دفعة واحدة من مستحقاتهم طرف المؤسسة .
  • يجوز صرف عهدة مستديمة لمواجهة المدفوعات النقدية العاجلة او المصروفات النقدية الصغيرة ويحدد المدير المالى قيمة العهدة وفقا لإحتياجات العمل وكذلك البنود المختلفة الواجب الصرف منها والحد الاقصى لكل صرفية وكذلك إعادة النظر فى قيمة العهدة
  • يتم استعاضة ما يصرف من العهدة المستديمة بشيك او نقدا فى نهاية كل شهر او عندما يصل الصرف منها الى 75% من قيمتها ويتم تسويتها بالكامل فى نهاية الشهر.
  • يجوز صرف عهدة مؤقتة لاغراض خاصة بناءاً على طلب الادارات المختلفة وفى حدود الاختصاصات المخولة بهذة اللائحة للمسئولين عن هذة الادارات على ان يحدد فى قرار الصرف المدة المحددة لتسوية العهدة , ويحظر صرف العهدة المؤقتة فى غير الاغراض المخصصة لها .
  • لا يجوز استعاضة السلفة المؤقتة ولا يجوز صرف اكثر من سلفة مؤقتة لشخص واحد فى نفس الوقت إلا بموافقة المدير التنفيذي والمدير المالي مجتمعين, كما لا يجوز صرف سلفة مؤقتة لغير العاملين بالمؤسسة.


الفصل العاشر  : الخزائن

  • يتم انشاء خزينة رئيسية بالمؤسسة تتولى هذه الخزينة استلام النقدية والشيكات واوراق القبض التى تورد اليها من مصادر التوريد المختلفة للمؤسسة
  • ينشأ بالمؤسسة خزينة لحفظ اصول المستندات الرئيسية ( عقد التأسيس – سجل تجارى - ......الخ ) واصول العقود المبرمة بين المؤسسة والغير , الاوراق التجارية طويلة الاجل ...... الخ وبصفة عامة جميع المستندات الهامة بالمؤسسة ولا يتم فتحها إلا بمفتاحين احدهما طرف المدير التنفيذي والاخر طرف المدير المالى .

- على امين الخزينة إعداد ما يلى :

  • كشوف بالحركة اليومية للخزينة موضحا بها الرصيد النقدى والعهد النقدية وتراجع إسبوعياً من الادارة المالية مع اوراق الاستلام و الصرف والتوريد ويتم عمل مطابقة يوميا بين الرصيد الدفترى والرصيد الفعلى .
  • كشوف بجميع الشيكات والكمبيالات والاوراق التجارية الاخرى المحفوظة بالخزينة مرتبة حسب تواريخ الاستحقاق لمتابعة تحصيلها او توريدها للبنك فى مواعيدها او تظهيرها للغير بشرط تؤدى إئتمانا ابعد .
  • اعداد التسويات البنكية حيث يرد كل فترة من البنك كشف حساب يببن رصيد المؤسسة ومن المعلوم ان رصيد حساب جاري البنك في دقتر المؤسسة يظهر مدينا ولكن كشف الحساب الوارد من البنك يظهر حساب جاري المؤسسة لدي البنك دائنا. ومن المفترض أن يتطابق الرصيدان ولكن من الناحية العملية غالبا ما يكون هناك اختلاف بين الرصيدين فتوجد عمليات اثبتها البنك ولم تثبت بدفاتر المؤسسة (المصروفات البنكية-شيكات لصالح المؤسسة مرفوضة-متحصلات اوراق تجارية قام بها البنك) وكذا عمليات سجلتها في دفاترها ولم تسجل في دفاتر البنك (مثل ايداعات بالطريق- الشيكات الصادرة للغير ولم يتقدم حاملها لصرفها)
  • امين الخزينة مسئول مسئولية كاملة عما فى عهدته من نقود او شيكات او حوالات بريدية او اى محرر ذى قيمة وجميع محتويات الخزينة تكون فى عهدته شخصيا .. كما يكون مسئولا بالتضامن عن كل عهدة فرعية تسلم من عهدته الى مساعده وعليه تنفيذ التعليمات الخاصة بالخزينة والتى تصدر فى هذا الشأن وفى حالة تغيير امين الخزينة – او وفاته – يتم نقل عهدة الخزينة الى من يحل محله بعد اجراء جرد فعلى بمعرفة الادارة المالية .
  • تخضع خزينة المؤسسة للجرد المفاجئ فى اى وقت يحدده المدير المالى وكذلك فى نهاية السنة المالية للمؤسسة ويكون الجرد شاملا لجميع محتوياتها , ويصدر المدير المالى قرار بتشكيل لجنة الجرد وبحضور امين الخزينة وفى حالة ظهور فرق بالعجز او الزيادة يرفع الامر فورا من قبل رئيس اللجنة الى المدير المالى لاتخاذ الاجراءات اللازمة لتحديد المسئولية.


الفصل الحادي عشر : مراقب الحسابات

  • دون الإخلال بإجراءات المراجعة الحسابية والمالية الداخلية ، يتم تعيين محاسب قانوني من بين المحاسبين المقيدين بجدول المراجعين والمحاسبين في جمهورية مصر العربية حسب القوانين المعمول بها إذا جاوز مجمع إيرادات أو مصروفات المؤسسة سنويا 20000 جنيه (عشرون ألف جنيها لا غير) لفحص حسابات المؤسسة النصف سنوية فحص محدود ومراجعة الحسابات الختامية في نهاية السنة المالية وإبداء الرأي عليها.
  • يتم تعيينه عن طريق قرار مجلس الامناء للمؤسسة و تقدير أتعابه بالقرار.
  • يجوز لمجلس الامناء للمؤسسة تعيين مراقب حسابات خلال العام في حالة اعتذار المراقب السابق عن استكمال المهمة.
  • على مراقب الحسابات مراجعة حسابات المؤسسة وفقاً للمعايير المعمول بها في جمهورية مصر العربية مراجعة مستمرة لتقديم التقارير اللازمة عن سير العمل وذلك كل ستة أشهر على الأقل إلا في الحالات التي تستدعي تقارير فورية.
  • لمراقب الحسابات أو من ينتدبه في كل وقت من أوقات العمل الرسمية الإطلاع على جميع الدفاتر والسجلات والمستندات وطلب البيانات والإيضاحات التي يرى ضرورة الحصول عليها لأداء مهمته ، وعلى إدارات المؤسسة المختلفة تيسير مهمة المراقب في ذلك.
  • في حالة الامتناع عن تمكين مراقب الحسابات أو مندوبه من أداء مهمته يثبت ذلك في تقرير يقدمه إلى مجلس الامناء للمؤسسة لاتخاذ الإجراء اللازم في هذا الشأن.
  • عند اكتشاف أية مخالفة خطيرة أو اختلاس أو تصرف يعرض أموال المؤسسة للخطر يرفع مراقب الحسابات بذلك فوراً تقريراً إلى مجلس الامناء للمؤسسة او من ينيبه لاتخاذ الإجراءات الكفيلة لمعاجلة الأمر على وجه السرعة .
  • على مراقب الحسابات التحقق من أصول المؤسسة والتزاماتها ومراجعة القوائم المالية وتقديم تقريره عن القوائم المالية خلال مدة لا تتجاوز شهرين من نهاية السنة المالية للمؤسسة.


الفصل الثانى عشر : أحكام ختامية

  • يصدر مجلس الامناء للمؤسسة او من ينيبه ( بعد التصديق على هذه اللائحة ) التعليمات اللازمة لتنفيذها.
  • يجري العمل بهذه اللائحة بعد إقراراها من مجلس الامناء للمؤسسة وتعميمها على جهات الاختصاص بالمؤسسة .
  • أي تعديل يتم على هذه اللائحة يجب موافقة مجلس الامناء للمؤسسة عليه ويتم بموجب ملحق ويعتبر الملحق بعد إقراره جزءاً لا يتجزأ من هذه اللائحة.


الفصل الثالث عشر: نماذج المستندات