إدارة:دليل الإجراءات المالية في دكّة

تتبع أغلب الإجراءات المالية في دكّة اللائحة المالية الخاصة بمؤسسة أضِف، أما هذا الدليل فهو يضم أهم الإجراءات المالية لتسيير العمل اليومي في دكّة بما يتناسب مع أسس أضِف المحاسبية ولضمان نقل المعرفة لأفراد فريق العمل

موارد دكّة

• تعتمد دكّة في مواردها المالية بشكل رئيسي على عوائد فعالياتها وأنشطتها، وعوائد حجز قاعاتها، بالإضافة إلى المساهمات النقدية والعينية على شكل تبرعات من جمهورها، والمجتمع المحلي، ومجتمع أضف الأشمل.
• في حال حصلت دكّة على أية تمويلات أخرى من قبل مانحين في الداخل أو الخارج ستتبع هذه التمويلات نفس قواعد لائحة أضف المالية وقواعد هذا الدليل، بالإضافة إلى وجود ميزانيات خاصة بالمشاريع التي حصلت على تلك التمويلات.
• تدخل موارد دكّة في ميزانية أضِف تحت بند مشروع دكّة، وتتسلم الإدارة المالية لأضف جميع الموارد المالية لاتباع الإجراءات القانونية والمالية المناسبة، ومن ثم يعاد توزيع تلك الموارد بحسب ميزانية المشروع واحتياجاته بعد موافقة الشخص المسؤول في الإدارة المالية ومدير دكّة.

العهدة المستديمة

تعتمد دكّة في تدوير احتياجاتها الشهرية على عهدة مستديمة من رصيد مواردها، تستلمها من الإدارة المالية في اليوم الأول من كل شهر، ومن ثم تسوّى هذه العهدة يوم 30 من الشهر نفسه بتسليم كافة المستندات المطلوبة والمبلغ المتبقي.

الدورة المستندية لدكّة

1. تستلم المساعدة الإدارية في دكّة العهدة المستديمة يوم 1 الشهر من الإدارة المحاسبية، وتودعها في خزنة دكّة.
2. تحفظ المساعدة الإدارية في دكّة جميع إيصالات الصرف الأصلية وصور إيصالات القبض للشهر المعني في الخزنة بعد تسجيلها في بيان الإيرادات والمصروفات الخاص بدكّة.
3. تسلّم المساعدة الإدارية صافي إيرادات دكّة من عوائد أنشطتها أو التبرعات خلال الشهر المعني إلى محاسب أضِف يوم 30 من نفس الشهر.
4. في حال تجاوز صافي إيرادات دكّة 1000 جنيه مصري في الأسبوع، يسلّم صافي الإيرادات إلى محاسب أضِف بنهاية الأسبوع.
5. تسوّى العهدة المستديمة يوم 30 من الشهر المعني بتسليم كافة الإيصالات التابعة للشهر، والمبلغ المتبقي من العهدة مع مراجعة بيان الإيرادات والمصروفات مع محاسب أضِف.

التقارير المالية

• يُعد التقرير المالي في دكّة بشكل شهري، وتعدّه المساعدة الإدارية ثم تراجعه مع مدير دكّة يوم 29 من الشهر قبل رفعه مع المستندات الملحقة إلى محاسب أضف يوم 30 من الشهر.
• تُسجل جميع التعاملات المالية من إيرادات وصرف ومشتريات في جدول التقرير فور حدوثها مع تدوين التاريخ ورقم الإيصال أو الفاتورة وملخص المعاملة والمبلغ واسم الشخص الذي قام بدفع أو استلام المبلغ المالي.
• تتبع صيغة التقرير المالي في دكّة نموذجا محددا يتفق مع نماذج الإدارةالمالية في أضف.

إجراءات استلام أو صرف النقدية

• استلام النقدية:
  • تحرر المساعدة الإدارية إيصالات استلام النقدية بعد التأكد من الرسوم المتفق عليها أو العقد المبرم مع الشخص الذي يقوم بالدفع.
  • في حالة حجوزات القاعات يتم التأكد من الاتفاق المبرم مع المستخدم واستيفاء بنوده، وزيارة القاعة وتفقدها بالكامل قبل استلام النقود، مع اتباع أية خطوات ينص عليها الاتفاق في حالة حدوث أي تلف أو ضرر أو تأخير.
  • يحصل الشخص الذي يقوم بالدفع على النسخة الأصلية من الإيصال، بينما ترفع نسخة من الإيصال ضمن المستندات المالية التي تسلم لمحاسب أضِف. وتبقى الصورة الثانية داخل دفتر الإيصالات.
  • في حال استرداد قيمة الإيصال أو إلغاؤه، يجب استلام النسخة الأصلية من الإيصال لتتم عملية إرجاع المبلغ للشخص.

• دفع النقدية:
  • تحرر المساعدة الإدارية إيصالات دفع النقدية بعد التأكد من التكاليف المتفق عليها أو العقد المبرم مع مقدم الخدمة سواء كان مدربا أو حرفي أو غيره.
  • في حالة التعاقد مع مدربين أو مطوري مناهج أو أية خدمات فنية، يجب التأكد من استيفاء جميع الشروط الملزمة في العقد (اكتمال المهمة، الجودة، الالتزام الزمني) والحصول على موافقة مدير دكّة قبل دفع أي مبلغ لمقدم الخدمة، واتباع أية خطوات ينص عليها العقد سواء في الخصم أو الزيادة بحسب النتيجة.
  • في حالة التعاقد مع حرفيين أو عاملين، يجب التأكد من استيفاء جميع شروط العقد من حيث الجودة والمدة الزمنية واكتمال المهمة واتباع أية خطوات ينص عليها العقد سواء في الخصم أو الزيادة بحسب النتيجة.
  • يحصل الشخص الذي يقوم بالدفع على صورة من الإيصال، بينما ترفع النسخة الأصلية من الإيصال ضمن المستندات المالية التي تسلم لمحاسب أضِف، وتبقى الصورة الثانية داخل دفتر الإيصالات.

• ملاحظات عامة:
• تحصل دكّة على دفاتر إيصالات رسمية (إيصالات مشاريع) من الإدارة المالية لأضف، وهي نوعين استلام نقدية ودفع نقدية.
• يفضّل تحديد لون صورة الإيصال التي ستبقى داخل الدفتر وتمييزه عن لون الإيصال الذي يتم تسليمه لمحاسب أضف لتسهيل مهمة المراجعة على جميع الأطراف.
• ضرورة مراعاة اتساق تواريخ تحرير الإيصالات مع الرقم المتسلسل للإيصال، ويتطلب ذلك الحرعدم تأجيل أو نسيان تحرير أي إيصال أيا كانت قيمته.
• عند انتهاء أوراق دفتر الإيصالات، يرفع الدفتر إلى محاسب أضف للمراجعة مع الحرص على إرفاق جميع الإيصالات الأصلية الملغية.

العقود

تستخدم دكّة ثلاثة نماذج من العقود:

• نموذج عقد مع مدرّب أو استشاري في دكّة، ويستخدم ليشمل جميع عناصر الاتفاق المالية والفنية مع مدرب على دورة تدريبية/ورشة عمل أو مع استشاري ما في أحد مجالات عمل دكّة.
• نموذج عقد حجز و تأجير قاعة في دكّة، ويستخدم في حالة حجز الأفراد أو المجموعات أو المؤسسات المحلية أو الدولية لإحدى قاعات دكّة للاستخدام الخاص.
• نموذج عقد خدمات حرفية في دكّة، ويستخدم في حالة الحصول على خدمات السباكة والنجارة والإصلاحات المختلفة والزراعة وفي حالة التوريدات الكبيرة.

اتفاقات التعاون

وهي تشبه العقود إلا أنها قد لا

المشتريات

وفي العادة ترتب الأوليات كالتالي: الجودة، السعر، موعد التسليم، طريقة الدفع، الخ. ولكن في بعض الحالات يمكن للمؤسسة تغيير من ترتيب الأوليات السابقة حسب احتياجها للسلعة او الخدمة المطلوب شرائها وقيود الوقت.

صلاحيات الشراء:

يتم الموافقة على عملية الشراء مسبقاً ضمن حدود الصلاحيات التي حددها واعتمدها المدير التنفيذي، كما هو بالجدول التالي (تعني مشتريات سلع او خدمات او استشارات فنية محددة المدة من شركات). وتقسم المشتريات طبقا لحجمها وطبيعة تكرارها وصلاحيات الموافقة كما يلي:

• مشتريات روتينية متكررة قيمتها اقل من 5000 جنيه لاستخدام المؤسسة بصفة عامة (ادوات كتابية، مستلزمات مكتبية، صيانات دورية،.... الخ) تتم وفقا لإجراءات صندوق المصاريف النثرية وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية
• مشتريات روتينية متكررة تزيد قيمتها عن 5000 جنيه (تذاكر طيران/حجز فنادق/ مطبوعات / ترجمة) ولا تزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه تتم عن طريق الموردين او مقدمين خدمة معتمدين.وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات مع مدير الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية ومدير الوحدة المعنية
• مشتريات غير روتينية وتزيد قيمتها عن عشرة آلاف جنيه عن طريق عروض اسعار ومقارنة فنية من سجل الموردين وصلاحية الموافقة عليها خاضع لمدير الوحدة الطالبة للمشتريات والمدير التنفيذي ومدير وحدة الادارة المالية والادارية لتأكيد توفر الأموال بالموازنة المعنية ومدير الوحدة المعنية

عملية الشراء :

• يتم تحضير طلب شراء داخلي Purchase Request لجميع المشتريات غير الروتينية والتي لا تزيد قيمتها عن 5000 جنيه مصري.
• يتم تحضير طلب الشراء من قِبل الوحدة التي تحتاج المشتريات، ويتم اعتماد طلب الشراء من قبل مدير الوحدة.
• يرسل طلب الشراء الى مدير وحدة الادارة المالية والادارية للتأكد من وجود موازنة في للمشتريات المطلوبة.
• يتم اعتماد طلب الشراء وفقاً لجدول صلاحيات المشتريات.
• يتم تحديد المواصفات الفنية للسلعة او الخدمة المطلوبة بالتفصيل في طلب الشراء وكذا في طلب الاسعار من الموردين او المناقصة. ويعتمد مدير الوحدة الذي يحتاج للمشتريات هذه المواصفات والشروط.
• تتم عملية طلب أسعار تشمل المواصفات الفنية وشروط التوريد، ويتم استلام العروض، فتحها، اختيار المورد وفقا لجدول صلاحيات الشراء على الا تقل عدد العروض عن ثلاثة ولا يستثنى من هذا سوى بسبب طارئ او احتياج عاجل وبموافقة المدير التنفيذي.
• يتم تحديد المورد المختار واسباب اختياره كتابة مع توقيع الطرف المخول صلاحية الشراء. وفي حالة اجتماع لجنة المشتريات من اجل الاوامر التي تزيد قيمتها عن خمسين الف جنيه يجب اعداد وتوقيع محضر الاجتماع وقرارات اللجنة التي يجب ان يحضرها شخصان اثنان على الأقل.
• يتم تحضير أمر شراء Purchase Order وارسال أمر الشراء الى المورد الذي تم اعتماده، ويجب ان يحتوي امر الشراء على كمية ونوع ومواصفات المشتريات، مع جدول زمني محدد لتوريد المواد أو تقديم الخدمات الى المؤسسة.
• يتكون أمر الشراء من ثلاث نسخ، نسخة الى المورد ونسخة الى الجهة أو الشخص المسؤول عن استلام المشتريات، ونسخة الى الادارة المالية والادارية.
• عند استلام المشتريات، يجب استلام فاتورة ضريبية رسمية من المورد (اكثر من 300 جنيه) ومقارنتها مع أمر الشراء وذلك من حيث الكمية والنوعية والسعر وتاريخ التسليم، وذلك لاستكمال عملية الدفع، ويتم توثيق هذه العملية بواسطة الادارة المالية والادارية.
• عموما ستراعي المؤسسة عند اتمام عمليات الشراء اعتبارات الاستدامة البيئية ومبادئ حقوق الانسان (وذلك مثلا عن طريق تحاشى اي منتجات او خدمات يدخل فيها عمل الاطفال).
• وفي كل الحالات يتم الاحتفاظ بمستندات دورة الشراء لمدة خمس سنوات.
• لتسجيل المشتريات، يجب ان يتأكد المحاسب من وجود جميع الوثائق المؤيدة المذكورة سابقا ويجب ان يقوم بمراجعتها وتصديقها قبل تسجيل عملية الشراء في النظام المحاسبي. ويتم اعلام المدير المالي والاداري عن اي استثناء.

سجل الموردين : يتم الاحتفاظ بسجل يتضمن اسماء موردين المشتريات او مقدمين الخدمات يتم الاتصال بهم في حالة إجراء عمليات الشراء، أو الحاجة الى خدمة، ويتم اعتماد هذا السجل من قبل المدير التنفيذي أو مساعديه، ومدير الادارة المالية والادارية، على ان يجدد تحديث السجل باستمرار لإضافة أو حذف اسماء الموردين على الاقل سنويا.