أدوار معسكر الفتية 2019
تفصيل دور مدير المعسكر
رأفت وأمينة وسناء وجمعة
رأفت
- التعريف بالفريق وبدور كل فرد فيه والعلاقة بين هذه الأدوار أثناء ملتقى إعداد فريق المعسكر
- التواجد في مقر الإدارة باستمرار لمتابعة فاعليات المعسكر
- ربط كل أفراد وأجهزة المعسكر والتنسيق بينها-أمينة-رافت
- إدارة الفريق الإداري-آمينة
- قيادة حواشي المعسكر
- دائرة الصباح - سناء
- السمر-دينا
- الرحلة-آمينة
- الحفل الختامي
أمينة
- إدارة الاجتماعات
- تحديد مواعيدها رأفت
- الدعوة لها أمينة
- وضع خطتها وهيكلها الأساسي رأفت
- الإشراف على تنفيذ قراراتها ومخرجاتها أمينة
- وتوزيع المهام رأفت
- إقرار جداول المعسكر رأفت + سناء
- متابعة آلية اختيار الورش سناء
- استكمال آلية التقييم والحضور والتحصيل (والتحفيز؟) (؟)
- تقييم إيقاع المعسكر جمعة
- اعتماد زوار المعسكر سناء + أمينة + رأفت
- العلاقة مع إدارة الفندق رأفت
- التواصل مع الأهل عند الضرورة أمينة
- إصدار أوامر التفويض أمينة + رأفت
- اتخاذ القرارات الطارئة رأفت+ أمينة
- اتخاذ القرارات السيادية أمينة + رأفت
- تغيير الجدول
- استبعاد واحد من فريق المعسكر (هذه الإمكانية لا يجب أن تعتبر محتملة من بقية الفريق)
- تغيير تنظيم مساحة المعسكر
في إطار اجتماعنا للتحضير لمعسكرات الفتية للعام 2016 و خلال مناقشة دور مدير المعسكر تطرقنا لأهمية تجميع رؤى فريق المعسكرات بالكامل و مراعاة الملكية الخاصة لكل شخص في الفريق على المعسكرات.
تفصيل دور المسؤول الإداري
نوار وسيمون
قبل المعسكر
- كتابة محاضر الاجتماعات التحضيرية الأسبوعية بحضور منسق المشروع ومدير المعسكر والمسؤول اللوجستي (قرارات وتوزيع مهام) سيمون
- متابعة تنفيذ قرارات ومهام الاجتماعات التحضيرية أمينة
- متابعة عملية اختيار موقع المعسكر والتعاقد والحجز رأفت+أمينة
- تجهيز وتحديث كل الجداول المتعلقة بالنقل والسفر والتأشيرات والاشراف على المسؤول اللوجيستي لتنفيذه (المسؤول اللوجستي + أمينة للمتابعة)
- متابعة تفاصيل ميزانية المشروع بالتنسيق مع المدير المالي ل أضف سيمون
- الاتفاق مع الجمعيات بعد الاتصال الأوّلي، والمتابعة مع الجهات المتنوعة التي نجلب من خلالها فتية/ فتيات للمعسكر - لميا + أمينة للمتابعة مع لميا
- التواصل مع مختلف الجهات المتعلقة بالمشروع - أمينة
- متابعة اشتراكات الفتية على الموقع والتواصل معهم والتعرف على أُسَرهم وبناء علاقة معهم وتحضير ملف كامل للفتية/ للفتيات - ؟؟؟؟؟؟!!!!!!
خلال المعسكر
- المشاركة في المهام الجماعية -
- المشاركة في الاجتماعات الإدارية اليومية
- إدارة الميزانية اليومية ومتابعة الفواتير اليومية من الفندق - ياقوت (مساعد لوجستي)
- مسؤول عن ملفات وقوائم المعسكرين - سيمون
- الرحلات - الرواد
- التسكين - داليا نعوس
- الفرق - داليا نعوس
- مواصلات الوصول والمغادرة الرحلة - المسؤول اللوجستي
- لزقها على الأوتوبيس وارقام الباص - المسؤول اللوجستي
- التواصل مع الجمعيات والأهالي - سيمون
- التواصل مع مسؤول رواد الأسر لمتابعة أخبار الفتية - داليا نعوس
- الحرص على استلام الأموال و المقتنيات الثمينه من الفتية ووضعها في خزنة المعسكر - سيمون
- استقبال مكالمات الأهالي يوميا وقت السمر وإيصالها للمعسكرين - رواد الاسر
- إعداد وطباعة جداول المعسكرين والمدربين - سيمون ( طباعة الجداول و
- تعليق الجداول في القاعات وتسليم جداول المدربين لسناء (مسؤولة المدربين والمحتوى) مساء وجداول المعسكرين لرواد الأسر مساءا حتى يسلموها بدورهم للمعسكرين في دائرة الصباح - المسؤول لوجستي
- الاشراف والتنسيق الدائم مع المسؤول اللوجيستي !!
- كتابة الرسالة اللوجستية - سيمون
تفصيل دور المسؤول اللوجستي
قبل المعسكر (جمعة)
- شراء كل مستلزمات المعسكر من تي شيرت وكاب وشنط و usb وزمزمية ومدليات مع متابعة التصميم والطباعة - جمعة
- تأمين المياه باكراً واخذ عروض من شركات (يا ريت بالتنسيق مع المكان)- جمعة
- تجهيز وتحديث كل الجداول المتعلقة بالنقل والسفر والتأشيرات وحجز الطيران- ياقوت
- متابعة قوائم احتياجات الورش مع المدربين وارسالها للمسؤول اللوجستي جمعة - سناء
- مرافقة المدربين لشراء المواد التدريبية من الأسواق المختلفة والحرص على الحصول على فواتير ضريبية سليمة وتسويتها - جمعة
- متابعة تطور سير الميزانية والتعلم من هذه العملية بهدف الجهوزية لمتطلبات فريق الحسابات خلال المعسكر - سيمون
- استصدار التأشيرات وحجز تذاكر الطيران وتنسيق عملية النقل من المطار وحجز الحافلات لنقل فريق المعسكر و المعسكرين من وإلى الفندق
خلال المعسكر
- المشاركة في المهام الجماعية
- التنسيق الدائم مع المسؤول الإداري
- المشاركة في الاجتماعات الإدارية اليومية
- ترتيب وسيلة انتقال لاستقبال الوفود والضيوف ووسيلة الانتقال المستخدمة في الرحلات
- الإشراف على عملية تنظيم المخازن ورصد المسحوبات والمردودات وعمل الجرد النهائي التي يقوم بها المسؤول التنفيذي عن المخازن
- عمل snag list في أول يومين من أيام المعسكر وشراء الاحتياجات الضرورية والتنسيق مع مسؤول الدعم التقني وشراء لائحة احتياجاته
- شراء النثريات (فاكهة – كرة...)
- تسوية الفواتير مع المحاسب الزائر
- متابعة مهام المساعد الاداري واللوجيستي الموكل بمهام التواصل مع الفندق أثناء المعسكر
- متابعة الإقامة والتسكين
- إدارة نظام لتسليم المفاتيح لفريق المعسكر بالكامل واستلامها في الأوقات المختلفة
- متابعة خدمات الغرف (نظافة - صيانة)
- متابعة توزيع الكميات المحددة من الماء في كل مساحات المعسكر من غرف وقاعات وملاعب يوميا
- متابعة النظافة في كل مساحات المعسكر
- متابعة أعمال الصيانة في كل مساحات المعسكر
- متابعة استغلال مساحات المعسكر المختلفة
- متابعة أي مشاكل طارئة مع الفندق
- متابعة تقديم وجبات الطعام الأساسية والخفيفة في موعدها وتحديد أعدادها ومراقبة جودتها