محضر:في 05-04-2015 ريتريت فريق اضف

ريتريت اعضاء فريق اضف من يوم الاحد 5 ابريل الي الاربعاء 8 ابريل 2015

تم عقد ورشة عمل جماعية لفريق اضف في خلال الفترة بين 5 الي 8 ابريل بحضور جميع اعضاء اضف و استشاريين البناء المؤسسي ماجد حسني و تامر مجدي .

اليوم الاول : الاحد 5 ابريل

كان جلسة لفريق اضف لمناقشة بعض الموضوعات و الاساسيات العامة لاضف و كان يدير هذه الجلسة : احمد غربية – احمد حسين – داليا و كان المقترح ان يتم مناقشة النقاط التالية :

1. توحيد القيم و المفاهيم الخاصة باضف
2. طرق التواصل بشكل مرن
3. قيم التعايش المشترك
4. تقييم ذاتي لقيم العمل المشترك
5. تقييم عام لاداءات فريق العمل
6. كيف نري اضف بعد 5 سنوات
7. تقسيم متابعة الجلسات و تدوين ما دار بها

و لكن بعد مناقشة بين اعضاء الفريق و طرح الاقتراحات للنقاط التي لها اولوية تم مناقشة التالي :

التقييم الذاتي لقيم العمل المشترك التي تتضمن

• مواعيد العمل ، الاجازات ، الاجتماعات
• الادوات المكتبية لاضف
• مناقشة مدي فاعلية اجتماع اضف الدوري و اهمية الحفاظ علي انعقاده و تجربته لفتره اطول ، كما اقترح تنفيذ لعبة في بداية كل اجتماع
• الاحتفال باعياد ميلاد اعضاء اضف كنوع من التفاعل الاجتماعي.
• ضرورة وضع الية محددة للاقتراحات و النقاشات و تحديد مواعيد لاتخاذ القرارات
• المساحة المشتركة لاضف و تتضمن التعامل مع قضية القطط و الحيوانات الاليفة في اضف.
• ضرورة تطويرمهارات العاملين و ضرورة افصاح كل عضو عن اهتماماته حتي تساعده اضف في التنفيذ.
• اهمية عمل نظام لتسجيل المهام التي تم تنفيذها في ملف المهام مع الالتزام بنظام البصمة و الجمع بين النظامين
• مناقشة مدي فاعلية ماكينة الحضور و الانصراف
• ضرورة اندماج فريق دكة في فريق اضف ككل

ضرورة اتباع النظام الحاكم للدعوة للاجتماعات

طرق التواصل

• سرعة التواصل في وقت حدوث ما يستدعي النقاش
• اقتراح عمل جلسة لكل الاعضاء لكنابة التوصيف الوظيفي حتي لا يتوقع البعض من الاخرين اعمال خارج اطار العمل ( التوصيف الوظيفي)
• عمل جلسة تعريفية للعاملين الجدد وحتي يتم فيها عرضهم لمهاراتهم ليتم الاستفادة منها في اضف.
• ضرورةالعمل علي قائمة موثقة للجلسة التعريفية للجدد و تذكير العاملين بها و تحديثها كل 3 اشهر .
• كتابة كلمة قرار في الايميلات التي تحتاج سرعة في الرد
• وضع الية لتوثيق القرارات و استرجاعها من علي الويكي
• وضع وصف محدد لنوع القرار الذي يصدر في الاجتماعات
• عدم التحفز و عدم الوصول لحكم مسبق قبل التحدث مع الاشخاص المعنية بالمشكلة
• تسمية كل ايميل يتم ارساله

قيم التعايش المشترك

• يتم وضع اكل للقطط خارج باب اضف
• ضرورة عمل نظام لدعم العاملين بخصوص الرعاية الصحية
• اقتراح تفعيل نظام تأمين داخلي (صندوق العاملين ) للمساعدات و الحالات الطارئة
• وضع قواعد لاستخدام العاملين بشركة ريم مواد المطبخ الخاصة باضف
• الاتفاق علي وسيلة لتحديد ماهو مشاع داخل ثلاجة اضف و ماهو غير مشاع ( اقتراح وضع استيكر علي ما هو غير مشاع )
• ضرورة غسل الاكواب و الاطباق بعد استخدام كل شخص لهم.

اليوم التاني : الاتنين 6 ابريل

كان بحضور اعضاء فريق اضف واستشاريين البناء المؤسسي ماجد حسني و تامر مجدي و انقسم اليوم الاول الي جلستين :

الجلسة الاولي

بدأ الجلسة الاولي بتعريف كل شخص لنفسه عن طريق اختيار صورة من مجموعة صور معلقة علي ان يذكر كل شخص اسمه ، بداية عمله في مجال العمل المجتمعي ، سبب اختياره للصورة و شئ لا يعرفه احد عنه.

• مناقشة توقعات اعضاء الفريق المشاركيين في الريتريت :
  • تقييم الوضع المؤسسي للمؤسسة و تحديد نقاط القوة و الضعف
  • وضع خطة عمل و خطة زمنية
  • وضع نظام محدد للمؤسسة
  • تحديد ما ينقص اضف و العمل عليه
  • التفاعل بين اعضاء الفريق ووضع سبل التعاون
  • الوصول لفهم واحد وتوقعات عمل ورؤية واحدة مشتركة
  • فهم ادوار و مسؤليات الاخرين و كيف نتمكن من التعاون و التكامل معا

• تحديد دور الاستشاريين في المهمة الاستشارية:

الهدف الاول :

• اعداد نظام بناء مؤسسي و اتباعه و كتابته علي الويكي
• تقييم الوضع الحالي للمؤسسة (انشطة،برامج،اهداف،نتائج)
• تقديم بعض الاقتراحات و التوصيات
• استخدام منهج تشاركي مع العاملين في اضف

الهدف الثاني :

• وجود دليل اجراء السياسات و الاجراءات
• اعداد دليل برامج للمؤسسة
• اعداد خطة استراتيجية لمدة 5 سنوات

علي ان يتم ذلك في خلال الفترة من ابريل 2015 الي اكتوبر 2015

ثم تم تقسيم المشاركين من اعضاء اضف الي مجموعات و بدأ مناقشة المفاهيم الاساسية للمصطلحات الاتية والعمل علي وضع تعريف موحد لها.

مجموعة رقم 1 : (بسام ،فرح ، عمار ، نيفين )

• المشاركة :مساهمة كل فرد في بناء عمل جماعي.
• المنتفعين: من تعود عليهم منفعة ايجابية من عملنا بشكل مباشر او غير مباشر
• متخذو القرار: مجموعة ذات سلطة متساوية ضمن مشروع بشكل تشاركي و توافقي
• عملية منع القرار:دراسة جماعية لمشكلة ما ( تحدي و اختيار الحل الامثل ضمن قيمنا)
• لائحة النظام الاساسي: الشكل القانوني للمؤسسة و يتضمن :
  • انشطة المؤسسة الرسمية
  • رأس المال التأسيسي
  • السجلات الرسمية المستخدمة
  • اسلوب تعيين و اختيار مجلس الامناء

   *الادوار الاساسية لهيئة مكتب مجلس الامناء 
   *دور مراتب الحسابات 
   *ايلولة الاموال في حال حل المؤسسة 

و يترتب عنها رقم اشهار و تاريخ اشهار من الجهة المعنية

مجموعة رقم 2 : ( داليا، سلمي ، وسام ،يسرا )

• تقارير:الية توثيق و متابعة لتوضيح سير عملية ما ووضعها الحالي لدعم اتخاذ القرار
• المؤشرات:معايير محددة مسبقا توضح مدي جودة اي عملية او خطة اثناء تنفيذها.
• تدبير التمويل :جمع الاموال بالاعتماد علي الموارد المتاحة و بدائل اخري لتلبية احتياج محدد مسبقا
• البناء المؤسسي:تعزيز و تقوية و تحسين تركيبة المؤسسة بالعلاقة مع غرضها و سياستها و مصادرها و قابليتها للنمو.
• الادارة بالنتائج:ادارة تركز علي النتائج في التخطيط و التنفيذ و التعلم

مجموعة رقم 3 :

• نظام الجودة :مجموعة من الاجراءات المخططة و الممنهجة لضمان تحقيق المنتج لاهدافه بحسب المعايير الموضوعة.
• اللائحة الداخلية :مجموعة من القواعد التنظيمية لعلاقات الافراد بالمؤسسةالتي تتضمن الشروط و الاجراءات و النماذج سواء ورقية او اليكترونية و المسؤليات و التوقيتات.
• استراتيجية:خطة / انواع من الاساليب و الطرق المختلفة التي تؤدي الي تحقيق الاهداف المحددة لتحقيق الهدف العام.
• الرقابة الداخلية:مجموعة من السياسات و الاجراءات و الانظمة التي تقيس و تؤكد علي تحقيق المؤسسة لاهدافها

مجموعة رقم 4 :

• القاعدة الشعبية الممثلة:هي جزء من المجتمع يشارك في صنع القرار في المؤسسة من خلال ممثلين له.
• الحلفاء:الافراد و المجوعات الفعالة التي تشاركنا في الرؤية و الاهداف
• الاطراف المعنية:هم المؤسسات و الافراد المعنيين بامر ما و الفاعلين في تشكيل هذا الامر سواء بالايجاب او السلب
• تعبئة الموارد:تجهيز و توصية الموارد لتحقيق هدف ما
• تفعيل البناء المؤسسي:حدوث تغيرات في اداء الاشخاص و المؤسسة لاكتساب مهارات جديدة في اتخاذ القرارات و علاقتهم بالانظمة و الاجراءات و الثقافات.

اليوم التالت :يوم الثلاثاء 7 ابريل

انقسم اليوم الي جلستين الجلسة الاولي تتضمن : -تحليل مؤسسة اضف

                      -عرض طرق التفكير المختلفة 

الجلسة الثانية و تتضمن :

                     - المشكلات بطرق تحليلية 
                     -تحليل قض فت 
                     - ادارة التحليل الوضعي 

بدأت الجلسة الاولي بتحليا مؤسسة اضف عن طريق استخدام طريقة قبعات التفكير الستة و انقسموا الي :

• الحقائق:

• • تأسسنا في 10/2009 كمؤسسة مصرية
  • نعمل علي 4 برامج
  • يوجد حاليا 16 موظف داخل اضف بينهم 3 يعملون بشكل
  • توجد ازمة مالية حاليا
  • توجد مساحات مفتوحة و مجهزة بالمعدات
  • نجتمع كل ثلاثاء من كل اسبوع ( افطار جماعي)
  • نجتمع معا كفريق عمل مؤسسي كل اسبوعين
  • مر علينا نحو 9 سنوات نقوم بتنفيذ المعسكرات للفتيات و الفتيان
  • ننفذ سيما دكة كل يوم ثلاثاء
  • لدينا لجان تسيير لكل مشروع
  • لدينا فريق محوري
  • بدأنا في تنفيذ معسكرات للشباب منذ 2014
  • لدينا ذاكرة مؤسسية علي الويكي
  • ايام العطلة لاضف الجمعة و السبت و ايام عطلة دكة الاحد و الاتنين
  • كان عدد الموظفين 27 و اصبحنا 16
  • لدينا نظام اليكتروني يحتوي علي تفاصيل محتوي الورش
  • لدينا عواميد حمراء امام المؤسسة تمنع السيارات من الانتظار
  • كل اماكن المؤسسة بالايجار
  • المؤسسة فقدت احد مؤسسيها (علي شعث) منذ حوالي عام ونصف
  • لدينا مخزن كبير و اخر صغير
  • لدينا استديو صوت ووحدة مونتاج و و قاعة تدريت حركي و معمل كمبيوتر وقاعة للتواصل المجتمعي
  • موقع المؤسسة بالمقطم
  • نتعامل منذ 2007 حتي 9/2012 مع الفئات العمرية من 11 الي 15 سنة ثم بعد ذلك توجهنا للعمل مع الفئة العمرية الاكبر
  • ندعوا الي استخدام و نشر البرمجيات الحرة مفتوحة المصدر
  • متوسط اعمار الموظفين تحت ال 30 و معظمهم سيدات و فتيات
  • ندعوا الي انتاج المعرفة باللغة العربية
  • لدينا مساحة للابداع التقني
  • معظم فريق العمل متعدد المواهب و لديه القدرة علي القيام بوظائف متعددة في نفس الوقت
  • معظم العاملين بالمؤسسة من نفس الدوائر المحيطة و كانوا علي معرفة سابقة قبل العمل بالمؤسسة
  • الفريق المحوري هو متخذ القرار بالمؤسسة
  • مجلس امناء المؤسسة يتكون من 3 افراد

• السلبيات:

• • النقاشات تضيع وقت الافراد و تصعب القرار
  • التصميم بالرأي يعطل العمل
  • يوجد مرونة كبيرة تؤثر علي القرارات
  • عدم وجود تأمين صحي للعاملين
  • لا يوجد ربط بين المشروعات (البرامج معا)
  • عدم وجود عقود عمل لبعض العاملين
  • لا يوجد نظام للمحاسبة عادل ثابت وواضح
  • معدل التدخين كثير جدا داخل المؤسسة و عدم وجود مكان مخصص للتدخين
  • يوجد موارد كثيرة في المؤسسة غير محسن استغلالها
  • يوجد عواميد تمنع ركن السيارات امام اضف
  • باب اضف مغلق
  • لا نراعي مصلحة العاملين في اضف مع الممولين
  • عدم وجود معايير لتقييم اداء العاملين
  • يوجد مشكلة في التواصل بين الموظفين
  • لايوجد نظام لتعريف الجدد عن المؤسسة
  • لا يوجد لدينا قدرة علي المواجهه الفردية
  • عدم مشاركة الموظفين في انشطة الاخرين
  • لا يوجد نظام للترويج عن المؤسسة
  • عدم وجود استراتيجية واصفة للمؤسسة
  • عدم وجود استراتيجية واصفة لبعض الانشطة (دكة )
  • لا يوجد توصيف وظيفي واضح للافراد و معلن لباقي الافراد
  • عدم وجود استراتيجية للتمويل
  • لا يوجد تدريب للموظفين او طرق للتطوير
  • يوجد صعوبة في تقبل النقد و دفاعية
  • الاجتماعات كثيرة و الانجازات اقل
  • دور مجلس الامناء غير واضح
  • هناك مشكلة في ادوار اللجان المشكلة.
  • لا يتم الاستفادة من اصدقاء اضف بشكل مناسب
  • اختلاف المواعيد بين الموظفين يزيد من الانعزالية لدي الموظفين

• التفاؤل :
  • تطوير المناهج شئ جديد يراعي مصالح الطفل الفضلي
  • الوضع القادم بالتأكيد افضل
• المشاعر :
  • لدينا حماس للمرحلة القادمة لتطوير دكة
  • يوجد احساس بتأخر في التطوير يمكن ان يفقدنا الكثير
  • يوجد شعور بالعداوة نحو بعض الاشخاص او الانشطة او البرامج
  • يوجد امان بالمكان كمؤسسة
  • يوجد عقبات كثيرة و نحتاج الي التماسك اكثر
  • يوجد مشاركة و تفهم من الاخرين عند وجود ازمة
  • اضف مكان للمرح و التنافسية
  • لدينا خوف للمرحلة ما بعد اضف
  • الاحساس بالفشل و و التوجيه و الدعم في بعض الاحيان
  • اضف مساحة رائعة للتعلم بدون قيود
  • يوجد مساحة لاتخاذ القرار و الثقة بالنفس
  • لدينا احساس بالقدرة علي التغيير

الاحباط بين المخطط و المنفذ فعليا

• الابداع
  • توفير اماكن مخصصة اثناء الاجتماعات بشكل عام للمدخنين
  • نتبادل اماكن العمل احيانا
  • تغيير مكان مقر اضف ليصبح اكثر قربا للجمهور و اكثر مركزية
  • يتم تنظيم الكلمة اثناء الاجتماعات و تكون محددة بوقت لكل متحدث
  • محاولة تغيين مواعيد العمل
  • تغيير اماكن الاجتماعات الدورية في اماكن مختلفة مثل الحديقة او غيرها
  • تفعيل طنجرة الخميس علي الويكي

اليوم الرابع : يوم الاربعاء 8 ابريل

الجلسة الاولي

• عرض عناصر البناء المؤسسي
• شجرة الحلول المقترحة

الجلسة الثانية:

                -تابع شجرة الحلول المقترحة
                -وضع الخطة التنفيذية