إدارة:مساعد لوجيستي في دكة أضف 2021
من ويكي أضِف
دور المساعد اللوجيستي في دِكّة أضِف
أهداف الوظيفة
يدعم فريق العمل وتحديداً مدير/ة دِكّة والمساعد/المنسق الإداري في إنجاز مهام لوجستية ومالية متعلقة بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المفتوحة.
علاقات الاتصال
- العمل المباشر مع مسؤول/مدير مساحة دِكّة واستشارته في العملية الإدارية للمشروع.
- العمل المباشر مع أعضاء فريق المشروع لتنظيم وتنسيق وتنفيذ المهام الإدارية الخاصة بالمشروع.
- التعاون والمساعدة مع مدير المساحة ومدير الإدارة المالية والإدارية فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات دِكّة أضِف.
- العمل بشكل متعاون ومرن مع المساعدين الإداريين العاملين في برامج ومشاريع مؤسسة التعبير الرقمي العربي المختلفة، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
- العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.
هذه وظيفة بداوم كامل من الساعة 1 بعد الظهر وحتى 9 مساءً أو من 10ص حتى 6م في حال التواجد صباحاً ويتم التنسيق لهذا الأمر بينه وبين مدير المساحة.
فترة الاختبار: 3 أشهر
إمكانية التطور: بالإضافة للمهام الأساسية المدرجة بالأسفل، نحن نقدّر أن شخصية العضو/ة الجديد/ة ستضيف وتثري عملنا في دِكّة، والباب مفتوح أمام الاقتراحات المتعلقة بتطوير أو تعديل أو الإثراء من المهام المذكورة بحسب خبرات ومعارف الشخص الجديد
المهام والمسؤوليات
- شراء الخامات اللازمة للورش وتحضيرها إذا كانت متوافرة لدى مخزن دكة، بالتنسيق والمتابعة مع المساعد الإداري أو مدير المساحة.
- تهيئة القاعات للحاجزين والتأكد من توفّر احتياجاتهم وتجهيزها وتأكيد الموعد عليهم تليفونياً، وإعادة المعدات لأماكنها بالمخزن بعد إنتهاء الحجز. تسليم وتسلّم أدوات كل ورشة ومعرفة حالتها سواء ستستخدم مرة أخرى أو التخلص منها والتأكد من وضع المحتويات في صناديق شفافة للتعرف على ما بداخلها.
- التأكد من نظافة المكان قبل وبعد الورشة، والتنسيق مع عمّال النظافة والبوفيه بخصوص متطلبات ما قبل كل ورشة.
- المساعدة في شراء /دفع فواتير أو أي متعلقات تطلبها الإدارة التنفيذية.
- تنسيق أعمال صيانة المكان (الإضاءة والكهرباء، الصرف الصحي، الأبواب، التنظيف) مع الجهات المخصصة في حدود الميزانية المتاحة (مع استشارة مدير/ة دكة في حالة الاحتياجات الضخمة/الطارئة)
- تنسيق ومتابعة تموين المطبخ الخارجي (فتافيت) بالمواد اللازمة في حدود الميزانية وإستيلام وتسلّم تلك الاحتياجات من المسؤول الإداري للمؤسسة شهريًا والتأكد من توافر بعض المنتجات من عدمه للتأكيد على مسؤول المشتريات تقليل الكميات بخصوص أنواع محددة.
- المساعدة في تلقي رسوم الحجز من مستأجري المساحات والمعدات وتحرير وصولات لهم مع الاحتفاظ بنسخة في سجل دِكّة المالي وتسليمها لمدير المساحة.
- استلام المعدّات أو المساحات من المستأجرين في المواعيد المحددة مسبقاً والتأكد من سلامة المعدات أو القاعات قبل انصراف المستأجرين.
- المساعدة في جرد مخزن الأدوات التقنية وغير التقنية والتأكد من محتوياته كل ثلاث شهور، وإعداد قائمة بالمحتويات توضح حالة كل عنصر.
- التأكد من سلامة تصنيفات الكتب بالمكتبة العامة في دِكّة
- تصوير أو تنسيق طباعة البرامج الجديدة لدكّة، وتعليقها في المساحة، وتوزيعها على الجمهور داخل وخارج المساحة في حين الحاجة لذلك.
المتطلبات الأساسية اللازمة لهذه الوظيفة
- أن يكون الشخص ملتزماً بقيم ومبادئ أضِف بشكل عام ودكّة أضف بشكل خاص، وقادرة على تطبيقها في عمله
- الالتزام بمواعيد الحضور للعمل.
- الالتزام بمواعيد تسليم المهام المحددة بالتعاون مع مدير/ة المشروع
- المهارات الاجتماعية اللازمة لمخاطبة جمهور دكة بشكل مباشر أو التواصل معهم عبر الهاتف لترتيب تفاصيل الورش والفعاليات
- القدرة على متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل بشكل دوري، أي 2 - 3 مرات على الأقل في اليوم (مثال 2 ظهراً - 5 مساءً - 9 مساءً)
- الرغبة في والقدرة على تعلّم مهارات جديدة
