إدارة:مساعد لوجيستي في دكة أضف 2021
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
دور المساعد اللوجيستي في دِكّة أضِف
أهداف الوظيفة
يدعم فريق العمل وتحديداً مدير/ة دِكّة ومسؤول دِكّة في إنجاز مهام لوجستية ومالية متعلقة بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المفتوحة.
علاقات الاتصال
- العمل المباشر مع مسؤول/مدير مساحة دِكّة واستشارته في العملية الإدارية للمشروع.
- العمل المباشر مع أعضاء فرق المشروعات المختلفة لتنظيم وتنسيق وتنفيذ المهام الإدارية واللوجيستية.
- التعاون والمساعدة مع المسؤول المالي فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات دِكّة أضِف.
- العمل بشكل متعاون ومرن مع المساعدين الإداريين العاملين في برامج ومشاريع مؤسسة التعبير الرقمي العربي المختلفة، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
هذه وظيفة بداوم كامل من الساعة 1 بعد الظهر وحتى 9 مساءً أو من 10ص حتى 6م في حال التواجد صباحاً ويتم التنسيق لهذا الأمر بينه وبين مدير المساحة.
إمكانية التطور: بالإضافة للمهام الأساسية المدرجة بالأسفل، نحن نقدّر أن شخصية العضو/ة الجديد/ة ستضيف وتثري عملنا في دِكّة، والباب مفتوح أمام الاقتراحات المتعلقة بتطوير أو تعديل أو الإثراء من المهام المذكورة بحسب خبرات ومعارف الشخص الجديد
المهام والمسؤوليات
- مسؤول عن كتابة محاضر مجلس الأمناء بشكل شهري/دوري وتسليمه للمسؤول اللوجيستي.
- تجهيزالخامات اللازمة للورش والمعسكرات وتحضيرها إذا كانت متوافرة لدى المخزن، بالتنسيق والمتابعة مع المساعد اللوجيستي أو المدرب المسؤول عن الورشة.
- تهيئة القاعات للحاجزين والتأكد من توفّر احتياجاتهم وتجهيزها وتأكيد الموعد عليهم تليفونياً، وإعادة المعدات لأماكنها بالمخزن بعد إنتهاء الحجز. تسليم وتسلّم أدوات كل ورشة ومعرفة حالتها سواء ستستخدم مرة أخرى أو التخلص منها والتأكد من وضع المحتويات في صناديق شفافة للتعرف على ما بداخلها.
- التأكد من نظافة المكان قبل وبعد الورشة، والتنسيق مع عمّال النظافة والبوفيه بخصوص متطلبات ما قبل كل ورشة.
- مساعدة مسؤول المساحة في الرد على استفسارات الجمهور فيما يتعلق بالورشات والفعاليات المتنوعة التي تتم داخل المساحة وذلك عن طريق كافة وسائل التواصل (تليفون، واتساب، إيميل...)
- المساعدة في استيلام وتلقى الاشتراكات من المشتركين في الورشات والفعاليات والحجوزات المختلفة وتأجير المعدات وتحرير وصولات لهم مع الاحتفاظ بنسخة في سجل دِكّة المالي وتسليمها للمسؤول المالي.
- مساعدة مسؤول المساحة في تنسيق ميزانية المساحة بشكل شهري وتسليمها للمسؤول المالي.
- مساعدة مسؤول المساحة في التواصل مع المدربين للتأكد من صحة المعلومات التي يقدمها للجمهور بناء على استفساراتهم.
- المساعدة في تقييم الورش والفعاليات بالتعاون مع مسؤول المساحة
- المساعدة في شراء /دفع فواتير أو أي متعلقات تطلبها الإدارة التنفيذية.
- مساعدة المسؤول اللوجيستي في جرد مخزن الأدوات التقنية وغير التقنية والتأكد من محتوياته كل ثلاث شهور، وإعداد قائمة بالمحتويات توضح حالة كل عنصر.
- التأكد من سلامة تصنيفات الكتب بالمكتبة العامة في دِكّة