إدارة:مساعد لوجيستي في دكة أضف 2021
من ويكي أضِف
دور المساعد اللوجيستي في دِكّة أضِف
أهداف الوظيفة
يدعم فريق العمل وتحديداً مدير/ة دِكّة ومسؤول دِكّة في إنجاز مهام لوجستية ومالية متعلقة بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المفتوحة.
علاقات الاتصال
- العمل المباشر مع مسؤول/مدير مساحة دِكّة واستشارته في العملية الإدارية للمشروع.
- العمل المباشر مع أعضاء فرق المشروعات المختلفة لتنظيم وتنسيق وتنفيذ المهام الإدارية واللوجيستية.
- التعاون والمساعدة مع المسؤول المالي فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات دِكّة أضِف.
- العمل بشكل متعاون ومرن مع المساعدين الإداريين العاملين في برامج ومشاريع مؤسسة التعبير الرقمي العربي المختلفة، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
هذه وظيفة بداوم كامل من الساعة 1 بعد الظهر وحتى 9 مساءً أو من 10ص حتى 6م في حال التواجد صباحاً ويتم التنسيق لهذا الأمر بينه وبين مدير المساحة.
إمكانية التطور: بالإضافة للمهام الأساسية المدرجة بالأسفل، نحن نقدّر أن شخصية العضو/ة الجديد/ة ستضيف وتثري عملنا في دِكّة، والباب مفتوح أمام الاقتراحات المتعلقة بتطوير أو تعديل أو الإثراء من المهام المذكورة بحسب خبرات ومعارف الشخص الجديد
المهام والمسؤوليات
- مسؤول عن كتابة محاضر مجلس الأمناء بشكل شهري/دوري وتسليمه للمسؤول اللوجيستي.
- مساعدة مسؤول المساحة في الرد على استفسارات الجمهور فيما يتعلق بالورشات والفعاليات المتنوعة التي تتم داخل المساحة وذلك عن طريق كافة وسائل التواصل (تليفون، واتساب، إيميل...)
- المساعدة في استيلام وتلقى الاشتراكات من المشتركين في الورشات والفعاليات والحجوزات المختلفة داخل المساحة.
- مساعدة مسؤول المساحة في تنسيق ميزانية المساحة بشكل شهري وتسليمها للمسؤول المالي.
- مساعدة مسؤول المساحة في التواصل مع المدربين للتأكد من صحة المعلومات التي يقدمها للجهور بناء على استفساراتهم.
- المساعدة في التقييم مع مسؤول المساحة
- تجهيزالخامات اللازمة للورش والمعسكرات وتحضيرها إذا كانت متوافرة لدى مخزن دكة، بالتنسيق والمتابعة مع المساعد اللوجيستي أو مدير المساحة.
- تهيئة القاعات للحاجزين والتأكد من توفّر احتياجاتهم وتجهيزها وتأكيد الموعد عليهم تليفونياً، وإعادة المعدات لأماكنها بالمخزن بعد إنتهاء الحجز. تسليم وتسلّم أدوات كل ورشة ومعرفة حالتها سواء ستستخدم مرة أخرى أو التخلص منها والتأكد من وضع المحتويات في صناديق شفافة للتعرف على ما بداخلها.
- التأكد من نظافة المكان قبل وبعد الورشة، والتنسيق مع عمّال النظافة والبوفيه بخصوص متطلبات ما قبل كل ورشة.
- المساعدة في شراء /دفع فواتير أو أي متعلقات تطلبها الإدارة التنفيذية.
- تنسيق ومتابعة تموين المطبخ الخارجي (فتافيت) بالمواد اللازمة في حدود الميزانية وإستيلام وتسلّم تلك الاحتياجات من المسؤول الإداري للمؤسسة شهريًا والتأكد من توافر بعض المنتجات من عدمه للتأكيد على مسؤول المشتريات تقليل الكميات بخصوص أنواع محددة.
- المساعدة في تلقي رسوم الحجز من مستأجري المساحات والمعدات وتحرير وصولات لهم مع الاحتفاظ بنسخة في سجل دِكّة المالي وتسليمها لمدير المساحة.
- استلام المعدّات أو المساحات من المستأجرين في المواعيد المحددة مسبقاً والتأكد من سلامة المعدات أو القاعات قبل انصراف المستأجرين.
- المساعدة في جرد مخزن الأدوات التقنية وغير التقنية والتأكد من محتوياته كل ثلاث شهور، وإعداد قائمة بالمحتويات توضح حالة كل عنصر.
- التأكد من سلامة تصنيفات الكتب بالمكتبة العامة في دِكّة
المتطلبات الأساسية اللازمة لهذه الوظيفة
- أن يكون الشخص ملتزماً بقيم ومبادئ أضِف بشكل عام ودكّة أضف بشكل خاص، وقادرة على تطبيقها في عمله
- الالتزام بمواعيد الحضور للعمل.
- الالتزام بمواعيد تسليم المهام المحددة بالتعاون مع مدير/ة المشروع
- المهارات الاجتماعية اللازمة لمخاطبة جمهور دكة بشكل مباشر أو التواصل معهم عبر الهاتف لترتيب تفاصيل الورش والفعاليات
- القدرة على متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل بشكل دوري، أي 2 - 3 مرات على الأقل في اليوم (مثال 2 ظهراً - 5 مساءً - 9 مساءً)
- الرغبة في والقدرة على تعلّم مهارات جديدة
