منسقة مساعدة وحدة الفتية
من ويكي أضِف
لم تعد النسخة القابلة للطباعة مدعومة وقد تحتوي على أخطاء في العرض. يرجى تحديث علامات متصفحك المرجعية واستخدام وظيفة الطباعة الافتراضية في متصفحك بدلا منها.
المهام التفصيلية
المهام الإدارية
- المساعدة في حضور وتوثيق الاجتماعات التحضيرية والتنفيذية والتقيمية للمشاريع المختلفة داخل الوحدة و مشاركتها مع الحضور.
- المساعدة في إعداد خطة عمل تنفيذية للأنشطة المخطط تنفيذها في الوحدة بالتنسيق مع المدير المباشر
- المساعدة في المتابعة المستمرة مع فريق العمل و الشركاء للتأكد من تنفيذ المهام المكلفين بها في هذه الاجتماعات و تحديث المدير المباشر مستجدات وتطورات العمل.
- المساعدة في كتابة الإيميلات و الدعوات للإعلان عن أنشطة الوحدة متضمنة كافة المعلومات والتفاصيل عن الأنشطة.
- المشاركة في إعداد ميزانيات التدريبات و الأنشطة المختلفة التي تنفذها الوحدة بالتعاون مع المدير المباشر والمدير المالي.
- المساعدة في التواصل مع المشاركين لتأكيد حضورهم في الأنشطة و سداد رسوم الاشتراك بالتنسيق مع الإدارة المالية.
- المساعدة في التواصل مع المدربين والميسرين لمتابعة عملية توثيق المحتوى و التأكد من جهوزية المحتوى واستلام قائمة الاحتياجات المطلوبة لتنفيذ أنشطة المشاريع المختلفة وأي معلومات اخرى مطلوبة من المدربين و مطوري المحتوى لتنفيذ الأنشطة.
- المشاركة في كتابة نصوص ومحتوى عن الأنشطة والفعاليات التي تنفذها الوحدة و مشاركتها مع وحدة الميديا والتنسيق معهم فيما يتعلق بالتصاميم الفنية و تصاريح التصوير و متابعة عملية النشر والترويج عن الأنشطة على صفحات المؤسسة على مواقع التواصل الاجتماعي بالتعاون مع مسؤول الإعلام والميديا.
- المشاركة والتعاون مع مسئول المتابعة و التقييم في عملية جمع كافة البيانات و المعلومات اللازمة لمتابعة و تقييم أنشطة وحدة الفتية.
- المساعدة في القيام بجميع المهام التنسيقية و اللوجيستية الخاصة بتنفيذ أنشطة الوحدة من (حجوزات سفر وإقامة للمشاركين انتقالات داخلية و استراحات قهوة و غذاء) بالتنسيق مع المسؤول اللوجستي و التأكد من الالتزام ببنود الميزانية المعتمدة.
- المساعدة في تجهيز عقود المدربين والاستشاريين القائمين على الأنشطة و التأكد من توقيعهم عليها و تسليمها للإدارة المالية.
- المساعدة في ترجمة بعض الملفات ( اللغة العربية / اللغة الانجليزية) عند طلب المساعدة.
المهام الميدانية
- المساعدة في حضور تنفيذ الأنشطة والتواجد الميداني بشكل مكثف ومرن ومتابعة سير العمل على الأرض وكتابة تقارير عنها (بعد كل مشروع) لأغراض التوثيق والمتابعة والتقييم.
- المساعدة في ملء كشوفات الحضور والغياب للمشاركين و المدربين يوميا خلال أيام النشاط.
- المساعدة في استقبال المشاركين وأولياء الأمور والرد على أسئلتهم وتقديم المساعدة لهم عند الحاجة.
- المساعدة في جمع بيانات التغذية الراجعة و التعليقات من المشاركين و الميسرين قبل و أثناء و بعد النشاط تحت إشراف و متابعة مسئول المتابعة و التقييم.
مهام عامة
- قراءة و الرد على الإيميلات الواردة المتعلقة بالعمل اليومي.
- الاشتراك في الاجتماعات والأنشطة العامة في اضف.
تفضيلات المؤسسة للمهارات والخبرات المطلوب توافرها في المتقدمات والمتقدمين للوظيفة :
- امتلاك المهارات التنظيمية وتقسيم المهام وإدارة الوقت.
- اجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة.
- إجادة مهارات الكتابة باللغة العربية و الانجليزية.
- إجادة العمل على برامج الحاسوب ((word, excel, PowerPoint)
- قدرة على إعداد و إدارة ميزانية بالتعاون مع المدير المباشر والمدير المالي.
- المرونة و القدرة على عمل تحت ضغط.
- القدرة على العمل بشكل مستقل أو في فريق.
