إدارة:إجراءات تنسيق ندوات في دكّة

تهتم مؤسسة التعبير الرقمي العربي - أضِف بمجالات متعددة تدخل ضمن تصنيف الفنون والتكنولوجيا والتقنية، وعلى مدار السنوات المتعددة تتطور المعارف الإنسانية فيما يتعلق بهذه المجالات التي تدخل في إطار هذه المجالات. كما هو معروف فالمساحة المجتمعية دِكّة أضِف تستقبل الجمهور والمهتمين من كافة المناطق الجغرافية في جمهورية مصر العربية وقد يطلب البعض تنفيذ مجموعة من الندوات في المقر، لذا يجب اتباع مجموعة من الخطوات التي تيسر على المسؤول اتخاذ قرار بخصوص استضافة مثل تلك الندوات أو الجلسات.

1. عندما يصل طلب تنفيذ ندوة في مقر المساحة المجتمعية عبر البريد الإلكتروني أو عبر مواقع التواصل الاجتماعي، يقوم منسق/مساعد إداري في دِكّة بالتساؤل عن مجموعة من المعلومات للتأكد من تماشيها مع محاذير وموانع لإعارة قاعات دكّة لأحد المستخدين الأفراد أو المؤسسات.
2. في حال تماشي طلب المجموعة مع قيم ومعايير أضِف ومساحتها، يتم التأكد من كافة الطلبات التقنية واللوجيستية الخاصة بالمجموعة، بدءًا من قوة الإنترنت وعدد المدعوين، والاحتياجات الورقية والتنظيمية المتوافقة مع المجموعة.
3. توصيل وابلاغ المعلومات للمساعد/المنسق اللوجسيتي للمساحة والذي بدوره يتواصل مع كافه الأطراف في الفريق كٌلاً طبقًا لدوره، فإذا كان هناك حاجة لاستخدام المجموعة لمعدات تابعة للمهكر أو طلبوا تنفيذ بعض الأدوات لاستخدامها وكانت في مقدرتنا يستطيع المساعد اللوجيستي التواصل مع المساعد اللوجستي للمهكر، أو طلب شراء بعض الأدوات من مسؤول المخازن واللوجيستيات أو طلب بعض التحديثات وتقوية شبكة الإنترنت من المدير التقني، على أن يتم ذلك طبقًا لطبيعة الطلب ودور كل شخص.
4. تحضير المساعد اللوجيستي الخاص بالمساحة للقاعة المطلوبة من الجهة المعنية، وتحضير الأدوات المطلوب استخدامها والتأكد من نظافة المكان.
5. يحسب المساعد اللوجيستي للمساحة قيمة حجز المجموعة طبقًا لقيمة المساهمة المادية التي تحددها سياسة إعارة واستخدام قاعات دِكّة على أن يكون هناك مراعاة ومرونى في التعامل مع الجمهور ويمكن طلب النصيحة من مدير المساحة إن لزم الأمر.
6. الحرض على امضاء مسؤول المجموعة على عقد استخدام قاعة في دكّة في اليوم المحدد للحجز وقبل تسليم القاعة للجهة المستخدمة سواء كانت أفرادا أو مجموعة أو مؤسسة على أن يتم شرح قواعد القاعة والمكان مرة أخرى، وتسلّم المساهمة المالية المطلوبة.
7. الحرص على التواجد بالقرب من الجمهور/المجموعة التي تقوم بتنفذ الندوة لتلبيه طلباتها في الوقت المطلوب، وتذليل كافة العقبات التي قد تنشأ فجأة والحرص على نظافة المكان وإعادة ترتيبه وعودة الأدوات لمكانها بعد الانتهاء.