إدارة:إجراءات حجز قاعات دكّة

1. يرسل الشخص أو المجموعة أو المؤسسة استمارة استخدام قاعة في دكّة على الأقل قبل 48 ساعة من موعد الحجز مع شرح غرض الاستخدام وتحديد التاريخ والوقت والمعدات المطلوبة والشخص المسؤول عن التواصل (سواء عبر الموقع الإلكتروني أو الإيميل أو نظام ندمج عند إطلاقه للاستخدام العام)
2. يستقبل الشخص المسؤول عن حجوزات قاعات دكّة الاستمارة ويقوم بتقييمها على أساس المعايير المذكورة في سياسة إعارة قاعات دكّة، وفي حال صعوبة التقييم والحاجة إلى المشورة يقوم بالرجوع إلى مدير أضِف.
3. في حالة الموافقة على الحجز، يقوم الشخص المسؤول عن حجوزات القاعات بالتأكد من أن الموعد والأوقات المحددة متاحة على جدول دكّة ومن ثم يقوم بالتواصل مع الجهة المرسلة للاستمارة لتبلغيهم بالموافقة وتفاصيل التعاقد والمساهمة المالية المطلوبة أو في حال تعذرها تحديد نوع آخر من المساهمة بحسب سياسة المساهمة في دكّة.
4. في حالة رفض الحجز، يقوم الشخص المسؤول بالاتصال بمنسق الجهة المرسلة إما عن طريق التليفون أو الإيميل لتبلغيه بعدم تمكننا من الحجز مع شرح الأسباب. (أضف رابط لصيغة اعتذارية محددة).
5. قبل الحجز بيوم يتم الاتصال بالجهة المستأجرة للقاعة لتأكيد الحجز وإجراء أية تعديلات أخيرة على المواعيد.
6. في اليوم المحدد للحجز وقبل تسليم القاعة للجهة المستخدمة سواء كانت أفرادا أو مجموعة أو مؤسسة يتم شرح قواعد القاعة والمكان مرة أخرى، والحصول على إمضاء الشخص المسؤول على عقد استخدام قاعة في دكّة وتسلم المساهمة المالية المطلوبة.
7. يتم تعريف الحضور من الجهة المستخدمة على دكّة وأنشطتها وقواعدها العامة.
8. عند انتهاء الحجز يقوم الشخص المسؤول وقتها باستلام القاعة من الجهة المستأجرة بعد التأكد من عودتها للحالة الأصلية التي كانت عليها من نظافة وترتيب، والتأكد من عمل المعدات الخاصة بدكّة المتواجدة في القاعة.
9. في حالة حدوث أية مشكلات أو تلف أو تصرفات تخالف قواعد ومبادئ دكّة، يقوم الشخص المسؤول بكتابة تقييم للحالة وتوثيقها في ملف الجهة المستخدمة لمراعاة تلك التفاصيل في المرات التالية. (هل نطالب بتعويضات للتلف؟ هل ندرج ذلك في العقد؟)