إدارة:المدير الإداري مايو 2025
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
المسمي الوظيفي : المدير الإداري
الغاية:
منصب المدير الإداري هو منصب مهم ومحوري في المؤسسة ويتقاطع مع كل جوانب العمل مما يتطلب مهارات متعددة ومعرفة بطبيعة عمل الوظائف الداخلية وتفكير إبداعي. الهدف العام للمدير الإداري هو تعزيز فعالية المؤسسة وجودة وأمان البيئة الداخلية. يتولى المدير مسئوليات في عدة مجالات منفرداً أو بالمشاركة مع الفريق وتشمل بالأساس شئون العاملين والشئون القانونية والمالية والتخطيط والمتابعة.
المجال العام للعمل
- تطوير وتفعيل السياسات والإجراءات المنظمة للعمل وتوفيقها مع القوانين واللوائح الحكومية.
- تنظيم سير العمل والتواصل الداخلي في المؤسسة.
- المساعدة في تحقيق إدارة مالية منضبطة ودقيقة وتوفر الدعم للتخطيط والتشغيل.
- اتخاذ القرارات فيما يتعلق بالموارد البشرية (التعيين وتقييم الأداء وحل المشكلات والتدريب وإقرار المكافآت والحوافز والجزاءات والإجراءات التصحيحية) لجميع العاملين والمسئولين بالمؤسسة.
المسئوليات التفصيلية
الموارد البشرية:
- قيادة عمليات تطوير السياسات والإجراءات واللوائح الداخلية الخاصة بالموارد البشرية في ضوء قانون العمل، ومن ضمنها:
الإجازات - الأجور والمكافآت - التوظيف - التأمينات - المسائلة - تقييم الأداء - بناء القدرات وتطوير الفريق - ميثاق الموظفين والأمان في العمل (التحرش/التمييز/التنمر…)
- تطبيق القوانين واللوائح العامة والداخلية للمؤسسة ومراجعتها بشكل دوري وتذكير الفريق ببنودها.
- طرح احتياجات البرامج المختلفة للموارد البشرية لمناقشة خطط التعيين وتوزيع المهام بين الموظفين.
- تطوير التوصيفات الوظيفية وقيادة عمليات التعاقد مع الموظفين الجدد.
- تحديد أشكال التعاقد مع الموظفين والاستشاريين بالتنسيق مع المدير التنفيذي ومحامي المؤسسة ومديري المشاريع حسب الاحتياج.
- قيادة عمليات التعيين بالتنسيق مع الزملاء المعنيين (تطوير ومتابعة تطوير الوصوفات الوظيفية، وإرساله لفريق الترويج، متابعة عملية الاختيار، إضافة وسائل الاتصال بالمتقدمين الى القائمة البريدية العامة، تنظيم المواعيد للمتقدمين..إلخ) .
- تنظيم وتفعيل إجراءات التعاقد مع الموظفين والاستشاريين وما تتطلبه من تقديم أوراق وتعهدات وامضاءات متنوعة.
- تطوير وتفعيل آليات حل النزاعات بين الموظفين.
- إعداد وحفظ وارشفة العقود المختلفة وملفات العاملين والاستشاريين بالتنسيق مع المدير/ة المالي/ة وتحديثها على ويكي أضف
متابعة الأداء وتطوير الفريق
- تطوير نظم وأدوات متابعة أداء الفريق لضمان أن جودة العمل ضمن المستويات المقبولة بالتعاون مع مديري الوحدات /المشاريع ومسؤول المتابعة والتقييم.
- التنسيق مع الجهات المختصة لتوفير دورات تدريبية للفريق بهدف تطوير الأداء و المهارات ورفع الكفاءة وزيادة الإنتاجية.
تنسيق قنوات الاتصال والتواصل الداخلي :
- مشاركة وإعلان الخطط السنوية والجدولة الدورية للأنشطة والمشروعات المتنوعة، والتأكد من تحديثها دوريا ومشاركتها مع جميع الفرق.
- متابعة الجداول الزمنية والمواعيد النهائية للتأكد من تناسق الخطط الزمنية الموضوعة وتوزيع أوقات الموظفين بحسب احتياجات المشروعات بشكل عادل - بالتنسيق مع مديري العمليات.
- تنظيم وتوثيق الاجتماعات العامة مثل الاجتماع الدوري الأسبوعي للفريق.
- متابعة البريد الإلكتروني Info الخاص بالمؤسسة والرد على استفسارات الجمهور والحصول على الإجابة المطلوبة من المسؤول المباشر في في حال عدم معرفتها وكذلك تمرير الرسائل للإدارة المناسبة أو الشخص المسئول للإجابة عليها.
- المشاركة الفعالة فى إجتماعات الإدارة وإبداء الرأي في النتائج و القرارات.
- إعداد محاضر الاجتماعات العامة وتوثيقها وكذلك الاجتماعات التي تتطلب حضوره/ا.
- حفظ الوثائق والعقود (الأصول) التي تتم مع المؤسسات الأخرى بالتعاون مع مدراء الوحدات والتواصل -بخصوص تعاقدات المساحات والمدربين- واستكمال المستندات الداعمة للعقد وحفظها وذلك بالتعاون مع المدير/ة المالي/ة.
- إعداد وتنظيم القائمة البريدية العامة للمؤسسة تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل والمدير التنفيذي.
- التنسيق مع مدير تنمية الموارد في كل ما يتعلق بكتابة التقارير وطلبات التقديم للمنح.
- التنسيق مع مطوري السياسات والإجراءات (غير الموارد البشرية) في المؤسسة لتوحيد الرؤية وتحديثها على ويكي أضف
- وضع نظم تجميع المعلومات والتوثيقات للفعاليات والأنشطة + الأرشفة.
- الإشراف على تطوير نظم كتابة التقارير الداخلية والخارجية، وتوضيح الأدوار والمسؤوليات المرتبطة بها بالتعاون مع مسؤول المنح والتمويل ومستشار التقييم والمتابعة.
- تجميع وتحضير التقارير الخاصة بالتمويل المؤسسي بالتشارك مع مديري المشاريع والوحدات ورفعها للجهات المانحة.
- التأكد من رفع محاضر مجلس الأمناء والأوراق المطلوبة في مواعيدها المطلوبة (صحة العلاقة مع الحكومة)
العمل مع الفريق المالي:
- المعرفة الكاملة بخطط النشاطات وبالتالي معرفة مخصصات السحب من قيمتها في الميزانية في توقيتاتها المناسبة ومعرفة العناصر المتأخرة لمعالجة الأمر بشكل عاجل، والبحث في العقبات التي تعطل عملية تنفيذ النشاط لحلها بالتعاون مع مديري المشاريع.
- المشاركة في إعداد مقترحات الميزانيات للتمويل بالتعاون مع مديري الوحدات المختلفة.
- فحص عقود الجهات المانحة من الناحية المالية (فحص حجم وتوقيت الدفعات، ومساهمة المؤسسة فيها والمبادئ التوجيهية للإدارة المالية المرفقة بالعقد).
- إعداد و إدارة الميزانية الإدارية للمؤسسة.
- معاونة المدير التنفيذي في التواصل مع الفريق المالي و تقريب وجهات النظر، و توفير المعلومات المالية اللازمة لإتخاذ القرارات المؤسسية المختلفة.
- متابعة الموازنة التقديرية الشاملة للمؤسسة، والتنسيق لإحكام الرقابة على النفقات الأساسية والمصروفات الأخرى، ودراسة الانحرافات الناتجة من مقارنة المنصرف الفعلى بالمقدر، وعمل التقارير الدورية عن تلك الانحرافات.
إدارة الملفات الحكومية والقانونية:
- إدارة كل ما يتعلق بالتأمينات الاجتماعية (من تسجيل العاملين بمظلة التأمينات الاجتماعية أو إنهاء تسجيلهم عند استقالتهم من المؤسسة) وحساب وتسديد القيمة الشهرية للتأمينات.
- متابعة ملفات المؤسسة لدى الضرائب بالتنسيق مع الفريق المالي
- إعداد التقارير الدورية لوزارة التضامن بالتعاون مع المدير التنفيذي ومديري البرامج.
- التنسيق مع المستشار القانوني بخصوص نظم التعاقدات والاتفاقيات مع الجهات الخارجية، وحل المنازعات.
أخرى:
- تفويض المهام الشخصية بحسب الاحتياج.
- تمثيل المؤسسة في الفعاليات والمؤتمرات والاجتماعات ذات الصلة.
- الانتباه إلى فرص التشبيك والتمويل (علاقات، منح…) وتوصيلها للأشخاص المعنية (الفريق التنفيذي / مسؤول التمويل…)
يشرف على
الإشراف والمتابعة على أدوار المسؤول اللوجستي والمسؤول المالي المساعد المالي ومدير فريق المعاونة ومستشارة التقييم والمتابعة والمستشار القانوني.
المؤهلات
المؤهلات العلمية:
درجة البكالوريوس كحد أدنى في أحد التخصصات التالية: إدارة الأعمال، الإدارة العامة، الإدارة المالية، المحاسبة، الاقتصاد، أو أي تخصص ذي صلة بالإدارة والتنظيم المؤسسي
المؤهلات العملية:
- خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مجالات الإدارة العامة أو الإدارة المالية أو الموارد البشرية، منها 3 سنوات على الأقل في موقع إداري إشرافي.
- خبرة مثبتة ومتعددة في المؤسسات غير الربحية والمنظمات غير الحكومية لا تقل عن 3 سنوات.
- معرفة جيدة ودقيقة بالقوانين الحكومية المتعلقة بالمؤسسات غير الربحية (مثل قوانين التضامن، التأمينات، الضرائب...)
- فهم جيد للمحاسبة وإعداد التقارير المالية و أنظمة إدارة الموارد.
- مقدرة عالية في إدارة الميزانيات وكتابة التقارير السردية و المالية للمانحين.
- تمكن في تطوير السياسات والإجراءات واللوائح الداخلية المتعلقة بتنظيم العمل في المؤسسة وحماية المستفيدين من خدماتها و الموظفين.
المهارات:
- مهارات قيادية عالية وتنظيمية قوية.
- القدرة على اتخاذ القرار الاستراتيجي والتشغيلي.
- إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس وخاصة Excel و Word و Powerpoint.
- مهارات عالية في الاتصال والتواصل الفعّال شفهياً وكتابياًً باللغتين العربية والانجليزية.
- القدرة على العمل في بيئات متعددة المهام وضغط العمل المرتفع.
ميزات إضافية:
- يفضل الحصول على درجة الماجستير في أحد المجالات التالية: إدارة الموارد البشرية، إدارة المؤسسات غير الربحية، التمويل والإدارة المالية، أو ماجستير إدارة الأعمال (MBA)
- شهادات مهنية معترف بها : شهادة CIPD في الموارد البشرية، شهادة CMA و CPA في المحاسبة والإدارة المالية، شهادة PMP في إدارة المشاريع، أو شهادات في الحوكمة، التقييم، أو إدارة المنظمات غير الحكومية.
- دراسة أو خبرة ممارسة في مجالات الفنون والثقافة أو التعليم أو التقنيات الرقمية.
التقديم
تمتد فترة التقديم حتى يوم 15 مايو 2025
الرجاء ارسال السيرة الذاتية متضمنة الأشخاص المرجعيين References وخطاب الدوافع إلى الإيميل