إدارة:مدير المساحة المجتمعية والعلاقات العامة 2019
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
المدير المباشر: المدير التنفيذي
أهداف الوظيفة
مدير المساحة المجتمعية عليه العمل على التخطيط والتنظيم والإشراف على كل أنشطة وورش وبرامج دِكّة أضِف والتشبيك مع مختلف المبادرات والمؤسسات ذات الاهتمام المشترك. وكذلك تقوية صلات وعلاقات المؤسسة بالمؤسسات الإعلامية وضمان خلق واستمرار إرتباط الجمهور بمؤسسة أضِف ومساحتها المجتمعية دِكّة.
ترتكز مهام مدير المساحة المجتمعية - دِكّة أضِف على المحاور الأربعة الأساسية التالية:
- التخطيط والإعداد لبرامج وورش المساحة المجتمعية - دِكّة أضِف بشكل سنوي وربع سنوي
- إدارة المساحة المجتمعية - دِكّة أضِف
- العمل مع المؤسسات الشريكة لرفع كفاءاتهم في إدارة المساحات الفنية المجتمعية التابعة لهم
- إدارة العلاقات العامة مع فريق الاعلام والاتصال الخارجي
علاقات الإتصال
- العمل المباشر مع مدير وحدة تطوير المحتوى وتدريب المدربين ومدير التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال على مستوى تطوير المحتوى والتخطيط الاستراتيجي.
- العمل المباشر مع مدير العمليات والتشبيك على المستوى التنفيذي.
- العمل المباشر مع منسق/مساعد إداري ولوجستي في مساحة دِكّة ومتابعته واشراكه في العملية الإدارية والتنظيمية.
- العمل المباشر مع مسؤول الترويج والإعلام على المستوى التخطيطي والتنفيذي.
- العمل المباشر مع المدير المالي فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات دِكّة أضِف.
- العمل المباشر على تنظيم قنوات الاتصال بين فريق عمل دِكّة
- العمل المباشر على تنظيم قنوات الاتصال بالجهات الإعلامية.
- العمل المباشر مع مدير العمليات والتشبيك فيما يخص العلاقات بالمساحات الشريكة وكذلك مع منسق مشروع المدارس الصيفية.
- العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.
الواجبات والمسئوليات
التخطيط والإعداد لبرامج وورش المساحة المجتمعية - دِكّة أضِف بشكل سنوي وربع سنوي
- وضع خطة استراتيجية لمدة ثلاث سنوات بالتنسيق مع مدير المشروعات ومسؤول التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال والمدربين/الميسرين المحتملين، وذلك لتعكس الأهداف العامة للمؤسسة ولتعزيز التعاون مع مشروعات أضِف المختلفة على مستوى مفاهيمي وعملي.
- وضع الخطة المالية السنوية لدِكّة بالشراكة مع المدير المالي وعرضها على المدير التنفيذي ومدير العمليات والتشبيك.
- الدعوة لحضور ملتقيات تنظمها دِكّة لتطوير محتوى البرامج السنوية وربع السنوية مع مدير المشروعات وباقي فريق أضِف ذو الصلة لتحديد الأولويات ورسم الإطار العام باشراك المدربين/الميسرين المحتملين والمهتمين من شبكة أضِف.
- عرض الخطة الاستراتيجية على المدير التنفيذي ومدير وحدة تطوير المحتوى و تدريب المدربين ومدير التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال ومدير العمليات والتشبيك.
- تسليم الخطة السنوية لمسؤول الترويج والإعلام لتضمينها في خطة عمله.
- التواصل مع الزملاء ومديري المشروعات للتأكد من تناسق الخطط الزمنية الموضوعة وتوافقها مع خطة المساحة المجتمعية -دِكّة أضِف وكذلك خطة الترويج العامة للمؤسسة.
- الإشراف على تحديث قائمة المدربين/الميسرين والمهتمين بتطوير المحتوى بشكل دوري بالشراكة مع مدير المشروعات وباقي فِرَق العمل.
إدارة المساحة المجتمعية - دِكّة أضِف
- التنفيذ الفعلي والمالي لبرامج و ورش وأنشطة مساحة أضِف المجتمعية – دِكّة، على أن يتم ذلك بشكل فصلي كل ثلاث شهور
- متابعة التواصل والتعاقد مع المدربين والميسرين ومسؤولي السهرات الترفيهية وفعاليات سيما دِكّة وما يستجد من فعاليات جديدة، سواء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني لبلورة الأفكار بشكل نهائي من أجل تطبيقها.
- تحديد قيمة رسوم الورشة بالاشتراك مع المدربين/الميسرين.
- تطوير وتحديث سياسة إعارة واستخدام قاعات المساحة المجتمعية من جانب رواد المجتمع على اختلاف أهدافهم التي تتناسب مع قيم وأهداف المؤسسة.
- الحصول على كافة المعلومات بخصوص المحتوى وطبيعة الجلسات وتقديمها لمسؤول الترويج والإعلام لتسهيل العملية الترويجية لكل ورشة/برنامج.
- العمل بشكل قريب مع مسؤولي إدارة الحسابات الإلكترونية مثل مواقع التواصل الاجتماعي، والنشرات الدورية وموقع الوِب وغيرها من الأدوات الإلكترونية المساعدة في الانتشار والترويج للحفاظ على هوية المؤسسة من مختلف الجوانب، ومعالجة السلبيات وملاحظات الجمهور في حال تواجدها.
- الإشراف على رصد الأدوات المطلوبة لكل ورشة وتدبر منسق/مساعد إداري/لوجيستي المساحة للموارد الناقصة ومتابعة شراءها طبقاً للميزانية الموضوعة.
- العمل بشكل شهري لتنقيح الميزانية مع المحاسب والمدير المالي، والتواصل مع المدير التنفيذي ومدير العمليات والتشبيك عند الضرورة.
- تنقيح المهام الوظيفية لفريق العمل كل ثلاثة أشهر بالشراكة مع مدير العمليات والتشبيك.
- التنسيق مع المسؤول الإداري للمؤسسة على متابعة نظافة ولوجستيات مساحة دِكّة.
- الإشراف على عمل كُلاً من المساعد الإداري/واللوجستي للمساحة وتوجيههم للقيام بمهامهم من خلال اجتماع شهري وإشراف يومي، بإشراك منسق/مساعد إداري ولوجستي للمساحة في مراحل التخطيط والتنفيذ المختلفة.
- الإشراف على مهام توثيق المساعد الإداري لمحتوى الورش والبرامج المختلفة على ويكي أضِف.
- الإشراف على ملء إستمارات التسجيل والتقييم من جانب المساعد الإداري.
- العمل على زيادة عدد الجمهور المهتم بأنشطة المساحة المجتمعية والحفاظ على تنوع الجمهور من الجانب الاقتصادي والاجتماعي والثقافي.
- تحديث إستمارة تقييم نشاطات دِكّة بشكل دوري بالتعاون مع مدير المتابعة والتقييم ورفع تقارير ربع سنوية وسنوية لمدير التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال لتوضيح مدى التقدم في تحقيق والنتائج المطلوبة.
- رفع تقارير ربع سنوية وسنوية لمدير المشروعات ومدير العمليات والتشبيك فيما يخص التحديات الفنية والتنظيمية كُلاَ فيما يخصه.
- تجميع التقارير ورفعها للمدير التنفيذي كل ستة أشهر.
العمل مع المؤسسات الشريكة لرفع كفاءاتهم في إدارة المساحات الفنية والمجتمعية التابعة لهم
- تنظيم وإدارة العلاقات العامة للمؤسسة مع شُركاءها من المبادرات والمؤسسات ذات الإهتمام المشترك من أجل عقد الشراكات وبحث سبل التعاون بالشراكة مع مدير العمليات والتشبيك.
- الاشتراك في الزيارات الميدانية لتحديد احتياجات المساحات المعرفية والتدريبية بالشراكة مع مدير مشروع المدارس الصيفية ومدير التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال.
- المشاركة في تصميم أدلة رفع كفاءة مستوى المساحات الفنية المجتمعية في مجالات إعداد برامج المساحة، وتحديد رسوم الورش والفعاليات والقاعات وبناء الجمهور والتفاوض مع المدربين بالشراكة مع مدير وحدة تطوير المحتوى و تدريب المدربين ومدير التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال.
- المشاركة في تدريب مسؤولي المساحات على آليات إدارة المساحات الفنية والثقافية.
إدارة العلاقات العامة مع فريق الاعلام والاتصال الخارجي
- الإشراف على التواصل مع المشتركين بالورش والأهالي ومتابعة إتصال منسق/المساعد الإداري للمساحة، ومتابعة إجراءات مراسلتهم لتأكيد الحضور أو الإعتذار لهم في حال عدم توافر الحد الأدني من المعرفة للاشتراك بتلك الورش والفعاليات.
- تنظيم العلاقات والتواصل مع المؤسسات الإعلامية والصحفية والتلفزيونية والإذاعية، وكتابة البيانات الصحفية و إمدادهم بالمعلومات اللازمة.
- الإشراف على القوائم البريدية للمؤسسة بالتعاون مع مدير العمليات والتشبيك مع المسؤول الإداري للمؤسسة.
- تمثيل المؤسسة في اللقاءات الإعلامية، والمؤتمرات الصحفية والتحدث باسمها في اللقاءات العامة. وتحليل التغطية الإعلامية وأخذ ملاحظات لتفادي السلبيات وتقوية الإيجابيات. إدارة الفعاليات الترويجية مثل المؤتمرات الصحفية، والتواجد بالأيام المفتوحة المناصرة لأهداف المؤسسة، وزيارات الأماكن الشريكة.
- إدارة الأزمات التي تطرأ على عمل المساحة وخاصة فيما يتعلق بالمؤسسات الحكومية والأهالي.
- متابعة رد منسق المساحة/المساعد الإداري على استفسارات الجمهور عبر الوسائط المختلفة (بريد إلكتروني، تليفون، وجها لوجة، ....)، وتوفير المعلومات اللازمة عن المؤسسة ومشروعاتها للجمهور وتزويدهم بكل جديد.
مؤشرات قياس الأداء
- نتائج المراجعة الداخلية الخاصة بإجراءات واداريات سير المشروع.
- نتائج تقارير الحضور و الغياب والإلتزام من خلال الشئون الإدارية.
- التقارير الدورية التى يرفعها مدير المساحة والعلاقات العامة للمدير التنفيذي.
المهارات المطلوبة لأداء الوظيفة
المهارات الشخصية والادارية:
- مهارات تنظيمية وتنسيقية وتنفيذية عالية.
- التركيز و المنطقية فى التفكير.
- هادىء الطباع و غير انفعالي.
- اللباقة فى الحديث
- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى وتركيز.
- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
- قدرة عالية على المتابعة حتى إتمام المهام بالكفاءة المطلوبة.
- المرونة وقابلية التعلم.
- الإنضباط فى المواعيد.
- القدرة على العمل بشكل منفرد أو من خلال فرق عمل مختلفة.
- المبادرة والقدرة على مواجهة المواقف المفاجئة.
- القدرة على التركيز وإنجاز المهام تحت ضغط.
- القدرة على التواصل والتفاعل مع الفئات العمرية المختلفة من جمهور دكِّة أضف.
- مهارات إتصال وتواصل ممتازة وقدرة على التشبيك وبناء العلاقات الجيدة مع الأفراد/ الجهات المتنوعة.
المهارات الفنية:
- مهارات قوية في صياغة وكتابة البيانات الصحفية والتقارير الإدارية.
- مهارة محاسبية متوسطة.
- مهارات عالية في استخدام تطبيقات الحاسوب والإنترنت.
- فهم لأنشطة المؤسسة والإلمام ببيئة العمل في المجتمع المدني.
مؤهلات شغل الوظيفة
- شهادة جامعية مناسبة، في مجال العلوم الإجتماعية أو الإدارية أو الإعلامية والعلاقات العامة.
- خبرة لا تقل عن ٥ سنوات في مجال العلاقات العامة، وعامين في الإدارة الثقافية.
- إجادة اللغة الإنجليزية قراءة وكتابة.