إدارة:مسؤولي مشروع أضِف أونلاين 2020

نطاق المشروع والوظيفية

يشمل مشروع أضف أونلاين جميع الانشطة والفعاليات التي تمكن المؤسسة من الاشتباك مع جمهورها وشركائها على الانترنت. كما يمتد نطاق المشروع ليشمل أيضا مجهود تأسيس وإدارة ومتابعة الأدوات التقنية مثل منصات التواصل والأرشفة مفتوحة المصدر، والموقع الإلكتروني للمؤسسة و ويكي أضف.

وتتلخص

الأهداف الرئيسية لوظيفة مسؤول/ مسؤولي مشروع أضف أونلاين في الثلاث محاور الآتية

التخطيط وصياغة الأطر المفاهيمية

وضع خطة نشاط وجدول زمني للنشاط متسق وغير متضارب لجميع المشاريع الفرعية التي يشملها مشروع أضف أونلاين، بالإضافة إلى التأكد من عدم تضارب بين خطة مشروع أضف أونلاين وباقي مشاريع أضف.

يشمل هذا المحور التنسيق والعمل المشترك مع كل من:

المدير والمستشار الماليين فيما يخص الخطة المالية.
الشريك المؤسس والمدير الإداري ومديري المشاريع فيما يخص خطة النشاط.
مدير/ة التخطيط والمتابعة والتقييم وتطوير الأعمال فيما يتعلق بالخطة الأساسية وتوافقها مع الخطط العامة للمؤسسة.

التنفيذ

يشرف مسؤول / مسؤولي مشروع أضف أونلاين على تنفيذ جميع الأنشطة التي تقع في نطاق المشروع، وتشمل حاليا، (الإنتاج الرقمي) لكل من وحدة تطوير المحتوى، وحدة الإعلام، وحدة الويكهات، وحدة تدريب المدربين. بالإضافة إلى أنشطة التلعيب وتأسيس المواقع الالكترونية للمؤسسة ومشروع أتوماتا. ويقصد بالإشراف على التنفيذ، الإلمام بتفاصيل النشاط لهذه المشاريع والتنسيق وإدارة خطة العمل بها.

يشمل هذا المحور التنسيق والعمل المشترك مع : المدير الإداري والشريك المؤسس.

المتابعة والتقييم

متابعة سير الخطة الموضوعة للنشاط وتقييم ما تم تنفيذه. واقتراح وتحديث نماذج للتقييم تتناسب مع طبيعة المشروعات المتغيرة.

يشمل هذا المحور التنسيق مع مدير ومنسقي وحدة التقييم والمتابعة (فلكس مسؤول عن تقييم أنشطة دِكّة والمدارس والأنشطة والورش الأونلاين,ولميس معسكرات وتلعيب)، حيث تكون عملية تطبيق نماذج القياس والتقييم مسؤولية مدير ومنسق وحدة التقييم، على أن يقوم مسؤولي المشروع -أضِف أونلاين- تزويد مدير ومنسق المتابعة والتقييم بالتحديثات المقترحة والمطلوبة على نماذج التقييم وقياس الأداء إن وجدت هذه التحديثات. أما تحديث نماذج القياس فتكون من اختصاص مسؤول/ مسؤولي أضف أونلاين.

المهام التفصيلية لمسؤولي المشروع

وضع مسودة أولى لخطة عمل المشروع

وهي مسؤولية مشتركة بين مسؤولي المشروع (هما شخصان) وتتضمن هذه المهمة الإلمام بالخطة القائمة حاليا، وإعادة صياغة وتحديث خطة نشاط متكاملة وجدول زمني للانشطة التالية: (ومتابعتها مع مدير/ة التخطيط الاستراتيجي والمتابعة وتطوير الأعمال لـ مشروع أتوماتا ووحدة الويكي والمواقع الالكترونية toolkit, general website, المنصة التعليمية ونتاج وحدة تطوير المحتوى من الورش والأنشطة الأونلاين للجمهور برامج أو جلسات تدريب المدربين أونلاين إن وجدت في المستقبل و وحدة التلعيب مع الوضع في الاعتبار اشراك وحدة الإعلام فيما يتعلق بكل هذه المجهودات.

صياغة استراتيجية تنفيذية لخطة النشاط. وتتضمن هذه المهمة

وهي مسؤولية مشتركة بين مسؤولي هذا المشروع (كريم وسناء)

وضع الجدول الزمني لتنفيذ المشروع
الاشتراك في عملية إعادة توزيع المهام الوظيفية على طاقة العمل بما يتناسب مع خطة النشاط بالمشروع. بالتنسيق مع المدير الإداري والمسؤول المالي
تزويد مدير ومنسق التقييم والمتابعة والتحديثات المقترحة على نماذج التقييم وقياس الأداء إن وجدت هذه التحديثات.

القيام بدور نقطة الاتصال المحورية focal point للمشروع

هي مسؤولية "سناء" المسؤول الأول عن المشروع بحيث تكون هي نقطة اتصال داخلية، تعمل على إعلام جميع الأطراف المعنية داخل أضف بتفاصيل المشروع والتحديثات التي تجري عليها، لتسهيل اتخاذ القرارات المالية والإدارية وضمان اتساق خطة عمل المشروع مع خطة عمل المؤسسة ككل.ومن مهام نقطة الاتصال المحورية:

تزويد المسؤول المالي بالتفاصيل التي تمكنه من وضع ميزانية إجمالية للمشروع، وكذلك تزويده بجميع التحديثات في خطة عمل المشروع التي تتطلب تقليص أو زيادة في الموارد المالية المخصصة له.
تزويد مسؤولي كتابة التقارير للمانحين بتفاصيل الأنشطة التي تم تنفيذها وفقا للجدول الزمني لتقارير المانحين.
تزويد الشريك المؤسس ومسؤول fundraising بالاقتراحات الخاصة بمصادر تمويل جديدة إن وجدت، والأنشطة المطلوبة لهذا التمويل.
تزويد مديري المشاريع والمدير الإداري والمعنيين بصياغة خطط الأنشطة بتفاصيل خطة نشاط المشروع لضمان وضمان اتساق خطة عمل المشروع مع خطة عمل المؤسسة ككل.
متابعة دورية لتنفيذ الجدول الزمني لخطة الانشطة، وتقديم الحلول في حال وجود عقبات تنفيذية. بالتنسيق مع مسؤولي الوحدات والمدير الاداري
الحفاظ على انسجام - عدم تضارب - الاستراتيجية التنفيذية للمشروع مع الاستراتيجية التنفيذية لباقي مشاريع أضف. بالتنسيق مع مديري المشاريع

كتابة ورقة مفهوم أضف أونلاين بالتعاون مع الشريك المؤسس ومسؤول أضف أونلاين

هي مسؤولية "كريم" المسؤول الثانِ في المشروع، بحيث تضمن الورقة:

نطاق المشروع الحالي، مخرجات العمل مع الفرق المختلفة، إمكانات توسع انشطة المشروع، امكانات استقلاليته وتوسيع موارده المالية، وغيرها.
المساعدة في تزويد المسؤول المالي بالتفاصيل التي تمكنه من وضع ميزانية إجمالية للمشروع بالتشارك مع المسؤول الزميل، وكذلك تزويده بجميع التحديثات في خطة عمل المشروع التي تتطلب تقليص أو زيادة في الموارد المالية المخصصة له.
المساعدة في تزويد مسؤولي كتابة التقارير للمانحين بتفاصيل الأنشطة التي تم تنفيذها وفقا للجدول الزمني لتقارير المانحين بالتشارك مع المسؤول الأول في المشروع.
المساعدة في تزويد الشريك المؤسس ومسؤول fundraising بالاقتراحات الخاصة بمصادر تمويل جديدة إن وجدت، والأنشطة المطلوبة لهذا التمويل بالتشارك مع المسؤول الأول بهذا المشروع.
المساعدة في تزويد مديري المشاريع والمدير الإداري والمعنيين بصياغة خطط الأنشطة بتفاصيل خطة نشاط المشروع لضمان وضمان اتساق خطة عمل المشروع مع خطة عمل المؤسسة ككل على أن يكون ذلك بالتشارك مع المسؤول الأول بالمشروع.

المخرجات

جدول زمني لخطة نشاط المشروع (3 شهور) ملحقة بتحديثات وبيانات كل 3 شهور يتضمن بيان بالانشطة التي تمت بالفعل والانشطة محل التنفيذ والتي ستنفذ مستقبلا. يفترض أن يكون المدى الزمني الذي يغطيه الجدول حتى مارس ٢٠٢١
تطوير صفحات ويكي أضف.
إطلاق المواقع الالكترونية المخطط لها بنهاية ٢٠٢٠
إنتاج ونشر المحتوى رقمي لوحدة تطوير المحتوى وتدريب المدربين ووحدة الاعلام حتى نهاية ٢٠٢٠
إطلاق المنصة التعليمية لوحدة تطوير المحتوى النصف الأول من ٢٠٢١ .
كتابة ورق مفاهيمية لمشروع أضف أونلاين.