إدارة:مسؤول المساحات - دكة 2021

المدير المباشر: مدير المساحات

أهداف الوظيفة

التنظيم والإشراف على كل الأنشطة الإدارية واللوجيستية وقنوات الاتصال والتواصل بين فريق عمل دِكّة أضِف وباقي فرق العمل في مؤسسة التعبير الرقمي العربي، بما يضمن ويُسهل انسياب وسير العمل في المساحة بشكل عام.

علاقات الاتصال

• العمل المباشر مع مدير المساحات لمعرفة أخر تطورات الورشات التي تقدمها المؤسسة.
• العمل المباشر مع مدير وحدة تطوير المحتوى والميسر العام لمعرفة أخر مواعيد تدريب المدربين.
• العمل المباشر مع فريق اللوجيستيات والنظافة للمساحات من أجل تنظيم وتنسيق وتنفيذ المهام الإدارية واللوجيستية الخاصة بالمساحات وأنشطتها المختلفة.
• التعاون والتنسيق مع المسؤول المالي فيما يتعلق بمصروفات وإيرادات المساحة دِكّة أضِف.
• العمل بشكل متعاون ومرن مع المساعدين والعاملين في أنشطة برامج ومشاريع المؤسسة ولها علاقة بالمساحات، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.

المهام والمسؤوليات

• مساعدة مدير المساحات في جدولة وتنسيق الأنشطة -بما فيها تدريب المدربين والمدارس والإقامات والورش- التي تنظمها المؤسسة ومتابعة تنفيذها في قاعاتها ومساحاتها المتنوعة والتأكد من عدم تداخلها.
• تلقي طلبات تنفيذ بعض الورشات الناتجة عن تدريب المدربين من المنسقة وتسكينها في أماكنها المحددة مع ضمان عدم التداخل.
• خلق نظام نظافة للمساحة بقاعاتها المتنوعة ومتابعته ومعرفة رأي الميسر العام-رأفت- فيه والتأكد من سهولة تنفيذه مع مسؤول صيانة المبنى.
• تطوير خطة أسعار حجز المساحات المتنوعة بما فيها حجز المعدات داخل المكان بمساعدة من مدير المساحات.
• تلقي طلبات حجز المساحة مع تحديد قيمة الحجز ومدى توافق المجموعة الحاجزة مع معايير قبول طلبات حجز قاعة في دكّة أضِف مع توثيق بيانات الحاجزين واعداد احصائيات بأرقام دكة وتحديثها.
• التواصل مع الأهالي والأطفال والفتية والفتيات المشتركين في الأنشطة واستقبالهم والرد على استفساراتهم.
• معرفة المشتركين المختارين في الورش المتنوعة من جانب المدرب مع تحديد المنح التي تقدمها المساحة للمشتركين والاتصال بهم لإعلامهم بتفاصيل ومواعيد الورش.
• متابعة تنفيذ الفعاليات الدورية مثل سيما دكة...إلخ
• مساعدة المساعد الإداري واللوجستي للمساحة في التواصل مع الجمهور بشكل عام.
• مساعدة المساعد الإداري واللوجستي للمساحة في استيلام اشتراكات الورش المختلفة.
• تقفيل ميزانية مصروفات وإيرادات المساحة وتقديمها للمسؤول المالي بشكل شهري.
• مساعدة مدير المساحات في تطوير نظام تقييم الورش المقدمة في المساحة.
• تنفيذ نظام التقييم على الورش المتنوعة التي تتم في المساحة.
• مساعدة مدير المساحات في بلورة أفكار الورش التي يتقدم بها المدربين الخارجيين.
• مساعدة الميسر العام في تنفيذ بروتوكول الوقاية الصحية داخل المساحات المتنوعة.
• مساعدة مسؤول صيانة المبنى في تحديد احتياجات المساحات المتنوعة.
• المساعدة في طبع استمارات التعارف وملءها بمعرفة الجمهور، وإدخال بياناتها على قاعدة بيانات المؤسسة والتأكد من صحتها وعدم تكرراها ودِقّة لغتها.
• تقديم تقرير دوري/كل ثلاث أو ست أشهر للأقسام المختلفة.