إدارة:منسق/مسؤول لوجيستي في دكة أضف 2019
دور المسؤول/ة الوجيستي في دِكّة أضِف
أهداف الوظيفة
يدعم فريق العمل وتحديداً مدير/ة دِكّة والمساعد/المنسق الإداري في إنجاز مهام لوجستية ومالية متعلقة بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المفتوحة.
1-تهيئة القاعات للحاجزين و شراء الخامات اللازمة للورش
2-تنسيق أعمال صيانة المكان ومتابعة تموين المطبخ الخارجي
3-متابعة حجوزات القاعات أو المعدات و تلقي رسوم الحجز من مستأجري المساحات والمعدات
4-المسؤولية عن مخزن الإلكترونيات في المساحة
5-تنسيق طباعة البرامج الجديدة لدكّة
علاقات الاتصال
- العمل المباشر مع مسؤول/مدير مساحة دِكّة واستشارته في العملية اللوجستية للمشروع.
- العمل المباشر مع فريق دِكّة لتنظيم وتنسيق وتنفيذ المهام اللوجستية.
- التعاون والمساعدة مع مدير المساحة ومدير الإدارة المالية والإدارية فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات دِكّة أضِف.
- التعاون مع فريق مشروع المدارس الصيفية لأداء المهام اللوجستية للمشروع.
- العمل والتعاون مع المدير التنفيذي والمالي ومدير العمليات في مؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.
هذه وظيفة بداوم كامل من الساعة 1 بعد الظهر وحتى 9 مساءً أو من 10ص حتى 6م في حال التواجد صباحاً ويتم التنسيق لهذا الأمر بينه وبين مدير المساحة. فترة الاختبار: 3 أشهر
إمكانية التطور: بالإضافة للمهام الأساسية المدرجة بالأسفل، نحن نقدّر أن شخصية العضو/ة الجديد/ة ستضيف وتثري عملنا في دِكّة، والباب مفتوح أمام الاقتراحات المتعلقة بتطوير أو تعديل أو الإثراء من المهام المذكورة بحسب خبرات ومعارف الشخص الجديد
المهام والمسؤوليات
تهيئة القاعات للحاجزين و شراء الخامات اللازمة للورش
- تهيئة القاعات للحاجزين والتأكد من توفّر احتياجاتهم وتجهيزها وتأكيد الموعد عليهم تليفونياً، وإعادة المعدات لأماكنها بالمخزن بعد إنتهاء الحجز. تسليم وتسلّم أدوات كل ورشة ومعرفة حالتها سواء ستستخدم مرة أخرى أو التخلص منها والتأكد من وضع المحتويات في صناديق شفافة للتعرف على ما بداخلها.
- التأكد من نظافة المكان قبل وبعد الورشة، والتنسيق مع عمّال النظافة والبوفيه بخصوص متطلبات ما قبل كل ورشة.
- شراء الخامات اللازمة للورش وتحضيرها إذا كانت متوافرة لدى مخزن دكة، بالتنسيق والمتابعة مع المساعد الإداري أو مدير المساحة.
- المساعدة في شراء /دفع فواتير أو أي متعلقات تطلبها الإدارة التنفيذية.
تنسيق أعمال صيانة المكان ومتابعة تموين المطبخ الخارجي
- تنسيق أعمال صيانة المكان (الإضاءة والكهرباء، الصرف الصحي، الأبواب، التنظيف) مع الجهات المخصصة في حدود الميزانية المتاحة (مع استشارة مدير/ة دكة في حالة الاحتياجات الضخمة/الطارئة)
- تنسيق ومتابعة تموين المطبخ الخارجي (فتافيت) بالمواد اللازمة في حدود الميزانية واستلام وتسلّم تلك الاحتياجات من المسؤول الإداري للمؤسسة شهريًا والتأكد من توافر
بعض المنتجات من عدمه للتأكيد على مسؤول المشتريات تقليل الكميات بخصوص أنواع محددة.
- التأكد من سلامة تصنيفات الكتب بالمكتبة العامة في دِكّة
متابعة حجوزات القاعات أو المعدات و تلقي رسوم الحجز من مستأجري المساحات والمعدات
- متابعة حجوزات القاعات أو المعدات خلال مواعيد العمل الرسمية، أو إحالتهم إلى الشخص المناسب في حال احتياج شخص آخر.
- تحصيل الرسوم من حاجزي القاعات/المعدات وإتمام إجراءات التأجير (امضاء الإقرار في حال المجموعات الكبيرة والمؤسسات بالإضافة إيصالات استلام النقود وصورة الهوية الشخصية) مع الاحتفاظ بنسخة في سجل دِكّة المالي وتسليمها لمدير المساحة.
- ضرورة التأكد من صحة المعلومات الخاصة بيوم الحجز وماهية الحاجزين وقيمة الرسوم المدفوعة على الإيصال.
- في حال وجود مستأجرين جدد يتم استشارة مدير/ة دكّة والتنسيق معه/ا بخصوص حجوزات المعدِات والمساحات في حال أنهم لم يتعاملوا مع المساحة من قبل، أو التأكد من صلاحية الطلبات والموافقة عليها أو رفضها، أو وقوع موعد الحجوزات خارج مواعيد العمل الرسمية لدِكّة.
- استلام المعدّات أو المساحات من المستأجرين في المواعيد المحددة مسبقاً واستشارة أحد تقنيي أضِف (مثال حازم) بخصوص سلامة المعدّات قبل انصراف المستأجر.
- تذكير مستأجري المساحات والمعدات بضرورة الدفع للحجوزات سواء عند التأكيد على الحجز أو قبل موعد الحجز بيوم أو قبل دخول القاعات.
المسؤولية عن مخزن الإلكترونيات في المساحة
- المسؤولية الكاملة عن مخزن الأدوات التقنية وغير التقنية والتأكد من محتوياته وجردها كل ثلاث شهور، وإعداد قائمة بالمحتويات توضح حالة كل عنصر.
- استلام المعدّات أو المساحات من المستأجرين في المواعيد المحددة مسبقاً والتأكد من سلامة المعدات أو القاعات قبل انصراف المستأجرين.
تنسيق طباعة البرامج الجديدة لدكّة
- المشاركة عند الحاجة لتصوير أو تنسيق طباعة البرامج الجديدة لدكّة، وتعليقها في المساحة، وتوزيعها على الجمهور داخل وخارج المساحة في حين الحاجة لذلك.
المتطلبات الأساسية اللازمة لهذه الوظيفة
- أن يكون الشخص ملتزماً بقيم ومبادئ أضِف بشكل عام ودكّة أضف بشكل خاص، وقادرة على تطبيقها في عمله
- الالتزام بمواعيد الحضور للعمل.
- الالتزام بمواعيد تسليم المهام المحددة بالتعاون مع مدير/ة المشروع
- المهارات الاجتماعية اللازمة لمخاطبة جمهور دكة بشكل مباشر أو التواصل معهم عبر الهاتف لترتيب تفاصيل الورش والفعاليات
- القدرة على متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل بشكل دوري، أي 2 - 3 مرات على الأقل في اليوم (مثال 2 ظهراً - 5 مساءً - 9 مساءً)
- الرغبة في والقدرة على تعلّم مهارات جديدة