إدارة:منسق برامج 2020
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
علاقات الاتصال:
- العمل المباشر مع المدير الإداري بهدف تيسير مهامه ومعاونته في العملية الإدارية للمؤسسة.
- التعاون والعمل في بعض المهام مع مدير/ة وحدة تطوير المحتوى.
- العمل المباشر مع مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال بخصوص ورش التلعيب وأعمالها الإدارية والتنفيذية وعمليات المتابعة والتقييم وكافة أنشطة المتابعة والتقييم لبرامج المؤسسة المختلفة.
- التعاون والعمل في بعض المهام مع مدير/ة الشراكات والتواصل.
- التعاون والتنسيق مع المنسق المالي فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات المعسكر التقني وورش التلعيب.
- التعاون والتنسيق مع أعضاء المشروعات/البرامج المختلفة وخاصة المنسقين والإداريين لتنظيم وتنسيق المهام الإدارية واللوجيستية الخاصة بكل نشاط/برنامج بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
المهام الإدارية:
- حضور وتوثيق الاجتماعات التحضيرية الأسبوعية للمعسكرات التقنية بحضور مدير المحتوى.
- متابعة تنفيذ قرارات ومهام الاجتماعات التحضيرية للمعسكر التقني وإعلام أعضاء الفريق بها تحت إشراف مدير/ة محتوى المعسكر ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى.
- جمع ومتابعة بيانات استمارات المتقدمين لطلب التذاكر والفيزا خاصة لمن هم خارج جمهورية مصر العربية، وكتابة جوابات التقديم على الفيزا للمشاركين القادمين من دول أخرى.
- التواصل مع مختلف الجهات المتعلقة بالمعسكر التقني (مشاركين، مدربين، فريق إداري، مرشحين محتملين، إلخ) بالإضافة إلى ورش التلعيب وما يخصها من متابعة ملء الاستمارات والمتقدمين وفرز المشاركين والمشاركة في ومتابعة اختيار المدربين للمشاركين. بالإضافة إلى مراسلة والتواصل مع المشتركين المقبولين والمرفوضين وكتابة الرسائل اللوجستية وكتابة استمارة المعلومات الشخصية للمشاركين والرد على استفساراتهم سواء في المعسكر التقني أو ورش التلعيب. على أن تكون المهام المرتبطة بورش التلعيب تحت إشراف مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال.
- متابعة كافة المهام الإدارية للمعسكر التقني وورش التلعيب بدءًا من كتابة وإرسال وتجميع بيانات استمارة طلب عمل ورشة وتفاصيل الطعام والسكن ومجالات المعرفة التقنية تحت إشراف مدير محتوى المعسكر ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال. وكذلك طباعة ووضع الجداول والبيانات العامة في موقع ورشة التلعيب.
- تنسيق توثيق المعسكر التقني مع مسؤول/ة توثيق المحتوى وتحضير احتياجاتها.
- التعاون والتشارك مع المٌيسر العام لتحضير تفاصيل رحلة منتصف المعسكر.
- التوثيق الكتابي العام للمعسكر التقني وورش التلعيب بمراحله المختلفة على الويكي تحت إشراف مدير/ة محتوى المعسكر ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال. وكذلك إعداد ملفات على الكمبيوتر بها كل مواد ورشة التلعيب والتوثيق الكتابي ومختارات من التوثيق الفوتوغرافي ومشاركته مع الجميع.
- استكمال فعالية التواصل بين المشتركين بإضافتهم على برنامج التواصل "ديسكورد" لسهولة التواصل مع المشاركين السابقين تحت إشراف مدير/ة وحدة تطوير المحتوى ومدير/ة الشراكات والتواصل.
- المشاركة في كتابة دعوة التقديم على ورش التلعيب المختلفة بالتعاون مع مسؤول/ة التواصل والترويج وتحت إشراف مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال بما في ذلك إستمارة التقديم ومتابعة المتقدمين والصورة الذهنية للورشة بشكل عام على منصات التواصل الاجتماعي تحت إشراف مدير/ة الشراكات والتواصل وبالتعاون مع مسؤول/ة التواصل والترويج.
- الإعداد والتحضير لورشة التلعيب في دكة ومتابعة ما يخصها من التواصل والأكل والتوثيق تحت إشراف مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال وبالتعاون مع المسؤول/ة اللوجيستي/ة ومنسق/ة الشؤون الإداري/ة.
مهام المتابعة والتقييم:
- متابعة وتنفيذ نظام المتابعة والتقييم تحت إشراف مدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال فيما يخص البرامج المختلفة وخاصة المعسكر التقني وورش التلعيب وما بعد التنفيذ وتقديم تقرير مفصل عن نتائج كُلا منهما لمديرة المؤسسة ومدير/ة التخطيط والمتابعة وتطوير الأعمال ومدير/ة وحدة تطوير المحتوى.
متابعات لوجيستية:
- تَسلّم مواعيد وصول المشاركين في المعسكر التقني أو ورش التلعيب من المسؤول/ة اللوجستي/ة وكذلك مواعيد حجز السيارات والمواصلات.
- تسلّم قائمة باحتياجات المعسكر التقني وورش التلعيب المكتبية وغير المكتبية والتقنية ومعرفة الاحتياجات اللوجستية من مسؤول المخازن ومتابعة الإعداد لشرائها.
- متابعة مسؤول المخازن ومنسقي اللوجستيات أثناء تجهيز المشتريات والمواد في صناديق مع وضع علامات توضح ما بداخل كل صندوق وتوثيق هذا في جداول.
مهام عامة:
قراءة والرد على الإيميلات المتعلقة بالعمل بشكل يومي. كتابة تقارير عن المعسكرات/الورش التي شاركت بها (بعد كل مشروع). مساعدة مدير/ة وحدة تطوير المحتوى في بعض العمليات التنظيمية الكتابية. ترجمة بعض الملفات حين طلب المساعدة. شرح بعض خواص ملفات جوجل للعاملين الجدد حين طلب المساعدة.. الاشتراك في الاجتماعات والانشطة العامة في اضف.