إدارة:منسق دكة - دوام كامل
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
ملاحظة: معلومات عقد عمل تمت كتابته ٢٦ يوليو ٢٠١٦
أهداف الوظيفة
التنظيم والإشراف على كل الأنشطة الإدارية واللوجيستية وقنوات الاتصال والتواصل بين فريق عمل دِكّة أضِف وباقي فرق العمل في مؤسسة التعبير الرقمي العربي، بما يضمن ويُسهل انسياب وسير العمل في المؤسسة بشكل عام والمشروع بشكل خاص.
علاقات الاتصال
- العمل المباشر مع مسؤول مساحة دِكّة واستشارته في العملية الإدارية للمشروع.
- العمل المباشر مع أعضاء فريق المشروع لتنظيم وتنسيق وتنفيذ المهام الإدارية واللوجيستية الخاصة بالمشروع.
- التعاون والتنسيق مع مدير الإدارة المالية والإدارية فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات دِكّة أضِف.
- العمل بشكل متعاون ومرن مع المساعدين الإداريين العاملين في برامج ومشاريع مؤسسة التعبير الرقمي العربي المختلفة، بهدف التكامل في الأدوار والمهام مما يزيد فرص وإمكانية تطويرها أو البناء عليها.
- العمل والتعاون مع المدير التنفيذي لمؤسسة التعبير الرقمي العربي عندما تتطلب حاجة العمل بشكل عام.
المهام والمسؤوليات
- استقبال طلبات حجز قاعات المساحة من خلال الهاتف أو عبر برنامج الواتسآب أو من خلال الإستمارة الإلكترونية.
- تهيئة القاعات للحاجزين والتأكد من توفّر احتياجاتهم وتجهيزها وتأكيد الموعد عليهم تليفونياً، وإعادة المعدات لأماكنها بالمخزن بعد إنتهاء الحجز. تسليم وتسلّم أداوت كل ورشة ومعرفة حالتها سواء ستستخدم مرة أخرى أو التخلص منها والتأكد من وضع المحتويات في صناديق شفافة للتعرف على ما بداخلها.
- توثيق بيانات حاجزي القاعات على نظام دِكّة الإلكتروني وكذلك حجوزاتهم مع توضيح عدد الساعات واسم القاعة المراد استخدامها.
- تهيئة دِكّة أضِف لاستقبال الزائرين من حيث النظام والنظافة وترتيب القاعات، والتأكد من سلامة الأجهزة والمعدات ومتابعة صيانتها الدورية سواء كان ذلك للإضاءة أو الحمامات أو التكييفات أو الحديقة أو مكونات الجلوس في كل قاعة. والتأكد من توفر الأدوات المكتبية المطلوبة لكل قاعة.
- إعداد الميزانية الشهرية واستلام العهدة الجديدة-مستلزمات النظافة والمطبخ- كل شهر وتصفيتها مع المحاسب المالي.
- المساعدة في طبع استمارات التعارف وملءها بمعرفة الجمهور، وإدخال بياناتها على المنصة الإلكترونية لدِكّة والتأكد من صحتها وعدم تكرراها ودِقّة لغتها.
- جرد مخزن الأدوات التقنية وغير التقنية والتأكد من محتوياته كل ثلاث شهور، وإعداد قائمة بالمحتويات توضح حالة كل عنصر.
- التأكد من سلامة تصنيفات الكتب بالمكتبة العامة في دِكّة
- التحضير لإجتماعات المشروع الأسبوعية.
- المشاركة في جلسات التفكير لإعداد البرنامج الشهري لدكّة مع الحرص على التكامل والتوافق مع استراتيجية دكّة بشكل خاص ومؤسسة أضِف بشكل عام.
- متابعة الفعاليات المختلفة وتسجيل الملاحظات وملء استمارة تقييم الورش من جانب المشاركين وإعادة تفريغ المعلومات في ملف وإعداد تقرير يتم تقديمه إلى مسؤول المتابعة والتقييم.