إدارة:منسق لوجسيتي - دِكّة 2020
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
الرئيس المباشر: المدير/ة الإداري/ة
أهداف الوظيفة:
- يدعم فريق العمل وتحديداً المدير/ة الإداري/ة والمنسق/ة الإداري/ة في دِكّة لإنجاز مهام لوجستية ومالية تتعلق بالنشاطات المختلفة داخل المساحة المجتمعية.
- دعم منسق/ة الموارد البشرية والشؤون الإدارية واللوجستية.
- الحفاظ على هيئة القاعات وحسن ترتيبها وصيانتها.
- تحسين أداء الحصول على الأدوات وهيئة المخازن بالتعاون مع مسؤول مخازن المؤسسة.
علاقات الاتصال:
- العمل المباشر مع المدير/ة الإداري/ة بهدف تيسير مهامه ومعاونته في العملية الإدارية واللوجستية للمؤسسة.
- التعاون والتنسيق مع منسق/ة الحسابات تحت إشراف المدير/ة المالي/ة فيما يتعلق بالشق المالي لمصروفات المساحة المجتمعية.
- التعاون والتنسيق مع أعضاء المشروعات المختلفة وخاصة المنسقين والإداريين لتنظيم وتنسيق المهام اللوجيستية الخاصة بالمؤسسة.
- العمل المباشر مع المنسق/ة الإداري/ة للمساحة المجتمعية.
- التعاون مع فريق مشروع المدارس لأداء المهام اللوجستية للمشروع.
مهام لوجستية تخص المساحة المجتمعية:
- تهيئة القاعات للحاجزين أو للورش المتنوعة والتأكد من توفّر احتياجاتهم وتجهيزها وتأكيد الموعد عليهم تليفونياً، وإعادة المعدات لأماكنها بالمخزن بعد إنتهاء الحجز.
- تسليم وتسلّم أدوات كل ورشة ومعرفة حالتها سواء ستستخدم مرة أخرى أو التخلص منها والتأكد من وضع المحتويات في صناديق شفافة للتعرف على ما بداخلها.
- التأكد من نظافة المكان قبل وبعد الورشة، والتنسيق مع عمّال النظافة والبوفية بخصوص متطلبات ما قبل كل ورشة، والحرص على متابعة مساعد النظافة على تنفيذ مهامة كل ثلاثاء..
- شراء الخامات اللازمة للورش وتحضيرها إذا كانت متوافرة لدى مخزن دِكّة، بالتنسيق والمتابعة مع المنسق/ة الإداري/ة وشراء النواقص منها طبقًا للميزانية الموضوعة بإشراف المدير/ة الإداري/ة.
- المساعدة في شراء /دفع فواتير أو أي متعلقات تطلبها الإدارة التنفيذية أو منسق/ة الشؤون الإدارية واللوجستية.
- تنسيق أعمال صيانة المكان (الإضاءة والكهرباء، الصرف الصحي، الأبواب، التنظيف) مع الجهات المخصصة في حدود الميزانية المتاحة بالتشاور والتنسيق مع مسؤول صيانة المقر الإداري وتحت إشراف المدير/ة المالي/ة.
- تنسيق ومتابعة تموين المطبخ الخارجي (فتافيت) بالمواد اللازمة في حدود الميزانية واستلام وتسلّم تلك الاحتياجات من منسق/ة الشؤون الإدارية للمؤسسة شهريًا والتأكد من توافر بعض المنتجات من عدمه للتأكيد على مسؤول المشتريات تقليل الكميات بخصوص أنواع محددة.
- التأكد من سلامة تصنيفات الكتب بالمكتبة العامة في المساحة المجتمعية - دِكّة
- متابعة حجوزات القاعات أو المعدات و تلقي رسوم الحجز من مستأجري المساحات والمعدات
- متابعة حجوزات القاعات أو المعدات خلال مواعيد العمل الرسمية، أو إحالتهم إلى الشخص المناسب في حال احتياج شخص آخر.
- تحصيل الرسوم من حاجزي القاعات/المعدات وإتمام إجراءات التأجير (امضاء الإقرار في حال المجموعات الكبيرة والمؤسسات بالإضافة إيصالات استلام النقود وصورة الهوية الشخصية) مع الاحتفاظ بنسخة في سجل دِكّة المالي وحفظها تحسبًا لطلبات المدير/ة المالي/ ة والمدير/ة الإداري/ة.
- ضرورة التأكد من صحة المعلومات الخاصة بيوم الحجز وماهية الحاجزين وقيمة الرسوم المدفوعة على الإيصال.
- في حال وجود مستأجرين جدد يتم استشارة المدير/ة الإداري/ة والتنسيق مع المنسق/ة الإداري للمساحة المجتمعية معه/ا بخصوص حجوزات المعدِات والمساحات في حال أنهم لم يتعاملوا مع المساحة من قبل، أو التأكد من صلاحية الطلبات والموافقة عليها أو رفضها، أو وقوع موعد الحجوزات خارج مواعيد العمل الرسمية لدِكّة.
- استلام المعدّات أو المساحات من المستأجرين في المواعيد المحددة مسبقاً واستشارة أحد تقنيي أضِف بخصوص سلامة المعدّات قبل انصراف المستأجر.
- تذكير مستأجري المساحات والمعدات بضرورة الدفع للحجوزات سواء عند التأكيد على الحجز أو قبل موعد الحجز بيوم أو قبل دخول القاعات.
- العمل بشكل شهري لتنقيح الميزانية مع المحاسب/ة المالي/ة، والتواصل مع المدير/ة الإداري/ة تحت إشراف المدير/ة المالي/ة.
- جمع المعلومات والبيانات عن عدد الحضور في الفعاليات المختلفة ورصدها في قاعدة بيانات الفعاليات المختلفة بشكل يومي/أسبوعي تحت إشراف المدير/ة الإداري/ة، وتقديم تقارير وإحصائيات عن عدد ساعات الحجز للمدير المباشر.
- مسؤولية جرد المخازن
- تحمل مسؤولية جرد المخازن مع مسؤول المخازن والتأكد من محتوياته وجردها كل ثلاث شهور، وإعداد قائمة بالمحتويات توضح حالة كل عنصر.
- استخدام نظام ترتيب محتويات المخازن والذي يُعده المدير التقني للمؤسسة والإلتزام به.
متطلبات الوظيفة:
- أن يكون الشخص ملتزماً بقيم ومبادئ أضِف بشكل عام ودكّة أضف بشكل خاص، وقادرة على تطبيقها في عمله
- الالتزام بمواعيد الحضور للعمل.
- الالتزام بمواعيد تسليم المهام المحددة بالتعاون مع المدير/ة الإداري/ة.
- المهارات الاجتماعية اللازمة لمخاطبة جمهور دكة بشكل مباشر أو التواصل معهم عبر الهاتف لترتيب تفاصيل الورش والفعاليات
- القدرة على متابعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل المتعلقة بالعمل بشكل دوري، أي 2 - 3 مرات على الأقل في اليوم (مثال 2 ظهراً - 5 مساءً - 9 مساءً)
- الرغبة في والقدرة على تعلّم مهارات جديدة
مؤهلات شغل الوظيفة:
- شهادة جامعية مناسبة، في مجال العلوم الإجتماعية أو الإدارية.
- خبرة لا تقل عن ٢ سنوات في مجال التنسيق واللوجيستيات.