عرض مصدر إدارة:مهام فريق دكة

=إستقبال=

# استقبال الجمهور المتواجد بدكّة والترحيب به
# الالتزام بالرد علي كل الاستفسارات المتعلقة بالمساحة من الجمهور هاتفياً وعبر البريد الإلكتروني وعبر برنامج الواتسآب ووجهاً لوجه.
# استقبال فرق الإعلام والصحافة والقنوات التليفزيونية.
# التأكد من توفر بياناتهم لدى قاعدة البينات الصحفية لأضِف.
# تهيئة المكان للتصوير.
# إعادة نظام المكان كما كان قبل التصوير.
# توفير المطبوعات والمحتوى المعرفي المطلوب من جانب الصحفيين والإعلاميين لإنجاز مهامهم.
# الاحتفاظ بنسخة مما تم تصويره إن أمكن، في إطار إتاحة المعرفة وحرية نشرها.
# طبع استمارات التعارف وملء جمهور دكّة لها وخصوصاً الزائرين الجدد.
# إدخال بيانات الجمهور على منصة دِكّة الإلكترونية.
# التأكد من صحة البيانات المُدخلة سواء لها علاقة بالبريد الإلكتروني أو عدم تكرار المعلومات.


=إداريات=

# تهيئة وتنسيق المساحة والقاعات بصرياً لاستقبال الجمهور والتأكد من نظافة المكان ونظامه والحفاظ على ترتيبه.
# تحديث البيانات والمعلومات المعلقة على لوحة الإعلانات والسبورة المتحركة.
# متابعة البريد الإلكتروني الخاص بدكّة.
# متابعة صيانة المساحة من حيث؛ الأجهزة التقنية والمتابعة بهذا الشان مع المسؤول التقني، أماكن الإضاءة والسباكة، والحديثة، والمعدات، ولوازم تحضير القاعات والتكييفات.
# التأكد من تنظيم المكتبة العامة في دِكّة والحرص على تصنيفها.
# توثيق الاجتماعات.
# إعداد الميزانية الشهرية واستلام العهدة الجديدة وتصفية العهدة الشهرية مع المحاسب المالي.
# التأكد من وجود الأدوات المكتبية اللازمة في القاعات وكذلك مستلزمات المطبخ والنظافة.


=لوجستيات=

# استقبال طلبات حجز القاعات عبر الهاتف أو من خلال برنامج الواتسآب أو من خلال إستمارة الحجز الإلكترونية.
# مكالمة الحاجزين والتأكد من احتياجاتهم والتأكيد على موعد الحجز.
# تهيئة المكان للحاجزين وإمدادهم باحتياجاتهم المطلوبة وإعادة المعدات لأماكنها بعد إنتهاء الحجز.
# إدخال بيانات الحاجزين على نظام دِكّة الإلكتروني بعد ملء الإستمارة وكذلك حجز القاعة.
# جرد مخزن الأدوات التقنية وغير التقنية والتأكد من محتوياته كل ثلاث شهور، وإعداد قائمة بالمحتويات توضح حالة كل عنصر.
# تسليم وتسلّم الأدوات الباقية من كل ورشة وبيان حالتها وتجميعها في صناديق شفافة تُظهر ما بداخلها.
# ابلاغ فريق العمل في حالة وجود اي تلف أو فقدان بالمعدات.
# الالتزام التام بغلق كل مصارد الكهرباء في المساحة قبل مغادرتها.
# إدارة توفير المأكولات و المشروبات اللازمة للفاعليات. 
# مسؤلية شراء احتياجات المساحة و فاعلياتها.
# استلام الاشتراكات المادية الخاصة بالفاعليات وتقديم تقرير بها وتسليمها لمسؤول مساحة دِكّة.


=تيسير=

# التواصل هاتفيا مع  المشاركين في الورش قبل ميعاد الورشة لتأكيد الحضور  بمده يحددها مسؤول المساحة.
# تأكيد مواعيد الورش علي المدرب هاتفيا قبل ميعاد الورشة المحدد بمده كافية.
# الاهتمام بالشكل البصري للمكان و اعطاء اقتراحات تضمن يسر تعرف الجمهور علي ما تخبره عنه دكة ( لوحة الاعلانات – تعليق الدعايه الاعلانية – صندوق الاقتراحات- صندوق المساهمات المادية)
# دعم الشباب و تطوير كل الاقتارحات والأفكار المقدمة منهم.
# التواجد أثناء كل الفاعليات وآخذ ملاحظات علي سير الجلسات والحصول على رأي وتقييم المشاركين و المدربين وعرضها على مسؤول المساحة والإدارة التنفيذية أثناء الاجتماع الأسبوعي.
# التيسير أثناء الورش والفاعليات.
# بناء جسور من التواصل مع الشباب المترددين علي المساحة والترحيب بهم و معرفه احتياجاتهم التي يمكن أن تلبيها أنشطة المساحة.
# إقتراح أنشطة مبتكرة بناء علي اقتراحات الجمهور المتردد علي دكة، تطوير الأفكار المقترحة من الشباب وعرضها على إدارة دِكّة والإدارة التنفيذية.
# توفير بيئة و مساحه آمنه لجمهور دِكّة.
# الإطلاع على محتوى منهج الورش المكتوب داخل النظام الرقمي لجدولة نشاطات دكّة.
# حضور جلسات تطوير المنهج مع المدرب ومدير البرنامج (مجرد حضور لاضافه اقتراحات و لمعرفة المنهج في التحضير وفي التنفيذ).
# التعرف علي النظام الرقمي (السيستم) لجدولة نشاطات دكة و العمل به.
# التأكد من خلو المساحة من الجمهور وقت غلق المساحة.
# الاشراف و التأكد من التزام الجمهور بقواعد الغرف الخاصه بدكة ( عدم التدخين - عدم دخول الماكولات في صندوق الفرجة مثلا).
# رصد و تقييم الفاعليات المقامة بدكة.
# إدارة الأفكار و الأسئلة والتعليقات.
# التفاعل العفوي مع الحضور من خلال الألعاب المبتكرة، والافكار الخلاقة. 
# التواصل مع مجتمع المقطم و المبادرات الشبابية.
# التواصل مع الأهالي عند الاحتياج.
# البدء في تنسيق الورش والفعاليات بشكل فصلي كل ثلاث شهور مع الحرص على بدء هذا التنسيق قبل كل ربع فصل بفترة زمنية حوالي شهرين.
# التواصل مع مسؤولي الورش والميسريين ومقدمي السهرات الغنائية والترفيهية وسيما دِكّة عبر التليفون والبريد الإلكتروني للوصول إلى أفكار واضحة يمكن تطبيقها وعرضها والحصول على الموافقة الضمنية عليها من الإدارة التنفيذية.
# الحصول على المعلومات الكاملة بخصوص المحتوى وطبيعة وعدد الجلسات والأدوات المطلوبة لكل جلسة وشراء الناقص منها او التأكد من توفرها بالمخزن.
# توثيق الورش ومحتواها ووصف كل جلسة على الويكي والمنصة الإلكترونية وكذلك معلومات عن عدد الجلسات والمدة الزمنية والحد الأقصى والأدنى للمشتركين والرسوم المقترحة إن وجدت والتواصل مع المصمم الجرافيكي للإنتهاء من وضع تصميم يمكن استخدامه للترويج للأحداق المختلفة ورفعه على الويكي وكذلك المنصة الإلكترونية.
# استقبال استمارات المشتركين في الورش المختلفة والإتصال بهعم لتأكيد وصول طلبات الاشتراك ومراسلتهم لتأكيد الحضور أو الإعتذار لبعضهم نظرا لعدم توافق معارفهم مع بعض المتطلبات في بعض الورش.
# كتابة تقرير يقدم للإدارة التنفيذية كل شهر على حسب الطلب لتتبع سير العمل في المشروع.


=الدعاية والإعلام=

# تنسيق دعاية الفاعليات الجاهزة مع الفريق الاعلامي 
# الاشراف علي صفحات التواصل الاجتماعي الخاصة بترويج نشاطات دكة 
# ترويج البرنامج - الرعاية المادية sponsorships
# عقد شراكات مع مؤسسات ونوادي ومبادرات مختلفة لتنفيذ أنشطة تساهم في الترويج لدِكّة أضِف.



[[تصنيف:أدوار فريق دكة]]