التجهيزات اللوجستية لملتقى إعداد فريق المعسكر

ورشة تدريب المدربين من 20-25 أبريل 2012

العد التنازلي

أولا اللوجستيات

1. السفر والتأشيرات

1،1 حجز التذاكر للمشاركين والمدربين

1.2 إصدار تأشيرات المشاركين والمدربين

1.3 خلال ورشة العمل:

تأكيد تذاكر السفر

2. السكن

2.1 حجز الفندق للمشاركين (قدوم 19 - رحيل 26 صباحا) والمدربون (وصول 17 - 27 المغادرة)

2.2 ارقام هواتف الفندق ولجنة الاستقبال

2.3 قائمة السكن (ارقام الغرف) غرف مزدوجة للمشاركين والمدربين

3. النقل

3.1 ترتيب وسائل النقل من المطار

3.2 من نقطة محورية في وسط المدينة إلى مكان ورشة عمل

4. الاستقبال

4.1 إعداد حزمة ترحيب للمشاركين في الفندق

4.3 التنسيق لأنشطة ترفيهية في يوم الوصول - وسط ورشة العمل - الليلة الاخيرة، تغطي تكلفتها ADEF،

4.4 إنشاء قائمة اتصال للمشاركين، وارقام هواتف مثل أطباء مراكز ثقافية...

5. الموقع

5.1 استئجار قاعة (2 غرفة، قاعة سينما، مختبر)

5،2 اعداد المختبر (لائحة المعدات والبرامج)

5.3 مفاتيح الغرف

5.4 كيفية الوصول بالإنترنت

6. مواد ومعدات

6.1 قرطاسية: حامل الفليب شارت، ورق، ماركر، اوراق ملاحظات لاصقة، بلوك نوت أقلام ... الخ

6.2 المواد المطبوعة التي سوف يتم توزيعهت

6.3 معدات: كاميرا فيديو, دي في دي و، الات موسيقية، وصلات و مشتركات، الة عرض داتاشو

6.4 التنسيق مع المدربين لما يحتاجونه من مواد، واعداد قائمة

7. التوثيق

7.1 تحديد المواد المطلوبة،مسجلات الصوت، كاميرات، شرائط DV

7.3 إعداد دي في دي للمشاركين ليشمل الصور وافلام الفيديو و الموسيقى النتجة في ورشة العمل، اجمع يوما بيوم

7.4 التقارير

8. وجبات الطعام

8.1 الغداء: قائمة معدة مسبقا لمدة خمسة أيام

8.2 الإفطار والاستراحات: حدد ونسق القائمة والاحتياجات المطلوبة

8.3 عشاء

9. المالية

9.1 إعداد عقود المدربين

9.2 حدد الأموال اللازمة لأنشطة ورشة العمل يوميا

9،3 النفقات العامة لورشة العمل والفواتير

ثانيا المراسلات

1. البريد الإلكتروني بقبول المشاركون

2. البريد الإلكتروني يالرفض

3. بريد الترحيب بالمشاركين، وطلب لتسجيل الدخول على الموقع، وإرسال تعريف قصير بهم

4. جمع السير الذاتية للمشاركين وتحريرها

5. إنشاء حساب على المنتدى

6. مدخلات المشاركين على جدول اعمال الورشة وبنيتها

7. ارسال تفاصيل السفر وتأشيرات الزيارة للمشاركين والمدربين

8. بريد التأكيد قبل وصول المشاركين (وسائل النقل والفنادق والطقس والجدول)

ثالثا. البرنامج

1. المحتوى والهيكل

1.1 عروض المشاركين لاعمالهم ساعة واحدة يوميا

2. المنتدى

2.1 إعداد المنتدى

2،2 الدعم الفني بواسطة ميسرة وأحمد و عمار

2.3 المحتوى أحمد والمشرفين على البرامج

3. المدربين والجلسات

3.1 حدد المحتوى

3.2 من سيدرب اي موضوع

3.3 تحديد البرنامج بشكل تهائي مع اوقات الجميع

3.4 حدد الجدول الزمني

4. المجلدات

4.1 ملف اضف

4.2 قائمة الاتصال (تأكيد القائمة خلال ورشة العمل)

4.3 العمل على السير الذاتية للورش والرياضة (المدربين والمشاركين)

4.4 الجدول الزمني

4.5 طباعة كل ما سبق، وتجليده

رابعا. بيان صحفي

1. بيانا صحفيا في اليوم الأول من ورشة العمل باللغتين العربية والإنجليزية

2. نشر على الموقع، الفيسبوك، تويتر

خامسا M & E

1. تحديد الاستراتيجية والمستندات المطلوبة لها

تذكير: مدربو الورش و الرياضة (سير ذاتية)