تقييم الفريق التنفيذي

اجتماع تقييم عمل اللجنة التنفيذية بملتقى تطوير المحتوى

مكان الاجتماع: أضف تاريخ الاجتماع: الأربعاء 28 فبراير - الساعة 12 ظهرا الحضور: داليا عبدالله - رنوة يحيى - أحمد غربية - لمياء مجدي - وسام لطفي - حسام شكرالله (عبر التليفون) - منة رضا أجندة عمل الاجتماع: رصد إيجابيات الملتقى من حيث التخطيط والتنفيذ رصد سلبيات الملتقى من حيث التخطيط والتنفيذ تطوير مقترحات للبناء على الإيجابيات وتجنب السلبيات مستقبلا وضع مقترح لأجندة اجتماع فريق السواقة مع اللجنة التنفيذية

مقدمة

سير الاجتماع كان مبني على تحليل كل مشارك/ة في الاجتماع لتجربة التخطيط وتنفيذ الملتقى من منظوره/ها وأدى ذلك في بعض الأحيان إلى مناقشات فرعية عن منظور المتحدث/ة. المناقشات وإن كانت فرعية ساهمت في ظهور التشابكات بين تجارب فريق العمل المختلفة، بالإضافة إلى مقترحات مختلفة لتحسين سير العمل مستقبلا. بناء على ذلك توثيق الاجتماع غير خطّي و معتمد على التيمات الآتية: الإطار - الايجابيات - السلبيات - أفكار/أسئلة مفتوحة/غير مكتملة - المقترحات - أجندة الاجتماع المقبل بين فريق السواقة واللجنة التنفيذية ===== الإطار ===== في بداية مساهمتها، تحدثت لمياء مجدي عن أهداف الملتقى كالآتي: خلق مساحة يشتبك ويتفاعل فيها مطوري محتوى مخيم الفتية ومخيم الشباب مفاهيميا حول محتوى وورش المخيمين توفير نفقات ملتقيات تطوير المحتوى عن طريق دمج ملتقى الفتية وملتقى الشباب أهداف الملتقى مفيدة لوضع إطار لما ظهر في الاجتماع، وفي تقديري الشخصي جدا لا بد من الرجوع لهذه الأهداف بشكل مستمر أثناء التفكر في ايجابيات وسلبيات ومقترحات الملتقى وشغل فريق الملتقى ===== الايجابيات ===== قبل الملتقى فرقة السواقة اشتغلت بشكل جيد ومن الممكن توزيع المجهود بشكل أفضل مستقبلا - رد رنوة على تساؤل داليا بخصوص أدوار ومجهودات فريق السواقة (خصوصا فيما يتعلق بتطوير المحتوى) من أجل التفكر في مكافآت العمل بخصوص الفريق التنفيذي، أبدت رنوة اعجابها الشديد بالمرحلة الأولى من التخطيط والتحضيرات، خصوصا اهتمام لمياء بالتفاصيل وأنها (رنوة) عند سؤالها للمياء عن سير العمل كانت تشعر أن "كله تحت السيطرة" أكدت لمياء على كلام رنوة بخصوص المرحلة الأولى من التخطيط والتحضيرات وأشارت إلى أن تجربة العمل مع يريفان كانت سلسة وايجابية جدا أثناء الملتقى الايجابيات ظهرت في الاستجابة للتحديات التي فرضتها طبيعة المكان مثل: تأجير سيارة لتسهيل التنقل وشراء الأدوات والمعدات والأكل أثناء الملتقى العمل على عزل أماكن الاقامة لمنع تسرب المياه وتبييضها شراء الدفايات [التعليقات صادرة من لمياء وغربية] تحدث غربية ملاحظاته لتفاعلات المشاركين/ات في الملتقى وحواره مع حسام أثناء الملتقى ووصفوا التفاعلات بأنها ايجابية ===== السلبيات ===== التخطيط التحدي المتعلق بالتخطيط ظهر بشكل أساسي في عملية تطوير المحتوى للملتقى وارتبط به تحدي الالتزام أيضا قالت لمياء أن في خطة موضوعة للملتقى منذ نوفمبر الماضي ولكن أعضاء الفريق لم يلتزموا بها فيما يتعلق بتطوير المحتوى ولم يستجيبوا للايميلات بشكل منتظم ومستمر، مما أدى إلى عدم وجود محتوى وجدول للملتقى بشكل حقيقي واضطرار الفريق إلى تجهيز الجدول بشكل سريع في لبنان، مما أصاب لمياء بالاحباط لأنها شعرت أن جهودها من نوفمبر الماضي لم يكن له جدوى. أكد حسام على أن عملية تطوير محتوى الملتقى لم تتم بأفضل شكل. ماذا حدث؟ طرح أعضاء الفريق عدة أسباب لتعثر عملية تطوير المحتوى: عملية تطوير المحتوى كانت من مسؤوليات فريق السواقة وتجربة فريق السواقة جديدة - حسام عملية تطوير المحتوى كان من المفترض أن تتم على اجتماعين ولكن الاجتماع الثاني لم يتم نظرا لظروف علي عزمي(مرضه وسفره) - لمياء أو حسام أكدت رنوة للمياء أنهم قادرون على الاستفادة من خبراتهم في تطوير المحتوى للقيام بتلك العملية قبل الملتقى متابعة عملية تطوير المحتوى كانت من مسؤوليات لمياء وكان لديها الكثير من المسؤوليات التي صعّبت عليها تكريس المجهود الكافي لعملية المتابعة - حسام أضافت رنوة أنهم مروا بظروف وتحديات كثيرة خارجة عن ارادتهم اشكالية التخطيط والتكيف: أشار حسام إلى أن الأمور لا تسير دائما حسب ما هو مخطط لها وعقبت رنوة أنها في حال حدوث أزمات متعددة أثناء التنفيذ لا تقاوم وتستسلم لسير الأمور. ردت داليا أن هناك فرق بين التكيف عندما تحدث تغييرات مفاجئة على أرض الواقع وعدم التخطيط بشكل جيد من البداية. رنوة وحسام اتفقوا معها. تبعات التحدي: ظهرت نتائج هذا التحدي في مواقف مختلفة: جودة جلسة تطوير النشاط: قالت رنوة أن جلسة تطوير النشاط نفذت بشكل سيء وفيه وصاية (patronizing) لدرجة أن الموضوع أثر على صحتها بالسلب تحقيق هدف الدمج: أكدت لمياء على نقطة عدم الالتزام بالخطة عندما حكت عن إحدى اجتماعات الفريق في لبنان وتفاجئت سناء بفكرة الدمج عندما طرحت لمياء تصورها لنشاط "النقاش المفتوح" (كان من الأنشطة الأساسية التي تخدم فكرة الدمج) وكان رد فعل سناء حاد جدا لهذا التصور. أكد حسام على هذه النقطة عندما قال أنه لم يستطع العمل على فكرة الدمج نظرا للحدة المستمرة في الاجتماعات طرح غربية تساؤل حول مدى واقعية الخطة من البداية وأضافت رنوة أن ربما فكرة الدمج لم تكن ملائمة منذ البداية الالتزام والمسؤولية ظهرت عدة تحديات متعلقة بالتزام أطراف الملتقى المختلفين/ات وشعورهم/ن بالمسؤولية. بالنسبة للمشاركين/ات في الملتقى: اعتذارات آخر لحظة عن الحضور - تعليق غربية بالنسبة لفريق السواقة: عدم التزام وتواجد واستجابة كل أعضاء الفريق بشكل كافي باستثناء رنوة وحسام نظرا لتواجدهم في أضف - تعليق رنوة قالت رنوة أن "تقاعس" أعضاء فريق العمل بالنسبة للتحضير للورش كان محبط ومتعب بالنسبة لها قال حسام أن غربية علّق على أن جزء من مشكلة تنظيم العمل هو "أنهم كانوا بيشربوا بدري وكتير" التنسيق واللوجيستيات/الماليات (توزيع الأدوار والمسؤوليات) من مدير/ة الملتقى؟ رجحت داليا أن أحد أسباب تحديات التنفيذ هو عدم وجود مدير/ة للملتقى. ردت رنوة أن مسؤولية ادارة الملتقى كانت على بحور (التركيز على الفتية) وعلي (التركيز على الشباب) ولكن غياب بحور ومرض علي حالوا دون تنفيذ هذه المسؤولية بشكل سليم اللوجستيات: كان في خلاف واضح حول من مسؤول عن اللوجستيات. أبعاد الخلاف كانت كالآتي: قالت وسام أن مسؤولياتها في الملتقى كانت متعلقة بالمعاملات المالية بالأساس ودعم مجهودات التنفيذ قالت رنوة أن كان واضحا جدا أثناء تقسيم المسؤوليات في نوفمبر أن وسام مسؤولة عن اللوجستيات وأعربت رنوة عن قلقها عندما قالت لها وسام أنها لا تريد السفر إلى لبنان لتوفير النفقات. قالت لمياء أن مسؤوليات التنفيذ وقعت على عاتقها بالكامل وبناء على ذلك أنها اضطرت إلى التصرف في إجراءات مالية مختلفة وحدها (مثال: الصرف من إجمالي ال2000 USD المعارة للمشاركين/ات لدخول لبنان) نظرا لعدم تواجد وسام بشكل مستمر (مثال: البقاء في غرفتها). أضافت لمياء أنها سعيدة بأنها كانت قادرة على الاستجابة للمواقف المختلفة بشكل سريع. أضافت أن نظرا لأنها قامت بأغلب المسؤوليات اللوجستية أن كان الأوقع أن يكون معها هي عهدة وتقوم بالصرف منها أضافت وسام أن نظرا لشعور لمياء بالمسؤولية بشكل زائد (overwhelmed)، قامت هي (لمياء) بعمل مهام وسام (مثال: التنقلات). قالت وسام أيضا أنها كانت تشعر أنها لا تعمل أي شيء مفيد في الملتقى وبررت ذلك بعدم وجود تنسيق كافي للمسؤوليات المختلفة وأن لم يلتزم جميع أعضاء الفريق بمسئولياتهم وصلت رنوة إلى الاستنتاج أن مسؤولي التنسيق واللوجستيات لم يعملوا بشكل جيد سويا قال غربية أن المكان لم يكن مجهز بشكل ملائم للادارة مما صعّب التواصل والتنسيق بين أعضاء الفريق. أضافت رنوة أنهم عادة يخصصون مساحة للادارة ولكن لم يقوموا بعمل ذلك في الملتقى حددت داليا المشكلة في نقطتين: 1. قدرة لمياء على تفويض المهام المختلفة و 2. انسحاب وسام من تنفيذ الملتقى صممت وسام أن اللوجستيات ليست مسؤوليتها وأنها ترفض هذه المسؤولية. أضافت لمياء أنها لم تكن تعلم أن اللوجستيات مسؤوليتها. رد حسام وداليا بأنهم كانوا يعلمون منذ البداية أن اللوجستيات هي مسؤولية وسام لأن وسام كانت تشتكي من كيفية ادارة الماليات سابقا في المعسكرات، خصوصا لأنها تؤدي إلى هدر للأموال طرحت وسام أنها لا يجب أن تكون مسؤولة عن اللوجستيات نظرا لمسؤولياتها الأخرى في أضف. ردت رنوة أنها كانت تفكر في أنها مسؤولية كبيرة لوسام في ضوء التزاماتها الأخرى في أضف ولكنها (رنوة) وافقت في النهاية بسبب تصميم وسام أن التزامها باللوجستيات سيسهل عليها عملها في المستقبل التواصل بين فريق السواقة والفريق التنفيذي "فريق السواقة والفريق التنفيذي مش عارفين يتكلموا مع بعض" - رنوة ظهرت تحديات التواصل في عدة مواقف: ترتيبات الإقامة دفع ال20 دولار الخاصة بطابع الفيزا اللبنانية - بدأت هذه النقطة من تحدي التواصل بين الفريقين لكنها انتهت عند داليا بتحدي الإهمال وعدم التركيز والشعور بالمسؤولية اختيار محمد سعيد - طرحت لمياء هذه النقطة ولكن اقترحت رنوة تأجيلها للاجتماع بين فريقي السواقة والتنفيذ

أفكار/أسئلة مفتوحة/غير مكتملة

رنوة فرقت بين دور فريق السواقة قبل الملتقى وأثناء الملتقى ولكن لم تبني على هذا الفرق قالت رنوة أن سناء وحسام كانوا متحيزين لشغل الفتية وعلي ورامي كانوا متحيزين لشغل الشباب كان في خلاف جانبي بين داليا ووسام حول كيفية التعامل مع الماليات طرحت رنوة فكرة بخصوص ديناميكيات العمل بين الفريق المصري والفريق السوري ولكن لم تشرح ما المقصود ===== المقترحات ===== مراجعة أدوار ومسؤوليات والتزام أعضاء فريق السواقة وقفة قوية مع اعتذارات آخر لحظة فريق السواقة وفريق التنفيذ يحتاجون إلى العمل على تحسين التواصل بينهم إعطاء مسؤوليات أكثر لأعضاء الفرق الجديدة والحد من التواجد في اللحظات الآخيرة فقط. تحميل الأفراد المختلفين المسؤولية سيقوم بتعليمهم والإضافة لخبراتهم حتى حتى لو عن طريق الأخطاء مراجعة المكافآت في حال عدم تنفيذ المهام وتم الاتفاق أن هذا المقترح يحتاج إلى تطوير اضافي. الأفكار التي طرحت حوله هي: صعوبة تقييم أداء الميسرين/ات وتثبيت مكافأة أساسية و تنقيد (monetizing) المهام الاضافية وضرورة انعكاس هذا الاتفاق في التعاقد أجندة الاجتماع المقبل بين فريق السواقة واللجنة التنفيذية تم اقتراح المواضيع الآتية لأجندة الاجتماع القادم بين فريق السواقة واللجنة التنفيذية: تقييم محتوى الملتقى مراجعة الأدوار والمسؤوليات مراجعة التواصل بين فريق السواقة واللجنة التنفيذية مراجعة دور كل عضو/ة في فريق السواقة