محضر:اجتماع الفريق المحوري الأسبوعي في 05-05-2105
الحضور:
- رنوة يحيى
- عمرو جاد
- فرح برقاوي
- إيمان درويش
- داليا عبد الله
تم عقد اجتماع للفريق المحوري بأعضاءه الأساسيين يوم الثلاثاء ٥ مايو ٢٠١٥، ولتعذر حضور رنوة يحيى هذا الاجتماع، تم تخصيص يوم أخر وهو الأربعاء ٦ مايو ٢٠١٥ لمناقشة مهام التسويق والترويج وتحديد من المسؤول عنها وكان ذلك في حضور أعضاء الفريق المحوري كاملا بالإضافة إلى:
- أحمد غربية
- أحمد حسين
- سلمى سعيد
- إداريات:
- تمر أضِف كمؤسسة بأزمة مالية وأزمة إدارية في الوقت الحالي، هناك العديد من الأفراد في فريق العمل يعانون من عدم الحماس والتأثر بالإنهاك واستنزاف الطاقة، وسبب ذلك كله هي محاولتنا عدم إظهار هذا الإرهاق والضغط النفسي والعصبي للجمهور أو للمجتمع المحيط بنا. هذا الأمر يوثر سلباً على الأداء الإنتاجي للمؤسسة. أهمية العمل في بيئة مريحة هي من أساسات العمل في أضِف أو في مؤسسات المجتمع المدني. هذه البيئة غير متوافرة في أضِف خلال الوقت الحالي بسبب اختراق القواعد الأساسية للعمل والضغط على الفريق لإظهار التماسك والقدرة على الانتاج على الرغم من الصعوبات التي تواجهها أضِف.
- الحرص على عدم إسناد مهام لا تدخل في نطاق عمل أحد أعضاء الفريق حتى لا نزيد الضغط النفسي والعصبي على العاملين في أضِف، إلا إذا وافق هذا الشخص على تلك المهام بإرادته. ولكن يجب على الإدارة الحرص على عدم فعل ذلك من الأساس.
- نحتاج في أضِف إلى إعادة هيكلة الوظائف والمهام طبقا للموارد البشرية المتوفرة حاليا وليست الموجودة في أحلامنا وخيالنا. وهذه الخطوة ستنفذها لجنة إدارة الموارد البشرية المكونة من (داليا عبد الله، يسرا سعفان، نفين علوان، إيمان درويش، عمرو جاد)، تلك اللجنة التي تكونت نتجيجة لاجتماع فريق العمل خلال فعاليات البناء المؤسسي الذي عُقد في رأس سدر خلال شهر أبريل ٢٠١٥.
- هناك نسبة من التطرف وسوء الفهم في تلقي واستقبال الجمل والكلمات ما بين أفراد فريق العمل وهذا يؤدي للتوتر في بعض الأحيان، لذا يجب الحرص في استخدام الكلمات المناسبة قدر الإمكان.
- الوصف الوظيفي لنائب مدير مشروع تمكين الشباب رقمياً لا يوجد به ما يشير إلى مسؤولية هذا الشخص بعملية الترويج والتسويق لمشروع المعسكرات، كما أنه لم يكن مطروحاً للعرض والمناقشة خلال المقابلة التي تمت في ما قبل التعيين في نوفمبر ٢٠١٤.
- دايما ما يحدث تأخر في معالجة المشكلات، وكلما أسرعنا في معالجتها كلما تفادينا صعوبة الحل.
- ضرورة قيام منسق مشروع معسكرات أضِف للفتية بإعداد وتقديم عرض بصري تفاعلي جذاب (Presentation) لمدير المشروع عن فكرتة، لاستخدامها بشكل عام لإيصال فكرة المشروع للجمهور.
- اقترحت إيمان درويش ٣ أسماء لمجموعة من العاملين في مجال الترويج والتسويق Marketer على رنوة يحيى لتتواصل معهم من أجل مساعدهم في الترويج والتسويق لمعسكرات الفتية وإعداد ملفات الرعاية والتوجه للشركات من أجل الحصول على اشتراكات للفتية مقابل مميزات تعطيها أضِف لهم. كما يراعى نسبة يحصلون عليها في مقابل الأموال التي سينجحون في تدبيرها.
- ضرورة عقد اجتماع يوم الثلاثاء ١٢ مايو ٢٠١٥ يجمع ما بين نفين، وفرح، ويسرا، وداليا لتوضيح المهام الإدارية بشكل أوضح لكلاً منهما.
* دِكّة أضِف:
هناك نقص عددي في الموارد البشرية المتاحة في فريق عمل دِكّة، وبرغم التقدم الظاهر في بعض الجوانب من حيث عقد الفعاليات والورش إلا أن هذا أدى إلى استنزافنا في التفاصيل اليومية وابتعادنا عن العمل بشكل استراتيجي. دكة تعمل منذ ديسمبر الماضي بطاقم أقل من النصف لكنها تنتج فعاليات تساوي ضعف الإنتاج السابق، وبالرغم من إيجابية الأمر إلا أننا في المنتصف قد قصرنا في أنفسنا وفي التفكير بعمق في الخطة والاستراتيجية للمرحلة القادمة. مثلاً، هناك توقع لعقد برنامج نصف السنة وشم النسيم ورمضان والصيف في غياب الموارد البشرية والمالية والعتادية لعمل ذلك، مما يحمل طاقم العمل عبئاً نفسياً كبيراً نتيجة هذه التوقعات والأسئلة. بدأت رشا بالفعل بالعمل على برنامج رمضان وبشكل بسيط جدا بخصوص برنامج الصيف، وكانت هناك فكرة لأن نعمل في رمضان أيام الثلاثاء والخميس على أن يكون الخميس عبارة عن سهرة رمضانية (هناك 3 خميس خلال رمضان) وأن تحدث فعالية نهارية أو مسائية ما يوم الثلاثاء على شكل ورشة يوم واحد أو إفطار أو أو. وهنا سنفكر في دور رشا للمرحلة القادمة وما يمكن إنجازه وما لا يمكن إنجازه.
نتيجة لما سبق تم التوافق على التالي:
1) المضي قدماً في إيقاف نشاطات دكّة بدءاً من الأسبوع الثاني من شهر مايو الحالي (آخر سهرة خميس هي الخميس 7 مايو) وحتى رمضان، وعدم عقد أية ورشات عمل في نفس الفترة (قررنا ذلك بشكل جماعي بالفعل) على أن نعلن عن فكرة ذاكر على الدكة لأنها لا تستنزفنا من حيث المجهود. خاصة أن تلك الفترة هي فترة إمتحانات نهاية العام واقتراب شهر رمضان.
2) أنشطة رمضان: أن يقتصر التنسيق لأنشطة رمضان في التنسيق لعقد 3 سهرات خميس وورشات زينة رمضان مع رنوة يوسف وعقد إفطار رمضاني أو اثنين بالتنسيق مع باقي أعضاء أضف (واحد لأضف نفسها وواحد للمجتمع المحيط وشركاء أضف وكل من يهمنا أيضاً دعمهم؟) مع العلم بأنه لن تكون رشا معنا في رمضان وسيتكون فريق العمل من فرح برقاوي ونفين علوان في دكة.
3) برنامج الصيف: مع غياب رشا ووجود فرح مع نفين نقترح تطوير برنامج بسيط جدا عبارة عن تبديل بين ورش قصيرة وسهرات الخميس (أسبوع ورشة من يوم/يومين/ثلاثة) وأسبوع فيه سهرة خميس، يعني ببساطة ورشتين قصيرتين وسهرتي خميس في الشهر لأشهر ٧ و٨ و٩ مع استمرار عروض السينما. على أن تُكلف رشا بتنسيق بعض من هذه الورش منذ الآن قبل رحيلها بمجمل ٦ سهرات خميس و٦ ورش قصيرة لهذه الفترة.
4) ملتقى إعادة بناء دكّة: نقترح عقد ملتقى أو مجموعة من الورش تشبه تلك التي عقدها الفريق المحوري مع علا شهبة لصياغة شمشر الصيف الماضي، بحيث نستغل الفترة القادمة في مايو وحزيران في إعادة بناء مشروع دكة من حيث إعادة تصور الجمهور المستهدف والأهداف العامة والأهداف المحددة لدكة كمشروع من مشروعات أضف وكمساحة مجتمعية في المقطم، ووضع استراتيجية عامة وخطة عمل لدكة للسنتين القادمتين تشمل الخطوط العريضة التي سنعمل عليها بالفعل، نوعية الأنشطة التي نعقدها، نوعية الشركاء الذين نتعامل معهم، وتسكين هذه الاستراتيجية في خطة عمل زمنية منطقية تتيح لنا المضي قدماً دون توقعات متدنية أو سابقة لأوانها.
تم وضع هذه المقترحات للمناقشة وللبت في اجتماع لجنة تسيير دكة القادم، والذي تقترح فرح برقاوي أن يكون على شكل ورشة عمل تشمل لجنة تسيير دكة وباقي الفريق المحوري، وأيضاً أقترح دعوة أحمد غربية في الاجتماع للخروج بقرارات نهائية حيال نشاط دكة الفترة القادمة وتقرير العناصر والأشخاص الذين نود حضورهم لملتقى إعادة بناء دكّة مع تحديد مواعيد مبدئية لعقد هذا الملتقى لتتمكن فرح من تنسيق هذة الجهود.