محضر:في 02-03-2020 اجتماع الفريق الإداري لتقييم تجربة المدارس الشتوية 2020
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
الحضور
- عمرو جاد
- لمياء سعيد
- حسام محمد (فلكس)
- رافت بيومي
- أحمد جمعة
- سيمون حنانيا
- كريم توفيق
- وسام لطفي
- عماد صالح
- زياد أسامة
الهدف من الاجتماع
- مناقشة الأمور الإدارية واللوجستية التي تمت أثناء تنفيذ المدارس الشتوية
- مشاركة الفريق الإداري الملاحظات التي أشار إليها المدربين اثناء التنفيذ بخصوص الإدارة و واللوجيستيات
- استخلاص الدروس المستفادة والاتفاق خطة عمل وإجراءات إدارية يجب تفعيلها لتجنب مثل هذه المشاكل عند تنفيذ المدارس في السنوات القادمة
نتائج الإجتماع
- على الإدارة المالية، وضع القواعد والإجراءات المالية الواجب اتباعها من قبل كل أطراف المشروع (مع مراعاة وتوفير قدر من المرونة من جانب المالية في حالات التغيير المفاجئ أو الاضطراري) و مشاركتها مع جميع أعضاء الفريق الإداري لتطبيقها و تفعيلها فورا من جانب الفريق.
- الاتفاقات المالية و دفعات الأجور و مواعيدها استحقاقها و مايقابله من مهام يجب تنفيذها وتسليمها من جانب المدربين و رواد الأسر يجب أن يكون مذكورة في العقود و معروفة للمدربين و الرواد بشكل واضح و صريح في بداية الاتفاق وعند التوقيع حتى يتم الالتزام بها وتنفيذ بنودها وشروطها في حالة الإخلال بأي بند من المتفق عليه.
- توثيق الأوراق و المستندات الرسمية التي يجب على أي مورد خارجي تقديمها للمؤسسة لصرف مستحقاته المالية المتفق عليها و على المسئول اللوجيستي إعلام المورد بها "كتابيا" بالإيميل قبل بدء أي اتفاق أو تعاقد و الالتزام بتقديم هذه الاوراق و المستندات بالشكل المطلوب من أضف ليتم صرف المبالغ المالية المطلوبة.
- يجب تقديم كشف حضور يومي للإدارة المالية في حالة تنظيم لقاءات وفعاليات تشبيك ضمن المشروع.
- يجب على المدربين إرسال إيميل رسمي إلى المدير التقني يحتوي على قائمة بالبرامج المطلوب تحميلها على أجهزة المعامل في كل المساحات الشريكة حسب المنهج المعد مسبقا وذلك قبل بداية المدارس بوقت كافي ( على الأقل أسبوع).
- ضرورة زيارة المدير التقني لمعاينة المعمل في المساحات الشريكة قبل بدء المدارس بوقت كافي جدا لتجهيزه بشكل كفئ.
التوصيات والاقتراحات
- هناك إجماع بضرورة إلغاء بند "الوجبات" في مشروع المدارس.
- بند بدل انتقال المدربين و الرواد يحتاج إعادة نظر فيه.
- تحديد مبلغ مالي بعينه (مكافاة مالية) لرواد الأسر المشاركين في المدارس على أن تشمل بدل الإنتقالات داخل هذا المبلغ.
- توفير راوتر إضافي من المؤسسة في حالة الطوارئ وغياب الانترنت في المساحات الشريكة يكون جاهز على التشغيل وقت اللزوم، يتم تسليمه للمساحة الشريكة (على سبيل العهدة) على أن تتحمل تكاليف شحن الانترنت طوال فترة العطل.