محضر:في 02-04-2019 اجتماع الفريق المحوري لإعادة تفعيله ومناقشة أهدافه
اذهب إلى التنقل
اذهب إلى البحث
الحضور
- رنوة يحيى
- داليا عبدالله
- وسام لطفي
- لمياء سعيد
- مصطفى يوسف
الهدف من الاجتماع
- مناقشة دور الفريق المحوري الإدارية و الاستراتيجية و إعادة صياغتها بشكل واضح و مواكب للوضع الجديد للمؤسسة
- مناقشة واجبات ومهام أعضاء الفريق المحوري وتعديل ما هو مكتوب على الويكي لانه غير محدد وغير واضح.
- اقتراح والاتفاق على عقد اجتماعات دورية لمناقشة أهداف مختلفة (لأن معرفة مستجدات الأنشطة بشكل دوري يختلف عن اجتماعات لمناقشة أمور استراتيجية، يختلف عن مناقشة أمور طارئة،....الخ)
- تحديد دور ومسئوليات مدير العمليات في نقاط محددة لمساعدة هذا الفريق وفي تيسير عملية التواصل بين الفريق المحوري و الفريق كله.
- مناقشة عدة إجراءات إدارية ولوجستية أطلب تطبيقها واتباعها لتيسير عملية التنسيق في الشغل بين الفريق كله.
مضمون الاجتماع
أسباب إعادة تفعيل دور الفريق المحوري و زيادة عدد أعضاء كما كان في السابق.
- عدم وجود هيكل مجلس إدارة خارجي يشارك الإدارة في التفكير في القرارات الإدارية التي قد تختلف حولها وجهات نظر فريق الإدارة العليا، فيقوم بدور الفيصل في مثل هذه المواقف.
- أهمية وجود كيان قادر على خلق و ضمان شفافية في الإدارة.
- المساعدة في تحديد واتخاذ القرارات المصيرية للمؤسسة التي تؤثر على شكل المؤسسة ومستقبلها (مثال: سياسة اختيار المانحين).
دور الفريق المحوري
- مناقشة ورسم الخطط الاستراتيجية للمؤسسة.
- فض الخلافات والنزاعات بين أعضاء الفريق.
- وضع آليات واضحة لاتخاذ القرارات المصيرية و التنفيذية للمؤسسة بالتعاون مع مدير العمليات.
- إقرار أي تغيير كبير يطرأ على خطط العمل الخاصة بأي مشروع أو برنامج أو نشاط في المؤسسة. (مثل: تواريخ أنشطة، أعداد مشاركين، شراكات ...إلخ)
- إقرار أي تغيير يطرأ في مهام فريق اي مشروع او إنضمام أعضاء جدد للمؤسسة .
- إقرار نظام المتابعة والتقييم الذي تقوم المؤسسة بتطويره.
- متابعة سير العمل بالمؤسسة وميزانيتها دوريا وفقا للخطة الاستراتيجية.
واجبات الفريق المحوري
- الالتزام بحضور الاجتماع الدوري للفريق لمراجعة خطط المشروعات والميزانية (مرة واحدة في السنة)، مالم يطرأ أي مستجدات طارئة تستدعي اجتماع عاجل.
- مراجعة ومتابعة نتائج نظام المتابعة والتقييم على مستوى الأنشطة و أداء العاملين بشكل دوري.
- مساعدة مدير العمليات في تطوير ألية لتنظيم و اتخاذ القرارات الإدارية والتنفيذية لضمان قنوات تواصل سلسة و فعالة.
إجراءات إدارية ولوجستية
- ضرورة تفعيل استخدام الويكي للتوثيق.
- ضرورة تفعيل استخدام الروزنامة ليبقى فريق العمل على إطلاع مستمر على مشغوليات.
- وضع نظام لتيسير وتنسيق العمل والتواصل بين الفريق فيما يتعلق بالدعوة لحضور اجتماعات داخلية أو خارجية أو زيارات خارجية وما يتطلبه من تحضير وتنسيق لوجيستي. (6 أيام قبل تاريخ الاجتماع لدعوة الأفراد و 2 يوم قبل تاريخ الاجتماع لطلب التحضيرات اللوجيستية).
- تطوير نموذج موحد خاص بتقارير السفر والمشاركة في فعاليات (لتوثيق مشاركة أعضاء فريق العمل في أي تدريبات أو سفرات لتبادل الخبرات... الخ)
نتيجة الإجتماع
| المهمة | المسئول | التاريخ |
|---|---|---|
| انشاء ايميل جماعي مقتصر على أعضاء الفريق المحوري خاص بالمراسلات المتعلقة بالقرارات الإدارية و مناقشتها والاتفاق عليها | سيمون | 4 ابريل 2019 |
| إنهاء الوصف الوظيفي للمدير التنفيذي و المدير الفني ومشاركته مع الفريق المحوري | رنوة وداليا | 8 - 10 ابريل 2019 |
| مشاركة خطط العمل النهائية للمشروعات مع الإدارة المالية | لميا س. | 8 - 10 ابريل 2019 |
| مراجعة الصفحة الخاصة ب "نظام الحكم في المؤسسات المفتوحة" وبعدها نضع نقاط مفصلة تشكل التصورالجديد لدور الفريق المحوري | رنوة وداليا | 7-23أبريل 2019 |
| عقد إجتماع لعرض اقتراحات التصور الجديد لدور الفريق المحوري | الفريق المحوري كله | 24 أبريل 2019 |
| تحديث محتوى صفحة الفريق المحوري على الويكي بناءا على ما سيتم الاتفاق عليه في الاجتماع | لميا س. | 24-25 أبريل 2019 |
| عمل دليل استرشادي يعرض ويوضح الخطوات والإجراءات المرجو اتباعها بخصوص العمليات الإدارية واللوجستية والتنسيقية | لميا س. | 8 أبريل 2019 |
| اخبار فريق العمل بأعضاء الفريق المحوري الجديد والهدف و الدور الجديد | لميا س. | 7 مايو 2019 |