محضر:في 09-04-2019 اجتماع طارئ للفريق المحوري

من ويكي أضِف
اذهب إلى: تصفح، ابحث

الحضور

  1. رنوة يحيى
  2. داليا عبدالله
  3. وسام لطفي
  4. لمياء سعيد

الهدف من الاجتماع

  1. مناقشة لفت النظر الصادر من المدير التنفيذي لكريم توفيق و رد فعل وسام على القرار في الإيميلات اللاحقة.
  2. تحديد المهام لكل عضو في المؤسسة و فصل العلاقات الشخصية عن العلاقات المهنية.
  3. إعادة النظر في تصعيد عضو من أعضاء الفريق المحوري لمشكلة أو موقف ما في المؤسسة.

مضمون الاجتماع

بدء الاجتماع بوضع قواعد عامة منظمة للمناقشة من أهمها: 1) ضرورة الالتزام بالمهنية في الحوار والمناقشة؛2) ستقوم رنوة بتيسير النقاش لإدارته بشكل فعّال.

أعربت وسام عن تحفظاتها فيما يتعلق بالموضوعات التالية:

  1. عدم وضوح دورها كمدير مالي للمؤسسة وأعطت أمثلة عديدة لتوضيح ذلك و قامت داليا ورنوه بالإجابة على كل مثال وتوضيح دورها كمدير مالي في كل منهم.
  2. لفت نظر كريم كان يجب أن يمرر من خلالها بصفتها المدير المباشر له
  3. غضبها من فهم كلام داليا يوم مشكلة كريم بأنها تصدر احساس "تقليل من شأن" أعضاء فريقها المالي و الإداري (على الصعيد المهني)

نتيجة الإجتماع

1- تم توضيح وتحديد مهام ومسؤوليات المدير المالي وكذلك صلاحياته.

مهام ومسؤوليات المدير المالي

  1. علاقة التواصل مع مؤسسة الدراسات العربية/أضِف لبنان (فيما يتعلق بالأمور المالية) تتم عن طريق داليا و يتم وضع وسام و رنوة في ال cc لكي تقوم وسام باستكمال ومتابعة وتنسيق المهمة لآخرها.
  2. مشاركة المدير المالي برأيه في المكافآت المالية التي تصدر للفريق و تسجيل موافقته أو اعتراضه بناء على معطياته في ضوء ميزانيات المؤسسة.
  3. وضع معايير لعمل استثناءات فيما يخص إقرار المكافأة المالية لأعضاء الفريق.
  4. إعلام المدير المالي بالتعيينات الجديدة في الفريق لاتخاذ اللازم فيما يتعلق بالمرتبات.
  5. الالتزام بدفع المرتبات للفريق يوم 25 في الشهر وبالتالي صرف الشيك يوم 24.
  6. في حالة التأخير في دفع المرتبات في الموعد المحدد، ترسل الإدارة المالية إيميل للفريق بميعاد القبض في ذلك الشهر.
  7. التأكد من عدم حصول أي موظف من الموظفين بأجر كامل في المؤسسة على أجر إضافي على أي نشاط إضافي أو مهمة إضافية يقوم بها.
  8. تدريب وتوجيه ونقل خبرة المدير المالي لفريقه (مهارات شخصية، مهارات التواصل المهني)ووضع آلية لهذه العملية بما يراه مناسب لشخصية كل عضو.

صلاحيات المدير المالي:

  1. المدير المالي مسؤول عن الالتزام ببنود الميزانيات المعتمدة. في حالة حدوث أي تغييرات طارئة تستلزم التغيير، يتم مناقشتها مع المدير التنفيذي (أو الفريق المحوري إذا لزم الأمر).
  2. الإشراف المباشر على مهام الفريق الإداري والمالي.
  3. الموافقة على وإقرار عمل استثناءات مالية في إطار المعايير التي تم وضعها والموافقة عليها من الفريق المحوري.

2- تم الاتفاق على وضع حدود في التواصل والتعامل مع المدير التنفيذي ولا يسمح بأي تجاوز لفظي أو مهني و ضرورة التفرقة والفصل بين العلاقات الشخصية و العملية.

3- تأييد وسام على لفت النظر الذي وجهته داليا إلى كريم. و ستقوم بالرد على المراسلات الخاصة بهذا الموضوع موضحة آرائها كتابيا و مناقشة كريم فيها بعد ذلك

4- تقديم مسودة عن "معايير للاستثناءات المالية " تشاركه وسام مع المدير التنفيذي يوم الخميس 14 أبريل 2019

5- إرسال الوصوفات الوظيفية الخاصة بالعاملين بالمؤسسة للإدارة المالية لامكانية تجهيز العقود ومعرفة المهام التي اتفق عليها كل فريق عمل مع المدير التنفيذي

6- اعتذار وسام لداليا عن لهجة الإيميلات المرسلة منها في هذا الموضوع.

7- اعتذار داليا لوسام عن ارتفاع صوتها أثناء النقاش.