محضر:في 09-04-2019 اجتماع طارئ للفريق المحوري
الحضور
- رنوة يحيى
- داليا عبدالله
- وسام لطفي
- لمياء سعيد
الهدف من الاجتماع
- مناقشة لفت النظر الصادر من المدير التنفيذي لكريم توفيق و رد فعل وسام على القرار في الإيميلات اللاحقة.
- تحديد المهام لكل عضو في المؤسسة و فصل العلاقات الشخصية عن العلاقات المهنية.
- إعادة النظر في تصعيد عضو من أعضاء الفريق المحوري لمشكلة أو موقف ما في المؤسسة.
مضمون الاجتماع
بدء الاجتماع بوضع قواعد عامة منظمة للمناقشة من أهمها: 1) ضرورة الالتزام بالمهنية في الحوار والمناقشة؛2) ستقوم رنوة بتيسير النقاش لإدارته بشكل فعّال.
أعربت وسام عن تحفظاتها فيما يتعلق بالموضوعات التالية:
- عدم وضوح دورها كمدير مالي للمؤسسة وأعطت أمثلة عديدة لتوضيح ذلك و قامت داليا ورنوه بالإجابة على كل مثال وتوضيح دورها كمدير مالي في كل منهم.
- لفت نظر كريم كان يجب أن يمرر من خلالها بصفتها المدير المباشر له
- غضبها من فهم كلام داليا يوم مشكلة كريم بأنها تصدر احساس "تقليل من شأن" أعضاء فريقها المالي و الإداري (على الصعيد المهني)
نتيجة الإجتماع
1- تم توضيح وتحديد مهام ومسؤوليات المدير المالي وكذلك صلاحياته.
مهام ومسؤوليات المدير المالي
- علاقة التواصل مع مؤسسة الدراسات العربية/أضِف لبنان (فيما يتعلق بالأمور المالية) تتم عن طريق داليا و يتم وضع وسام و رنوة في ال cc لكي تقوم وسام باستكمال ومتابعة وتنسيق المهمة لآخرها.
- مشاركة المدير المالي برأيه في المكافآت المالية التي تصدر للفريق و تسجيل موافقته أو اعتراضه بناء على معطياته في ضوء ميزانيات المؤسسة.
- وضع معايير لعمل استثناءات فيما يخص إقرار المكافأة المالية لأعضاء الفريق.
- إعلام المدير المالي بالتعيينات الجديدة في الفريق لاتخاذ اللازم فيما يتعلق بالمرتبات.
- الالتزام بدفع المرتبات للفريق يوم 25 في الشهر وبالتالي صرف الشيك يوم 24.
- في حالة التأخير في دفع المرتبات في الموعد المحدد، ترسل الإدارة المالية إيميل للفريق بميعاد القبض في ذلك الشهر.
- التأكد من عدم حصول أي موظف من الموظفين بأجر كامل في المؤسسة على أجر إضافي على أي نشاط إضافي أو مهمة إضافية يقوم بها.
- تدريب وتوجيه ونقل خبرة المدير المالي لفريقه (مهارات شخصية، مهارات التواصل المهني)ووضع آلية لهذه العملية بما يراه مناسب لشخصية كل عضو.
صلاحيات المدير المالي:
- المدير المالي مسؤول عن الالتزام ببنود الميزانيات المعتمدة. في حالة حدوث أي تغييرات طارئة تستلزم التغيير، يتم مناقشتها مع المدير التنفيذي (أو الفريق المحوري إذا لزم الأمر).
- الإشراف المباشر على مهام الفريق الإداري والمالي.
- الموافقة على وإقرار عمل استثناءات مالية في إطار المعايير التي تم وضعها والموافقة عليها من الفريق المحوري.
2- تم الاتفاق على وضع حدود في التواصل والتعامل مع المدير التنفيذي ولا يسمح بأي تجاوز لفظي أو مهني و ضرورة التفرقة والفصل بين العلاقات الشخصية و العملية.
3- تأييد وسام على لفت النظر الذي وجهته داليا إلى كريم. و ستقوم بالرد على المراسلات الخاصة بهذا الموضوع موضحة آرائها كتابيا و مناقشة كريم فيها بعد ذلك
4- تقديم مسودة عن "معايير للاستثناءات المالية " تشاركه وسام مع المدير التنفيذي يوم الخميس 14 أبريل 2019
5- إرسال الوصوفات الوظيفية الخاصة بالعاملين بالمؤسسة للإدارة المالية لامكانية تجهيز العقود ومعرفة المهام التي اتفق عليها كل فريق عمل مع المدير التنفيذي
6- اعتذار وسام لداليا عن لهجة الإيميلات المرسلة منها في هذا الموضوع.
7- اعتذار داليا لوسام عن ارتفاع صوتها أثناء النقاش.